疫情防控下的高校檔案工作探討

2021-11-28 08:33:37張惠

時(shí)代人物 2021年34期

張惠

（河南科技大學(xué)檔案館河南洛陽 471000）

2020年突發(fā)的新冠肺炎疫情以其傳播快、范圍廣、防控難成為我國乃至世界范圍內(nèi)的突發(fā)公共衛(wèi)生事件。在這場(chǎng)到目前還未結(jié)束的抗疫戰(zhàn)斗中，產(chǎn)生了大量的疫情防控檔案，真實(shí)地記錄著黨和政府帶領(lǐng)人民抗擊疫情的情況。每個(gè)人在這次疫情防控中都不能置身事外，都是抗擊疫情的一份子。作為高校檔案工作人員，雖然不在抗擊新冠肺炎疫情第一線，但是可利用檔案專業(yè)的優(yōu)勢(shì)，及時(shí)做好疫情防控檔案的收集管理工作，將這次疫情完整、全面、客觀地記錄在檔案中，將有助于今后應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件中發(fā)揮檔案工作的參謀助手作用。

做好高校疫情防控檔案收集工作

檔案收集是疫情防控工作中的重要環(huán)節(jié)，也是檔案工作的起點(diǎn)。根據(jù)《國家檔案局關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》要求，廣大檔案工作者嚴(yán)格落實(shí)黨中央、國務(wù)院和各級(jí)地方黨委政府的決策部署以及國家檔案局的要求，抓實(shí)抓細(xì)檔案工作，為打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)作出檔案部門的貢獻(xiàn)[1]。

疫情檔案的收集。疫情防控涉及的部門多種類也非常多，檔案收集機(jī)會(huì)稍縱即逝。檔案部門應(yīng)積極主動(dòng)，抓住時(shí)機(jī)，將新冠疫情作為重大事件進(jìn)行檔案材料的專題收集。明確收集范圍，確保檔案收集工作全面及時(shí)，做到相關(guān)檔案應(yīng)收盡收廣收快收。且結(jié)合高校疫情防控工作的特點(diǎn)，有針對(duì)性的開展收集工作，凡是在本次疫情防控工作中直接形成的有保存和參考利用價(jià)值的各類載體的材料，均應(yīng)納入收集歸檔范圍。主要包括：

上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門關(guān)于疫情防控工作的批示、講話、重大決策部署、相關(guān)政策文件、會(huì)議紀(jì)要等相關(guān)材料;

學(xué)校在疫情防控工作中制定的方案預(yù)案、規(guī)章制度，排查監(jiān)測(cè)情況及專題會(huì)議紀(jì)要、公告、通知、通告等相關(guān)材料；

學(xué)校在疫情期間采取的防治措施、疫情報(bào)告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、醫(yī)療救治、隔離防治、人員物資調(diào)配等相關(guān)材料;

學(xué)校在開展疫情防控工作中的各類媒體報(bào)道、宣傳教育、防控知識(shí)、先進(jìn)人物和先進(jìn)集體事跡情況的新聞報(bào)道及音視頻等材料；

疫情防控工作過程中生成的各類簡(jiǎn)報(bào)、大事記、工作總結(jié)、匯報(bào)材料、表彰材料等；

學(xué)校黨員干部、師生參與疫情防控工作志愿服務(wù)人員名單，及其工作過程中產(chǎn)生的文件材料；

學(xué)校在做好疫情防控相關(guān)的線上線下教學(xué)安排，科學(xué)研究工作形成的文件材料、圖片資料等；

學(xué)校對(duì)師生返校疫情防控相關(guān)工作文件材料；

確診病例及其密切接觸者的調(diào)查表、調(diào)查報(bào)告、實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)報(bào)告、專家會(huì)診意見及現(xiàn)場(chǎng)消毒和隔離記錄等材料；

在疫情防控工作中形成的照片和圖像影音資料及證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌和其他實(shí)物檔案；

在抗擊疫情過程中，學(xué)校防疫物資采購清單，接受社會(huì)各類救助、捐贈(zèng)及單位、個(gè)人（含校友）向疫區(qū)捐贈(zèng)財(cái)物的憑證、記錄；

其他與疫情防控工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的資料。

疫情檔案收集方法。高校疫情檔案收集，采用人工收集、網(wǎng)絡(luò)收集兩者相結(jié)合的方法。只有采用科學(xué)的收集方法，相互補(bǔ)充、靈活運(yùn)用，才能確保收集工作質(zhì)量，最終實(shí)現(xiàn)材料收集的完整齊全。

線下收集，①這是最主要的也是最傳統(tǒng)的收集方法，是指高校各相關(guān)部門按照歸檔制度將文件材料移交檔案部門，②高校檔案工作者主動(dòng)深入疫情防控工作相關(guān)部門，收集各種有價(jià)值的材料。

網(wǎng)絡(luò)收集，①指通過高校檔案管理系統(tǒng)接收需歸檔的疫情檔案材料，如在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)形成的與疫情有關(guān)的電子文件等，②對(duì)于微信、微博、社交網(wǎng)站等基于互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用程序的社交媒體上的有關(guān)疫情信息，可以通過信息技術(shù)手段實(shí)時(shí)捕獲或直接下載，以達(dá)到完整收集的目的。

高校在疫情防控期間，網(wǎng)絡(luò)授課、居家辦公產(chǎn)生了大量的電子文件和電子圖片，這些材料是疫情防控檔案的重要組成部分且占有很高的比重，學(xué)校檔案館應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)電子文件的收集，采取紙質(zhì)文件和電子文件同時(shí)歸檔的“雙軌制”歸檔模式，力爭(zhēng)將疫情防控檔案收集齊全完整。

收集工作是高校檔案管理的重要環(huán)節(jié)，其質(zhì)量直接影響其他環(huán)節(jié)的質(zhì)量。應(yīng)積極主動(dòng)收集突發(fā)事件的相關(guān)文件材料，它是在事件活動(dòng)中形成的客觀、真實(shí)、全面的原始記錄，也是日后處理事件工作的重要的依據(jù)。因此，高校各責(zé)任單位負(fù)責(zé)收集相關(guān)材料及實(shí)物，確保疫情防控檔案齊全完整、真實(shí)可靠，質(zhì)量符合歸檔要求。

疫情檔案的整理。檔案的整理工作是檔案館的基礎(chǔ)工作，做好檔案的整理工作對(duì)于檔案價(jià)值的科學(xué)鑒定、檔案的妥善管理、檔案的統(tǒng)計(jì)工作、以及檔案的收集工作都有積極的意義。在整理檔案的過程中，需要遵守相應(yīng)類型檔案整理工作的原則，按照檔案的行程特點(diǎn)和規(guī)律選擇合適的整理方法進(jìn)行整理[3]。

首先，檔案館對(duì)收集的材料進(jìn)行鑒別審查，甄別材料的真?zhèn)?，判斷材料的保存價(jià)值，確定是否歸入檔案的工作；其次，按照一定的規(guī)律將全部材料有條不紊地分成統(tǒng)一的若干類別；再次，排序和編目，根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接及材料形成時(shí)間排序編號(hào)，它是查閱檔案內(nèi)容的索引；最后是技術(shù)加工與入庫上架。

因疫情防控檔案材料眾多，其包含內(nèi)容自成體系，不宜分散存放在黨群、行政文件中，宜制作為“疫情防控專卷”，專卷、專盒、專柜進(jìn)行獨(dú)立保存，使其保持系統(tǒng)性和完整性。對(duì)于重要的資料要做好相關(guān)備份工作，防止因各種因素造成資料的損失，妥善保管并提供利用，為檔案資料的完整安全奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

對(duì)于不同載體的檔案材料需放置在不同的保管地點(diǎn)，采用“互見卡”的方式，標(biāo)明其存放位置，方便查找。在收集紙質(zhì)材料的同時(shí)注重收集電子檔案，對(duì)于上級(jí)來文，缺少電子文件的，應(yīng)將紙質(zhì)檔案全文掃描進(jìn)行數(shù)字化處理。科學(xué)地著錄歸檔文件目錄級(jí)和原文級(jí)的信息，構(gòu)建疫情防控檔案數(shù)據(jù)庫，方便今后檢索和利用[2]。

高校檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理缺乏健全的管理制度。高職院校在檔案管理中仍采用落后的手工分類方法。管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度高,任務(wù)重。文件的收集整理占用了大量的存儲(chǔ)倉庫。檔案的存儲(chǔ)方式仍然是基于紙質(zhì)載體,檢查速度慢,導(dǎo)致存取精度低。高職院校業(yè)缺乏相對(duì)完善的檔案管理制度,沒有良好的制度制約檔案管理工作。高職院校檔案管理工作不是一項(xiàng)常規(guī)工作,缺乏規(guī)范性和有效性,導(dǎo)致檔案中包含的大量信息資源不能得到合理利用?，F(xiàn)階段各高職院校在實(shí)際開展檔案管理工作時(shí),主要依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理和監(jiān)督工作形式。這種管理方式可能因時(shí)間過長(zhǎng)而導(dǎo)致文件丟失或損壞,對(duì)查找工作很不方便?，F(xiàn)在,基于信息技術(shù)的發(fā)展,相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)已經(jīng)逐步建立起來,為管理提供了極大的便利。然而,許多高職院校由于考慮運(yùn)營成本,不重視資金和技術(shù)的投入,使得檔案管理的數(shù)字化、信息化程度較低，影響了管理的有效性。

高校缺乏檔案管理技術(shù)。在信息化時(shí)代,高校的檔案管理是一個(gè)非常復(fù)雜的過程。高職院校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理需要建立一個(gè)完整的信息平臺(tái),將網(wǎng)絡(luò)信息應(yīng)用于這項(xiàng)工作?，F(xiàn)階段，檔案管理人員大多不是專業(yè)人員,也不是檔案管理專業(yè)的畢業(yè)生。大部分是由其他部門直接安排的。開展檔案管理工作前只有通過一系列簡(jiǎn)單的培訓(xùn),所以他們不太了解檔案管理系統(tǒng)。沒有高能力檔案的管理和發(fā)展,更不用說檔案的利用率,因此高職院校檔案管理的效果不是很好。專業(yè)的檔案管理人員不僅要具備較高的檔案管理專業(yè)知識(shí),還要具有一定的職業(yè)道德和素養(yǎng),能夠積極地為檔案信息管理服務(wù)。經(jīng)過一段時(shí)間的實(shí)驗(yàn),我們可以知道網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理是非常方便的,可以充分發(fā)揮檔案的作用,而且使用起來也更加方便。因此,對(duì)于高職院校的檔案管理,必須加強(qiáng)其信息化建設(shè),使其發(fā)揮最大的作用。同時(shí),要將檔案信息平臺(tái)建設(shè)與學(xué)校交流平臺(tái)建設(shè)相結(jié)合,促進(jìn)高職院校檔案管理工作的開展。

加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)

特殊時(shí)期，學(xué)校一手抓疫情防控，一手抓日常教學(xué)，各項(xiàng)工作都在有條不紊地推進(jìn)。疫情期間，由于不少師生隔離在家，學(xué)校師生跨地區(qū)、跨部門調(diào)用學(xué)校檔案資源情況大幅提升，線上利用檔案的需求急劇增加。高校檔案工作的開展，離不開檔案信息化建設(shè)的深入推進(jìn)。積極開展檔案信息化建設(shè)可以有效地提升應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。近年來，河南科技大學(xué)積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，持續(xù)開展館藏檔案的數(shù)字化加工，截止到2020年底，完成數(shù)字化加工3.2萬卷件，完成了學(xué)籍檔案的著錄工作，如學(xué)生的錄取審批表，成績(jī)單、畢業(yè)名冊(cè)，學(xué)位名冊(cè)等，另外對(duì)利用率高的專利檔案、部分基建檔案、畢業(yè)生照片等進(jìn)行了數(shù)字化加工，絕大部分檔案查詢業(yè)務(wù)可以實(shí)現(xiàn)在PC端查詢、下載、打印、利用，進(jìn)一步豐富了學(xué)校檔案信息資源，信息化建設(shè)成效顯著。計(jì)算機(jī)技術(shù)與現(xiàn)代化管理技術(shù)結(jié)合，將檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、編目、檢索和分析，提高信息利用效率，使其能夠在遵循保密原則的基礎(chǔ)上最大限度地被合理利用，不斷擴(kuò)大閱讀范圍，增加閱覽途徑。

改進(jìn)服務(wù)方式，提供高品質(zhì)檔案服務(wù)

疫情暴發(fā)以來，全國范圍內(nèi)控制人員流動(dòng)，一系列措施在極短時(shí)間內(nèi)出臺(tái)，給整個(gè)社會(huì)的生產(chǎn)生活帶來了巨大影響和改變，高校亦是如此，做好疫情防控，對(duì)維護(hù)師生員工生命健康安全、平穩(wěn)恢復(fù)教學(xué)等工作，維護(hù)社會(huì)秩序，意義重大。隨著復(fù)工復(fù)學(xué)的到來，國內(nèi)新冠肺炎疫情進(jìn)入常態(tài)化防控階段，針對(duì)學(xué)生在就業(yè)應(yīng)聘、出國留學(xué)、考研深造、晉升補(bǔ)檔等檔案需求方面，要提供及時(shí)、便捷、高效的檔案利用服務(wù)。

為應(yīng)對(duì)新冠肺炎疫情對(duì)傳統(tǒng)檔案服務(wù)帶來的新挑戰(zhàn)，高校檔案館及時(shí)調(diào)整檔案服務(wù)方式，由到校咨詢、面對(duì)面提供利用改為電話咨詢、利用預(yù)約、來人自取、通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程服務(wù)等方式提供利用。以減少人員交叉，利用線上溝通、急事優(yōu)先的處理原則，集中辦理預(yù)約的檔案查閱事務(wù)。辦理后的檔案材料原則上以電子文件的形式通過微信、QQ、電子信箱等方式發(fā)送給檔案利用者，如必須需要紙質(zhì)版需與工作人員溝通協(xié)調(diào)，采取線下線上相結(jié)合、多措并舉的檔案利用服務(wù)方式。這些舉措不但可以提高利用效率，也為今后改善檔案服務(wù)工作提供思路，做到工作、防疫兩不誤。

高校建立統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)

疫情期間高校為了充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)有作用，管理者應(yīng)結(jié)合學(xué)校檔案工作的實(shí)際，建立統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)。首先，借助信息技術(shù)，有效連接學(xué)校各部門，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息共享，提高檔案管理效率。其次，從軟件和硬件入手,根據(jù)檔案的類別建立相應(yīng)的子系統(tǒng),并根據(jù)檔案的性質(zhì)、類別、日期和歸屬進(jìn)行歸檔，使檔案信息得到及時(shí)歸檔和有效利用。對(duì)檔案管理的具體職責(zé)進(jìn)行劃分。未來檔案管理的發(fā)展必須依靠信息化的便利性。只有不斷改革傳統(tǒng)檔案管理,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型,合理配置檔案資源,才能最大限度地發(fā)揮檔案的功能。建立健全檔案制度,確保教學(xué)檔案的完整性和安全性。教學(xué)檔案是由教學(xué)文件和資料轉(zhuǎn)化而來,大部分來源于從事一線教學(xué)工作的教師和學(xué)生。教師和學(xué)生自己編寫的文件和材料一般只有一份。收藏前,它們長(zhǎng)期保存在別人手中,很容易丟失。有些老師也不愿意把這部分材料交上來,認(rèn)為重復(fù)使用的時(shí)候不方便找到。這就影響了教學(xué)檔案的完整性,使教學(xué)檔案難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。因此,建立和完善教學(xué)檔案的歸檔制度勢(shì)在必行。