交通運(yùn)輸行政綜合執(zhí)法檔案管理存在的問題及對策

韓青芮

（吉林省交通運(yùn)輸綜合行政執(zhí)法局，吉林 長春 130022）

從當(dāng)前我國交通事業(yè)發(fā)展實(shí)際情況來看，行政綜合執(zhí)法規(guī)范程度不斷提升，在當(dāng)前的社會背景之下，交通行政綜合執(zhí)法檔案管理也已經(jīng)成了一種原始記錄性質(zhì)的固化信息體系，其主要對交通行政執(zhí)法過程中所產(chǎn)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，從而形成相應(yīng)的文書，在對這一文書體系進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)該保證其整體形式的規(guī)范化以及合法化，同時(shí)還要保證檔案時(shí)效性，這樣才能使行政執(zhí)法檔案的作用得到有效發(fā)揮。因此，強(qiáng)化交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案規(guī)范化管理非常重要。

一、交通行政執(zhí)法檔案的內(nèi)涵以及種類分析

對于交通行政綜合執(zhí)法檔案來說，其不僅具有信息性以及文化性，同時(shí)也有其獨(dú)特的價(jià)值屬性，其與一般檔案存在較大差別，是具有法律性以及格式化特點(diǎn)的特殊文書形式，因此強(qiáng)化交通行政執(zhí)法檔案規(guī)范化管理非常重要。當(dāng)前來看，交通行政執(zhí)法檔案管理工作在實(shí)際開展的過程中，其主要涉及種類包括以下幾個(gè)方面，即路產(chǎn)類、路權(quán)類、車輛船舶類等等，不同類別的檔案所應(yīng)用的管理模式往往存在一定差異，都是交通運(yùn)輸執(zhí)法的一般執(zhí)法依據(jù)，可以對交通行政事務(wù)進(jìn)行精準(zhǔn)記錄，從而為后續(xù)交通系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)提供依據(jù)[1]。具體來說，路產(chǎn)類檔案主要包括公路基本信息資料，例如路面信息、橋梁結(jié)構(gòu)信息以及其他附屬設(shè)施設(shè)計(jì)施工資料等等；而路類則包括公路留用地、公路兩側(cè)的建筑物管控等等，其檔案體系往往以法定審核文件、核準(zhǔn)文件為準(zhǔn)；對于車輛船舶類檔案來說，其主要涉及人員的基本信息、運(yùn)輸市場秩序類文件等等，具有一定龐雜性，是當(dāng)前道路系統(tǒng)中出租車輛以及貨運(yùn)車輛行駛秩序維護(hù)的重要依據(jù)。

二、交通行政執(zhí)法檔案的整理規(guī)則分析

交通行政執(zhí)法檔案的整理規(guī)則應(yīng)該嚴(yán)格遵守《檔案法》的各項(xiàng)規(guī)定，保證分類科學(xué)、保存完整、方便查閱，同時(shí)，還應(yīng)該秉持著檔案第一的基本原則，結(jié)合當(dāng)前交通系統(tǒng)行政執(zhí)法實(shí)際情況開展檔案歸類工作。目前來看，文檔一體化管理要求已經(jīng)成了我國交通運(yùn)輸系統(tǒng)檔案管理的基本準(zhǔn)則。隨著我國信息化技術(shù)水平不斷提升，電子文件的形式在我國越來越常見，尤其在交通行政檔案管理中的應(yīng)用發(fā)揮出了較為理想的效果，今后應(yīng)該注意保障紙質(zhì)文件與電子文件的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，從而使交通運(yùn)輸行政綜合執(zhí)法檔案管理?xiàng)l件得以滿足[2]。此外，在開展交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案規(guī)范化管理工作時(shí)，應(yīng)該注意盡量避免歸檔文件整理錯位的情況出現(xiàn)，這就需要在檔案分類整理過程中突出強(qiáng)調(diào)數(shù)量、格式以及歸檔順序，盡量保證整個(gè)檔案文件歸檔管理實(shí)現(xiàn)格式規(guī)范、數(shù)量精簡，這樣才能使最終檔案管理成效得到保證。目前來看，在實(shí)際開展交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案管理工作時(shí)，常見的文書種類包括《現(xiàn)場勘驗(yàn)筆錄》《事故流水記錄》《涉路施工通知單》《許可申請書》等等，需要由相關(guān)許可部門派遣出機(jī)構(gòu)組織對執(zhí)法文書進(jìn)行制定以及下發(fā)，并且監(jiān)督執(zhí)法文書落實(shí)應(yīng)用效果。以當(dāng)前的交通行政處罰文書為例，在對其進(jìn)行實(shí)際落實(shí)應(yīng)用時(shí)，應(yīng)該以《交通行政處罰行為規(guī)范》為基本依據(jù)，對其各項(xiàng)處罰內(nèi)容進(jìn)行明確，當(dāng)前來看，其交通處罰條例共有45 種之多，在開展實(shí)踐工作時(shí)，通常程序中會涉及上述45 種中的8 種，這就需要對執(zhí)法文書的分類以及應(yīng)用要求進(jìn)行一定改變，根據(jù)交通現(xiàn)場的實(shí)際情況來確定其具體應(yīng)用方向[3]。今后，對于交通運(yùn)輸行政綜合執(zhí)法人員以及執(zhí)法檔案管理人員來說，如何對新的交通行政處罰文書進(jìn)行有效利用是其所面臨的重要課題，這就需要相關(guān)工作人員意識到自身工作的重要性，要對整個(gè)執(zhí)法過程有清晰具體的認(rèn)知，從而使執(zhí)法人員與執(zhí)法檔案管理人員建立起密切溝通關(guān)系?？梢钥闯?，交通行政執(zhí)法檔案的規(guī)則確定以及完善是一個(gè)持續(xù)性的過程，需要檔案管理部門有一定耐心，結(jié)合當(dāng)前交通執(zhí)法實(shí)際情況落實(shí)具有針對性的檔案管理工作[4]。

三、交通行政綜合執(zhí)法檔案規(guī)范化管理策略分析

（一）積極落實(shí)綜合執(zhí)法檔案管理基礎(chǔ)性工作

想要使當(dāng)前交通行政綜合執(zhí)法檔案管理整體規(guī)范性得到有效提升，應(yīng)該注意對當(dāng)前檔案種類進(jìn)行明確，落實(shí)執(zhí)法檔案管理的基礎(chǔ)性工作，自從交通執(zhí)法體系改革之后，我國交通行政執(zhí)法工作在實(shí)際開展過程中，其系統(tǒng)性以及規(guī)范性已經(jīng)明顯提升，并且處于穩(wěn)步進(jìn)步的階段，無論是路政還是運(yùn)政的職責(zé)分配都更為合理，這也有利于我國早日實(shí)現(xiàn)交通執(zhí)法統(tǒng)一。但與此同時(shí)我們也發(fā)現(xiàn)，其對新組建的執(zhí)法隊(duì)伍綜合素質(zhì)提出了更高要求，這就要求執(zhí)法隊(duì)伍成員不僅要熟悉當(dāng)前路政管理工作的實(shí)際情況，同時(shí)還應(yīng)該掌握相應(yīng)的運(yùn)政、海事等工作內(nèi)容，從而為綜合執(zhí)法檔案管理工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[5]。今后，進(jìn)行檔案文書制作、歸檔分類以及送達(dá)等工作時(shí)，應(yīng)該注意嚴(yán)格按照新標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，保證其各個(gè)工作環(huán)節(jié)的規(guī)范性。

此外，想要進(jìn)一步提升交通執(zhí)法隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，進(jìn)而降低其在執(zhí)法過程中出現(xiàn)錯誤操作的可能性，應(yīng)該注意進(jìn)一步強(qiáng)化執(zhí)法檔案管理工作，這也是優(yōu)化執(zhí)法工作開展的基礎(chǔ)前提，具體來說，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：首先，要注意改善當(dāng)前交通綜合執(zhí)法大的管理人員對自身工作的認(rèn)知，使其意識到當(dāng)前崗位工作的重要性，事實(shí)上，交通運(yùn)輸執(zhí)法檔案管理工作往往對工作質(zhì)量有很高要求，無論其中哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都有可能導(dǎo)致較為嚴(yán)重的信息文件丟失現(xiàn)象，這也勢必要會對后續(xù)檔案管理工作以及執(zhí)法工作的開展產(chǎn)生一定負(fù)面影響[6]。因此，注意將檔案管理納入執(zhí)法內(nèi)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)的范疇，從而保證執(zhí)法檔案管理隊(duì)伍能夠依照相關(guān)規(guī)章制度開展檔案管理工作，進(jìn)而降低因?yàn)楣ぷ魅藛T自身粗心大意而致使檔案管理漏洞情況出現(xiàn)的可能性；其次，要加大對相關(guān)檔案管理人員的技能培訓(xùn)力度。當(dāng)前來看，一部分交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案管理部門的檔案工作在實(shí)際開展過程中之所以沒有取得較為理想的效果，其主要與檔案管理人員自身技能水平有限有直接關(guān)系。今后在對檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)該注意以理論知識為基礎(chǔ)，并且積極鼓勵檔案管理人員開展現(xiàn)場執(zhí)法以及現(xiàn)場執(zhí)法監(jiān)督，從而對現(xiàn)場執(zhí)法各個(gè)環(huán)節(jié)有更為具體的認(rèn)知，促進(jìn)檔案管理工作的有效開展[7]。檔案館是檔案保存的主要場所，在實(shí)際開展交通檔案歸檔工作時(shí)，應(yīng)該保證其整體管理科學(xué)性以及系統(tǒng)性，并且保證后續(xù)文件查找方便，要通過定期評定檢查的方式來尋找檔案管理過程中存在的環(huán)節(jié)漏洞，從而對其進(jìn)行針對性治理，完善檔案管理工作體系。今后還應(yīng)該注意強(qiáng)化檔案管理部門的硬件設(shè)施建設(shè)，應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定構(gòu)建起相應(yīng)的檔案查閱室、檔案管理人員辦公室，從而保證檔案管理工作的開展更加具有針對性、獨(dú)立性。

（二）強(qiáng)化交通運(yùn)輸行政執(zhí)法檔案管理信息化程度

隨著現(xiàn)階段我國信息化水平不斷提升，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)滲透多個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)，尤其以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的大數(shù)據(jù)技術(shù)在我國當(dāng)前檔案管理工作中的應(yīng)用較為廣泛，在很大程度上提升了檔案管理工作效率以及精準(zhǔn)性。將大數(shù)據(jù)管理技術(shù)與以往的人工管理方式進(jìn)行比較可以發(fā)現(xiàn)，其檔案管理工作質(zhì)量更高。今后，交通行政綜合執(zhí)法檔案管理工作，在實(shí)際開展過程中也應(yīng)該積極朝向信息化方向發(fā)展，尤其在運(yùn)政許可以及路政許可方面要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息平臺建設(shè)，保證相關(guān)巡查執(zhí)法工作，在實(shí)際開展過程中可以直接運(yùn)用執(zhí)法記錄儀、監(jiān)控設(shè)備等等來錄取相關(guān)執(zhí)法檔案信息，這樣不僅保證了檔案信息獲取的高效性以及實(shí)時(shí)性，有效降低了執(zhí)法文件檔案出現(xiàn)紕漏的可能性[8]。

同時(shí)，在將信息化技術(shù)融入交通運(yùn)輸執(zhí)法檔案管理工作中時(shí)，想要使其綜合管理效果得到有效優(yōu)化，必須有高素質(zhì)的信息人才對其進(jìn)行支撐，這就需要企業(yè)方面加大信息技術(shù)人才引進(jìn)及培養(yǎng)力度。并且，還應(yīng)該購入專業(yè)的信息化檔案管理設(shè)備以及軟件，構(gòu)建起檔案目錄系統(tǒng)、圖案處理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)儲存系統(tǒng)等等，從而使得數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以互相結(jié)合，從而保障交通運(yùn)輸執(zhí)法信息體系的整體完整性[9]。此外，還要對檔案的安全性予以提升，這就需要檔案管理部門設(shè)置檔案訪問權(quán)限，通過身份認(rèn)證以及密碼保護(hù)等方式來確定相關(guān)人員是否具備檔案訪問資格，這也使得檔案管理規(guī)范化程度得到了明顯提升。

結(jié)束語

總而言之，交通執(zhí)法檔案是交通行政執(zhí)法內(nèi)務(wù)規(guī)范化建設(shè)的關(guān)鍵，同時(shí)，執(zhí)法檔案也在很大程度上反映了當(dāng)前交通執(zhí)法隊(duì)伍的整體形象以及工作態(tài)度，其檔案管理情況往往會直接影響到交通執(zhí)法工作開展效果。目前來看，我國正面臨著交通行政執(zhí)法體制改革，尤其在交通運(yùn)輸管理方面將會有很大的創(chuàng)新轉(zhuǎn)變，隨之而來的則是相關(guān)執(zhí)法規(guī)則、執(zhí)法程序以及執(zhí)法文書體系的陸續(xù)完善，這樣才能使執(zhí)法檔案管理工作的整體效果得到保證。對于當(dāng)前我國的交通執(zhí)法檔案管理人員來說，應(yīng)該不斷提升自身專業(yè)素質(zhì)，這就需要檔案管理部門加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，可以嘗試與一些知名高校檔案管理系建立起合作關(guān)系，從而保證檔案管理部門有持續(xù)的高素質(zhì)專業(yè)人才涌入，為檔案管理工作注入新鮮血液，這也是提升當(dāng)前交通運(yùn)輸行政綜合執(zhí)法檔案管理規(guī)范化程度的關(guān)鍵。