劉安玉

（云南省紅河州財(cái)經(jīng)學(xué)校，云南 紅河 661199）

中職學(xué)校檔案資源在信息化時代正在逐漸呈現(xiàn)上升的趨勢，學(xué)籍檔案也得到了有效的完善，但同時也增加了檔案管理的難度。這樣的情況下，中職學(xué)校應(yīng)當(dāng)通過學(xué)籍檔案信息化管理來提升管理工作的效率和質(zhì)量。對學(xué)籍檔案能夠進(jìn)行更加科學(xué)合理的資源整理，對檔案進(jìn)行有效分析、管理、利用。確保學(xué)籍檔案安全性并且對其深入的價值進(jìn)行有效開發(fā)，讓中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理能夠朝現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。

一、學(xué)籍管理在中職學(xué)校管理中的重要性

（一）有利于形成良好校風(fēng)

學(xué)校是教師與學(xué)生共同學(xué)習(xí)和工作的環(huán)境載體，教師與學(xué)生在學(xué)校中能夠享有統(tǒng)一的精神和風(fēng)氣，因此樹立良好的校風(fēng)有助于教師的道德素養(yǎng)提升和學(xué)生的身心全面發(fā)展，也能夠有效促進(jìn)中職學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。在校學(xué)生的精神面貌和道德素養(yǎng)能夠直接反映出中職學(xué)校的教育水平和管理能力，中職學(xué)校的風(fēng)氣能夠直接影響學(xué)生的整體素質(zhì)。中職學(xué)校在發(fā)展的過程中不斷對內(nèi)部管理機(jī)制進(jìn)行革新優(yōu)化，制定更加適合學(xué)校也能夠迎合時代和社會發(fā)展的學(xué)籍檔案管理制度，能夠有助于學(xué)生遵紀(jì)守法、積極學(xué)習(xí)、相互競爭并形成良好的校風(fēng)。中職學(xué)校對學(xué)籍檔案管理的重視能夠有助于學(xué)校形成良好的風(fēng)氣，提升教育教學(xué)質(zhì)量，提升學(xué)生的整體素養(yǎng)。

（二）有利于完善學(xué)校管理

學(xué)籍檔案管理是學(xué)生管理工作的基礎(chǔ)，想要進(jìn)行有效的學(xué)生管理就需要規(guī)范科學(xué)的管理學(xué)籍檔案。社會現(xiàn)代化發(fā)展加深了素質(zhì)教育的推行，學(xué)校大力推動學(xué)生的德智體美勞發(fā)展，希望學(xué)生能夠品學(xué)兼優(yōu)，擁有優(yōu)秀學(xué)習(xí)成績的同時也能夠具有良好的思想道德品質(zhì)，擁有健康體魄的同時也能夠培養(yǎng)吃苦耐勞的精神，這樣才能夠更好地適應(yīng)當(dāng)代社會的發(fā)展和用人企業(yè)的要求。從某種意義上來講，學(xué)籍檔案能夠有效加強(qiáng)學(xué)校的管理和校園文化的建設(shè)。我國現(xiàn)階段的法律教育、道德教育和愛國主義教育等相關(guān)的資料都?xì)w屬于學(xué)籍檔案當(dāng)中，檔案中記錄這些相關(guān)教育的水平高低，這也直接影響到學(xué)生后期擇業(yè)就業(yè)。以此為基礎(chǔ)，能夠有效激勵學(xué)生主動參與到學(xué)習(xí)活動和社團(tuán)活動當(dāng)中。

（三）有利于提升學(xué)生道德修養(yǎng)

學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)，學(xué)生的一言一行都會不斷更新學(xué)籍檔案，與學(xué)生管理相關(guān)的工作人員和教師通過科學(xué)收集學(xué)生檔案資料并進(jìn)行有效利用來進(jìn)行有效的學(xué)生管理。從專業(yè)方面來看，有效利用學(xué)籍檔案能夠充分發(fā)揮其德育教育的作用，將德育作為中職學(xué)校的教育重點(diǎn)能夠充分培養(yǎng)學(xué)生的思想政治品德素養(yǎng)，為社會培養(yǎng)高素質(zhì)的建設(shè)者和接班人。學(xué)籍檔案管理主要是學(xué)生在校發(fā)展期間監(jiān)督學(xué)生的素質(zhì)表現(xiàn)。充分結(jié)合學(xué)生的實(shí)際情況和不同的個性來進(jìn)行分析對比，采取具有針對性的教育方法，真正做到因材施教，打造出良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，進(jìn)一步提升學(xué)生的素質(zhì)。

二、學(xué)籍檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏重視，管理不當(dāng)

雖然在中職學(xué)校檔案管理中學(xué)籍檔案十分重要，但仍然有許多中職學(xué)校并沒有對學(xué)籍檔案的管理工作予以應(yīng)有的重視，更多的精力還是放在學(xué)校管理、教學(xué)管理以及學(xué)生管理方面，這就會出現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作不當(dāng)?shù)那闆r。因?qū)W校對學(xué)籍檔案管理并不重視，日常工作過程中學(xué)生處也不會過多強(qiáng)調(diào)班主任注重學(xué)籍檔案的填寫，班主任對學(xué)籍檔案的重要性意識較為低下，這樣就無法很好地展開學(xué)籍檔案管理工作。檔案相關(guān)工作設(shè)備得不到及時的更新，檔案管理部門缺乏足夠的資金，學(xué)籍檔案管理工作無法得到提升。學(xué)生方面因?qū)W生個人對檔案的關(guān)注度缺乏，學(xué)生對檔案也并沒有較為清晰的認(rèn)知，沒有意識到學(xué)籍檔案對自己未來發(fā)展的重要性。學(xué)生更多關(guān)心的是學(xué)習(xí)成績，這樣都會對學(xué)籍檔案管理工作造成阻礙。

（二）管理制度不健全

近幾年我國政府隨著時代的進(jìn)步出臺了具有針對性的中職學(xué)校管理制度章程，中職學(xué)校能夠以此作為參考，更好地進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理工作。但在實(shí)際工作的過程中，能夠感受到學(xué)籍檔案管理工作中仍然有一些問題。如學(xué)籍檔案資料涉及較多的部門，如學(xué)生處、招就處以及各個專業(yè)教學(xué)部，這些部門的學(xué)籍檔案管理工作并未統(tǒng)一。不同部門對學(xué)生的信息歸檔并沒有較為明確的制度，這樣就會影響到學(xué)籍檔案的完善性，甚至出現(xiàn)材料缺損、毀壞等情況。同時，一些中職學(xué)校并沒有根據(jù)自身實(shí)際的發(fā)展情況來對學(xué)籍檔案管理制度進(jìn)行完善，沒有對學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行有效的監(jiān)督，這樣就會導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理始終無法達(dá)到高水平的效果。

（三）信息化水平較低

中職學(xué)校的學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，這不僅涉及到學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活，更能夠綜合地反映出學(xué)生在校期間的實(shí)際情況，由此決定學(xué)籍檔案管理具有較大的工作量。許多中職學(xué)校目前并沒有引進(jìn)信息化技術(shù)，學(xué)籍檔案管理方面仍然采用較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，這樣會增加學(xué)籍檔案管理的工作量，同時也極容易出現(xiàn)人為失誤等問題。一些中職學(xué)校雖然引進(jìn)了信息化技術(shù)，但系統(tǒng)沒能及時進(jìn)行更新和升級，系統(tǒng)的老化和落后嚴(yán)重缺乏有效性，對學(xué)籍檔案管理工作也是一項(xiàng)極大的阻礙。

三、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理工作問題的策略

（一）提升重視度，優(yōu)化管理

中職學(xué)校管理層應(yīng)當(dāng)加大對學(xué)籍檔案管理的重視，將學(xué)籍檔案的管理歸為日常工作的重要事項(xiàng)當(dāng)中，明確學(xué)籍檔案管理在學(xué)校管理中的地位，讓學(xué)籍檔案管理工作與其他各類工作能夠進(jìn)行協(xié)同部署，并將學(xué)籍檔案管理納入管理層培訓(xùn)的重要內(nèi)容當(dāng)中，定期進(jìn)行考核，以此來提升管理層對學(xué)籍檔案管理的重視水平。對各個層級的管理人員進(jìn)行思想的統(tǒng)一，有規(guī)劃、有紀(jì)律、有組織地推行學(xué)籍檔案管理工作。鼓勵各級領(lǐng)導(dǎo)、各專業(yè)教學(xué)部負(fù)責(zé)人加強(qiáng)與檔案管理部門的聯(lián)系，定期輸送學(xué)生學(xué)籍檔案信息，確保學(xué)籍檔案管理更加全面更加完整。另外，也可以在學(xué)籍檔案中增加學(xué)生學(xué)習(xí)方面的資料，如實(shí)踐記錄、通過的各類從業(yè)資格考試成績、實(shí)習(xí)期間的綜合評定及班主任畢業(yè)評語等。這樣能夠更加全面清晰地展現(xiàn)出學(xué)生的實(shí)際情況，用人單位在進(jìn)行人才挑選時也能夠以此為參考結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況選擇是否錄用畢業(yè)生。

（二）完善學(xué)籍檔案管理制度

政府應(yīng)當(dāng)針對中職學(xué)校學(xué)籍檔案的實(shí)際管理情況出臺更加詳細(xì)的規(guī)章制度，為中職學(xué)校有效展開學(xué)籍檔案管理提供有效的參考。中職學(xué)校也應(yīng)當(dāng)將學(xué)校實(shí)際情況與國家的相關(guān)規(guī)范進(jìn)行有效結(jié)合制定出符合本校特色的學(xué)籍檔案管理工作模式、程序以及具體工作細(xì)節(jié)，有效提升學(xué)籍檔案管理的效率和效果。中職學(xué)校應(yīng)當(dāng)從制度方面加強(qiáng)對學(xué)籍檔案管理工作的監(jiān)督，制定各個階段工作的規(guī)范制度，有效提升管理水平。同時也需要認(rèn)可不同學(xué)生之間存在著多元化特點(diǎn)的情況，充分發(fā)揮學(xué)籍檔案管理制度的彈性化和超前化，通過對學(xué)籍進(jìn)行科學(xué)合理的管理進(jìn)一步挖掘?qū)W生的潛能、培養(yǎng)學(xué)生的個性、激發(fā)學(xué)生的創(chuàng)造能力、鼓勵學(xué)生養(yǎng)成積極主動學(xué)習(xí)的好習(xí)慣，這樣才能夠促進(jìn)學(xué)生提升其綜合素質(zhì)。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)

新時代背景下信息化是各行各業(yè)重要的發(fā)展趨勢，各行各業(yè)都在向信息化轉(zhuǎn)型，中職學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)積極采用信息化系統(tǒng)和設(shè)備，積極推動學(xué)籍檔案管理緊跟時代的發(fā)展步伐，采用更加科學(xué)有效的管理方式。通過建設(shè)信息化管理系統(tǒng)來促進(jìn)中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理水平的提升，加強(qiáng)檔案的穩(wěn)定性和完整性，有效降低管理人員的工作量。中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理信息化應(yīng)當(dāng)結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況配備計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描儀、數(shù)據(jù)庫等，選擇適合學(xué)校檔案管理工作的軟件系統(tǒng)，對管理模塊進(jìn)行科學(xué)的設(shè)定劃分，積極鼓勵檔案管理人員采用信息化系統(tǒng)進(jìn)行工作。

（四）提升管理者的綜合素質(zhì)

學(xué)籍檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力水平能夠直接影響學(xué)籍檔案的管理工作是否能夠順利進(jìn)行，因此需要加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)和能力培訓(xùn)，建立起更為專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)才能夠推動中職學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。中職學(xué)校應(yīng)當(dāng)在招聘環(huán)節(jié)中嚴(yán)格把關(guān)，從源頭上進(jìn)行強(qiáng)化管理，杜絕綜合素質(zhì)較低的人員進(jìn)行檔案管理工作。對應(yīng)聘的人員進(jìn)行有效的考核，篩選整體水平較高的人員。另外，也需要對學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行定期統(tǒng)一的培訓(xùn)，中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作涉及學(xué)科較為廣泛，管理人員除具備專業(yè)化技能以外，也需要充分掌握管理學(xué)、計(jì)算機(jī)學(xué)院以及統(tǒng)計(jì)學(xué)等相關(guān)知識。中職學(xué)校應(yīng)當(dāng)定期安排培訓(xùn)，提升管理人員的知識水平和能力水平，這樣才能夠提升學(xué)籍檔案管理的整體水平。

（五）加強(qiáng)檔案管理安全防護(hù)

中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型具有較強(qiáng)的開放性和共享性，為大家?guī)肀憷耐瑫r也不免會受到網(wǎng)絡(luò)安全的威脅，針對網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)問題學(xué)校需要采用科學(xué)有效的安全防護(hù)技術(shù)提升學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫的安全性，加強(qiáng)對安全風(fēng)險(xiǎn)隱患的防控和規(guī)避，進(jìn)一步確保學(xué)籍檔案的完整、安全、真實(shí)。充分利用防火墻和殺毒軟件來對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行安全保護(hù)，防火墻能夠有效阻攔外部的攻擊和病毒的入侵，有效降低網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生率，確保學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫不受影響。實(shí)際工作的過程中應(yīng)當(dāng)及時對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行更新和升級，有效確保安全防護(hù)系統(tǒng)對學(xué)籍檔案資源的保護(hù)。另外也需要在學(xué)籍檔案管理的信息系統(tǒng)中安插身份驗(yàn)證等板塊，有效規(guī)避信息資料外漏的情況。隨著人工智能技術(shù)的不斷發(fā)展，身份認(rèn)證系統(tǒng)不僅可以采用密碼的驗(yàn)證形式還可以采用虹膜驗(yàn)證和指紋驗(yàn)證等高科技來避免密碼被盜的情況出現(xiàn)，有效提升學(xué)籍檔案管理的防護(hù)等級。對學(xué)籍檔案信息進(jìn)行科學(xué)的加密能夠在提升檔案信息流通性和共享性的同時避免網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對學(xué)籍檔案造成篡改、破壞和泄露等情況。加密技術(shù)能夠最大限度對學(xué)籍檔案進(jìn)行安全防護(hù)，也能夠防護(hù)非公開的資料信息被查詢和竊取，有效保障學(xué)籍檔案資料的安全。

結(jié)束語：綜上所述，中職學(xué)校發(fā)展的過程中需要加強(qiáng)對學(xué)籍檔案管理的發(fā)展和信息化建設(shè)?，F(xiàn)階段我國中職學(xué)校在對學(xué)籍檔案的管理工作中存在著許多問題，信息化建設(shè)的過程也并非一帆風(fēng)順，需要中職學(xué)校加大重視力度并積極投入資金進(jìn)行設(shè)備的完善和人員的能力提升。積極采用先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)提升學(xué)籍檔案管理的整體水平，聘用和培養(yǎng)更加專業(yè)并且綜合素質(zhì)較高的學(xué)籍管理人員能夠有效推動中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的發(fā)展，提升中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的完整性和規(guī)范性，進(jìn)而提升學(xué)校的整體管理水平。