談新形勢(shì)下檔案工作的優(yōu)化組合

匡立增

（五蓮縣社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)中心，山東 日照 262300）

檔案是重要的社會(huì)信息資源，是歷史的真實(shí)體現(xiàn)，更是單位工作開(kāi)展和發(fā)展提升的重要信息基礎(chǔ)支撐。隨著社會(huì)新格局的不斷細(xì)化，檔案作為社會(huì)發(fā)展不可或缺的一個(gè)基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，各項(xiàng)工作要適應(yīng)新形勢(shì)下的多元化發(fā)展趨勢(shì)，適應(yīng)信息化帶動(dòng)下的發(fā)展要求，這就需要對(duì)檔案工作自身和外部不斷提升和優(yōu)化組合，以更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)性作用。做好和實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下的檔案優(yōu)化組合要從以下幾個(gè)方面著手：

一、人員素質(zhì)存在的問(wèn)題

檔案管理的如何，人是重要的決定性因素，直接關(guān)系到檔案管理水平的高低。當(dāng)下，檔案管理人員素質(zhì)不高主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）不適應(yīng)信息化發(fā)展要求。社會(huì)發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入到了信息化時(shí)代，檔案管理也逐步改變傳統(tǒng)管理工作方法和模式，越來(lái)越多的需要使用計(jì)算機(jī)來(lái)管理和提供應(yīng)用服務(wù)。這不僅方便檔案的利用，更可以提高檔案管理效率，更加快速的發(fā)揮檔案的信息價(jià)值對(duì)外提供利用。但是，長(zhǎng)期工作模式影響，很多檔案管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化管理技能嚴(yán)重缺乏，一些年齡偏大的檔案人員甚至連基本的計(jì)算機(jī)使用，打字排版都不會(huì)，這樣談何使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理；此外，懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)的人員卻很少?gòu)氖聶n案管理，更多的是從事計(jì)算機(jī)工作，這都很大影響了檔案的現(xiàn)代化發(fā)展水平，阻礙了檔案事業(yè)的發(fā)展。

因此，抓促提升檔案管理人員的信息化技能應(yīng)該引起高度重視，打好檔案管理優(yōu)化組合的信息化基礎(chǔ)。

（二）服務(wù)的意識(shí)和主動(dòng)性不夠。受以前檔案思維意識(shí)影響，檔案就是簡(jiǎn)單地收集文件，整理排列，裝訂裝盒，存放于廚具內(nèi)等這些基本過(guò)程，甚至是一放了之，常年塵封于櫥柜之中，這種傳統(tǒng)理念是狹隘的，是消極的，是不利于甚至是抹殺了檔案價(jià)值的發(fā)揮。這是長(zhǎng)期觀念造成的局面，重視度不夠，檔案價(jià)值作用發(fā)揮不到位，個(gè)別人員工作消極怠慢，不認(rèn)真負(fù)責(zé)的原因。要想轉(zhuǎn)變這種局面，就要進(jìn)一步強(qiáng)化職責(zé)意識(shí)，深化服務(wù)觀念，從而轉(zhuǎn)變思路和工作方式，把提供利用服務(wù)擺到一定的工作議事日程位置。

（三）專業(yè)化水平低。在檔案管理人員中普遍存在專業(yè)技能欠缺的問(wèn)題和現(xiàn)象，在崗人員多數(shù)不具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，只有少數(shù)人間斷性的接受過(guò)一些理論學(xué)習(xí)或者所謂的上任傳幫帶，只懂一點(diǎn)檔案理論皮毛知識(shí)，實(shí)踐和動(dòng)手能力欠缺。加之，單位領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)這項(xiàng)工作重視度不夠，崗位配備人員大部分是年齡偏大，甚至老弱病殘的人從事這項(xiàng)工作，被動(dòng)應(yīng)付，根本承擔(dān)不起基本的檔案收集整理和日常服務(wù)職責(zé)，檔案工作欠賬較多，管理水平無(wú)從談起。有的單位連基本的檔案人員崗位職責(zé)都沒(méi)有制定明確，檔案人員對(duì)檔案工作應(yīng)該做什么都不是很清楚，只是漫無(wú)目的的收集材料，收集也不夠齊全，甚至常年堆積，直接影響了檔案工作的正常管理和健康發(fā)展。

二、注重檔案信息化建設(shè)

現(xiàn)代信息化在社會(huì)的普及應(yīng)用日漸廣泛，日益滲透到各個(gè)行業(yè)，這也帶動(dòng)和推進(jìn)了檔案實(shí)施信息化的步伐，同時(shí)信息化的應(yīng)用，也產(chǎn)生了大量的電子文件，這為檔案實(shí)施信息化管理創(chuàng)造了有利條件和機(jī)會(huì)。檔案信息化是現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的結(jié)果，是實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化科學(xué)化發(fā)展的新成果，在檔案工作中應(yīng)該引起高度重視和關(guān)注。

（一）硬件建設(shè)。硬件是實(shí)現(xiàn)檔案信息化發(fā)展的基本支撐。在實(shí)施計(jì)算機(jī)硬件辦公的條件和環(huán)境下，還需要專門為實(shí)施檔案信息化管理而配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)施，包括打印機(jī)、掃描儀、攝像頭、刻錄機(jī)以及其他共享式電子設(shè)備，以滿足開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的需求。

（二）人才和系統(tǒng)建設(shè)。加大計(jì)算機(jī)技術(shù)人員引進(jìn)和配備與檔案管理崗位，滿足人才需求；加大系統(tǒng)開(kāi)發(fā)引進(jìn)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，兼容性發(fā)展。鑒于人才和系統(tǒng)的特殊性需求，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，在資金保障方面要納入單位信息化建設(shè)整體方案，統(tǒng)一配資，統(tǒng)一規(guī)劃實(shí)施；人才和技術(shù)方面要有所傾斜，逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)應(yīng)用和檔案專業(yè)技術(shù)融合發(fā)展，最終建成一個(gè)專業(yè)性的檔案信息化系統(tǒng)，為實(shí)施檔案信息資源的共建共享搭建好基礎(chǔ)和平臺(tái)。

（三）網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。最根本的是解決檔案信息的互聯(lián)互通，避免和打破“信息孤島”的形成和限制，實(shí)施檔案信息資源的有效集中管理。著力從網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)源頭做起，實(shí)施開(kāi)放兼容性規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，統(tǒng)籌解決檔案信息化建設(shè)中特別是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中存在的難點(diǎn)問(wèn)題。規(guī)劃好，有序合理實(shí)施和推進(jìn)，最終實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案資源集中利用。

三、加大安全保障

現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息的安全管理更加值得關(guān)注。這是網(wǎng)絡(luò)管理?xiàng)l件下的一個(gè)弊端，在檔案管理實(shí)施中很容易實(shí)現(xiàn)復(fù)制傳輸，也為不規(guī)范的和不應(yīng)該出現(xiàn)的信息傳播敲響了警鐘。加大信息化條件下的信息安全保護(hù)成為檔案管理急需解決的難點(diǎn)和問(wèn)題。一是實(shí)施檔案管理安全立法。用法律作為安全管理的重要保障，讓檔案管理者真正負(fù)起檔案信息安全的管理責(zé)任，讓不良利用者取消不良利用目的，保障檔案信息利用和傳播在監(jiān)督下運(yùn)行。二是強(qiáng)化自身管理。牢固樹立檔案是重要的政治資源，是服務(wù)于黨和政府、服務(wù)于廣大人民的重要和寶貴資源。加強(qiáng)在檔案管理人員中的政治教育，牢固樹立安全第一的思想本位，以更加有效地措施，更加規(guī)范的管理保障國(guó)家檔案的安全，促進(jìn)整個(gè)檔案工作的健康安全發(fā)展。

總之，實(shí)施檔案管理優(yōu)化組合是促進(jìn)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的有效手段，是一項(xiàng)系統(tǒng)復(fù)雜而又涉及多個(gè)方面的工作，這不僅需要提升檔案工作人員的素質(zhì)，還要運(yùn)用好新的技術(shù)和手段。只有立足于科學(xué)優(yōu)化管理手段，不斷加大工作力度，才能讓檔案管理工作優(yōu)化組合水平不斷提高，促進(jìn)檔案管理工作更加科學(xué)高效。