高校教學(xué)秘書提高教學(xué)管理水平的建議

李平陽(yáng)

（長(zhǎng)春電子科技學(xué)院，吉林 長(zhǎng)春 130000）

教學(xué)秘書是高校運(yùn)營(yíng)過(guò)程中不可或缺的一員，其承上啟下的作用非常重要。教學(xué)秘書的工作繁雜，包括與教務(wù)處等學(xué)校相關(guān)部門的工作銜接及內(nèi)容上傳下達(dá)，包括本院全部教學(xué)運(yùn)營(yíng)的管理，提高工作效率成為重中之重。一流的教務(wù)秘書對(duì)建設(shè)一流的大學(xué)有重要推動(dòng)作用，高校及教學(xué)秘書要從思想意識(shí)的具備、獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的健全、培訓(xùn)領(lǐng)域的提升及交流溝通的強(qiáng)化入手，不斷提升管理水平，進(jìn)而為高校提高教學(xué)質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。

一、教學(xué)秘書的工作職責(zé)

（一）管理職責(zé)

管理職責(zé)是教學(xué)秘書的重要職責(zé)，其主要以學(xué)校的教學(xué)規(guī)劃為藍(lán)本，輔助所在院系領(lǐng)導(dǎo)完成本院學(xué)期教學(xué)規(guī)劃，并執(zhí)行相關(guān)內(nèi)容，目的是使學(xué)院的教學(xué)工作一直處于良性循環(huán)的狀態(tài)。主要包括學(xué)期初的排課，學(xué)期中協(xié)助教師完成學(xué)業(yè)水平測(cè)試，學(xué)期末完成考試等相關(guān)工作。教學(xué)秘書是學(xué)校政策的直接執(zhí)行者，是學(xué)校與院系之間的溝通者，其處理的教學(xué)計(jì)劃管理、學(xué)科基礎(chǔ)建設(shè)管理、學(xué)院檔案管理、院系工作運(yùn)營(yíng)管理、院系教學(xué)質(zhì)量管理等工作內(nèi)容繁雜，需要其具備一定管理能力才能高效完成。

（二）服務(wù)職責(zé)

服務(wù)職責(zé)是教學(xué)秘書的最基本職責(zé)，主要是通過(guò)學(xué)校文件精神的上傳下達(dá)，為院系的教學(xué)運(yùn)營(yíng)提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。主要包括督促教師做好教學(xué)準(zhǔn)備，根據(jù)教師需求改善教學(xué)硬件條件，協(xié)助解決教與學(xué)之間的矛盾。在開學(xué)前，教學(xué)秘書要根據(jù)教學(xué)計(jì)劃的課程安排及教師的時(shí)間排好課表；要根據(jù)教務(wù)處的補(bǔ)考安排做好本院系的補(bǔ)考試卷出題及監(jiān)考安排。在學(xué)期中，要根據(jù)學(xué)校的不同工作要求做好本院系教師的傳達(dá)工作，如會(huì)議通知、調(diào)課安排等；在學(xué)期末，要根據(jù)院系的具體工作計(jì)劃安排期末考試、監(jiān)考、實(shí)習(xí)及不同文件的存檔等工作。

（三）育人職責(zé)

除管理職責(zé)和服務(wù)職責(zé)外，育人也是教學(xué)秘書的職責(zé)之一。高校教學(xué)的最終目的是為社會(huì)培養(yǎng)優(yōu)秀人才，教學(xué)課堂是人才培養(yǎng)的第一陣地，教學(xué)秘書的輔助工作是人才培養(yǎng)的第二陣地。教學(xué)秘書根據(jù)學(xué)校的教育方針營(yíng)造一個(gè)適合的育人環(huán)境，能幫助學(xué)生樹立正確價(jià)值觀，進(jìn)而為人才培養(yǎng)提供重要輔助作用。

（四）研究職責(zé)

研究職責(zé)也是教學(xué)秘書的重要職責(zé)，在高效完成日常管理、服務(wù)、育人職責(zé)后，教學(xué)秘書可抽時(shí)間研究工作內(nèi)容、服務(wù)對(duì)象、管理效果，目的是依托基礎(chǔ)性工作找到工作中的不足，并總結(jié)出高效工作的經(jīng)驗(yàn)，以促進(jìn)教學(xué)秘書工作的發(fā)展性、科學(xué)性和持續(xù)性，進(jìn)而符合時(shí)代的需求。

二、教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀

（一）結(jié)構(gòu)不合理

高校雖然認(rèn)同教學(xué)秘書的重要性，但在人才招聘過(guò)程中，還存在學(xué)歷、職稱及性別結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象。發(fā)達(dá)國(guó)家的高校對(duì)教學(xué)秘書的要求非常高，要求教學(xué)秘書必須是相關(guān)管理專業(yè)的碩士以上學(xué)歷的人才，且要具備專業(yè)的管理知識(shí)及能力。但我國(guó)高校的教學(xué)秘書其學(xué)歷以本科為主，即使有一定研究生學(xué)歷的人才，但比例不高。在我國(guó)，高校教學(xué)秘書的招聘與其工作需要是不對(duì)口的，導(dǎo)致學(xué)緣結(jié)構(gòu)不合理。教學(xué)秘書學(xué)歷低，職稱也低，中級(jí)職稱的教學(xué)秘書占總教學(xué)秘書的50%已算最好狀態(tài)。另外，在高校中，教學(xué)秘書多以女性為主，這對(duì)教學(xué)管理的創(chuàng)新不利。

（二）態(tài)度不端正

受學(xué)歷、職稱等的影響，高校教學(xué)秘書的管理被限制于傳統(tǒng)的思想中。教學(xué)秘書只注重完成日常常規(guī)工作，等待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)分配工作，并不積極鉆研工作需求及管理方法。部分教學(xué)秘書認(rèn)為自己的工作與任課教師有差別，不如任課教師地位高，即使努力工作也還是不如人，進(jìn)而導(dǎo)致態(tài)度不積極，意志消沉，最終使得工作效率極低。

（三）按時(shí)方法不科學(xué)

培訓(xùn)是教學(xué)秘書管理水平提升的重要渠道之一，但目前高校缺少對(duì)教學(xué)秘書的培訓(xùn)安排，且培訓(xùn)名額有限制。由于缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，未掌握高效的工作方法，導(dǎo)致教學(xué)秘書的教研、科研及管理能力不強(qiáng)。教學(xué)秘書疲于日常服務(wù)與管理工作，沒有教研及科研成果，對(duì)日后崗位晉升及職業(yè)生涯迷茫，所以無(wú)法利用科學(xué)的方法完成高效管理工作。

三、提升教學(xué)秘書管理水平的對(duì)策

（一）具備四種意識(shí)

要提升高校教學(xué)秘書的管理水平，首要教學(xué)秘書的具備四種意識(shí)，即傳承意識(shí)、尊重意識(shí)、學(xué)習(xí)意識(shí)和傾聽意識(shí)。首先，傳承意識(shí)。高校在發(fā)展過(guò)程中經(jīng)會(huì)歷不同的發(fā)展期，進(jìn)而形成自己的發(fā)展歷史。隨著時(shí)代的發(fā)展，素質(zhì)教育、核心素養(yǎng)教育理念應(yīng)勢(shì)而出，傳統(tǒng)的管理方法無(wú)法滿足新時(shí)代對(duì)教育的高要求。教學(xué)秘書在創(chuàng)新管理理念和方式時(shí)，要具備傳承意識(shí)，即結(jié)合傳統(tǒng)管理經(jīng)驗(yàn)，將創(chuàng)新理念融入其中，以形成特色的管理思想。教學(xué)秘書要將學(xué)校的辦學(xué)思想融入管理過(guò)程中，對(duì)學(xué)校的各項(xiàng)制度進(jìn)行分析，針對(duì)不足之處進(jìn)行改正，在傳承傳統(tǒng)優(yōu)秀管理理念的基礎(chǔ)上進(jìn)行管理方式的完善和改進(jìn)，使學(xué)校實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定發(fā)展。其次，尊重意識(shí)。一個(gè)人只有尊重別人，才能讓別人尊重自己。教學(xué)秘書在進(jìn)行管理創(chuàng)新時(shí)要具備尊重意識(shí)，尊重學(xué)校的管理團(tuán)隊(duì)，尊重廣大師生，以使學(xué)校管理凝聚合力，促進(jìn)學(xué)校健康發(fā)展。教學(xué)秘書要以平等的姿態(tài)面對(duì)所有管理團(tuán)隊(duì)，對(duì)管理團(tuán)隊(duì)的意見要虛心接納，目的是獲得良好的管理基礎(chǔ)。教學(xué)秘書要尊重教師和學(xué)生。尊重能讓人產(chǎn)生愉悅感，能讓教師認(rèn)同自身的價(jià)值，并激發(fā)教師的工作積極性。教學(xué)秘書尊重每位學(xué)生，主動(dòng)與學(xué)生交流，對(duì)學(xué)生的差異予以肯定，能使學(xué)生提升自信心，能積極學(xué)習(xí)，并獲得進(jìn)步。其次，學(xué)習(xí)意識(shí)。教學(xué)秘書在日常管理工作過(guò)程中要不斷學(xué)習(xí)，在借鑒其他學(xué)校教學(xué)秘書先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上提升自身管理能力，為學(xué)生師生的學(xué)習(xí)營(yíng)造良好的氛圍。教學(xué)秘書可以通過(guò)走出去、引進(jìn)來(lái)的模式進(jìn)行管理能力、專業(yè)能力的提升，并樹立終身學(xué)習(xí)理念，為教師和學(xué)生樹立榜樣，以有效影響教師和學(xué)生。最后，傾聽意識(shí)。傾聽也是對(duì)他人表達(dá)尊重的一種能力，有效傾聽能構(gòu)建和諧的人際關(guān)系。教學(xué)秘書在進(jìn)行院系管理時(shí)要樹立傾聽意識(shí)，通過(guò)對(duì)教師和學(xué)生的意見的傾聽，了解教師和學(xué)生的內(nèi)心想法，進(jìn)而制定有針對(duì)性的管理策略，在改進(jìn)傳統(tǒng)管理不足的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)院系管理工作的科學(xué)化，并促進(jìn)學(xué)校管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（二）健全激勵(lì)機(jī)制

首先，要明確教學(xué)秘書的崗位職責(zé)及工作權(quán)限，目的是激發(fā)教學(xué)秘書的工作積極性。因需要設(shè)立教學(xué)秘書崗位，能使教學(xué)秘書根據(jù)個(gè)人能力進(jìn)行工作，進(jìn)而發(fā)揮工作的積極性，并進(jìn)行學(xué)校崗位晉升的參與。學(xué)校在制定管理規(guī)章制度時(shí)，要召集教學(xué)秘書一起參與討論，目的是使教學(xué)秘書有參與感，并能將學(xué)校的制度高效執(zhí)行下去。其次，加強(qiáng)校園文化及精神的傳播，使教學(xué)秘書的工作與學(xué)校的發(fā)展一致。高校要通過(guò)崗位培訓(xùn)、職業(yè)生涯規(guī)劃指導(dǎo)及精神、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等，督促教學(xué)秘書將自己的工作目標(biāo)與學(xué)校的發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行整合。學(xué)校給教學(xué)秘書一定的發(fā)展空間，為教學(xué)秘書提供晉升機(jī)會(huì)，教學(xué)秘書能在高效完成本職工作的基礎(chǔ)上，在完成自己職業(yè)生涯目標(biāo)的前提下，與學(xué)校共同成長(zhǎng)。其次，加急業(yè)務(wù)考核?？己说哪康氖翘岣呓虒W(xué)秘書的工作積極性，使教學(xué)秘書了解工作中的不足，并在借鑒的基礎(chǔ)上長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。高校要不定期召開教學(xué)秘書工作總結(jié)及規(guī)劃會(huì)議，目的是通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等強(qiáng)化教學(xué)秘書的工作能力。在業(yè)務(wù)考核時(shí)，對(duì)不能按期完成工作的教學(xué)秘書要進(jìn)行批評(píng)并限期改正，對(duì)高效完成工作任務(wù)的教學(xué)秘書要進(jìn)行物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以發(fā)揮其工作積極性。最后，要加強(qiáng)崗位競(jìng)爭(zhēng)。競(jìng)爭(zhēng)能增強(qiáng)一個(gè)人的危機(jī)感，進(jìn)而激發(fā)其工作積極性。高?？芍贫ā督虒W(xué)秘書任用制度》等文件，對(duì)教學(xué)秘書的崗位職責(zé)進(jìn)行明確規(guī)定，目的是給所有想競(jìng)爭(zhēng)教學(xué)秘書崗位的教師一個(gè)機(jī)會(huì)，教師可根據(jù)文件要求進(jìn)行教學(xué)秘書崗位競(jìng)聘。對(duì)不符合文件要求的教學(xué)秘書進(jìn)行淘汰，對(duì)符合文件要求的教師進(jìn)行聘任，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)教學(xué)秘書崗位的平等、擇優(yōu)聘請(qǐng)環(huán)境。

（三）拓寬培訓(xùn)領(lǐng)域

豐富的知識(shí)體系，專業(yè)的管理能力是教學(xué)秘書提高管理水平的重要依托，加強(qiáng)對(duì)教學(xué)秘書的培訓(xùn)，并拓寬培訓(xùn)領(lǐng)域，是提升教學(xué)秘書管理水平的重要路徑。首先，高校要認(rèn)識(shí)到，教學(xué)秘書應(yīng)具備的管理知識(shí)是隨著時(shí)代的發(fā)展而不斷變化和拓寬的。在信息化時(shí)代，各種電子設(shè)備應(yīng)用于課堂教學(xué)和學(xué)校日常教學(xué)管理中，教學(xué)秘書必須掌握基本的軟件的使用，并依托網(wǎng)絡(luò)課堂掌握先進(jìn)的管理方法，進(jìn)而完善管理能力。其次，教學(xué)秘書要認(rèn)識(shí)到，要對(duì)原有的管理知識(shí)進(jìn)行完善。教學(xué)秘書的管理工作不是一成不變的，不能停留在傳統(tǒng)的工作模式中，要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新的管理方法，進(jìn)而將學(xué)習(xí)到的先進(jìn)的管理方法應(yīng)用于日常管理中，在解決管理瓶頸的基礎(chǔ)上提高管理效率。再次，要通過(guò)培訓(xùn)激勵(lì)教學(xué)秘書的積極性。教學(xué)秘書的工作極其繁瑣，工作量也非常大。高校要組織情緒管理的培訓(xùn)，目的是疏解教學(xué)秘書的情緒，使其緩解壓力的前提下提升綜合素質(zhì)。高校要結(jié)合高校評(píng)估進(jìn)行培訓(xùn)內(nèi)容的拓展，目的是使教學(xué)秘書掌握評(píng)估相關(guān)環(huán)節(jié)及考核標(biāo)準(zhǔn)，在提高日常教學(xué)管理水平的基礎(chǔ)上助力高校完成教學(xué)水平評(píng)估工作。

（四）強(qiáng)化交流溝通

教學(xué)秘書的管理和服務(wù)工作涉及的對(duì)象非常廣泛，包括院系教師和學(xué)生。教學(xué)秘書的工作內(nèi)容之一就是溝通，所以強(qiáng)化教學(xué)秘書的交流溝通能力是提升其管理水平的重要渠道之一。教學(xué)秘書要擁有和諧的人際關(guān)系，進(jìn)而為其有效溝通奠定基礎(chǔ)。教學(xué)秘書的主要工作內(nèi)容之一就是傳達(dá)學(xué)校的文件精神，在傳達(dá)過(guò)程中涉及的人員比較多，如果不能有效溝通，將會(huì)大大降低工作效率。教學(xué)秘書的工作是承上啟下，主要是協(xié)調(diào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與院系領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，在輔助溝通的基礎(chǔ)上為院系的教學(xué)運(yùn)營(yíng)營(yíng)造一個(gè)良好的氛圍。教學(xué)秘書要加強(qiáng)與其他院系的溝通協(xié)作，通過(guò)日常交流借鑒其他院系教學(xué)秘書的工作經(jīng)驗(yàn)，并根據(jù)自己院系的工作需要進(jìn)行創(chuàng)新性應(yīng)用。教學(xué)秘書是教師與學(xué)生的溝通紐帶，要學(xué)會(huì)依托微信群等進(jìn)行日常工作的溝通，對(duì)于不同的溝通對(duì)象，采取不同的溝通方法，目的是通過(guò)溝通效率的提升增加管理效果。

總之，教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理的重要成員，其工作水平直接影響高校的教學(xué)質(zhì)量及人才培養(yǎng)質(zhì)量。教學(xué)秘書屬于基層管理崗位，但其作用卻是不可或缺的。依托四個(gè)意識(shí)的具備、獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的健全、培訓(xùn)領(lǐng)域的提升及交流溝通的強(qiáng)化能有效提升教學(xué)秘書的管理水平，進(jìn)而使教學(xué)秘書在做好承上啟下工作的基礎(chǔ)上助力高校的教學(xué)運(yùn)營(yíng)，最終為社會(huì)高質(zhì)量人才培養(yǎng)提供幫助。