不動產(chǎn)登記檔案管理面臨的難點及對策措施

佟靜

（黑龍江省鶴崗市不動產(chǎn)登記中心，黑龍江 鶴崗 154100）

引言：檔案管理工作就是對于不動產(chǎn)信息的存儲與保護工作，隨著人們對于不動產(chǎn)的重視程度逐漸增高，檔案管理就變得愈發(fā)重要了，然而近年來由于不動產(chǎn)的整體數(shù)量增長較快，給檔案管理工作帶來了困難。因此不動產(chǎn)檔案的管理人員需要加強對檔案管理工作的重視程度，通過不斷對管理制度、管理模式進行優(yōu)化，最終實現(xiàn)對不動產(chǎn)檔案的有效管理。

一、加強不動產(chǎn)登記檔案的必要性

（一）法律效益

不動產(chǎn)是比較重要的財產(chǎn)，不動產(chǎn)登記簿是確定其所有權(quán)的重要依據(jù)，因此對于如此重要的信息就需要進行專項管理，從而確保不動產(chǎn)信息的時效性，如果在不動產(chǎn)信息未過期的條件下因其他因素所導致的不動產(chǎn)信息損失的情況，需要對不動產(chǎn)檔案信息進行修復(fù)和重建。近年來不動產(chǎn)糾紛問題發(fā)生頻率很高，由于不動產(chǎn)的判定直接影響著相關(guān)人員利益，因此判決就需要公平公正，而有了不動產(chǎn)登記簿中的決定性信息，就可以確保不動產(chǎn)糾紛問題得到合理的解決。

（二）物權(quán)登記

不動產(chǎn)檔案信息是從不動產(chǎn)信息登記的各個流程中收集整理得來的，除了有原始的不動產(chǎn)信息之外，在不動產(chǎn)使用的時間中所產(chǎn)生的一切變動也都記錄在不動產(chǎn)檔案之中。通過閱讀檔案信息，就可以了解到在各個期間不動產(chǎn)的具體歸屬，同時也能給不動產(chǎn)的擁有者提供帶走法律效益的證明。如果不動產(chǎn)檔案出現(xiàn)問題，那么不動產(chǎn)的歸屬就會變得模糊不清，不動產(chǎn)擁有者的權(quán)益就很容易受到損害[1]。因此為了保護不動產(chǎn)擁有者的合法權(quán)益，不動產(chǎn)檔案管理人員需要做好自己的本職工作，加強對不動產(chǎn)信息檔案的完善和管理。

（三）便民利民

不動產(chǎn)檔案信息作為重要的信息資源與人們的日常生活息息相關(guān)，做好對不動產(chǎn)信息檔案的管理就是對人民群眾的合法權(quán)益最好的保障，同時也能為人民群眾在法律權(quán)益的維護上提供強而有力的信息支持。同時在不動產(chǎn)的問題上，群眾的利益得到的保護越多有關(guān)于不動產(chǎn)的糾紛就會越少，這也就推進了社會的和諧發(fā)展，由此可見對于不動產(chǎn)檔案的管理工作是十分重要的。目前在檔案管理工作當中，依舊存在著一些問題，因此為了解決這些問題，務(wù)必要建立健全更加合理的管理體系以及管理制度，從而確保檔案管理工作能夠更高的服務(wù)人民群眾。

二、不動產(chǎn)登記檔案管理上面臨的難點

（一）不動產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)不充分

由于紙質(zhì)檔案的存儲占用空間較大，且在查詢以及使用上極為不便利，同時也會使管理工作變得更加復(fù)雜，因此我國的各類檔案信息都在開展信息化建設(shè)，通過信息技術(shù)可以實現(xiàn)對檔案信息的高效管理，但是目前對于不動產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)還不充分，再加上大部分檔案管理部門設(shè)備老舊，導致檔案信息丟失、損壞的問題時有發(fā)生，從而影響檔案信息的實際應(yīng)用。

（二）檔案交接難度較大

不動產(chǎn)存在著許多子類型，傳統(tǒng)管理模式中不動產(chǎn)檔案管理是分工進行的，雖然通過分工管理可以提升管理效率，但是由于不同的部門檔案規(guī)制的不同，導致檔案的流通性變差，而且在不動產(chǎn)所有權(quán)的糾紛當中，存在著不動產(chǎn)類型界定模糊的情況，因此分工管理的檔案不利于這類糾紛的解決。因此為了解決這類問題，增強不動產(chǎn)檔案的可流通性，就必須實現(xiàn)對不同類型不動產(chǎn)的統(tǒng)一管理，同時做好不同類型不動產(chǎn)檔案規(guī)制的統(tǒng)一工作，這樣才能夠確保檔案信息能夠高效合理的得到應(yīng)用。同時檔案的流通也是需要重點關(guān)注的工作，在檔案傳輸?shù)倪^程中要確保不會產(chǎn)生信息丟失、文件損壞的問題發(fā)生，要確保在流通的過程中檔案信息始終能保持完整[2]。

（三）檔案整合難度較大

在目前不動產(chǎn)檔案的管理工作當中，檔案整合的問題是一個較為復(fù)雜的問題。在上文我們提到過，不同類型的不動產(chǎn)檔案會由不同部門負責管理，由于管理的體系不同，就會導致檔案在整合的過程中產(chǎn)生錯誤，即使是沒有出現(xiàn)錯誤，也會因為檔案信息的規(guī)制不同導致不動產(chǎn)檔案信息產(chǎn)生混亂。在檔案信息的整合過程中，還有可能涉及跨區(qū)域不動產(chǎn)檔案信息的整合工作，由于跨區(qū)域的檔案整合涉及相應(yīng)的管理部門，且沒有統(tǒng)一的整個標準，就會導致管理工作的質(zhì)量下降，同時檔案整合的效率也會大幅度降低，影響檔案整合工作的進行。

三、不動產(chǎn)登記檔案管理對策分析

（一）提升管理人員的能力，強化信息化建設(shè)

首先需要針對需求制定合理的人才培養(yǎng)機制，通過不斷培養(yǎng)來提升管理團隊的整體能力。同時除了加強對人員的培養(yǎng)之外，還需要強化信息化建設(shè)，通過信息化技術(shù)可以有效地提升管理工作的質(zhì)量以及效率。但在信息化建設(shè)過程中，需要注意的是要建立好信息保護機制，以便于防止不動產(chǎn)檔案信息丟失或者是被竊取的問題發(fā)生，確保不動產(chǎn)檔案的安全性[3]。因此對于不動產(chǎn)檔案的管理工作，首先要制定好電子檔案的管理標準，同時對于一些重要的檔案信息要做好備份工作，對檔案實施嚴格的分級管理機制，通過權(quán)限管理機制來加強檔案信息的保密性，降低檔案信息泄露的概率。

（二）建立健全制度

鑒于不動產(chǎn)信息的重要性，任何不動產(chǎn)信息都是處于法律的保護之下的，隨著相關(guān)法律逐漸健全，一些早期制定的、界定較為模糊的管理制度就變得老舊且不合時宜了，這種老舊的管理制度會誘發(fā)出更多的糾紛以及不法事件。因此為了防止這類問題的發(fā)生，需要建立一個完整的科學的管理制度，確保不動產(chǎn)檔案信息能夠時刻保持有效性，從而在檔案信息應(yīng)用的過程中能夠發(fā)揮更大的作用，規(guī)范制度是優(yōu)化不動產(chǎn)登記檔案管理工作的根本，也是保障不動產(chǎn)擁有者合法權(quán)益的有效途徑。

（三）主次分明，構(gòu)建分工明確的兩級查詢體系

一個清晰明確的查詢體系能夠提升檔案信息的價值。因此為了能夠更高的給人們提供檔案查詢服務(wù)，就必須分清主次，構(gòu)建分工明確的兩級查詢體系。所謂兩級查詢主要分為兩個部分，即行政區(qū)劃分和統(tǒng)區(qū)劃分，行政區(qū)劃分的不動產(chǎn)檔案的管理工作是重點，它起到數(shù)據(jù)庫的作用，而統(tǒng)區(qū)劃分的檔案管理重點在于檔案信息的整合工作，通過優(yōu)化查詢系統(tǒng)，提升兩級之間的檔案的流通性，從而確保檔案信息能夠順利地流通到不動產(chǎn)的擁有者處，從而使不動產(chǎn)擁有者能夠及時對檔案信息進行利用。

四、結(jié)語

綜上所述可以看出，目前我國的不動產(chǎn)檔案信息的管理工作還存在許多缺陷，因此為了加強對檔案信息的管理，就必須從制度、人員能力等多方面入手，實現(xiàn)對管理工作的優(yōu)化?？偠灾粍赢a(chǎn)檔案管理的優(yōu)化可以有效地維護不動產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益，并且有利于降低不動產(chǎn)糾紛產(chǎn)生的概率，為不動產(chǎn)檔案管理體系的建立奠定基礎(chǔ)。