思考基于信息化的工程檔案管理分析

林影

（中國電影資料館（中國電影藝術研究中心），北京 100088）

引言

伴隨著高速、大容量檔案影像管理系統(tǒng)的應用，使得檔案資源管理工作變得更加的專業(yè)化和信息化，但是相應的檔案管理人員也需要結合電影資料館自身的實際情況，轉變檔案管理的模式和方法，在此基礎上針對相關影視資料和數(shù)據(jù)進行長期的保存和管理，可以及時的進行查詢和翻閱。通過工程檔案管理信息化的建設可以讓相關人員更新自身的管理想法和理念，摒棄固有的觀念，知曉現(xiàn)階段檔案管理工作的發(fā)展趨勢和目標，從而充分的借助網(wǎng)絡技術和遠程通信技術，發(fā)揮二者存在的優(yōu)勢和長處，為后續(xù)的工作創(chuàng)造良好的條件。

一、工程檔案信息化建設的重要性

（一）改善檔案管理效率

工程檔案管理信息化的應用和實施可以借助先進的網(wǎng)絡資源，在此基礎上針對檔案進行有效的搜集、檢索、分類、保存、瀏覽等等，這樣不僅會減輕檔案管理人員自身的工作任務量和壓力，同樣也提升了自身的工作效率和質量[1]。

（二）完善管理方式

工作檔案管理信息化的出現(xiàn)替代了之前固有的管理模式，將文字信息轉變?yōu)殡娮游募?，通過網(wǎng)絡技術建立起檔案信息與其他信息系統(tǒng)之間的聯(lián)系，從而可以快速的實現(xiàn)資源和信息共享，這樣一方面可以提升檔案信息的利用率和使用率，另一方面讓相關檔案管理人員可以隨時隨地的查詢和瀏覽自己想要得到的信息和數(shù)據(jù)，以此節(jié)約工作時間。

（三）檔案保存方式多元化

信息技術的發(fā)展和進步，使得信息時代正在逐漸的影響和改變著人們的日常生活，因此工程檔案管理工作需要結合發(fā)展趨勢優(yōu)化和調整自身的模式[2]。在此基礎上可以借助網(wǎng)絡資源針對一些重要的電子文件進行儲存和讀取，這樣一來不僅為檔案管理工作提供多種方法，還可以使得檔案管理工作變得更加的便捷和快速。在電子設備和網(wǎng)絡資源的幫助下，不斷地增加信息和數(shù)據(jù)的保存時間，減少一些信息數(shù)據(jù)丟失、毀損情況的產(chǎn)生，保證資料的完整性和真實性。

（四）改變信息的傳遞方法

在傳遞信息數(shù)據(jù)的過程中，由于傳遞模式的限制以及傳遞距離的阻礙，就會使得檔案在傳遞的過程中發(fā)生資料丟失、資料竊取等問題的產(chǎn)生。由于信息化的加入就可以使得信息和數(shù)據(jù)實現(xiàn)遠距離的安全傳輸，以此保證信息的真實性和安全性。

二、檔案信息化建設的內容

（一）信息資源

在信息化建設的過程中，包括多媒體數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、電子文件的整理等工作，這樣一來就需要相關的管理人員將文檔轉變?yōu)殡娮游募沟脵n案的信息資源被合理利用，實現(xiàn)檔案信息資源的技術性延伸[3]。

（二）基礎設施

相應的基礎軟件設施是開展檔案管理工作的基礎條件和保障，只有利用基礎設施才能有效的實現(xiàn)信息交換和傳輸，以此最大限度的發(fā)揮基礎設施的優(yōu)勢和長處。

（三）體系的建設

在開展工作前，電影資料館的內部管理層和領導者需要建設與之相符合的管理體系，在此基礎上需要針對管理過程中的每一個環(huán)節(jié)進行細化，嚴格的控制信息的查詢、瀏覽等工作，以此使得管理工作更加的規(guī)范和專業(yè)。

三、檔案信息化管理工作中存在的不足

（一）檔案數(shù)字化質量較低

電影資料館是建設建設檔案原始資料的主要參與者，因此對于工程檔案管理工作的規(guī)范性、可靠性、真實性都有著重要的影響，如果電影資料館自身的檔案管理水平較低，就會使得其自身的數(shù)字化質量較差[4]。

檔案數(shù)字信息化主要分為兩個部分，其中一個部分是檔案目錄信息的數(shù)字化，另外一個是檔案全文信息的數(shù)字化，如果在工作過程中，相應的管理人員沒有將檔案進行有序的排列，導致相應的目錄和內容不能對應或者檔案內容不夠全面和完整，這樣一來工程檔案信息化就無法發(fā)揮其自身的價值和作用。所以在建設的過程中，需要結合自身的實際情況，不斷的從根源上提升自身的數(shù)字化水平和能力，加大對于檔案的管理力度。

（二）信息利用率較低

在現(xiàn)階段，檔案存在的意義和目的就在于方便使用者查找和翻閱相關資料，但是在實際的工作中，使用者想要查找資料的同時需要找到檔案部門，提供證明和資料，通過相關部門的同意和審核才能進行查閱。并且很多檔案在移交的過程中不夠完整，這樣就會使得人們在查詢的過程中不能精準的找到自己想要的資料和數(shù)據(jù)，從而使得信息利用率不斷的降低。

（三）尚未實現(xiàn)數(shù)字化

我國電影事業(yè)的不斷發(fā)展和進步，使得其自身的規(guī)模和工作范圍在不斷的擴張，因此檔案的數(shù)量也在不斷的增加，但是有少部分電影資料館還是沿用著傳統(tǒng)的檔案管理模式，自身的數(shù)字化水平還有待提升。而且很多電影資料館認為將紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案需要花費大量的人力和物力，比較浪費時間和精力。

傳統(tǒng)的紙質檔案在保存一段時間后，就需要定期檢查它們是否損壞，還需要做好防潮和防火準備，完善其自身的保存環(huán)境。即使采用相應的保護措施，隨著紙質檔案被翻閱的次數(shù)增多，原始的文件也會遭到破壞，文件的保存和管理難度也會增加。

四、檔案信息化管理工作的實現(xiàn)路徑

（一）做好基礎管理工作

檔案資源管理信息化需要得到信息化的支持和保障，因此相應的管理人員需要做好基礎的管理工作，首先需要建立完善的檔案管理制度和體系，在原有的管理模式上加入創(chuàng)新元素，這樣才能保證檔案信息化管理工作的順利開展和實施。其次，需要盡量的簡化和細化每一個工作環(huán)節(jié)和步驟，既要針對工作環(huán)境進行優(yōu)化，增加管理工作所需要的基礎設備和設施，針對硬件環(huán)境進行完善和加強，確保檔案管理工作與其預期的建設標準一致。最后，需要提升相關人員自身的專業(yè)素養(yǎng)和能力水平，定期的舉辦培訓和講座，讓其在學習相關知識的同時可以更新自身的理念和思想，充分的意識到信息化的重要意義和積極作用[5]。除此之外，還需要加強內部管理層和領導者自身的信息化意識，只有領導對于信息化工作加以關注和重視，才能讓全體員工樹立信息化管理意識，從而學習信息化技術和知識，提升自身的工作效率和質量。

（二）增加信息安全意識

檔案安全管理工作是保障檔案資源的關鍵，隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展和進步，時常會出現(xiàn)網(wǎng)絡病毒，導致一些較為重要的數(shù)據(jù)和信息丟失，同樣也會使得網(wǎng)絡資源遭到破壞，不能及時的解決其中存在的問題和缺陷。加上一些單位并沒有重視網(wǎng)絡病毒，沒有安裝相應的殺毒軟件，最終使得檔案存在安全隱患。因此在檔案管理工作開展的過程中，需要及時的更新病毒庫，科學合理的下載相關殺毒軟件，在此基礎上相應的管理人員需要針對一些重要數(shù)據(jù)和信息進行備份，加強身份驗證，這樣才能從根源上提升其自身的管理水平和能力，具備一定的安全意識。除此之外，還需要使用相應的技術手段，針對檔案資料進行保護，引用加密技術，在相關指令和密碼設置的前提下，將相關信息進行加密，為后續(xù)的工作創(chuàng)造良好的條件。

（三）細化管理環(huán)節(jié)

檔案管理人員需要轉變自身的管理模式，緊跟國家和社會的發(fā)展趨勢，在此基礎上需要針對檔案的搜集、整理、鑒定等方面進行創(chuàng)新，細化管理流程和環(huán)節(jié)，這樣才能使得管理工作更加的規(guī)范和專業(yè)。首先，管理人員需要針對電子文檔進行檢測，最大限度的實現(xiàn)電子文檔的完整性和真實性，嚴格的按照國家的規(guī)定指標和內容進行管理；其次在保存檔案的過程中，不僅僅需要將電子文件進行永久的保存，還需要借助紙質文檔進行輔助備份，減少檔案丟失情況出現(xiàn)的可能性；最后在檔案使用的過程中，需要改進使用的方法和手段，采用分級和分類的方式將檔案進行放置，讓使用者在翻閱的同時可以精準的找到自己想要的文件，全面提升資源的利用率。除此之外，方便相關人員進行查找和檢索，管理人員可以在每個部門將相關信息進行分別存儲，這樣可以讓管理人員系統(tǒng)的了解所有的信息和數(shù)據(jù)，針對相應的信息和數(shù)據(jù)進行分類和整理，進而實現(xiàn)資源的共享。

（四）健全檔案信息化管理體系

在建設檔案信息化管理體系的過程中，要求管理人員結合規(guī)章制度針對原有的管理體系進行調整，在此基礎上需要安排相應的人員進行定期的學習和培訓，提高自身的綜合管理水平和能力。例如：（1）可以讓管理人員借助網(wǎng)絡技術將各個部門搜集的資料進行整理和匯總，提高工程檔案的交互性和共享性，加強與其他部門之間的溝通和合作。（2）建立工程檔案信息系統(tǒng)，將檔案電子文件作為資源，針對一些有價值的信息和數(shù)據(jù)進行開發(fā)和使用。（3）利用信息化平臺針對不同類型的檔案進行登記和錄入，在此過程中需要保證數(shù)據(jù)的精準性，這樣不僅可以節(jié)省查找紙質資料的時間，從根源上提升檔案信息化建設的效率和質量，整合檔案信息資源，還可以逐漸實現(xiàn)檔案管理信息化。（4）在檔案收集的過程中，將紙質文字轉變?yōu)閿?shù)據(jù)信息，針對一些重要圖片進行信息化處理，轉變?yōu)殡娮訖n案。除此之外，電影資料館還需要建立相應的監(jiān)督制度，派設專門的人員針對日常的管理工作進行實時審查和跟進，及時的發(fā)現(xiàn)其中的存在的問題和不足，以便提出整改意見和建議。

（五）針對管理方式進行創(chuàng)新

首先，在開展信息化管理工作的同時，相應的管理人員需要針對原有的文件進行整理，在此基礎上豐富文件的內容，針對文件進行系統(tǒng)化和規(guī)范化的分類；其次需要讓相關人員積極的學習計算機專業(yè)知識，讓其對于工程檔案管理知識建立初步的認知和了解，以此靈活熟練的使用相關技術。這樣不僅可以提升其自身的工作效率和質量，還可以促進工程內部的經(jīng)濟發(fā)展和進步，讓管理層和領導者可以及時的針對檔案信息和數(shù)據(jù)做出真實的判斷和決策；最后，需要讓相關管理人員掌握多種檢索方式，具備檔案管理分析、服務與應用等能力，從而滿足信息化的實際工作要求和需要。除此之外，還需要加大投資力度，引入先進的科學技術，使得信息化設備在使用的過程中實時的進行更新，促進工作的高效、快速的完成。

結束語

通過上述針對檔案信息化管理工作中存在的問題進行詳細的分析和解讀，可以正確的引導電影資料館提升自身的管理水平和能力，建立完善的管理體系和制度，最大限度的發(fā)揮信息技術存在的價值和意義。結合自身的實際情況為員工提供學習的機會，通過他們的自身的不斷學習和努力提高工作效率和水平，加大對于相關重要信息管理力度，保證檔案信息和數(shù)據(jù)的完整性和可靠性。逐漸的適應信息化的發(fā)展趨勢，提升自身的競爭能力，在激烈的市場競爭中站穩(wěn)腳跟。