疾控中心檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)探述

杜美琴

（忻州市忻府區(qū)疾病預(yù)防控制中心，山西 忻州 034000）

目前，各地疾控中心保管了豐富的檔案資源，這些檔案資源有極高的應(yīng)用價(jià)值，能為公共醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)管理工作提供參考。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)居民檔案管理模式已不適用于當(dāng)代檔案管理工作要求，因此，疾控中心應(yīng)重視健全檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理模式，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人員。本文將簡(jiǎn)單分析疾控中心檔案管理現(xiàn)狀，系統(tǒng)論述信息化、科學(xué)化檔案管理建設(shè)路徑，并針對(duì)如何做好疾控中心檔案管理工作總結(jié)發(fā)展方案。

一、疾控中心檔案管理現(xiàn)狀

（一）居民檔案管理制度須待健全

目前，部分疾控中心內(nèi)部檔案管理制度缺乏可行性，檔案信息化與科學(xué)化管理體系須待健全。也有部分疾控中心雖然已針對(duì)內(nèi)部檔案管理工作制定了檔案管理機(jī)制，可是檔案管理體系與相關(guān)制度條文無法適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代背景的發(fā)展。其次，部分疾控中心非常注重醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)管理工作，對(duì)檔案管理缺乏應(yīng)有的重視，這必然會(huì)影響檔案信息化與科學(xué)化管理工作質(zhì)量。

（二）檔案信息化管理建設(shè)相對(duì)落后

在信息時(shí)代，人工主導(dǎo)下的檔案管理模式已無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，無法有效提高疾控中心檔案管理工作效率，因此，各地疾控中心也在積極探索檔案管理信息化模式與科學(xué)化建設(shè)工作，大多數(shù)疾控中心已經(jīng)構(gòu)建了信息化檔案管理系統(tǒng)，旨在加強(qiáng)檔案信息化與科學(xué)化建設(shè)。然而從整體上來看，部分偏遠(yuǎn)地區(qū)的疾控中心內(nèi)部檔案信息化管理技術(shù)還相對(duì)落后，檔案管理軟硬件設(shè)備急需升級(jí)。從檔案信息化管理工作現(xiàn)狀來分析，疾控中心檔案信息化管理和科學(xué)化建設(shè)工作存在的問題體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一，疾控中心對(duì)檔案信息化建設(shè)重視程度不夠，工作人員對(duì)檔案信息化、數(shù)字化缺乏全面認(rèn)識(shí)，檔案資料收集、存儲(chǔ)、歸檔方法比較落實(shí)，信息化技術(shù)、設(shè)備仍需要健全和完善。第二，信息安全管理系統(tǒng)存在漏洞，增加了電子檔案保存的風(fēng)險(xiǎn)，如果安全管理工作不到位，容易造成檔案數(shù)據(jù)的丟失、泄露、惡意修改、更改等，還可以因?yàn)樵O(shè)備和系統(tǒng)的兼容性不強(qiáng)，導(dǎo)致部分檔案打不開。第三，信息化、數(shù)字化程度不夠，還無法實(shí)現(xiàn)檔案管理的文檔歸檔、數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)錄入自動(dòng)化。

（三）檔案管理人員的綜合能力有待提升

目前，各地疾控中心有專業(yè)的檔案管理人員來負(fù)責(zé)內(nèi)部檔案管理工作，他們具有崇高的職業(yè)道德，非常維護(hù)檔案內(nèi)容的完整性。然而，從總體上分析，不少檔案管理人員的綜合能力還有待提升，他們對(duì)信息時(shí)代的檔案管理工作要求缺乏應(yīng)有的了解，信息操作技能偏低，無法熟練運(yùn)用檔案管理信息化模式，不能利用內(nèi)部檔案資源促進(jìn)公共醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)管理工作的發(fā)展。簡(jiǎn)而言之，部分檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)及信息分析能力、整合能力和識(shí)別能力不強(qiáng)，影響檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，很多時(shí)候在檔案信息的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)和利用方面存在缺漏。

二、信息化、科學(xué)化檔案管理建設(shè)路徑

在信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，疾控中心內(nèi)部檔案管理的工作量更大、需要管理的資料信息更多，一定程度上增加了檔案管理的難度。信息爆炸的大數(shù)據(jù)時(shí)代也為疾控中心提高內(nèi)部檔案管理水平、增強(qiáng)檔案資料利用效率提供了支撐和保障。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用在很大程度上推動(dòng)了檔案管理環(huán)境、主客體、管理理論、管理方式和模式的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變，主要表現(xiàn)在四個(gè)方面：第一，科學(xué)合理的利用互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)、計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等實(shí)現(xiàn)疾控中心內(nèi)部檔案資料信息的及時(shí)收集、數(shù)字化存儲(chǔ)和分類歸檔管理，通過對(duì)檔案資料信息的深入挖掘和利用，為醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目活動(dòng)開展、管理服務(wù)和經(jīng)營發(fā)展提供依據(jù)。第二，運(yùn)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)將紙質(zhì)文件、聲像文件、電子檔案設(shè)置成一個(gè)完整的信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)疾控中心內(nèi)部檔案資料信息的安全、高效、規(guī)范化管理，也方便日常對(duì)檔案資料信息進(jìn)行查詢、調(diào)閱，提高檔案信息的使用效率。第三，運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、大數(shù)據(jù)思維模式進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)疾控中心內(nèi)部檔案資料的精細(xì)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案資料信息的及時(shí)、全面收集和歸檔，使檔案管理更加數(shù)據(jù)化、信息化，降低長(zhǎng)期使用造成的檔案數(shù)據(jù)丟失、失真等問題，確保檔案的準(zhǔn)確性、完整性。第四，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)滿足信息爆炸時(shí)代對(duì)疾控中心內(nèi)部檔案資料信息的需求，高效化的處理數(shù)量多、類型復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息，通過精準(zhǔn)的分析檔案查閱者的要求，為其提供更便捷、精準(zhǔn)的檔案服務(wù)，也可節(jié)省檔案管理的成本和人力消耗。

其次，在加強(qiáng)疾控中心內(nèi)部檔案管理信息化與科學(xué)化建設(shè)，構(gòu)建完善的檔案資料信息系統(tǒng)，理應(yīng)做好五項(xiàng)基本工作：第一，科學(xué)合理的利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)，集中化對(duì)疾控中心內(nèi)部檔案資料和文件信息進(jìn)行收集、整理、歸檔、加工、處理、利用，提高檔案管理的效率和資料信息共享利用效率。第二，有效的引入大數(shù)據(jù)技術(shù)和云技術(shù)，結(jié)合HIS、LIS、PACS、EMR 等相關(guān)信息系統(tǒng)，打造數(shù)字化管理平臺(tái)，并實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案等文件資料的微縮數(shù)字化加工，實(shí)現(xiàn)疾控中心內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)資料文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，及時(shí)的歸檔和存儲(chǔ)檔案資料信息，根據(jù)實(shí)際變化情況，科學(xué)的調(diào)整和增加檔案資料信息，使檔案信息的保存更完整、準(zhǔn)確。第三，建立系統(tǒng)化的疾控中心內(nèi)部檔案資料平臺(tái)，方便將各部門相關(guān)公共醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)活動(dòng)開展產(chǎn)生的資料信息及時(shí)地收集、整理和上傳，構(gòu)建一個(gè)龐大、完善的檔案信息資料數(shù)據(jù)庫，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，方便對(duì)檔案資料文件的查閱和借閱。第四，做好疾控中心內(nèi)部檔案資源的開發(fā)工作，通過運(yùn)用檔案資源促進(jìn)公共醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目的發(fā)展。第五，定期地對(duì)電子文件資料進(jìn)行檢查，做好資料文件的備份工作，有助于保證檔案資料的安全性。當(dāng)代疾控中心在不斷發(fā)展過程中逐漸認(rèn)識(shí)到了大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理發(fā)展中的重要作用，積極地開展檔案管理信息化與數(shù)字建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了檔案科學(xué)化、高效化、精細(xì)化與標(biāo)準(zhǔn)化管理。在疾控中心內(nèi)部檔案資源中，紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，工作人員努力做到對(duì)所有檔案資料進(jìn)行管理。其次，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)為疾控中心內(nèi)部檔案管理信息化、數(shù)字化與科學(xué)化建設(shè)提供支撐，進(jìn)一步優(yōu)化相關(guān)的設(shè)備和軟件的應(yīng)用方案，使檔案管理平臺(tái)和系統(tǒng)更加完善。同時(shí)，疾控中心改變了檔案信息收集、存儲(chǔ)的方式，充分借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)顳部檔案資料文件進(jìn)行及時(shí)收集，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)，進(jìn)行分類歸檔管理，將疾控中心內(nèi)部紙質(zhì)文件、聲像文件、電子檔案等建成一個(gè)完整的數(shù)據(jù)資料庫，相關(guān)人員憑借權(quán)限就可以查詢、調(diào)閱資料信息。

三、發(fā)展與思考

（一）健全疾控中心內(nèi)部檔案管理制度

在信息時(shí)代，優(yōu)化疾控中心內(nèi)部檔案管理模式，健全檔案管理制度，理應(yīng)著重完善檔案信息化與科學(xué)化管理體系，確保疾控中心內(nèi)部檔案管理工作機(jī)制的可行性，規(guī)范信息化與科學(xué)化檔案管理流程與工作行為，設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門，同時(shí)促進(jìn)該部門與其他部門的合作與溝通，確保檔案管理工作能夠?yàn)楣册t(yī)療衛(wèi)生服務(wù)管理工作提供參考與借鑒，促進(jìn)信息化與科學(xué)化檔案管理和檔案資源開發(fā)工作的有效對(duì)接，例如通過調(diào)閱和開發(fā)檔案資源來制定更先進(jìn)的公共醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)管理方案，加快疾病防控力度。

（二）培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍

各地疾控中心應(yīng)不斷提高內(nèi)部檔案管理人員的專業(yè)能力，加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，從根本上增強(qiáng)檔案管理者的職業(yè)意識(shí)，要求檔案管理人員不斷提升個(gè)人素養(yǎng)，加強(qiáng)自身各方面的能力，包括檔案專業(yè)管理知識(shí)、文化基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)水平、網(wǎng)絡(luò)能力、外語水平、職業(yè)道德素養(yǎng)等，這樣方能加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。與此同時(shí)，各地疾控中心應(yīng)注意引導(dǎo)本單位全體檔案管理人員正確認(rèn)知檔案信息化與科學(xué)化建設(shè)目標(biāo)，熟練運(yùn)用信息技術(shù)做好檔案管理工作，在保密的基礎(chǔ)上科學(xué)開發(fā)檔案資源以發(fā)揮檔案應(yīng)用價(jià)值，促進(jìn)公共醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)工作的發(fā)展。其次，各地疾控中心應(yīng)明確檔案管理信息化與科學(xué)化建設(shè)的職責(zé)，設(shè)置專業(yè)的管理人員對(duì)檔案管理工作中的各項(xiàng)事務(wù)進(jìn)行監(jiān)督與審核，規(guī)范檔案管理操作行為，融入多元化的檔案資料搜集、檢索、歸檔、存儲(chǔ)方式，提升檔案管理工作的時(shí)效性，做好數(shù)字化檔案收集、整合與存儲(chǔ)工作。再次，在疾控中心內(nèi)部檔案管理信息化與科學(xué)化建設(shè)過程中，疾控中心應(yīng)注意激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)與潛能，并定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)或者教育工作，積極滲透檔案管理信息化與數(shù)字化理念，確保每一位檔案管理人員都能夠靈活應(yīng)用信息化建設(shè)與數(shù)字化管理手段檔案管理水平。另外，應(yīng)注意引導(dǎo)疾控中心內(nèi)部檔案管理人員做好以下四項(xiàng)工作以提升檔案信息化管理水平，促進(jìn)公共醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)管理工作的發(fā)展：

第一，加強(qiáng)疾控中心內(nèi)部檔案信息化與數(shù)字化建設(shè)，將以往的紙質(zhì)文件、聲像文件、電子檔案建成一個(gè)完整的檔案信息庫，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案資料的快速傳遞和接收、及時(shí)更新、分類管理、有序歸檔。

第二，加強(qiáng)疾控中心顳部檔案網(wǎng)站建設(shè)，構(gòu)建完善的檔案網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)、檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化平臺(tái)，提高檔案資料的共享利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案資料信息的集成化查詢、檢索和利用。

第三，加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)，借助電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程技術(shù)獲取檔案文件信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的高效化開發(fā)和利用。

第四，通過加強(qiáng)疾控中心內(nèi)部檔案信息化與科學(xué)化建設(shè)，依照統(tǒng)一的格式對(duì)檔案資料信息進(jìn)行統(tǒng)一、集中管理，由信息化系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)歸檔，將所有的檔案資料信息集中保存在數(shù)據(jù)庫平臺(tái)內(nèi)，方便對(duì)疾控中心內(nèi)部檔案資料信息的維護(hù)、管理和利用。

結(jié)束語

綜上所述，全面做好疾控中心內(nèi)部檔案管理工作，發(fā)揮檔案資源的應(yīng)用價(jià)值，運(yùn)用檔案促進(jìn)公共醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目的開發(fā)，做好疾病防控工作，各地疾控中心應(yīng)重視健全內(nèi)部檔案管理制度，著重完善檔案信息化與科學(xué)化管理體系，確保疾控中心內(nèi)部檔案管理工作機(jī)制的可行性，規(guī)范信息化與科學(xué)化檔案管理流程與工作行為，設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門。與此同時(shí)，應(yīng)著重提高檔案管理信息化水平，運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、大數(shù)據(jù)思維模式進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)疾控中心內(nèi)部檔案資料的精細(xì)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案資料信息的及時(shí)、全面收集和歸檔，使檔案管理更加數(shù)據(jù)化、信息化，降低長(zhǎng)期使用造成的檔案數(shù)據(jù)丟失、失真等問題，確保檔案的準(zhǔn)確性、完整性。此外，疾控中心應(yīng)綜合培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍，通過開展專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)不斷提高檔案管理人員的職業(yè)技能與道德素養(yǎng)。