鐘蕊

（四川省內(nèi)江市市中區(qū)交通戰(zhàn)備服務(wù)中心，四川 內(nèi)江 641000）

檔案管理一直以來都是一種非常重要的工作，其可以保證檔案信息資料的價(jià)值和作用得到切實(shí)有效的發(fā)揮。不同時(shí)期檔案管理方式方法也會(huì)有所不同，進(jìn)入信息時(shí)代后，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理成為必然的發(fā)展趨勢，也是當(dāng)今時(shí)代檔案管理工作的主要方式和模式，開展檔案信息化建設(shè)，可以進(jìn)一步提高檔案信息資料的完整性、安全性以及使用效率，有助于檔案信息資料價(jià)值和作用的全面發(fā)揮。因此有必要對(duì)檔案管理信息化建設(shè)做出研究，推動(dòng)檔案管理不斷向好發(fā)展。

一、檔案管理信息化建設(shè)概念及其內(nèi)容

對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)而言，主要指的是在對(duì)檔案開展管理工作的過程中，借助現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等，來對(duì)檔案信息資源開展開發(fā)以及整合工作，同時(shí)開展數(shù)字化建設(shè)，以此來為其他部門應(yīng)用檔案信息資源提供更為高效便利的服務(wù)[1]。其屬于檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的一個(gè)重要過程，也是時(shí)代發(fā)展對(duì)于檔案管理工作的一個(gè)必然要求。檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括以下三點(diǎn)：一是檔案信息資源建設(shè)，主要指的是對(duì)檔案信息資源收集、整理以及歸檔的形式以及內(nèi)容等做出的信息化要求。二是檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要指的是落實(shí)檔案管理信息化建設(shè)時(shí)相應(yīng)的軟硬件設(shè)施配置，以此來提高檔案信息資源開發(fā)以及利用的效率。三是檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，主要指的是針對(duì)檔案信息化建設(shè)過程中提出的一系列相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、要求以及規(guī)范等，以此來保證電子檔案可以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

二、開展檔案信息化建設(shè)的重要價(jià)值

（一）能夠提高檔案管理效率和質(zhì)量

以往較為傳統(tǒng)的檔案管理比較注重對(duì)實(shí)體檔案信息資料的管理，在實(shí)際管理過程中往往需要借助大量的人力資源來開展信息數(shù)據(jù)的收集以及整合工作，同時(shí)還需要定期進(jìn)行維護(hù)，避免檔案出現(xiàn)損壞以及遺失等問題。傳統(tǒng)的檔案管理流程給相關(guān)工作人員帶來了非常沉重的工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)檔案部門運(yùn)行效率也非常低，很多時(shí)間以及人力物力資源都得到了浪費(fèi)[2]。通過開展檔案管理信息化建設(shè)工作，一般僅需一次正確的檔案數(shù)據(jù)信息錄入，便能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的反復(fù)利用，不但呈現(xiàn)出自動(dòng)化以及實(shí)時(shí)性等特點(diǎn)，同時(shí)還能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息共享，使得檔案信息檢索查詢變得更為方便快捷，這要比以往人工調(diào)取、運(yùn)送等節(jié)省很多的時(shí)間、人力以及物力資源。

（二）能夠進(jìn)一步提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

通過開展檔案管理信息化建設(shè)工作，可以將檔案管理人員從以往較為機(jī)械的檔案管理工作中解脫出來，從而有更多的時(shí)間以及精力去學(xué)習(xí)和掌握更多先進(jìn)的前沿知識(shí)和技術(shù)，能夠幫助檔案管理專業(yè)領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)開拓創(chuàng)新，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平，促使其迎合時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)做出優(yōu)化和提升，從而在思想和行為等方面都可以保持良好的先進(jìn)性，更好地適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展變化趨勢[3]。

（三）能夠增強(qiáng)檔案信息安全性

以往較為傳統(tǒng)的檔案信息資料主要以紙張作為載體進(jìn)行存放和保管，但是由于檔案信息資源具備著較高的使用率，所以翻閱查找的次數(shù)較多，容易導(dǎo)致部分紙質(zhì)檔案資料出現(xiàn)破損或者是遺失等問題，如果未能開展及時(shí)有效的修復(fù)工作，很有可能導(dǎo)致部分信息資料徹底遺失，難以再補(bǔ)全。借助檔案管理信息化建設(shè)，可以構(gòu)建現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)檔案信息數(shù)據(jù)庫，借助U 盤、云存儲(chǔ)以及光盤等信息載體實(shí)現(xiàn)永久性保存，再加上各類防護(hù)系統(tǒng)以及軟件的應(yīng)用，可以切實(shí)保證檔案信息資料的完整性以及安全性[4]。

三、檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策

（一）注重加強(qiáng)檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度

需要建立健全數(shù)字化檔案管理中心，具體建設(shè)內(nèi)容包括：一是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，二是檔案檢索工具建設(shè)，三是檔案管理規(guī)章和制度建設(shè)，四是數(shù)字化檔案管理部門建設(shè)等。大力推行計(jì)算機(jī)檔案管理模式，加強(qiáng)對(duì)各種現(xiàn)代化信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用力度，以此來不斷提高檔案信息化建設(shè)水平[5]。

對(duì)于檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)而言，主要指的是建設(shè)存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)信息的軟硬件存儲(chǔ)系統(tǒng)，例如：云存儲(chǔ)以及U 盤等。在建設(shè)過程中，要合理選用存儲(chǔ)設(shè)備類型，并對(duì)其進(jìn)行有效安裝、調(diào)試以及使用，在建設(shè)過程中需要做好需求分析工作、方案確定工作以及設(shè)備購買工作等，所選存儲(chǔ)設(shè)備必須要與服務(wù)器具備良好的匹配性，一般網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備需要考慮到這一點(diǎn)。除此之外，還應(yīng)該根據(jù)檔案管理工作實(shí)際情況，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行升級(jí)以及維護(hù)，以此來保證檔案數(shù)據(jù)庫可以長期穩(wěn)定地發(fā)揮效用[6]。對(duì)于檔案檢索工具建設(shè)，需要根據(jù)檔案管理實(shí)際情況進(jìn)行選取，一般在檔案信息資源不多的情況下，Excel 軟件便能夠提供數(shù)據(jù)庫以及檢索等功能，建設(shè)簡單，使用方便快捷，如果檔案信息資源相對(duì)較多，可以選擇多媒體技術(shù)，其不但能夠提供全面系統(tǒng)的檢索功能，如：圖片信息檢索、視音頻信息檢索等，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。對(duì)于檔案管理規(guī)章制度以及檔案信息化管理部門建設(shè)而言，兩者需要同步進(jìn)行，其屬于保證檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化以及規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的主要內(nèi)容。首先，應(yīng)建立健全檔案信息化管理部門，然后制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度，要保證檔案管理制度與檔案管理部門建設(shè)具備良好的適應(yīng)性，利用制度來明確劃分好檔案管理部門甚至個(gè)人的具體權(quán)責(zé)以及任務(wù)，保證檔案信息化管理部門能夠切實(shí)發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值和作用。其次，在建設(shè)檔案管理制度時(shí)，需要明確檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理程序以及基本工作要求，要對(duì)檔案信息分類、利用、歸檔以及保管和保密等一切工作流程以及制度進(jìn)行完善和制定，以此來保證檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化。最后還應(yīng)該建立健全管理責(zé)任制度、責(zé)任追究制度以及檔案管理獎(jiǎng)懲制度等，以此來依法依規(guī)追求相關(guān)工作人員責(zé)任、調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性等，切實(shí)保證存檔有依據(jù)、查詢有規(guī)定以及管理科學(xué)有效，從而進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)不斷向好發(fā)展[7]。

（二）注重加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理力度

需要逐步豐富現(xiàn)代化管理手段，構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)和共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享[8]。目前信息技術(shù)呈現(xiàn)出高速發(fā)展的態(tài)勢，并且完全進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)據(jù)化的時(shí)代，相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)必須要充分實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)絡(luò)化管理”以及“數(shù)字化管理”，保證檔案的完整性以及共享性。對(duì)此，需要對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行科學(xué)合理的選擇，必須要具備較強(qiáng)的包容性、規(guī)范性以及通用性，同時(shí)對(duì)于檔案安全管理軟件以及系統(tǒng)的選用也需要保持同等特性，從而促使檔案現(xiàn)代化管理能力能夠不斷增強(qiáng)，以此來切實(shí)實(shí)現(xiàn)安全共享和存儲(chǔ)[9]。

（三）注重加強(qiáng)檔案管理人員培養(yǎng)以及信息化管理隊(duì)伍建設(shè)力度

檔案管理信息化建設(shè)，離不開擁有先進(jìn)技術(shù)水平以及知識(shí)的檔案管理人員的支撐，所以應(yīng)注重加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)力度，并建設(shè)一支復(fù)合型信息化檔案管理人才隊(duì)伍[10]。對(duì)此需要將數(shù)字化檔案特點(diǎn)以及數(shù)字化檔案管理規(guī)范等予以明確，然后針對(duì)檔案的自動(dòng)登記、歸檔輔助以及記錄、檢索還有信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)雀鱾€(gè)方面開展培訓(xùn)教育活動(dòng)，以此來更新檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能，促使其檔案信息化管理素質(zhì)以及工作水平不斷提高。除此之外還應(yīng)該鼓勵(lì)檔案管理人員積極主動(dòng)地去學(xué)習(xí)有關(guān)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)工程以及與檔案信息化管理等方面的知識(shí)，以此來推動(dòng)檔案管理人員保持良好的先進(jìn)性。有必要的情況下，還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)高素質(zhì)、高水平專業(yè)人才的引進(jìn)，從而推動(dòng)復(fù)合型信息化檔案管理人才隊(duì)伍快速形成，以此來推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)加速推進(jìn)。

結(jié)語：綜上所述，進(jìn)入到信息時(shí)代之后，檔案管理開展信息化建設(shè)工作屬于檔案管理工作在新時(shí)代背景下的一個(gè)必然發(fā)展趨勢。有必要對(duì)檔案信息化建設(shè)給予足夠理解和認(rèn)知，然后在此基礎(chǔ)上，做好檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作、檔案現(xiàn)代化管理加強(qiáng)工作以及檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)工作等，如此才能夠推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)速度不斷加快，為檔案信息資源價(jià)值和作用的發(fā)揮打下良好基礎(chǔ)。