事業(yè)單位干部人事檔案規(guī)范化管理的新路徑分析

徐 瑩

（西安市市政設(shè)施管理中心 陜西西安 710016）

隨著時代科技信息的迅速發(fā)展，原有的事業(yè)單位干部人事檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)階段的人事管理需要，推行新的管理手段才能更好的促進(jìn)社會發(fā)展。規(guī)范化管理理念在干部人事檔案工作中的融入能夠推動其工作模式的優(yōu)化及改進(jìn)，從而實現(xiàn)對檔案管理體系進(jìn)行革新的目的，使干部人事檔案工作按照規(guī)章制度的要求來高效落實，這樣能夠以干部人事檔案的類型及性質(zhì)來進(jìn)行檔案利用。并且在干部人事檔案工作中，應(yīng)推進(jìn)數(shù)字化的轉(zhuǎn)型來加強(qiáng)對檔案處理、分析等工作，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，其有利于檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，使檔案工作在新時期下得到有效創(chuàng)新及改革。

事業(yè)單位干部人事檔案規(guī)范化管理的原則

干部人事檔案是黨和國家機(jī)構(gòu)、社會組織在組織人事管理活動中以及個人形成并經(jīng)組織審查認(rèn)可的，記載和反映干部的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)情況[1]，在規(guī)范化管理中需要遵循以下原則內(nèi)容。

第一，依規(guī)依法、全面從嚴(yán)，《干部人事檔案工作條例》是依據(jù)《中國共產(chǎn)黨章程》等黨內(nèi)法規(guī)和《中華人民共和國公務(wù)員法》《中華人民共和國檔案法》等國家法律法規(guī)所制定[2]，為此在干部人事檔案工作中，需嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)章制度、法律法規(guī)來落實各項工作內(nèi)容，以規(guī)章制度作為保障是實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)。

第二，分級負(fù)責(zé)、集中管理，對于干部人事檔案嚴(yán)禁個人持有、保存，事業(yè)單位的干部人事檔案所有權(quán)屬于國家，因此是由得到國家授權(quán)的組織、人事、勞動部門來進(jìn)行集中管理，以此來對檔案工作進(jìn)行有效領(lǐng)導(dǎo)，而分級負(fù)責(zé)是按干部管理權(quán)限由各級組織、人事部門分級管理[3]，以此來保證在檔案工作中其管理權(quán)限與管理范圍相一致，在事業(yè)單位中落實分級負(fù)責(zé)、集中管理有利于對單位內(nèi)部人事管理體制的完善，進(jìn)而推動干部人事檔案的規(guī)范化管理與發(fā)展。

第三，真實準(zhǔn)確、完整規(guī)范，對于干部人事檔案是對干部經(jīng)歷信息進(jìn)行全面記錄的重要?dú)v史留存依據(jù)，因此要求保證其原始、完整、準(zhǔn)確，其也是檔案工作開展的基本要求，在實際中需要嚴(yán)格遵循《條例》要求進(jìn)行檔案資源處理，進(jìn)而保證檔案的規(guī)范化管理。

第四，方便利用、安全保密，干部人事檔案中許多檔案都具備一定的保密性質(zhì)，因此在實際的檔案規(guī)范化管理中需要熟悉相關(guān)法律法規(guī)內(nèi)容，在檔案的利用上嚴(yán)格履行規(guī)定的程序，提升檔案保密意識來保證其安全性。

事業(yè)單位干部人事檔案規(guī)范化管理的作用分析

提升檔案信息收集能力。在信息時代下信息資源傳播速度更快、共享程度更高，再加上事業(yè)單位在發(fā)展中其檔案資源的快速增長，使得傳統(tǒng)的干部人事檔案管理方法在面對大量數(shù)據(jù)資源時存有的弊端愈發(fā)明顯，因此需要科學(xué)地運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)來實現(xiàn)干部人事檔案的規(guī)范化管理。在檔案收集方面，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)能夠在單位內(nèi)部建立起信息傳遞網(wǎng)絡(luò)，這樣可以高效的進(jìn)行檔案資料的傳遞，并保證檔案收集的時效，及時對干部人事檔案進(jìn)行更新，減少檔案管理中的疏漏。

增強(qiáng)檔案資源處理效率。在事業(yè)單位發(fā)展的過程中要求對檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新來改進(jìn)其工作中的不足，目前在單位內(nèi)部信息化建設(shè)不斷推進(jìn)的背景下，現(xiàn)代化也是干部人事檔案管理最主要的創(chuàng)新方向，其也是提升檔案管理規(guī)范化水平的重要手段。在檔案規(guī)范化管理中，可以利用信息化管理系統(tǒng)對干部人事檔案資料進(jìn)行自動化分類、歸檔、生成目錄，并且在數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下可以高速對檔案資料進(jìn)行篩選，減少無用檔案的留存，相較于傳統(tǒng)檔案管理模式其在極大程度上減少了人工投入，并改進(jìn)了紙質(zhì)檔案管理所存有的局限性，其能夠徹底突破紙質(zhì)檔案管理的限制，提升干部人事檔案管理的智能化水平，進(jìn)而優(yōu)化檔案管理的流程及提升檔案資源處理效率。

加強(qiáng)對檔案資料的利用。在干部人事檔案工作中其規(guī)范化管理能夠使管理流程更為清晰，使各項工作按照規(guī)章制度的要求來規(guī)范化落實，并且在規(guī)范化管理的理念下，能夠推動干部人事檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)一步完善，對各類干部人事檔案進(jìn)行全面的收集、整理，并對相關(guān)的檔案資料進(jìn)行電子化、數(shù)字化處理，經(jīng)由數(shù)字化處理的檔案資料都存儲在數(shù)據(jù)庫中，這樣在檔案的調(diào)用時可以直接進(jìn)行檢索、查找，使檔案管理及利用的整體效率得到有效提高[4]。并且在單位中若是具備一定條件還可以建立起網(wǎng)絡(luò)檔案管理服務(wù)平臺，對授權(quán)用戶開放部分功能，使其自主進(jìn)低保行檔案資料的查詢、調(diào)用，進(jìn)一步實現(xiàn)資源共享，有利于提升干部人事檔案資料的利用率。

事業(yè)單位干部人事檔案規(guī)范化管理的策略分析

完善干部人事檔案管理制度

制度作為檔案工作執(zhí)行的基礎(chǔ)依據(jù)，需要保證其各項條款都符合相關(guān)法律法規(guī)的要求，對于干部人事檔案，為了推進(jìn)其規(guī)范化管理的進(jìn)程，則應(yīng)以《干部人事檔案工作條例》作為指導(dǎo)，結(jié)合事業(yè)單位內(nèi)部情況、檔案工作開展要求、信息化管理理念等來細(xì)化其規(guī)章制度，使制度內(nèi)容可以覆蓋到檔案工作的各個環(huán)節(jié)，為相關(guān)工作實行就提供基礎(chǔ)保障，并及時地針對干部人事檔案管理要求來對其制度內(nèi)容進(jìn)行合理的補(bǔ)充，進(jìn)而強(qiáng)化管理制度對檔案工作的約束及控制力度。

規(guī)范干部人事檔案管理流程

第一，對干部人事檔案收集程序進(jìn)行規(guī)范，在干部人事檔案管理工作中，主要是對檔案進(jìn)行的收集、整理、接收、保管，此種情況容易導(dǎo)致在檔案收集的過程中出現(xiàn)缺失、遺漏等情況，因此在檔案收集工作中需要建立起系統(tǒng)化的管理模式，并對檔案進(jìn)行全面收集、細(xì)致整合、完整記錄，從而使檔案管理部門可以對干部人事檔案進(jìn)行高效地管理，這樣能夠更好地落實檔案管理工作的責(zé)任及義務(wù)，從而保證干部人事檔案的完整性、安全性。

第二，對干部人事檔案使用手續(xù)進(jìn)行規(guī)范，在檔案使用中確保其各項流程符合規(guī)章制度的要求，尤其是對于干部人事檔案此類具有較強(qiáng)保密性質(zhì)的方案資料，在工作中需依據(jù)《干部人事檔案工作條例》的規(guī)定，使其在利用、轉(zhuǎn)遞、保密等流程都嚴(yán)格落實規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。例如，對于干部人事檔案需要經(jīng)由檔案管理部門來進(jìn)行移交，在干部人事檔案移交過程中需要由機(jī)要交通或者專人進(jìn)行送取[5]，對檔案遞交手續(xù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，確保移交單位及接收單位嚴(yán)格的按照規(guī)章制度的要求履行各項檔案移交手續(xù)，并在規(guī)定的檔案移交時限內(nèi)完成檔案的轉(zhuǎn)移。

優(yōu)化干部人事檔案管理方法

對于干部人事檔案管理需要結(jié)合事業(yè)單位的信息化建設(shè)情況及管理要求來進(jìn)行改革及創(chuàng)新，主要是根據(jù)國家檔案局的指導(dǎo)意見，采用現(xiàn)代科技來改革其原有的工作模式、方法、體系。

第一，加強(qiáng)對檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用能推動干部人事檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化發(fā)展，信息化管理系統(tǒng)的具備了自動錄入、編號、生成、歸檔等功能，并且在實際中建立起對應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫，其便于對檔案的檢索和調(diào)閱，并重視檔案的安全性、保密性，以規(guī)范化管理為基礎(chǔ)提升檔案管理水平，通過建立起匹配的信息化管理系統(tǒng)來加強(qiáng)對干部人事檔案的處理，實現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化、規(guī)范化開展要求。

第二，加強(qiáng)對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，在干部人事檔案工作中通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的深化應(yīng)用能夠?qū)n案資源進(jìn)行高速處理，采用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以通過數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行分析及處理來對干部人事檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，同時大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用可以對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行高效識別，留存具有價值的檔案資料，減少廢檔及超出保管期限的檔案留存，以此來為檔案整理、歸檔等工作提供助力。

第三，進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，在干部人事檔案管理中為了使其規(guī)范化得到順利推進(jìn)，應(yīng)保證信息數(shù)據(jù)的完整性，根據(jù)信息化管理的要求將現(xiàn)代化技術(shù)與檔案管理融合在一起，利用現(xiàn)代化管理平臺實現(xiàn)在線變工的要求。并且針對干部人事檔案的保密性、完整性、安全性要求，在規(guī)范化管理中可以進(jìn)行信息數(shù)據(jù)庫的建立。例如，依據(jù)干部人事檔案的類型采用現(xiàn)代化辦公技術(shù)進(jìn)行電子化處理中，根據(jù)管理要求，應(yīng)以《干部人事檔案工作條例》的規(guī)定，依照國家所制定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范化處理檔案資料，采用掃描、錄入等方式使紙質(zhì)干部人事檔案以數(shù)字化圖像及文本等形式進(jìn)行留存，通過對干部人事檔案的收集、處理、篩選、歸檔、保管，落實對檔案的統(tǒng)一整合、規(guī)范管理的要求。

在新時期發(fā)展的背景下，事業(yè)單位內(nèi)部也進(jìn)行了改革及調(diào)整，而這也使干部人事檔案管理工作的模式、結(jié)構(gòu)、內(nèi)容等都產(chǎn)生了極大的改變，為了保證干部人事檔案的真實、完整符合國家對相關(guān)檔案工作開展所提出的要求，需要重視其規(guī)范化管理。針對干部人事檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化發(fā)展目標(biāo)，應(yīng)結(jié)合其工作改革及轉(zhuǎn)型的要求來分析在實際管理工作中存有的不足，以此優(yōu)化檔案管理體系為目的進(jìn)行改進(jìn)及完善。在干部人事檔案規(guī)范化管理中還需從多個層面入手，合理運(yùn)用現(xiàn)代科技來推動其信息化建設(shè)，實現(xiàn)對現(xiàn)有的干部人事檔案管理體系進(jìn)行調(diào)整，使檔案工作向著規(guī)范化的方向發(fā)展及轉(zhuǎn)變。