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      檔案信息化建設(shè)對檔案工作規(guī)范化管理的促進作用

      2021-11-27 05:41:58張新蓮
      魅力中國 2021年38期
      關(guān)鍵詞:規(guī)范化檔案管理信息化

      張新蓮

      (博爾塔拉報社,新疆 博樂 833400)

      前言

      檔案工作規(guī)范化管理是各個企事業(yè)單位經(jīng)營管理的重要一環(huán),對于優(yōu)化資源配置、實現(xiàn)成果借鑒、展現(xiàn)經(jīng)營水準(zhǔn)、提升經(jīng)濟效益、增強本身競爭有著十分積極的意義。信息化建設(shè)與檔案工作規(guī)范化管理的結(jié)合是時代發(fā)展的必然,不過在檔案信息化的建設(shè)過程中只有抓住阻礙檔案信息化建設(shè)的問題,把握檔案信息化建設(shè)的重點,才能夠緊跟時代步伐,使其為檔案資源的運用整合提供便利的條件和堅實的基礎(chǔ)。

      一、檔案信息化建設(shè)是促進檔案工作規(guī)范化管理的必然

      (一)檔案信息化建設(shè)是檔案工作規(guī)范化管理的現(xiàn)代化邁進之路

      信息化與智能化是當(dāng)今時代發(fā)展的顯著特征,眾多文件的起草、簽發(fā)以及辦理等過程都可以通過計算機以網(wǎng)絡(luò)的形式呈現(xiàn)。而信息化建設(shè)也成為當(dāng)今檔案工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵程序和重要環(huán)節(jié),在檔案的管理過程當(dāng)中,可以通過目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫的建立以及多媒體數(shù)據(jù)庫的融合實現(xiàn)檔案自動化一體化的管理流程,并且運用網(wǎng)絡(luò)化信息化的參與將相關(guān)的檔案進行收集和整理,實現(xiàn)信息的共享和融合[1]??梢哉f整個檔案管理的過程當(dāng)中蘊含的內(nèi)容具有全面性和豐富性的特征,信息化建設(shè)為檔案管理提供了一個新的載體,隨著信息技術(shù)的發(fā)展,檔案資料的信息價值得以提升,實現(xiàn)了全面性的發(fā)展,是檔案工作規(guī)范化管理邁向現(xiàn)代化之路的重要依托。

      (二)檔案信息化建設(shè)是檔案工作規(guī)范化管理減少工作量的有效途徑

      傳統(tǒng)檔案管理的過程當(dāng)中各種檔案資料的記載,都是通過紙質(zhì)文件來呈現(xiàn)的,隨著日復(fù)一日年復(fù)一年的累積,大量檔案材料的堆積不僅占用了大范圍的空間場地,在查找管理方面也無疑是比較有難度的,導(dǎo)致工作成本大大增加,管理難度也會隨著檔案的堆積而逐漸上升。而檔案信息化建設(shè)以網(wǎng)絡(luò)為載體,以電子形式存在,不僅減少了場地設(shè)施的浪費,也在很大程度上降低了檔案管理人員的工作量,讓整個檔案管理工作更加快捷簡便,無需繁瑣復(fù)雜的流程就能夠輕松實現(xiàn)查找和整理。這樣一來,相關(guān)的管理人員也就能夠?qū)⒏嗟木Ψ旁诠芾碣|(zhì)量的提升上。

      (三)檔案信息化建設(shè)是檔案工作規(guī)范化管理發(fā)揮資源優(yōu)勢的必然趨勢

      當(dāng)今時代對信息資源的掌控程度是革命大潮中決定成敗的關(guān)鍵因素,而檔案是促進社會和經(jīng)濟雙向發(fā)展的寶貴資源,對于推動社會前進實現(xiàn)跨越式發(fā)展有著重要的參考意義。檔案信息化建設(shè)以國家檔案行政管理部門的管理制度以及組織體系為依托,緊跟時代步伐做出調(diào)整,促使檔案信息的資源實現(xiàn)智能化的處置以及管理,并在其應(yīng)用的過程當(dāng)中充分展現(xiàn)出信息化建設(shè)的優(yōu)勢,最終實現(xiàn)檔案信息時效的延長以及寬度的拓展,且整個檔案形式也不再局限于圖文資料,而是實現(xiàn)了影音的拓展,從而豐富了檔案資源,并通過對其優(yōu)勢的深度挖掘為社會各界發(fā)展提供重要參考,更好地發(fā)揮其社會化的服務(wù)作用[2]。

      (四)檔案信息化建設(shè)是檔案工作規(guī)范化管理實現(xiàn)科學(xué)發(fā)展的重要體現(xiàn)

      科學(xué)發(fā)展已經(jīng)成為時代的主旋律,信息化建設(shè)也已經(jīng)成為世界各國競爭的重要標(biāo)準(zhǔn)。信息化時代的到來為檔案工作規(guī)范化管理帶來了良好的機會,在科學(xué)管理理念的推動下,信息資源的掌控實現(xiàn)了與檔案管理工作進行深度融合,在信息革命的大潮中把握了前進勢頭,利用現(xiàn)代技術(shù)提升檔案管理質(zhì)量,實現(xiàn)了文檔一體化的發(fā)展與建設(shè),在媒體數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程當(dāng)中將相關(guān)資料進行統(tǒng)一處理和整合,能夠及時地形成系統(tǒng)跟蹤與深度利用。并在改革和創(chuàng)新當(dāng)中踐行檔案管理服務(wù)理念,促使檔案工作的輔助作用得以深度發(fā)揮,讓檔案信息化建設(shè)實現(xiàn)了與社會發(fā)展的同步,這是對國家發(fā)展策略的響應(yīng),也是實現(xiàn)科學(xué)發(fā)展觀念的重要體現(xiàn)。

      二、抓住阻礙檔案信息化建設(shè)問題關(guān)鍵才能促進檔案工作規(guī)范化管理

      (一)信息化建設(shè)滯后是阻礙檔案工作規(guī)范化管理的重要因素

      信息化建設(shè)水平的高低直接影響著檔案工作規(guī)范化管理水平的高低,只有信息化建設(shè)得以完善和提高,檔案管理工作才能夠以其為依托邁向新的臺階。但當(dāng)前眾多部門在信息化建設(shè)的過程當(dāng)中對于計算機以及網(wǎng)絡(luò)平臺系統(tǒng)的應(yīng)用缺乏一個統(tǒng)一規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn),難以實現(xiàn)資源與規(guī)劃的協(xié)調(diào)。盡管很多檔案管理部門購置了高檔的硬件設(shè)備,但軟件的應(yīng)用和開發(fā)有所欠缺,管理過程當(dāng)中只能實現(xiàn)簡單的查詢,相關(guān)的技術(shù)性與科學(xué)性的利用難以深度發(fā)揮,因此制約著檔案信息建設(shè)的范圍和深度,嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)的步伐。

      (二)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是阻礙檔案工作規(guī)范化管理的根本所在

      任何管理過程都需要一個統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn),這是衡量管理水平的準(zhǔn)繩,也是提高管理水平的根本所在。但當(dāng)前檔案信息化建設(shè)尚未完善,眾多檔案管理機構(gòu)缺乏一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范的制定,對檔案工作的實質(zhì)理解有所偏差,認(rèn)為檔案工作管理只是簡單的查詢和保管,所以即便在此過程當(dāng)中實現(xiàn)了信息化技術(shù)的利用,但也不過是形式與面子上的功夫,管理過程當(dāng)中水平參差不齊,相關(guān)的目項目檢索、整理歸納、以及檔案編號統(tǒng)計等方面比較隨意,整個檔案管理過程當(dāng)中的信息化和科學(xué)性難以深度發(fā)揮。

      (三)管理人員思想傳統(tǒng)難以與時俱進是阻礙檔案工作規(guī)范化管理的瓶頸

      盡管檔案信息化建設(shè)進程當(dāng)中信息技術(shù)是主體,也是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理的核心,但在此過程當(dāng)中人力資源更為關(guān)鍵。因為人才隊伍的優(yōu)化能夠為檔案信息化建設(shè)提供強有力的智力支持,并在整個檔案工作規(guī)范化管理過程當(dāng)中踐行管理初心,實現(xiàn)信息化建設(shè)的靈活運用。但當(dāng)前眾多檔案管理人員思想依舊比較傳統(tǒng),尚未樹立與時俱進的思想觀念。例如說很多資質(zhì)較深的管理人員的管理觀念依舊停留在紙質(zhì)檔案當(dāng)中,難以實現(xiàn)信息化技術(shù)的深度利用,對于計算機技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的操作未能熟練掌握,所以整個過程當(dāng)中難以實現(xiàn)技術(shù)領(lǐng)域以及管理領(lǐng)域的有效銜接,導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)受到了嚴(yán)重制約[3]。

      (四)軟件系統(tǒng)應(yīng)用薄弱,數(shù)據(jù)保護存在風(fēng)險是阻礙檔案工作規(guī)范化管理的關(guān)鍵

      檔案信息化建設(shè)能夠深度促進資源共享,實現(xiàn)檔案資料的擴張,但相關(guān)的缺陷也逐漸暴露出來。因為在資源共享以及利用的過程當(dāng)中,難免會出現(xiàn)信息的泄露,所以軟件系統(tǒng)應(yīng)用的薄弱、數(shù)據(jù)保護風(fēng)險的存在也在一定程度上阻礙了檔案工作規(guī)范化管理的進程。盡管我國數(shù)據(jù)安全技術(shù)得以升級,但在快速變化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下,相關(guān)的威脅也在不斷產(chǎn)生,很多檔案管理部門會通過密碼以及防火墻的設(shè)置來防止資源的泄露,但從技術(shù)角度上講過于被動,未能實現(xiàn)持久有效的規(guī)劃規(guī)范化安全保障。

      三、把握檔案信息化建設(shè)措施是推動檔案工作規(guī)范化管理的重點

      (一)樹立信息化規(guī)范化檔案管理觀念,建設(shè)檔案管理新思路

      檔案信息化建設(shè)的根本在于充分利用信息資源體系對整個檔案信息服務(wù)進行構(gòu)建,不過在整個檔案管理過程當(dāng)中,計算機數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個龐大且復(fù)雜的工程,如若沒有一套科學(xué)規(guī)范的程序整個工作難度也會加大,因此在整個過程當(dāng)中,應(yīng)該充分樹立信息化與規(guī)范化的檔案管理觀念,思想意識上形成從紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化信息檔案管理的轉(zhuǎn)變,切實通過對檔案數(shù)據(jù)組織的加工以及專題數(shù)據(jù)編研的工作加強來促進檔案工作的發(fā)展,結(jié)合電子信息技術(shù)的優(yōu)勢,形成全新的管理思路,大力推進檔案管理信息化建設(shè)。

      (二)統(tǒng)一檔案信息化規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn),配齊檔案信息化設(shè)施設(shè)

      當(dāng)前,我國在檔案信息建設(shè)方面已經(jīng)開發(fā)出了諸多的管理系統(tǒng),但在整個應(yīng)用當(dāng)中,應(yīng)該結(jié)合本身檔案管理工作的特色,保障基礎(chǔ)設(shè)施與實際環(huán)境需求的契合,并對其實施規(guī)范化的管理,建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn),以實現(xiàn)卷宗完整化以及檢索的簡便化。例如說檔案著錄是檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的第一步,所以在數(shù)據(jù)入庫之前,應(yīng)該將文件的內(nèi)容和形式以統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來進行詳細(xì)的分類編撰和記錄,形成數(shù)據(jù)條目以避免造成同一檢索點不一致的情況。更為重要的是,想要實現(xiàn)檔案信息化的管理,基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)一定要完善。所以在這樣的過程中應(yīng)該初步建成一個完善的檔案信息網(wǎng)絡(luò),以實現(xiàn)答案信息互聯(lián)。另外,在基礎(chǔ)設(shè)施配備方面,相關(guān)的計算機、打印機、掃描儀等設(shè)備缺一不可,還應(yīng)該加大檔案管理軟件的開發(fā),使其形成集檢索、瀏覽、查詢等功能為一體的全方位融合系統(tǒng)。

      (三)完善檔案法律法規(guī)體系,提升規(guī)范化管理科技信息含量

      整個檔案信息化建設(shè)過程當(dāng)中,科技的含量與網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢不容忽視,所以檔案管理部門應(yīng)該以服務(wù)為基礎(chǔ),不斷地進行新服務(wù)項目的開發(fā)以及新服務(wù)體系的引入。但在這樣的過程中以檔案法來進行管理工作的約束也是非常重要的,作為檔案事業(yè)的監(jiān)督管理者應(yīng)該以國家檔案法規(guī)為支撐,切實提高檔案意識和法治管理觀念,擴大檔案信息資源整合范圍并實現(xiàn)資源共享,檔案信息化網(wǎng)絡(luò)體系的過程當(dāng)中完善監(jiān)督體系,確保檔案管理的過程當(dāng)中的明確權(quán)責(zé)、規(guī)范行為,進而實現(xiàn)有效的監(jiān)督和有力的保障,同時加大查處檔案違法案件力度,擴大行政執(zhí)法影響,確保整個檔案規(guī)范化管理的過程當(dāng)中有法可依、合理行政。

      (四)注重檔案管理人員素質(zhì)建設(shè),夯實檔案信息化建設(shè)規(guī)范化管理基礎(chǔ)

      檔案管理人員的素質(zhì)決定檔案信息化建設(shè)成敗,所以應(yīng)該充分重視對高素質(zhì)創(chuàng)新型人才的培養(yǎng),建立起一支分工合理、素質(zhì)過硬、結(jié)構(gòu)科學(xué)的檔案管理隊伍。在這樣的過程當(dāng)中首先應(yīng)該建立一套完善的考核體系,確保檔案管理工作的規(guī)范性;其次,應(yīng)該定期組織管理人員進行技術(shù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn),使其充分接受先進科學(xué)的檔案管理理念,在檔案管理過程當(dāng)中能夠熟練運用計算機工具、將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)結(jié)合到檔案管理過程當(dāng)中,以此保障檔案管理工作的技術(shù)性和科學(xué)性;另外,整個檔案管理工作的政治性和機密性也非常明顯,所以相關(guān)的管理人員應(yīng)當(dāng)提高思想素質(zhì)、加強思想政治建設(shè)、踐行檔案管理工作制度,以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度細(xì)致工作作風(fēng)和堅定的立場來對待檔案管理工作,打破傳統(tǒng)的管理弊端,全面促進檔案資源信息化發(fā)展。

      綜述

      檔案信息化建設(shè)在整個檔案工作規(guī)范化管理的過程當(dāng)中,不僅是現(xiàn)代化檔案管理的呈現(xiàn),更能夠有效減少檔案管理過程當(dāng)中的工作量,實現(xiàn)其資源優(yōu)勢的深度發(fā)揮,也是信息技術(shù)背景之下科學(xué)管理和發(fā)展的重要體現(xiàn)?,F(xiàn)階段檔案管理世界處于一個發(fā)展的黃金期,在這樣的過程當(dāng)中一定要抓住阻礙檔案信息化建設(shè)的問題,把握檔案信息化建設(shè)的重點,加強信息化建設(shè),才能夠切實提升檔案工作規(guī)范化管理,增加檔案資源的使用價值。

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