殯葬檔案管理信息化建設(shè)的思考

汪新艷

（富裕縣殯儀館，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

引言

在殯葬檔案管理過程中，工作人員要結(jié)合工作內(nèi)容，科學(xué)運(yùn)用信息化技術(shù)，有效地開展檔案管理工作，從而推進(jìn)檔案管理工作發(fā)展。作為工作人員，在實(shí)踐研究過程，要掌握更加先進(jìn)的技術(shù)手段，不斷將信息化技術(shù)融入檔案管理中，從而提高檔案的保管與利用價(jià)值。

一、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的路徑

（一）數(shù)字化存儲(chǔ)

檔案管理信息化的重要一步就是存儲(chǔ)數(shù)字化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在占用空間大、錄入和使用檔案便捷度不高等缺點(diǎn)。檔案存儲(chǔ)數(shù)字化正可以針對(duì)性地解決這些問題，將檔案內(nèi)容錄入到計(jì)算機(jī)中進(jìn)行保存和管理，管理人員可以通過檔案管理軟件或者工具快速進(jìn)行檔案搜索、修改、傳遞。

（二）網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的使用

因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案的文件形式，決定了傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)形式進(jìn)行。而隨著信息技術(shù)的普及，檔案文件可以利用計(jì)算機(jī)制作，管理人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理，大大提高檔案管理的便捷度，增加檔案的資源共享程度，提高檔案的實(shí)際使用價(jià)值。同時(shí)，利用互聯(lián)網(wǎng)建立信息網(wǎng)絡(luò)還能夠加強(qiáng)內(nèi)部的溝通和協(xié)作效率。

二、檔案管理信息化建設(shè)措施

（一）健全檔案管理制度

建立相對(duì)健全而科學(xué)的管理制度在整個(gè)檔案管理工作中能夠發(fā)揮相當(dāng)關(guān)鍵的作用。如針對(duì)信息搜集和保管等方面建立規(guī)范制度，并將制度內(nèi)容作為管理和考核的重要衡量依據(jù)，便會(huì)明顯提升殯葬檔案管理人員的崗位意識(shí)和責(zé)任心，能夠全面提升殯葬檔案管理工作的質(zhì)量。政府機(jī)構(gòu)需形成更為科學(xué)的信息化管理制度，從而保障殯葬檔案信息能夠更為真實(shí)和完整。依據(jù)我國的行業(yè)規(guī)定要求，所有檔案信息的登記和考核均需設(shè)置相應(yīng)的制度，可見事業(yè)單位可通過設(shè)置制度的形式，為檔案信息化管理工作提供有力的保障，以此促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)一步向信息化方向發(fā)展。

提升檔案管理工作的質(zhì)量，便需首先確保檔案信息的可靠性，如果信息內(nèi)容出現(xiàn)丟失等情況，便需及時(shí)進(jìn)行查找，如果檔案信息受到損傷，也需及時(shí)采取措施進(jìn)行修補(bǔ)。此外還需提升檔案信息的保護(hù)力度，全面保障紙質(zhì)和電子信息的存儲(chǔ)安全，將損失情況控制在最小范圍。針對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，殯葬檔案管理人員需認(rèn)真做好保存環(huán)境的溫濕度等方面的控制，結(jié)合相關(guān)設(shè)備要求做好防護(hù)工作，避免檔案信息發(fā)生霉變、蟲蛀等情況。對(duì)電子檔案形式，管理人員也需盡量避免出現(xiàn)信息丟失或者被盜情況，保證實(shí)施殯葬檔案信息化管理時(shí)，能夠依據(jù)制度開展各項(xiàng)工作內(nèi)容，順利推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)工作。

（二）加強(qiáng)檔案的數(shù)字化建設(shè)

做好信息化的創(chuàng)立工作是保障整體信息化管理有序?qū)嵤┑闹贮c(diǎn)，同時(shí)應(yīng)用信息技術(shù)參與的管理工作也能夠切實(shí)達(dá)到預(yù)期的工作效果。檔案信息相對(duì)多元，因此如果能夠運(yùn)用信息化手段進(jìn)行管理，便會(huì)最大限度發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值，也能夠?yàn)槿罕娞峁└鼮楸憬莺蛢?yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案管理工作的實(shí)施復(fù)雜程度較高，工作量也較大，因此運(yùn)用信息化手段進(jìn)行目錄的編制更能夠提升工作的實(shí)施效率。有效運(yùn)用信息化手段不但能夠高效完成檔案內(nèi)容的整理，將所有信息進(jìn)行分類整合，同時(shí)還可提升信息化設(shè)施的應(yīng)用效率，在實(shí)現(xiàn)信息共享的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提升檔案信息管理的數(shù)字化發(fā)展速度。

（三）有效利用信息化手段

實(shí)施殯葬檔案管理工作具具備更加專業(yè)的職業(yè)技能，管理機(jī)構(gòu)需配置相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，同時(shí)一線管理人員也需具備行業(yè)先進(jìn)的管理能力，加大對(duì)管理工作的資源和成本投入，從而全面提升檔案信息管理工作的可靠性。此外還需在檔案存儲(chǔ)方面投放相應(yīng)的先進(jìn)設(shè)備，保證在特殊情況下能夠及時(shí)防護(hù)檔案信息，盡量降低檔案發(fā)生損失的可能性。通過使用信息化手段對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)管理，制定科學(xué)的電子文檔管理制度，為信息存儲(chǔ)和查閱等提供便利。

（四）提高管理人員素質(zhì)

1.道德意識(shí)

檔案信息的真實(shí)性是信息化建設(shè)的主要追求目標(biāo)，因此開展檔案管理工作期間，需首先確保信息內(nèi)容的準(zhǔn)確性。對(duì)此，需進(jìn)一步提升一線殯葬檔案信息管理人員的職業(yè)道德，避免出現(xiàn)篡改信息內(nèi)容的不良行為。此外還需以實(shí)事求是為工作原則，尊重檔案信息的真實(shí)性，不得以主觀臆斷對(duì)檔案信息進(jìn)行修改，或者分類不科學(xué)。最后檔案管理人員需形成檔案信息的維護(hù)意識(shí)，堅(jiān)持追求檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確，并與行業(yè)不良行為抗?fàn)幍降住?/p>

2.信息處理能力

一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理者，必須要擁有良好的信息處理能力。管理者必須注重提高相關(guān)能力，在增強(qiáng)對(duì)信息的敏感度的同時(shí)提高自身鑒別與處理信息的水平，以保證社會(huì)對(duì)檔案的需求得到滿足。

3.服務(wù)意識(shí)

一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理者，必須時(shí)刻注意自身服務(wù)意識(shí)的提高。由于檔案管理者經(jīng)常需要有效開發(fā)檔案信息，以保證重要信息的時(shí)效性，及時(shí)與社會(huì)接軌，加強(qiáng)檔案管理對(duì)于事業(yè)單位工作的有序進(jìn)行是基本保障。所以檔案管理者必須時(shí)刻注重自身對(duì)于現(xiàn)代化設(shè)備運(yùn)用的認(rèn)知與熟練程度，保證自身具有的服務(wù)意識(shí)能夠跟上時(shí)代進(jìn)步，在履行職能時(shí)，將服務(wù)意識(shí)運(yùn)用其中，按照國家現(xiàn)有規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的利用開發(fā)與公布。

結(jié)束語

總之，通過實(shí)踐分析，以上從多方面闡述了殯葬檔案管理工作對(duì)策，作為工作人員，要樹立正確的管理觀念，科學(xué)的采用高效的信息化方式，不斷提高檔案管理工作效率，從而為殯葬檔案管理工作水平提高奠定良好基礎(chǔ)。