試論檔案信息化管理的優(yōu)化路徑

白蘭

（梅里斯達(dá)斡爾族區(qū)總工會(huì)職工幫扶中心，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

檔案是針對(duì)真實(shí)信息的有效記錄，作為信息資源的重要來源，可以為各項(xiàng)決策工作提供重要的信息支持。當(dāng)前檔案工作加快了信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已開始被檔案信息化管理模式所取代，作為一種全新的檔案管理模式，其有效的規(guī)避了傳統(tǒng)模式的弊端，能夠?yàn)闄n案利用者提供更高效、便捷和精準(zhǔn)的檔案服務(wù)體驗(yàn)。而且檔案信息化管理工作的開展，不僅能夠有效整合檔案信息資源，而且檔案管理方式更具多樣性，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用，為檔案管理現(xiàn)代化水平的提升打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、檔案信息化管理的主要特點(diǎn)

（一）數(shù)字化

在檔案信息化管理工作開展過程中，其通過將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，為檔案管理和查閱提供了更多的便利。檔案數(shù)字化形式需要以數(shù)據(jù)庫為依托，在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，應(yīng)借助于信息技術(shù)，通過對(duì)檔案信息進(jìn)行整理和科學(xué)分類，實(shí)現(xiàn)檔案信息的規(guī)范存儲(chǔ)和統(tǒng)一管理，這無論是對(duì)檔案管理工作效率的提升還是檔案服務(wù)質(zhì)量的提升都具有極為重要的意義。

（二）網(wǎng)絡(luò)化

檔案信息化管理工作的開展離不開網(wǎng)絡(luò)的支持，即網(wǎng)絡(luò)化成為檔案信息化管理的顯著特點(diǎn)。在檔案信息化管理工作中，借助于互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳輸和查閱，檔案信息資源在單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了共享，檔案查閱和檢索效率大幅度提升，而且也能夠進(jìn)一步發(fā)揮出檔案的重要價(jià)值。

（三）智能化

智能化作為檔案信息化管理工作的附加特點(diǎn)，在實(shí)際檔案信息化管理工作中，數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化作為其主要特征，這也使在實(shí)際工作中實(shí)現(xiàn)了智能化的搜索及篩選，相較于傳統(tǒng)的人工查找和檢索，搜索和查找的智能化為檔案利用帶來了更多的便利。在實(shí)際檔案利用過程中，只需要在數(shù)據(jù)庫中輸入關(guān)鍵詞即能夠查找到所需要的檔案信息，這無論是對(duì)于檔案管理人員還是檔案利用者都更具便捷性，促進(jìn)了檔案管理工作效率和檔案服務(wù)質(zhì)量的提升。

（四）簡(jiǎn)易化

在檔案信息化管理工作中，檔案查閱和檢索更為簡(jiǎn)單，相較于傳統(tǒng)檔案管理工作，簡(jiǎn)化了檔案管理工作整個(gè)流程，檔案管理人員工作量大幅度下降，檔案管理人員有了更多的時(shí)間和精力進(jìn)行檔案信息的二次加工，有利于進(jìn)一步深入挖掘檔案信息的價(jià)值，更好的發(fā)揮出檔案的重要作用。

二、檔案信息化管理的原則

（一）規(guī)范性原則

檔案信息化管理工作涵蓋較多的內(nèi)容，在實(shí)際工作開展過程中，需要規(guī)范檔案管理工作流程，并建立統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)還要對(duì)電子文件的格式進(jìn)行統(tǒng)一，避免歸檔和系統(tǒng)銜接過程中出現(xiàn)不兼容及重復(fù)工作的情況。因此在檔案信息化管理工作中，需要缺乏科學(xué)的規(guī)劃，并以嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范和完善的制度作為保障，實(shí)現(xiàn)檔案信息保管和傳遞的規(guī)范性和安全性，促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。

（二）安全性原則

檔案信息化管理工作中，信息安全是較為關(guān)鍵的一項(xiàng)內(nèi)容。檔案信息化的實(shí)現(xiàn)為檔案信息管理和利用帶來了更多的便捷性，但同時(shí)也導(dǎo)致檔案信息安全受到威脅增加。特別是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性，病毒、黑客攻擊等諸多破壞因素的存在，這對(duì)檔案信息安全帶來嚴(yán)重的威脅。因此在檔案信息化管理工作中，需要嚴(yán)格遵守安全性原則，積極設(shè)立防火墻和殺毒軟件，同時(shí)還要加大安全管控力度，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新升級(jí)，并積極應(yīng)用加密防護(hù)等先進(jìn)技術(shù)，構(gòu)建立體化的信息安全體系，進(jìn)一步保障檔案信息的安全性。

（三）效益性原則

檔案信息化是一項(xiàng)長期性和系統(tǒng)性的工作，需要投入大量的資源，因此要遵循效益性原則。這就需要在檔案信息化建設(shè)工作推進(jìn)過程中，各單位要結(jié)合自身的實(shí)際情況，深入進(jìn)行分析，分清主次，積極解決一些迫切需要解決的現(xiàn)實(shí)問題，保證成本投入和利益產(chǎn)業(yè)的均衡性，提高資源的利用率。

三、檔案信息化管理工作開展的主要問題

（一）檔案信息分散性問題

在檔案信息化管理工作中，信息重疊是較為常見的情況，導(dǎo)致這種情況發(fā)生的主要原因與檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)過程中單位各部門之間沒有實(shí)現(xiàn)信息共享，從而導(dǎo)致內(nèi)部信息不暢通，出現(xiàn)信息分散性的問題。這種問題的存在會(huì)對(duì)檔案信息化管理工作的有序開展帶來較大的影響。特別是在應(yīng)用檔案信息管理系統(tǒng)過程中，易出現(xiàn)多條重復(fù)信息，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)檔案信息的正常判斷受到影響，不利于檔案管理工作的順利開展。

（二）檔案信息異構(gòu)性問題

檔案信息異構(gòu)性問題多出現(xiàn)在檔案信息向數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)移的過程中，大量數(shù)據(jù)信息在來源方面存在差異性，一些檔案信息數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同，也導(dǎo)致一些文件屬性出現(xiàn)問題，甚至部分電子檔案還會(huì)出現(xiàn)特殊的文件形式，影響電子檔案的兼容性，增加檔案信息處理能度，還會(huì)對(duì)檔案信息化管理工作效率帶來較大的影響。檔案信息異構(gòu)性還會(huì)嚴(yán)重影響到檔案數(shù)據(jù)庫，增加檔案數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)壓力，檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)負(fù)擔(dān)也會(huì)增加，從而導(dǎo)致檔案管理人員工作量加大。

（三）檔案信息化滯后性問題

檔案信息化建設(shè)應(yīng)借助于信息技術(shù)完成紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，提高檔案信息的有序性，并借助于計(jì)算機(jī)目錄實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢。但一些單位在檔案信息化建設(shè)過程中仍存在許多問題，檔案信息歸檔不及時(shí)、檔案信息缺失及檔案信息錄入不完整等情況的存在，這必然會(huì)影響檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

四、檔案信息化管理的優(yōu)化路徑

（一）重視檔案資源整合

檔案資源整合是檔案信息化建設(shè)工作的必然要求，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的重要途徑。在現(xiàn)代檔案管理制度構(gòu)建過程中，將檔案與信息技術(shù)深入融合，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理和檔案信息共享。對(duì)于任何行業(yè)而言，檔案信息資源都為基礎(chǔ)性資源，檔案資源整合程度和統(tǒng)一管理水平直接關(guān)系到檔案信息化的水平。因此在檔案資源整合過程中，應(yīng)分組進(jìn)行整合，將離散、多元、異構(gòu)的信息資源整合為一個(gè)整體，為檔案信息的管理、利用和服務(wù)提供更多的便利。各單位要結(jié)合自身的實(shí)際情況，做好檔案信息整合、加工和編纂等工作，針對(duì)零散檔案信息進(jìn)行處理，增強(qiáng)檔案信息的有序性，并對(duì)分散的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一，檔案的高交利用。另外，在檔案信息資源整合過程中，還要重視效率，具體要結(jié)合目標(biāo)要求，重視先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，提高檔案信息查詢和利用的效率，更好的發(fā)揮出檔案信息的重要價(jià)值。

（二）構(gòu)建檔案信息管理體系

為了推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作的有序開展，則要強(qiáng)化檔案信息化管理體系建設(shè)，為檔案信息化管理提供有效的指導(dǎo)。具體要掌握檔案信息化建設(shè)的具體流程，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)中的問題，并積極加以處理，建立健全具本的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化檔案管理人員之間的協(xié)作，提高檔案信息化管理的有效性。同時(shí)還要根據(jù)檔案信息化管理流程制定具體的信息化管理制度，使其檔案信息化管理模式相符，為檔案信息化管理工作的開展提供重要指導(dǎo)。結(jié)合檔案信息化管理流程建立健全考核機(jī)制，將檔案管理內(nèi)容和信息化流程融入到考核內(nèi)容中來，針對(duì)檔案管理人員工作績效進(jìn)行考核，激發(fā)檔案管理人員工作的積極性，全面提高檔案信息化管理工作的效率。另外，檔案信息化管理工作開展過程中，還要設(shè)立專門的崗位，配置綜合素質(zhì)高的檔案管理人員，明確具體的職責(zé)，并落實(shí)好崗位責(zé)任制，為檔案信息化管理工作的高效開展提供重要的保障。

（三）借助信息技術(shù)建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

檔案信息化管理工作中，數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是較為關(guān)鍵的一項(xiàng)內(nèi)容，其不僅能夠保證檔案信息的完整性，同時(shí)也能夠?yàn)闄n案信息的利用提供重要的保障。因此在實(shí)際工作中，要依托于現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，并根據(jù)檔案信息類型，合理劃分系統(tǒng)模塊，為檔案信息查詢和錄入工作的開展提供便利。在檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)建立時(shí)，還要建立搜索引擎，全面提高檔案查詢效率，同時(shí)還要針對(duì)重復(fù)檔案信息設(shè)立專門的瀏覽模塊，做好重復(fù)檔案信息的處理工作，進(jìn)一步提高檔案信息查詢管理工作的效率。另外，系統(tǒng)建設(shè)過程中還要強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的安全性，積極建立防火墻，并重視安裝安全管理軟件和殺毒軟件，有效抵御網(wǎng)絡(luò)病毒及黑客的入侵，保證檔案信息的安全，為檔案信息的開發(fā)利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）構(gòu)建智能化檔案管理平臺(tái)

在檔案信息化管理工作中，通過構(gòu)建智能化檔案管理平臺(tái)，這是推進(jìn)檔案管理智能化發(fā)展的重要途徑。因此在實(shí)際工作中，各單位要結(jié)合自身的情況積極構(gòu)建智能化檔案管理平臺(tái)。在具體操作過程中，應(yīng)以檔案信息作為基礎(chǔ)，并涉及到檔案信息生成、存儲(chǔ)、傳輸和應(yīng)用等環(huán)節(jié)，依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建完善的檔案平臺(tái)。在檔案信息生產(chǎn)和采集過程中，具體可以由主管部門錄入、個(gè)人自主填報(bào)及實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)自動(dòng)更新等完成檔案信息生產(chǎn)和收集工作。并利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行清洗和篩選，修改涉及到的異構(gòu)數(shù)據(jù)，形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式。針對(duì)海量檔案信息資源，構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫，并借助于檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，使檔案管理工作不受時(shí)空制約，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效共享。

（五）積極引進(jìn)檔案信息化專業(yè)人才

檔案信息化管理工作開展過程中，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)直接關(guān)系到檔案信息化管理工作的效果。因此各單位需要重視引進(jìn)檔案信息化專業(yè)人才，充足檔案管理人員隊(duì)伍，全面提高檔案管理人員整體水平。同時(shí)單位還要針對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員加大培訓(xùn)力度，使檔案管理人員掌握現(xiàn)代化的工作技能，并建立健全激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員工作的積極性。同時(shí)還要積極完善人才招聘制度，提高檔案管理人員的聘用門檻。并重視與高校進(jìn)行合作，提高檔案管理人員的薪資待遇和社會(huì)地位，引導(dǎo)和鼓勵(lì)高素質(zhì)的檔案信息化專業(yè)人才從事檔案工作，為檔案管理工作現(xiàn)代化水平的提升提供重要的人才保障。

五、結(jié)束語

檔案作為信息的重要來源，在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展過程中，人們對(duì)信息資源更為關(guān)注，這也使檔案的重要性越發(fā)凸顯出來。為了實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用，檔案部門需要加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，努力提高檔案信息化管理水平。這就需要在實(shí)際工作中要結(jié)合自身的實(shí)際情況，構(gòu)建檔案信息化管理體系，運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一和集中管理，并打造智能化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效共享，更好的發(fā)揮出檔案信息化管理工作的優(yōu)勢(shì)，為檔案事業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。