醫(yī)院文書檔案信息化管理的有效方法分析

張利華 文忠華

（濟寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院，山東 濟寧 272000）

進入信息化時代，傳統(tǒng)的醫(yī)院文書檔案管理方式已經(jīng)格格不入，不能適應(yīng)當(dāng)前新時代的發(fā)展要求，對此，醫(yī)院相關(guān)管理人員必須要意識到當(dāng)前時代的特征，掌握信息化技術(shù)，從而才能促進醫(yī)院文書檔案信息化管理的發(fā)展。借助信息技術(shù)，醫(yī)院可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，從而提高文書檔案管理效率的同時，也能夠保證文書檔案管理的質(zhì)量水平。

一、醫(yī)院文書檔案信息化管理的內(nèi)容

醫(yī)院進行文書檔案信息化管理的內(nèi)容主要是借助計算機來進行文書檔案的制作、儲存、傳輸以及共享。醫(yī)院每天需要將收到的文件通過計算機來儲存在醫(yī)院局域網(wǎng)中，同時也需要借助網(wǎng)絡(luò)來進行文件的傳輸傳遞。通過這種信息化管理的模式，過去人為失誤的概率大大降低，也有效減輕了文書檔案管理人員的工作負擔(dān)。另外，通過信息化手段來進行醫(yī)院病歷的管理，可以將病歷信息直接反饋到臨床科室，便于醫(yī)生對于病人病情的診斷，提高了醫(yī)院的看病效率。

二、醫(yī)院文書檔案信息化管理的特征

（一）全面性

醫(yī)院文書檔案管理的信息化發(fā)展實現(xiàn)了對于文書檔案的統(tǒng)一化管理，涵蓋了行政、后勤、臨床、藥劑等科室。在醫(yī)院運轉(zhuǎn)過程中，每個科室都會產(chǎn)生大量的文書檔案，并且內(nèi)容覆蓋面較廣，信息較為復(fù)雜，而借助信息化手段，可以實現(xiàn)對于復(fù)雜檔案的分類整理，提高了文書檔案信息化管理的水平。

（二）專業(yè)性

醫(yī)院的主要工作內(nèi)容是進行臨床醫(yī)療服務(wù)，在臨床工作開展過程中，病患的檔案更新速度較快，同時數(shù)量較大，加大了醫(yī)院文書檔案管理工作的難度。不過，這也是醫(yī)療工作的突出特點，醫(yī)院文書檔案信息化管理具有較強的專業(yè)性，可以很好滿足醫(yī)院各個環(huán)節(jié)的運轉(zhuǎn)需求。

三、醫(yī)院開展文書檔案信息化管理的重要意義

(一)有利于提高醫(yī)院管理水平

檔案信息化管理是當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展的重點關(guān)注內(nèi)容之一，是醫(yī)院合理應(yīng)用計算機技術(shù)的體現(xiàn)。借助信息技術(shù)，病人可以借助互聯(lián)網(wǎng)進行繳費、預(yù)約等業(yè)務(wù)辦理，不僅提高了醫(yī)院的工作效率，也能夠帶給用戶更佳的體驗感。大數(shù)據(jù)時代下，醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)是大勢所趨，可以有效增強各個部門之間的溝通交流，提高文書檔案信息在醫(yī)院內(nèi)部的傳輸共享速率，從整體上提高醫(yī)院的綜合實力水平。

(二)有利于存儲珍貴文件

過去，醫(yī)院文書檔案管理的內(nèi)容更多為紙質(zhì)版文書檔案，在管理過程中會受到較多因素的干擾，需要醫(yī)院配置大量人力資源才能有效開展紙質(zhì)版文書檔案管理工作。此外，因為紙質(zhì)文書檔案材料的特殊性，在管理過程中很容易受到環(huán)境因素的干擾，也為文書檔案管理的水平埋下隱患。如果時間較長，文書檔案質(zhì)量就會大打折扣，嚴重降低了醫(yī)院文書檔案管理水平。進入信息時代，醫(yī)院可以將紙質(zhì)版文書檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影?，不僅可以借助電腦軟件來進行檔案信息的分類整理，還能進行文書檔案管理環(huán)節(jié)的自我糾錯，實現(xiàn)對于一些珍貴文件的有效存儲。在文書檔案信息化管理模式，工作人員不需要耗費大量的時間文書檔案的修編工作中，減輕工作人員負擔(dān)的同時也提高了工作人員文書檔案管理的水平。

(三)有利于提高文書檔案的循環(huán)利用率

紙質(zhì)版文書檔案在傳遞共享過程中存在較多的阻力，需要醫(yī)院配備一定的人力資源以及財力資源才能推動文書檔案在部門之間的共享傳遞。過去，考慮到紙質(zhì)版文書檔案利用的成本投入，不少醫(yī)院并不注重對于文書檔案的使用，造成了文書檔案的價值難以發(fā)揮。信息技術(shù)下，醫(yī)院可以對文書檔案進行電子編寫，醫(yī)院內(nèi)部工作人員在使用相關(guān)檔案文書時，只需要借助平臺進行檢索便能夠直接找到所需要的文書檔案資料，查詢使用的過程十分便利，這也進一步提高了文書檔案的循環(huán)利用率，有助于文書檔案的作用價值發(fā)揮。

四、醫(yī)院文書檔案信息化管理中存在的問題

（一）醫(yī)院忽視了對于文書檔案信息化管理工作的開展

隨著時代的發(fā)展，當(dāng)前不少城市的醫(yī)院，尤其是像北京、上海這類大城市的醫(yī)院已經(jīng)基本實現(xiàn)了文書檔案的信息化管理，只是在管理過程中相關(guān)人員對于文書檔案信息化管理和利用的重視程度較低，并不利于推進醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的開展。從醫(yī)院文書檔案管理人員來看，大多數(shù)醫(yī)院文書檔案管理人員為醫(yī)學(xué)出身，對于信息化技術(shù)掌握并不熟悉，并且管理思維較為局限和傳統(tǒng)，往往將文書檔案的信息化管理看作為一件棘手的事情，在管理工作開展過程中也會忽視文書檔案信息化管理工作的開展和推進。

（二）文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平并不滿足信息化建設(shè)的需求

我國醫(yī)院文書檔案信息化管理起步較晚，這方面的人才也較為緊缺。不少醫(yī)院文書檔案管理人員并不具備專業(yè)管理素質(zhì)，對于信息化技術(shù)的應(yīng)用也是模棱兩可，所以醫(yī)院文書檔案管理人員的綜合水平并不能滿足醫(yī)院建立文書檔案信息化管理模式的需求。即使醫(yī)院有意識引進一些專業(yè)的文書檔案管理人才，但是會存在管理專業(yè)較為精通，但是對于醫(yī)院文書檔案并不了解的尷尬情況，在管理文書檔案的過程中也會存在較多的問題，直接影響到文書檔案的可循環(huán)利用。

（三）安全隱患

電子版文書檔案管理雖然較為簡便，但是數(shù)據(jù)庫也會存在病毒威脅，一旦計算機被損害或者中病毒，那么文書檔案極容易遭到破壞。電子版文書檔案管理與紙質(zhì)版文書檔案管理的環(huán)境不同，紙質(zhì)版文書檔案只要周圍自然環(huán)境不發(fā)生較大變化，例如失火、失水等，那么紙質(zhì)版文書檔案就會完整保存。但是電子版文書檔案會因為計算機的中毒，或者人為原因造成的設(shè)備平臺損害等問題產(chǎn)生毀滅性災(zāi)害，其面臨的安全隱患在某種程度上要大于紙質(zhì)版文書檔案。另外，互聯(lián)網(wǎng)具有開放性等特點，在進行文書檔案傳輸利用過程中，文書檔案有泄露的風(fēng)險，一旦文書檔案信息被泄露，對于醫(yī)院，對于個人都是一筆不小的損失。

（四）文書檔案管理質(zhì)量水平較低

當(dāng)前不少醫(yī)院文書檔案管理水平較低，體現(xiàn)了亂和差等方面。具體來說，第一，缺乏對于文書檔案進行分類整理的意識，常常將文書檔案進行隨意堆砌，即使輸入數(shù)據(jù)庫也是本著錄進去就可以的原則，缺乏對于文書檔案的細化管理意識。借助計算機技術(shù)本應(yīng)該可以更方便對文書檔案進行分類整理，但是輸入時的亂導(dǎo)致后期文書檔案應(yīng)用難度大，影響到文書檔案的利用率。第二，文書檔案管理缺乏條理性，不少管理人員在對文書檔案進行管理的過程中缺乏細節(jié)意識，忽視了文書檔案管理中的時間、門類細化。醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量水平的低下一方面因為管理人員的綜合素質(zhì)不過關(guān)，缺乏管理意識和責(zé)任意識；另一方面也與醫(yī)院信息化基礎(chǔ)建設(shè)水平較低有關(guān)。

五、關(guān)于提高醫(yī)院文書檔案信息化管理水平的有效方法探討

（一）進一步增強管理人員的管理意識

管理人員必須要注重醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的開展，從思想層面加以重視，只有意識層面重視起來，才能進一步落實到工作開展中去。因此，醫(yī)院需要注重對于文書檔案管理人員的選拔和培訓(xùn)。第一，醫(yī)院在進行文書檔案管理人員的選擇上需要謹慎，明確信息化時代下文書檔案管理人員需要具備的業(yè)務(wù)素質(zhì)，選擇管理意識較強的人進入到醫(yī)院文書檔案管理部門。第二，要做好對于文書檔案管理人員的培訓(xùn)教育，進一步增強管理人員的信息化管理意識。第三，對于管理工作的開展要定期檢查，加強對于醫(yī)院文書檔案管理的力度，從而對于管理人員起到一定的激勵監(jiān)督作用。

（二）完善文書檔案信息化管理和應(yīng)用制度

基于完善的文書檔案信息化管理和應(yīng)用制度，管理人員在開展信息化管理時才能有所依據(jù)，工作效率也會有所提高。對于文書檔案信息化管理和應(yīng)用制度的完善，主要從以下幾個方面進行：第一，要設(shè)置專門的文書檔案信息化管理機構(gòu)部門，進行醫(yī)院文書檔案管理工作，同時也要從領(lǐng)導(dǎo)層方面加強對于該機構(gòu)部門的重視。第二，需要明確文書檔案信息化管理和應(yīng)用的有關(guān)規(guī)范條例，結(jié)合醫(yī)院自身發(fā)展的實際情況來制定針對性管理規(guī)范，讓文書檔案管理工作的開展在框架內(nèi)運行。第三，進行責(zé)任的細化，明確機構(gòu)的職能范圍和有關(guān)人員的責(zé)任，這樣可以優(yōu)化文書檔案管理的流程，一旦出現(xiàn)問題可以第一時間找到責(zé)任人，進行問題的有效解決，防止問題的嚴重化發(fā)展給醫(yī)院帶來較大的損失。

（三）注重對于醫(yī)院文書檔案信息化管理和應(yīng)用的投入

對于醫(yī)院文書檔案信息化管理和應(yīng)用的投入需要從硬件設(shè)備和專業(yè)人才兩方面入手。從硬件設(shè)備來說，醫(yī)院需要加大對于信息化系統(tǒng)的投入，及時進行信息化管理平臺和系統(tǒng)的更新，同時也要做好安全管理。從人才方面來看，醫(yī)院不僅要引進管理人才，還要引進計算機優(yōu)秀人才，做好對于文書檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷優(yōu)化醫(yī)院的管理理念，提高醫(yī)院文書檔案的管理水平。

（四）提高文書檔案資源利用率

借助信息化模式，醫(yī)院需要積極做好文書檔案資源的利用，進一步發(fā)揮文書檔案的價值。第一，要做好文書檔案的日常管理，從而方面后續(xù)的檔案信息利用。第二，對于一些重點案例需要進行標(biāo)注，方面后期進行科學(xué)研究和難題攻克。

六、結(jié)語

信息化時代的到來給醫(yī)院文書檔案管理既帶來了積極影響，也暴露出過去醫(yī)院文書檔案信息化管理中存在的問題。當(dāng)前醫(yī)院在文書檔案信息化管理方面有了諸多的探索，但仍然存在不少問題極需解決。對此，相關(guān)人員必須要注重醫(yī)院文書檔案信息化管理模式中存在問題的針對性解決。