數(shù)據(jù)化在事業(yè)單位人事檔案管理中的實踐

董鵬飛

（五蓮縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心，山東 日照 262300）

引言

造紙術(shù)為中國古代四大發(fā)明之一，因此最早的事業(yè)單位人事管理的建設(shè)方式，多為利用造紙術(shù)進行紙質(zhì)版信息統(tǒng)計，即為收集信息進行統(tǒng)計最后匯總到名為人事信息的檔案夾，但是此種方法多有不便。如今已經(jīng)步入信息化的時代，人事單位應(yīng)順應(yīng)潮流，與時俱進，人事管理的建設(shè)也需要加強信息化的建設(shè)，便于更有力地保證信息的系統(tǒng)性、完整性與即時性，因此加強事業(yè)單位人事管理數(shù)據(jù)化建設(shè)也是不可避免的。

一、數(shù)據(jù)化在事業(yè)單位人事檔案管理中的應(yīng)用價值

（一）降低管理成本

對于事業(yè)單位而言，人事檔案管理包含了一些收集、保管人事檔案，同時提供輔助性作用，滿足事業(yè)單位所需的一些活動。不得不說，人事管理工作較為繁瑣，涉及的工作內(nèi)容較多，有諸多相關(guān)的環(huán)節(jié)，因此該工作類別，綜合性較強。加之作為國家活動的執(zhí)行者，要求事業(yè)單位的工作人員在進行人事管理過程中，應(yīng)該更加的認真、更加的嚴謹。這在一定程度上就會增加事業(yè)單位人事檔案管理工作人員的工作量，要耗費掉更多的人力、物力以及財力。單位人事檔案管理人員的在進行人事檔案管理、日常開銷等，都歸屬于成本的范疇。信息化技術(shù)在人事單位檔案管理中的應(yīng)用，可以在一定程度上有效的提高工作的效率、減少工作人員的參與，節(jié)約了檔案管理的實體空間。這樣的話，人事檔案管理工作的成本就會下降，從而能避免不必要的資源浪費。

（二）提升社會價值

事業(yè)單位中的人事檔案管理工作要嚴格按照國家法律法規(guī)，人事檔案管理工作是一項具有特殊社會屬性的工作，事業(yè)單位人事檔案的內(nèi)容主要包括事業(yè)單位內(nèi)部員工的個人身份信息、個人履歷信息、事業(yè)單位日?；顒右约皢T工日常表現(xiàn)等，這些檔案內(nèi)容都與員工的薪資待遇以及日后發(fā)展有著密切聯(lián)系，甚至還關(guān)系著事業(yè)單位內(nèi)部的組織關(guān)系以及整體的發(fā)展情況。

（三）有利于全面提取信息，進行公平的人事考核

傳統(tǒng)的人事信息記錄操作麻煩，而且信息的完善有很多的劣勢，比如查找人事信息需要翻閱所有的人事檔案再進行登記，如果有信息需要更改，之前所寫信息有出入，但是檔案上空間不足，就造成了信息更新的復(fù)雜性，導(dǎo)致下次信息的更改有所出入。信息化信息登記就避開了這些劣勢，提高了他們的優(yōu)點。信息化檔案只要有網(wǎng)絡(luò)就可以進行更改和刪減，而且無論是補充信息還是修改信息都很方便快捷，在此基礎(chǔ)上就可以看到更公平的人事信息，在相同的起點進行人事考核。

二、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)存問題

（一）對檔案管理工作重視程度較低

部分事業(yè)單位認為人事檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作和事業(yè)單位發(fā)展運行的重要性不夠了解。甚至一些事業(yè)單位沒有把人事檔案管理工作列入日常組織管理工作中，人事檔案管理人員也沒有嚴格按照檔案管理的規(guī)范要求去收集人事檔案，導(dǎo)致需要使用人事檔案時，人事檔案無法發(fā)揮真正的作用。

（二）與現(xiàn)代化管理技術(shù)不匹配

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，事業(yè)單位各方面工作的發(fā)展已經(jīng)逐漸趨于信息化、現(xiàn)代化，而人事檔案管理工作卻出現(xiàn)了與現(xiàn)代化管理技術(shù)不匹配的問題。對此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強對現(xiàn)代化管理技術(shù)的投入力度，使用信息化系統(tǒng)進行檔案管理工作，從硬件基礎(chǔ)推動技術(shù)發(fā)展，以軟件系統(tǒng)提高技術(shù)水平。

三、數(shù)據(jù)化在事業(yè)單位人事檔案管理中的實踐策略

（一）提升管理人員素養(yǎng)

人事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，也會對信息化建設(shè)工作產(chǎn)生直接影響，決定著管理工作的效率。部分管理人員的專業(yè)性不足，往往是由其他部門人員兼任檔案管理工作，導(dǎo)致管理工作質(zhì)量受到影響。為此，應(yīng)該針對當(dāng)前人事檔案管理工作的特點與現(xiàn)狀，制定針對性專業(yè)培訓(xùn)計劃，使其專業(yè)知識和技能得到更新，了解數(shù)字化信息在實踐工作中的應(yīng)用方法，加快數(shù)字化建設(shè)進程。在業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)活動當(dāng)中，應(yīng)該確立小組組長，增強其技術(shù)能力和責(zé)任意識，通過相互監(jiān)督的方式開展工作，防止人為失誤導(dǎo)致檔案信息安全受到威脅。根據(jù)檔案分類、錄入、補錄和校對等工作內(nèi)容的不同，采取差異化培訓(xùn)方式，以增強實際培訓(xùn)效果。在培訓(xùn)中應(yīng)該加強對信息化素養(yǎng)培訓(xùn)的重視，系統(tǒng)化學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和計算機技術(shù)等等，增強管理工作人員的操作水平，適應(yīng)新時期檔案管理工作特點。接受新的工作理念，增強管理人員的技術(shù)應(yīng)用意識，防止信息化與數(shù)字化建設(shè)流于形式化。建立完善的招聘機制，引進先進人才，補充檔案管理工作隊伍，增加隊伍工作活力。在招聘中對人才的技術(shù)應(yīng)用能力、業(yè)務(wù)能力和溝通協(xié)調(diào)能力等進行考察，保障工作隊伍結(jié)構(gòu)的合理性，根據(jù)其自身特點為其分派崗位任務(wù)，使其在實現(xiàn)個人價值的同時，為事業(yè)單位創(chuàng)造良好的效益。

（二）實行責(zé)任管控以及社會化開放式的管理模式

想要讓人事檔案的工作更加規(guī)范，需從整體上推行且落實責(zé)任追究制度，把人事檔案管理的責(zé)任落實到每個部門和個人，在用人單位中設(shè)立一個專門的檔案工作室，保證檔案室的環(huán)境與大小恰好符合使用需要，合理設(shè)置防盜、防火設(shè)施，確保人事檔案的完整和安全。而構(gòu)建社會開放式的檔案管理模式要做到以下幾點：其一，不管人事檔案管理部門或個人都應(yīng)從思想上正確認識檔案的必要性，將人事檔案和個人的保險、醫(yī)療、出國、上學(xué)等各個方面聯(lián)系到一起，而不是用制約人才流動的手段。并且作為能夠維護社會秩序的有力工具，應(yīng)該充分發(fā)揮在人才的合理流動和優(yōu)化分配上的功能。其二，人事檔案必須以人為本，把人事檔案分為保密材料和不保密材料兩種。保密材料有個人評價、鑒定、處分、醫(yī)療、心理和精神疾病等內(nèi)容；不保密材料有姓名、所在工作單位、工作時間、年齡、酬金、升職、降職等情況。而不屬于保密材料的內(nèi)容個人均有知情權(quán)，可以維護自己的合法權(quán)限。人事檔案可對個人適當(dāng)、實時、合理地開放，且賦予個人相應(yīng)的民主權(quán)利，有了解檔案內(nèi)容的權(quán)利，對有分歧的數(shù)據(jù)信息提出訴訟的權(quán)利，有維護個人隱私的權(quán)利。

（三）積極完善數(shù)據(jù)制度，有規(guī)可循有據(jù)可依

人事檔案部門在建設(shè)大數(shù)據(jù)化管理工作時，還應(yīng)重視規(guī)章制度的建設(shè)工作?；诖髷?shù)據(jù)視域下，相較于以往的人事檔案管理工作，將“戰(zhàn)線”從線下管理不斷推向了線上管理，這就要求人事檔案管理部門積極完善大數(shù)據(jù)化管理制度，以此約束檔案管理員的工作行為。首先，檔案部門應(yīng)健全規(guī)范制度，將傳統(tǒng)的人事檔案管理密切融合大數(shù)據(jù)化人事管理，要求檔案管理員認真控制好“人事檔案進出關(guān)口”。其次，還應(yīng)積極優(yōu)化人事檔案管理規(guī)定，以我國頒布的《人事檔案管理法》為基點，結(jié)合國企單位的具體情況，設(shè)計國企單位專屬的《人事檔案管理規(guī)定》，要求人事檔案管理內(nèi)部員工在完成日常工作時，嚴格參照相關(guān)規(guī)定，以制度要求約束收集信息、檢索、轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)、鑒別歸納、審核等工作行為。最后，人事檔案管理部門應(yīng)引導(dǎo)管理員樹立強大的安全意識，面對外界誘惑時，堅守廉潔品質(zhì)，不為眼前利益泄露國企單位人事信息。

結(jié)束語

在如今信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，事業(yè)單位的人事檔案管理工作也要順應(yīng)時代的潮流，結(jié)合工作中的實際情況，不斷總結(jié)人事檔案管理中所存在的問題，在人事檔案管理過程中，依托于數(shù)據(jù)化優(yōu)勢，有效運用合理化管理措施，提高工作效率，將人事檔案管理的價值全面深入地發(fā)揮出來。