大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率提升策略分析

田曉海

（內(nèi)蒙古自治區(qū)測繪院，內(nèi)蒙古自治區(qū) 呼和浩特 010051）

檔案管理工作是一項具有系統(tǒng)性、專業(yè)性、保密性和政策性的工作，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也面臨巨大的挑戰(zhàn)。為此，事業(yè)單位需要及時更新觀念，做到與時俱進，充分利用各種現(xiàn)代信息技術(shù)，加強檔案管理信息化建設(shè)，從而實現(xiàn)檔案數(shù)字化、信息化，推進事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

一、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）事業(yè)單位檔案檢索和使用效率不高

部分事業(yè)單位檔案檢索效率不高。檔案檢索效率與檔案利用效率息息相關(guān)，如果檢索效率低，勢必會影響檔案利用效率。之所以出現(xiàn)檔案檢索效率低的問題，就在于事業(yè)單位對檔案管理重視不足，沒有給檔案管理部門配備足夠的軟硬件設(shè)施和先進的信息技術(shù)，致使檔案管理工作雖然進行了信息化建設(shè)，但并沒有達到預(yù)期效果，特別是很多設(shè)備很難滿足現(xiàn)代檢索技術(shù)的需要，在很大程度上降低了檔案檢索效率。同時，事業(yè)單位檔案使用效率低下。事業(yè)單位保存的大量檔案信息資源，能夠在經(jīng)濟社會發(fā)展中發(fā)揮重要作用，但部分單位還存在“重管理、輕開發(fā)”思想，對檔案信息資源開發(fā)重視不足，限制了檔案信息資源的使用效率。

（二）缺乏信息化開發(fā)

大數(shù)據(jù)時代中，信息化的發(fā)展是一個標(biāo)志性現(xiàn)象，數(shù)字化經(jīng)營管理模式滲透到一家又一家企業(yè)，能夠有效幫助企業(yè)利用科技與數(shù)據(jù)進行更加高效化智能化的管理，好處是降低管理的成本提高檔案的利用率，但是，大多數(shù)事業(yè)單位依舊采用紙質(zhì)形式管理檔案，沒有意識到數(shù)字化管理開發(fā)的重要性，也沒有科學(xué)高效的制度來規(guī)整，單位內(nèi)部的人事資料管理依舊是傳統(tǒng)形式，不適應(yīng)信息化時代，在組織活動中無法及時利用人事檔案資料進行人才的任聘工作，影響工作效率。除此之外紙張保存管理也是難題，如果沒有專人的維護和保養(yǎng)，很容易造成檔案的損壞，降低檔案使用的及時性與準(zhǔn)確性，紙質(zhì)材料也非常容易丟失，信息化程度的低下導(dǎo)致了檔案本身有安全問題。

（三）重視度不夠

事業(yè)單位與市場中的個人企業(yè)不同，屬于為人們提供服務(wù)的社會組織，具有特殊性，而在這樣的企業(yè)中，人事檔案記錄是非常重要的環(huán)節(jié)，是工作人員在實際工作任務(wù)中的情況，因為提供服務(wù)的特殊性質(zhì)，個人情況與考核必須與德、績、廉等職業(yè)素養(yǎng)掛鉤，只有面面俱到，監(jiān)督員工行為規(guī)范，嚴格保持事業(yè)單位入職門檻，才能發(fā)揮效益。

（四）信息化建設(shè)滯后

目前，各行各業(yè)都呈現(xiàn)出信息化、數(shù)字化發(fā)展的趨勢，信息化手段的應(yīng)用有力地推動了各行各業(yè)的發(fā)展，要提升檔案管理水平與效率，信息化建設(shè)勢在必行。然而從當(dāng)前事業(yè)單位的實際情況看，信息化建設(shè)普遍滯后，投入不足，缺乏相應(yīng)的軟硬件設(shè)施，并且檔案管理人員操作技能偏弱，難以充分發(fā)揮信息化設(shè)施的作用。

（五）專業(yè)人才匱乏

為保證事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，必須保證檔案管理人員具有較高的信息素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)。但通過對事業(yè)單位檔案管理人員工作素質(zhì)和能力的分析發(fā)現(xiàn)，大部分檔案管理人員并非專業(yè)院校畢業(yè)，專業(yè)能力和素養(yǎng)都相對較低，缺乏自主學(xué)習(xí)能力，對信息技術(shù)并沒有進行自主學(xué)習(xí)，從而導(dǎo)致自身缺乏完善的知識結(jié)構(gòu)，無法滿足當(dāng)前信息化檔案管理工作的需求。同時，大部分檔案管理人員由于能力不足，并沒有掌握科學(xué)合理的檔案收集、處理和存儲的方法，在工作中缺乏良好的責(zé)任感，經(jīng)常敷衍了事，并且遇到問題時相互推諉，嚴重影響了事業(yè)單位檔案管理的有效性[2]。

二、大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新路徑

（一）信息化設(shè)施建設(shè)

目前，人事檔案管理的關(guān)鍵問題在于信息設(shè)施的不完善。大數(shù)據(jù)時代，人事檔案有信息化、科學(xué)化的要求。能夠?qū)Ω咝５臄?shù)據(jù)進行分析和整理，并安全地存儲文件，都是企業(yè)人才未來調(diào)用和發(fā)展的必要環(huán)節(jié)。企業(yè)引進新技術(shù)首先要完善信息設(shè)施，這就要求機構(gòu)加強軟硬件設(shè)施的投入。只有實現(xiàn)基礎(chǔ)，才能使原有的人事檔案管理系統(tǒng)與數(shù)字化辦公系統(tǒng)有效、準(zhǔn)確對接，保證人事檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)水平。大數(shù)據(jù)時代，人事檔案的科學(xué)管理將為未來的任務(wù)帶來極大的便利，事業(yè)單位將為信息設(shè)施建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)，保證企業(yè)管理的高效運行。

（二）利用信息化建設(shè)提高檔案管理效率

事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式不僅程序復(fù)雜，而且還耗費大量人力、物力。因此，必須利用信息化手段提升檔案管理效率。事業(yè)單位應(yīng)將檔案管理信息化建設(shè)作為重要工作加以推進。應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位檔案管理實際，制定科學(xué)合理的檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃，明確信息化建設(shè)的短期、中期和長期目標(biāo)，分步實施。同時，應(yīng)轉(zhuǎn)變原有的檔案管理理念，要求各個部門密切配合事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)工作，充分調(diào)動事業(yè)單位各部門參與檔案管理信息化建設(shè)的積極性和主動性。加大對檔案信息化建設(shè)的落實力度，經(jīng)常檢查檔案管理信息化建設(shè)的進展，及時研究解決面臨的新情況、新問題。應(yīng)對信息化建設(shè)給予足夠的政策和資金支持，確保信息化建設(shè)的推進力度，提高檔案管理效率。

（三）借助軟硬件支持提升檔案管理效率

事業(yè)單位檔案管理效率的提升離不開信息技術(shù)的運用，因此必須引進軟硬件設(shè)備，支持檔案管理工作的開展。一方面，事業(yè)單位應(yīng)購置一批先進的硬件設(shè)備，滿足當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的實際需要。通過計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、復(fù)印設(shè)備、掃描設(shè)備的運用，將事業(yè)單位的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案，與第三方企業(yè)合作開發(fā)事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)，將數(shù)字化檔案上傳到信息系統(tǒng)，形成事業(yè)單位檔案信息數(shù)據(jù)庫，進而運用大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)對事業(yè)單位檔案進行分類處理，進一步提升事業(yè)單位檔案檢索效率，同時為后續(xù)檔案信息資源的開發(fā)和利用創(chuàng)造有利條件。另一方面，事業(yè)單位應(yīng)向檔案管理部門和上級部門積極爭取相關(guān)政策，特別是在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)過程中，如果僅僅依靠事業(yè)單位自身來推進檔案管理信息化建設(shè)，勢必要投入大量的人力、物力和財力，顯然對于規(guī)模較小的事業(yè)單位而言，會承擔(dān)很大的經(jīng)費壓力。這就需要上級主管部門和檔案管理部門的支持，為其配備必要的軟硬件設(shè)備，統(tǒng)一推進檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)，解決事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的燃眉之急[3]。

（四）強化技術(shù)保障

信息化手段的應(yīng)用對于提升檔案管理水平具有重要作用，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)作頭等大事推進，給予充足的人力物力保障。檔案管理信息化發(fā)展的優(yōu)勢在于不僅可以實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化，同時也能簡化檔案管理的各個環(huán)節(jié)，降低檔案管理人員的工作強度，也便于查閱檔案資料。首先，事業(yè)單位要完善信息化設(shè)施，購置必要的軟件設(shè)施，從而為后續(xù)工作奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，事業(yè)單位要建立起檔案數(shù)據(jù)庫，收錄數(shù)字化檔案，這樣更加便于保管、調(diào)閱、轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入，利用計算機可以有效簡化工作流程。最后，事業(yè)單位要培養(yǎng)信息化專業(yè)人才，以充分發(fā)揮各項信息化設(shè)施的作用，同時要注重相關(guān)操作技能的培訓(xùn)，確?？梢允炀毑僮?。

（五）完善檔案管理機制

事業(yè)單位內(nèi)部要積極完善檔案管理機制，制定嚴格的工作流程，確保檔案管理人員在實際工作中有章可循、有據(jù)可依，包括檔案整理、歸檔、保存、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)遞以及轉(zhuǎn)入等環(huán)節(jié)都要明確具體的流程，并嚴格執(zhí)行。針對違規(guī)操作的檔案管理人員要給予相應(yīng)的處分，以此規(guī)范工作人員的行為。第二，要加大監(jiān)管力度，完善的制度只有落實在實際工作中才能充分發(fā)揮作用，否則只能浮于表面，流于形式，難以起到實質(zhì)性的作用，對此，事業(yè)單位內(nèi)部要加強監(jiān)管力度，對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)實施監(jiān)管，加強審核，確保檔案管理人員嚴格遵守相關(guān)規(guī)章制度[4]。

（六）擴大檔案管理團隊

檔案管理團隊的綜合素質(zhì)水平直接影響著檔案管理工作開展的質(zhì)量。及時為事業(yè)單位檔案管理團隊注入新的活力、不斷創(chuàng)新團隊管理理念都是保證檔案管理工作運轉(zhuǎn)順利的主要途徑。在檔案管理團隊的日常工作和考核中，可以通過成立專門監(jiān)督小組和制定相應(yīng)制度來約束員工的行為。而且對員工要加強思想上的引導(dǎo)，及時召開思想交流會議，同時也可以通過后期的培訓(xùn)等方式來提升員工的整體專業(yè)素養(yǎng)，從而加強對事業(yè)單位整體的人力資源管理。同時作為優(yōu)秀的管理人員，自身也要嚴格要求自己，需要具備專業(yè)的素養(yǎng)和良好的道德品質(zhì)，堅決杜絕徇私舞弊現(xiàn)象發(fā)生，保證人事檔案的安全。

（七）不斷創(chuàng)新管理方式

管理模式的發(fā)展隨著社會經(jīng)濟發(fā)展和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)模式的轉(zhuǎn)型不斷改變，即管理模式的創(chuàng)新和發(fā)展是日新月異的。如果相關(guān)管理人員沒有創(chuàng)新意識，傳統(tǒng)管理模式在新時代中的弊端和落后之處就會不斷顯現(xiàn)。對于創(chuàng)新管理制度和模式，還需要管理人員在發(fā)展的過程中，不斷總結(jié)經(jīng)驗并進行探索，尋找新的突破口。

（八）加強檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)

檔案管理信息化管理設(shè)計新型的高科技設(shè)備和技術(shù)，這就為檔案管理人員提出了新的挑戰(zhàn)，需要他們能夠熟練地操作信息化設(shè)備，具備相應(yīng)的信息化技術(shù)知識。同時面對信息化的檔案管理，他們的檔案管理知識也要有所更新和完善。總之，信息化的檔案管理需要同時具有檔案管理能力和信息化素養(yǎng)的綜合素質(zhì)人才。因此，我們首先可以從外面引進優(yōu)秀的綜合素質(zhì)人才，創(chuàng)立一個同時具有檔案管理能力和信息化素養(yǎng)的人才團隊，增強事業(yè)單位整體的檔案管理質(zhì)量。其次，就是要重視對檔案管理人員的教育培訓(xùn)，利用邀請專家講座或是實際演練或是課程培訓(xùn)等方式，提升檔案管理人員檔案信息化管理水平。

結(jié)束語：簡而言之，人事檔案管理在公共機構(gòu)的管理中起著重要作用。從以上分析可以看出，在大數(shù)據(jù)時代的背景下，有必要加強事業(yè)單位的人事災(zāi)害管理，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)更快更好的發(fā)展。在升級過程中，有必要緊跟大數(shù)據(jù)趨勢，從系統(tǒng)計劃到人員素質(zhì)的規(guī)劃，建立系統(tǒng)、數(shù)字化、科學(xué)的人力檔案管理系統(tǒng)，有效滿足人們需求并更好地為人們服務(wù)的機構(gòu)。