淺析科研項(xiàng)目精細(xì)化管理

雷曉東，趙彩云

（中國核電工程有限公司，北京100840）

1 前言

目前科研項(xiàng)目管理程序僅針對立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)提出了高層次的目標(biāo)，而未細(xì)化實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的具體過程。因此，科研項(xiàng)目成果的優(yōu)劣就與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人管理水平直接相關(guān)，尤其對承擔(dān)多個(gè)科研項(xiàng)目的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人而言，面臨的問題更加復(fù)雜，若沒有精細(xì)的管理措施來指導(dǎo)組織工作，將帶來極大的進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)、質(zhì)量、安全等領(lǐng)域的風(fēng)險(xiǎn)。

2 科研項(xiàng)目精細(xì)化管理概念

2.1 項(xiàng)目管理的經(jīng)典理論[1]

按照經(jīng)典的項(xiàng)目管理理論，每個(gè)階段的項(xiàng)目工作可以包含“啟動(dòng)、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾”五個(gè)過程管理以及在每個(gè)過程中開展的“整合、范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量、資源、溝通、風(fēng)險(xiǎn)、采購和相關(guān)方”十個(gè)領(lǐng)域管理。五個(gè)項(xiàng)目管理過程的又遵循“PDCA”的管理流程。

2.2 精細(xì)化管理的核心理論[2]

精細(xì)化管理是在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，對戰(zhàn)略規(guī)劃和管理目標(biāo)進(jìn)一步分解、細(xì)化和落實(shí)的過程，是讓規(guī)劃和目標(biāo)能有效貫徹每個(gè)管理環(huán)節(jié)并發(fā)揮作用的過程，是提升整體執(zhí)行能力和管理效力的重要途徑。

精細(xì)化管理的核心理論可以總結(jié)為“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”。在組織管理過程中，精細(xì)化管理不僅要注重基礎(chǔ)、過程和落實(shí)，更加強(qiáng)調(diào)注重細(xì)節(jié)、質(zhì)量和效果。通過精細(xì)化管理，可以將復(fù)雜的事項(xiàng)簡單化，簡單的事項(xiàng)流程化，流程的事項(xiàng)定量化。

2.3 科研項(xiàng)目精細(xì)化管理的概念[3]

上文提到，由于科研項(xiàng)目的全過程管理缺少具體化的指導(dǎo)文件，帶來了科研過程中進(jìn)度、質(zhì)量等管理不到位的問題。為此，本文提出了通過精細(xì)化管理來提升科研綜合質(zhì)量的思路。

科研項(xiàng)目精細(xì)化管理就是針對上述問題，通過有效的項(xiàng)目組織措施，落實(shí)管理責(zé)任，將工作任務(wù)具體化、管理責(zé)任明確化，它要求每一個(gè)控制環(huán)節(jié)都精準(zhǔn)把握、落實(shí)到位。科研項(xiàng)目精細(xì)化管理，實(shí)現(xiàn)了科研項(xiàng)目全周期、全方位、多層次管理，既可以滿足項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對項(xiàng)目執(zhí)行情況的把握，還可以實(shí)現(xiàn)各級對項(xiàng)目進(jìn)展情況的全面監(jiān)督和控制。

3 科研項(xiàng)目精細(xì)化管理方案

本文結(jié)合科研實(shí)際，針對非理論科研項(xiàng)目提出了精細(xì)化管理的主線邏輯圖。精細(xì)化后的科研主線邏輯圖具有更高的執(zhí)行性，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：①進(jìn)一步分解策劃、實(shí)施、驗(yàn)收等過程。以實(shí)施過程為例，第一級將實(shí)施過程分解為實(shí)施策劃、實(shí)施設(shè)計(jì)、實(shí)施采購、實(shí)施建安、實(shí)施調(diào)試、實(shí)施試驗(yàn)等子過程，第二級將子過程繼續(xù)分解為具體的執(zhí)行活動(dòng)。②明確執(zhí)行活動(dòng)的邏輯關(guān)系，確定主線任務(wù)和次主線任務(wù)，制定標(biāo)準(zhǔn)化的科研項(xiàng)目主線路徑。③為執(zhí)行活動(dòng)和子過程制定明確的工期要求，得到量化的科研項(xiàng)目主線計(jì)劃。④在主線邏輯圖中，包含了進(jìn)度、質(zhì)量、經(jīng)費(fèi)、文檔等多領(lǐng)域的管理，明確了各領(lǐng)域的分工及與主線計(jì)劃實(shí)施的邏輯關(guān)系，有利于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人整體把控項(xiàng)目情況，推動(dòng)項(xiàng)目實(shí)施。另外，為保證科研項(xiàng)目精細(xì)化管理有效開展，在組織內(nèi)部組建專業(yè)化的科研管理團(tuán)隊(duì)對科研項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)籌管理和監(jiān)督，有利于實(shí)現(xiàn)科研管理的標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)化，同時(shí)能使技術(shù)人員從煩瑣的管理性工作中解脫出來，專心從事技術(shù)研究工作，技術(shù)人員和管理人員術(shù)業(yè)專攻，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目整體效益的最大化。

3.1 細(xì)化進(jìn)度計(jì)劃，監(jiān)控實(shí)施進(jìn)展掃清障礙

對科研項(xiàng)目的進(jìn)度控制，通常是以項(xiàng)目任務(wù)書中的進(jìn)度計(jì)劃為依據(jù)的，一般為季度節(jié)點(diǎn)，計(jì)劃跨度大、顆粒粗。

精細(xì)化的進(jìn)度計(jì)劃便于過程控制，更能保證目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。但精細(xì)的進(jìn)度計(jì)劃制定后，更重要的是有效監(jiān)控項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展，督促計(jì)劃工作按時(shí)完成，確保風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對落實(shí)到位。專業(yè)化的科研管理團(tuán)隊(duì)可協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對多個(gè)科研項(xiàng)目實(shí)時(shí)監(jiān)控，收集各科研項(xiàng)目進(jìn)展數(shù)據(jù)，并與項(xiàng)目策劃時(shí)制定的各類計(jì)劃基準(zhǔn)進(jìn)行比較，分析偏差原因，組織制定針對性措施來預(yù)防或補(bǔ)救。項(xiàng)目執(zhí)行期間，采用周報(bào)制可有效獲取計(jì)劃完成情況、經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況、質(zhì)量控制情況、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及需要重點(diǎn)協(xié)調(diào)關(guān)注的問題等。

3.2 合理制定預(yù)算，嚴(yán)控經(jīng)費(fèi)審批確保費(fèi)用執(zhí)行

在科研項(xiàng)目立項(xiàng)階段，制定合理的項(xiàng)目預(yù)算對后續(xù)項(xiàng)目的實(shí)施有著至關(guān)重要的作用。可從以下四個(gè)方面提高科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算的準(zhǔn)確性：①制定完善的費(fèi)用估算流程和精細(xì)的估算模板，確保項(xiàng)目分解全面；②從公司層面引進(jìn)科研項(xiàng)目各階段的長期戰(zhàn)略伙伴，立項(xiàng)時(shí)充分向戰(zhàn)略伙伴進(jìn)行調(diào)研；③對已完成項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)實(shí)際使用情況進(jìn)行匯總和積累，列入組織過程資產(chǎn)，逐步形成全面的設(shè)備材料單價(jià)清單；④制定預(yù)算時(shí)考慮不確定性可能造成的費(fèi)用支出，制定合理的裕度系數(shù)。

根據(jù)主線邏輯圖，在實(shí)施策劃階段科研項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行預(yù)算分解后需由費(fèi)用控制專員組織進(jìn)行預(yù)算審核批復(fù)。為保證分解預(yù)算執(zhí)行的準(zhǔn)確性和規(guī)范性，費(fèi)用控制專員要以最終項(xiàng)目任務(wù)書或任務(wù)合同書批復(fù)的經(jīng)費(fèi)將作為本科研項(xiàng)目的費(fèi)用基準(zhǔn)，采取科研經(jīng)費(fèi)登記和使用審批制度，實(shí)時(shí)監(jiān)控經(jīng)費(fèi)使用情況，確保項(xiàng)目費(fèi)用執(zhí)行率。費(fèi)用控制專員同時(shí)應(yīng)提醒或督促科研項(xiàng)目人員按計(jì)劃進(jìn)行經(jīng)費(fèi)使用，以經(jīng)費(fèi)使用率促進(jìn)科研項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)。

3.3 制定質(zhì)量計(jì)劃，全過程監(jiān)督加強(qiáng)質(zhì)量控制

根據(jù)主線邏輯結(jié)合科研項(xiàng)目特點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)管理要求，質(zhì)量控制專員組織科研項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)編制科研項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃。質(zhì)量計(jì)劃應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃條目、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、關(guān)鍵階段性成果等在設(shè)計(jì)階段、物項(xiàng)制造、驗(yàn)收階段、建安調(diào)試、試驗(yàn)等階段針對性設(shè)W、R、H點(diǎn)進(jìn)行見證，保證科研項(xiàng)目階段性成果的質(zhì)量，避免個(gè)別問題造成顛覆性錯(cuò)誤，向顧客提供較高的置信度。

為進(jìn)一步保障科研項(xiàng)目質(zhì)量，按照主線邏輯圖所示科研質(zhì)量控制專員在項(xiàng)目實(shí)施階段可以組織科研項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)和質(zhì)量教育來貫徹執(zhí)行與科研項(xiàng)目相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量管理程序，在試驗(yàn)執(zhí)行結(jié)束之后組織進(jìn)行專家評審，根據(jù)專家評審意見進(jìn)行補(bǔ)充試驗(yàn)或完善試驗(yàn)報(bào)告，以保證項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)不會(huì)出現(xiàn)遺漏。

3.4 安全風(fēng)險(xiǎn)分級，制定應(yīng)急預(yù)案提高風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對

工程試驗(yàn)型的科研項(xiàng)目，現(xiàn)場安全風(fēng)險(xiǎn)較多，應(yīng)配備安全控制專員進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析和安全管理。科研項(xiàng)目實(shí)施過程中，按照“風(fēng)險(xiǎn)管理策劃→識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)→實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)分析→制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施→監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生→采取風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對”的流程，做好科研項(xiàng)目安全管理。

風(fēng)險(xiǎn)管理策劃：確定安全管理責(zé)任人以及安全風(fēng)險(xiǎn)管理策略，如多久進(jìn)行一次安全檢查、由誰來組織檢查、檢查的標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)罰的標(biāo)準(zhǔn)等。

識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)：參照類似項(xiàng)目或者公司的經(jīng)驗(yàn)反饋庫，梳理出科研項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)總清單。根據(jù)所開展科研項(xiàng)目的特性核對、辨識(shí)可能發(fā)生的安全風(fēng)險(xiǎn)。

實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)分析：對已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行概率和影響分析，確定優(yōu)先級進(jìn)行分類管理。

制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：對已識(shí)別的安全風(fēng)險(xiǎn)，編寫風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案，確定應(yīng)急計(jì)劃。

監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生：科研項(xiàng)目實(shí)施過程中，持續(xù)跟蹤已識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的狀態(tài)，定期評估這些風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響的變化。

采取風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：對于監(jiān)控到已經(jīng)發(fā)生的安全風(fēng)險(xiǎn)，要及時(shí)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案采取相應(yīng)措施，降低對科研項(xiàng)目產(chǎn)生的影響。

3.5 貫徹文檔管理，保證文檔完整性和正確性

根據(jù)工程公司科研項(xiàng)目檔案驗(yàn)收要求及標(biāo)準(zhǔn)，文檔控制專員在實(shí)施策劃階段組織科研項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)確定科研項(xiàng)目出版計(jì)劃和歸檔計(jì)劃。同時(shí)為保障科研項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的完整性和規(guī)范性，文檔控制專員應(yīng)對科研過程中形成的文件、記錄、聲像資料進(jìn)行及時(shí)收集和保存，可以避免以下問題的出現(xiàn)：①科研文件散落在個(gè)人手里造成丟失；②因保存不當(dāng)造成科研文件缺頁、缺角、紙張變黃及其他物理損壞；③項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)人員變更造成科研文件遺漏、缺失；④及時(shí)并改正發(fā)現(xiàn)科研文件格式與標(biāo)準(zhǔn)不符的問題。

在主線邏輯圖中，不僅制定了科研項(xiàng)目各階段需形成的文件清單，還明確了各文件的邏輯關(guān)系和編制工期，提出了文件的評審要求，進(jìn)一步加強(qiáng)了科研項(xiàng)目文檔的過程控制。

4 總結(jié)

一直以來，在科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制的科研環(huán)境下，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要同時(shí)兼顧技術(shù)和管理兩條線。由于現(xiàn)有科研管理程序中提供的管理過程不夠精細(xì)且不具有可執(zhí)行性，導(dǎo)致科研項(xiàng)目完成質(zhì)量參差不齊。為此，本文提出了科研項(xiàng)目精細(xì)化管理思路，并根據(jù)中核科發(fā)現(xiàn)有項(xiàng)目的工作特征，形成了更加精細(xì)的科研項(xiàng)目主線邏輯圖。同時(shí)，本文推薦組建專業(yè)化的科研管理團(tuán)隊(duì)協(xié)助項(xiàng)目負(fù)責(zé)人開展全周期、全過程、全方位的管理，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目多維度、多層次管理。

綜上所述，科研項(xiàng)目精細(xì)化管理思路具有成熟的理論依據(jù)，是規(guī)模速度向質(zhì)量效率轉(zhuǎn)型時(shí)代背景下的發(fā)展趨勢，對于科研項(xiàng)目管理提升有重要意義。本文中精細(xì)化的科研項(xiàng)目主線邏輯圖，僅是科研項(xiàng)目精細(xì)化管理的開端，圍繞科研項(xiàng)目的這條時(shí)間軸線，科研管理團(tuán)隊(duì)將推動(dòng)進(jìn)度、質(zhì)量、經(jīng)費(fèi)、安全等各領(lǐng)域精細(xì)化管理的逐步落實(shí)，確保科研項(xiàng)目高質(zhì)高效完成。