提升事業(yè)單位檔案服務(wù)效能的思考

周貝貝

（博興縣政務(wù)服務(wù)中心，山東 博興 256500）

結(jié)合機關(guān)事業(yè)單位檔案管理實際情況來看，一直存在“重管理、輕利用”的現(xiàn)象，并且很多機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展水平不高，為單位管理和發(fā)展帶來一定程度的阻礙。所以機關(guān)事業(yè)單位必須不斷優(yōu)化檔案管理服務(wù)水平，創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理服務(wù)多元化。有序推進(jìn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、高效化發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)背景下提升檔案管理服務(wù)水平的意義

大數(shù)據(jù)時代改變了人們的生活方式和工作方式。大數(shù)據(jù)具備巨大存儲容量，并且可以獲取多樣化的數(shù)據(jù)信息，數(shù)據(jù)類型也相對較多。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，必須具備快速的數(shù)據(jù)信息處理速度，并且對海量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，才能夠切實保障數(shù)據(jù)信息質(zhì)量、提取具備價值的數(shù)據(jù)信息。其一，積極借助大數(shù)據(jù)信息技術(shù)開展檔案管理工作，對單位不同種類的檔案信息進(jìn)行高速處理，在確保檔案信息高質(zhì)量管理的基礎(chǔ)上，挖掘具備價值的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，為機關(guān)事業(yè)單位各項管理工作提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)支撐。其二，在時代不斷變換的當(dāng)下，市場競爭日漸激烈，為了服務(wù)社會、服務(wù)群眾，機關(guān)事業(yè)單位必須展現(xiàn)出自身的先進(jìn)性，檔案管理工作應(yīng)該順應(yīng)時代發(fā)展，充分發(fā)揮出檔案管理工作的價值。在檔案管理工作當(dāng)中引入信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)信息挖掘技術(shù)，可以有效促進(jìn)單位信息化發(fā)展，展現(xiàn)出機關(guān)事業(yè)單位的先進(jìn)性，彰顯機關(guān)事業(yè)單位的社會價值，提升機關(guān)事業(yè)單位的綜合競爭力。其三，借助大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)開展檔案管理工作，可以從根本上改變傳統(tǒng)檔案管理工作模式，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，并且增強檔案管理工作人員的責(zé)任感，規(guī)避傳統(tǒng)檔案管理工作當(dāng)中存在的弊端，緩解機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人才不足的問題。在大數(shù)據(jù)時代，積極發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)手段、信息化技術(shù)手段的優(yōu)勢，已經(jīng)成為單位檔案管理工作發(fā)展的必經(jīng)之路，更是提升檔案管理服務(wù)的重中之重。

二、事業(yè)單位檔案管理的基本要求

事業(yè)單位需要構(gòu)建線上線下統(tǒng)一檔案管理模式，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息廣泛構(gòu)建，著力建設(shè)智慧型的檔案管理體系。重點加強軟硬件的配置工作，充分運用智能化設(shè)備提高檔案管理工作績效。進(jìn)一步改革傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)方式，發(fā)揮自助查閱、自動預(yù)約、自動管控等技術(shù)作用，能夠借助互聯(lián)網(wǎng)開展檔案管理，有效減少檔案檢索服務(wù)的問題，構(gòu)建科學(xué)化的對接機制，及時提高檔案管理的效率。新時代的事業(yè)單位檔案管理必須向著虛擬化方向發(fā)展，發(fā)揮各方面的積極配合作用，切實了解服務(wù)對象的檔案使用需求，預(yù)測檔案管理發(fā)展趨勢，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量，強化檔案服務(wù)效能，滿足各方面檔案的使用需要。

三、事業(yè)單位檔案管理服務(wù)存在的問題

（一）檔案開發(fā)水平較差

當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在開發(fā)力度不足的問題。雖然很多機關(guān)事業(yè)單位紛紛構(gòu)建了檔案數(shù)據(jù)資源庫，但是數(shù)據(jù)資源庫種類較少、信息資源不全面等問題屢見不鮮。在此基礎(chǔ)上，很難對檔案資料數(shù)據(jù)信息深入開發(fā)、深入挖掘，很難挖掘出檔案信息的價值，直接影響了檔案服務(wù)質(zhì)量。機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理與服務(wù)水平，直接影響著機關(guān)事業(yè)單位的管理水平，若檔案資料開發(fā)利用不得當(dāng)，那么很容易導(dǎo)致事業(yè)單位的管理工作開展出現(xiàn)障礙，甚至影響事業(yè)單位各項工作穩(wěn)定、有序開展。

（二）檔案管理信息化水平較低

在信息化時代，社會各個領(lǐng)域積極開展了信息化建設(shè)。大數(shù)據(jù)環(huán)境之下，檔案管理工作受到的影響極大，必須快速實現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型。但是當(dāng)前很多機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在信息化水平滯后等問題，管理模式也較為單一。雖然一些單位積極引入了大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)，對檔案管理信息化發(fā)展起到了一定促進(jìn)作用，但是因為我國檔案管理領(lǐng)域信息化發(fā)展時間短、經(jīng)驗少，還有很多環(huán)節(jié)需要不斷完善。很多檔案管理工作者并未認(rèn)識到信息化發(fā)展轉(zhuǎn)型的重要性，并且缺乏一定信息化專業(yè)技術(shù)水平，導(dǎo)致檔案管理方式落后，無法展現(xiàn)出最大價值。

（三）檔案管理機制尚未健全

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，想要真正發(fā)揮出其效用、實現(xiàn)高效服務(wù)，就應(yīng)該具備一個完善、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾頇C制作為基礎(chǔ)保障。但是當(dāng)前很多機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的制度缺乏完善性，很多檔案管理工作權(quán)責(zé)無法落實，導(dǎo)致很多檔案管理工作人員在開展工作時，缺乏必要的程序、工作依據(jù)，工作隨意性較大，直接造成檔案管理工作效率、服務(wù)效率降低。即使一些機關(guān)事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)了信息化轉(zhuǎn)型，但也需要專業(yè)工作人員進(jìn)行維護(hù)、更新、數(shù)據(jù)資料錄入。若缺乏完善的權(quán)責(zé)劃分，那么出現(xiàn)了工作問題，則會出現(xiàn)責(zé)任推諉現(xiàn)象，無法實現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

四、事業(yè)單位檔案服務(wù)增效的措施

（一）做好檔案管理宣傳工作

新時代檔案管理要發(fā)揮媒體主陣地的作用，重視展示檔案的宣傳教育功能，推動檔案管理建設(shè)走出去，逐步建立完善的檔案管理體系，進(jìn)一步擴大檔案管理知名度。例如，擬定檔案管理工作規(guī)劃，依托專門展館、展廳或其他展示渠道展示事業(yè)單位的發(fā)展成就和歷史價值。積極組織開展各種展覽展示活動，圍繞主題節(jié)慶假日組織開展各種類型的檔案展。還要向事業(yè)單位各層級管理人員與事業(yè)單位的服務(wù)對象提供檔案服務(wù)手冊，舉辦檔案服務(wù)知識講座，及時提供檔案咨詢服務(wù)，真正讓檔案走進(jìn)社區(qū)，走向社會和提升檔案服務(wù)價值。

（二）完善館藏檔案資源體系

為了適應(yīng)社會發(fā)展的需要，要豐富檔案資源內(nèi)容，拓展檔案服務(wù)途徑，不斷豐富館藏檔案內(nèi)容。加大各類檔案的接收力度，完善檔案收集方案，確定檔案收集重點，不斷擴大檔案收集的范圍，延長檔案的收集年限，進(jìn)一步提高檔案收集的質(zhì)量。全方位地開展檔案史料征集活動，不斷優(yōu)化檔案館藏資源，大力征集除文字以外的照片、影視或其他類型的檔案資源。積極應(yīng)用智能化的檔案管理平臺開展檔案征集工作，發(fā)揮專兼職檔案管理團隊的工作用，尤其重視靈活配置各類檔案資源，從而滿足新時代檔案應(yīng)用的需要，提高檔案管理整體工作水平。

（三）大力加強檔案編研工作

檔案編研工作是總結(jié)現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息，提高檔案應(yīng)用價值，提升檔案編研工作效率的手段。首先，明確檔案編研工作主題，確定檔案編研工作的要點，制定檔案編研工作的具體思路，實現(xiàn)檔案編研與社會發(fā)展需要相適合，實現(xiàn)各類文件資料的廣泛匯集。其次，發(fā)揮紅色教育的作用，由各事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)主持檔案編研工作，明確檔案編研的責(zé)任分工，尤其引導(dǎo)業(yè)務(wù)部門從業(yè)務(wù)角度審視檔案工作實踐的得失。第三，多方面挖掘檔案編研的成果，及時注入檔案編研工作的新活力，形成科學(xué)準(zhǔn)確的檔案編研機制。檔案編研應(yīng)當(dāng)反映社會生活的基本風(fēng)貌，有針對性滿足人民群眾的需要，從而達(dá)到提升檔案編研質(zhì)量，實現(xiàn)檔案編研個性化的目標(biāo)。

（四）創(chuàng)新檔案服務(wù)工作方式

首先，發(fā)揮檔案管理窗口的重要作用，強調(diào)升級檔案管理工作系統(tǒng)，打造專業(yè)化的檔案管理工作平臺。其次，大力推廣建設(shè)一站式檔案服務(wù)平臺，強調(diào)線上智能化檔案管理模式的廣泛應(yīng)用，實現(xiàn)檔案服務(wù)由被動向主動轉(zhuǎn)型，從而不斷提高檔案服務(wù)效能，解決檔案管理的現(xiàn)實問題。第三，進(jìn)一步體現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢，明確檔案數(shù)字化管理的重點，建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫，面向社會逐步放開，尤其滿足群眾對珍貴檔案、民生檔案需要，提高檔案服務(wù)精準(zhǔn)性。

（五）強化檔案管理信息化服務(wù)水平

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，為了優(yōu)化機關(guān)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)效率，必須要加快檔案管理信息化建設(shè)，將大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)融入檔案管理工作當(dāng)中，最大程度挖掘檔案信息。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案服務(wù)方式，充分借助計算機技術(shù)、信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，對龐大的檔案數(shù)據(jù)信息內(nèi)容進(jìn)行及時查找、傳遞、復(fù)印，第一時間為有需求的部門提供檔案數(shù)據(jù)信息支持。此外，積極引入大數(shù)據(jù)整合技術(shù)、大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，將單位各個層面、各個領(lǐng)域的歷史發(fā)展數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，挖掘出歷史檔案當(dāng)中潛在的價值，以便于為單位制定發(fā)展戰(zhàn)略打下數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，協(xié)助單位各個部門實施管理創(chuàng)新。全面提升機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化水平，真正實現(xiàn)檔案管理服務(wù)優(yōu)化，使檔案管理服務(wù)更加具備針對性、高效性。

結(jié)束語：總而言之，在“足不出戶便知天下事”的時代，機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作必須充分挖掘大數(shù)據(jù)信息技術(shù)優(yōu)勢，積極開展檔案管理工作信息化建設(shè)，將大數(shù)據(jù)信息技術(shù)融入檔案管理工作中，在順應(yīng)時代發(fā)展的基礎(chǔ)上，優(yōu)化機關(guān)事業(yè)單位檔案管理水平，為機關(guān)事業(yè)單位提供良好的檔案數(shù)據(jù)信息服務(wù)。