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      充分發(fā)揮辦公室檔案信息資源的作用分析

      2021-11-30 08:24:32周玉梅
      魅力中國 2021年10期
      關(guān)鍵詞:信息資源管理充分發(fā)揮辦公室

      周玉梅

      (中國水產(chǎn)科學(xué)研究院東海水產(chǎn)研究所,上海 200333)

      引言

      辦公室檔案信息的管理涉及的內(nèi)容比較多,為能將檔案信息資源得以充分利用起來,這就要求相關(guān)管理人員能從多角度出發(fā)展開設(shè)計(jì),從而才能保障各項(xiàng)檔案信息資源的利用效率有效提升,保障各項(xiàng)工作高效化開展。面對(duì)愈來愈高的管理要求,在實(shí)際檔案信息資源的管理工作開展當(dāng)中,就要能融入創(chuàng)新的觀念以及方式,提高辦公室檔案信息資源的整體應(yīng)用質(zhì)量水平。

      一、辦公室檔案信息資源管理問題

      當(dāng)前辦公室檔案信息資源管理工作的開展中,涉及的問題比較多樣,從幾個(gè)層面進(jìn)行闡述,如檔案信息資源管理人員的意識(shí)薄弱,沒有采用創(chuàng)新的方式進(jìn)行管理,專業(yè)化管理的能力素質(zhì)相對(duì)比較低下,在這一基礎(chǔ)工作方面沒有得到強(qiáng)化,這對(duì)辦公室檔案信息資源的作用發(fā)揮必然會(huì)產(chǎn)生很大程度影響[1]。辦公室檔案信息資源的管理當(dāng)中,方式的運(yùn)用和實(shí)際的辦公室工作進(jìn)程不相符,管理的整體效率比較低下,影響了檔案信息資源的整體應(yīng)用價(jià)值的有效發(fā)揮。

      二、辦公室檔案信息資源作用發(fā)揮措施

      為能將辦公室檔案信息資源作用充分發(fā)揮出來,這就需要從多角度出發(fā)實(shí)施相應(yīng)措施,從以下措施的落實(shí)方面要加強(qiáng)重視:

      (一)專門檔案區(qū)域科學(xué)設(shè)置

      辦公室檔案信息資源的應(yīng)用作用充分發(fā)揮出來,需要從不同的角度出發(fā)進(jìn)行積極優(yōu)化,專門檔案區(qū)域的設(shè)置是比較重要的。注重辦公室檔案的科學(xué)應(yīng)用以及加強(qiáng)對(duì)監(jiān)管,設(shè)置專門管理以及借閱檔案的區(qū)域,辦公檔案管理專區(qū)的設(shè)置下,分成不同的區(qū)域,如防磁柜,智能密集架,實(shí)物陳列柜等等,通過現(xiàn)有檔案管理流程設(shè)置相應(yīng)檔案監(jiān)管機(jī)制,按照“八防”思路構(gòu)建檔案專區(qū),以及配置相應(yīng)的硬件設(shè)置[2]。專門檔案區(qū)域的設(shè)置下,注重從安全管理角度出發(fā)加強(qiáng)重視,布置檔案監(jiān)控器以及防曬遮光專用窗簾和自動(dòng)滅火器等等,保障檔案信息資源的安全,為其作用發(fā)揮打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

      (二)多層次檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

      辦公室檔案信息資源的科學(xué)應(yīng)用下,要充分注重從檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)方面加強(qiáng)重視,多層次的檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)能夠從整體上提升檔案信息資源的應(yīng)用作用,為實(shí)際檔案信息資源的管理活動(dòng)順利開展起到促進(jìn)作用。辦公室檔案信息資源的管理工作要充分重視,完善組織架構(gòu),配備完善潤硬件,按照從上到下次序進(jìn)行搭建不同層次的檔案組織以及管理網(wǎng)絡(luò),檔案網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行指引方向,如辦公室主任負(fù)責(zé)檔案管理牽頭工作,檔案中心和相關(guān)職能部門對(duì)檔案分管,全面的檔案監(jiān)管保障檔案信息資源的管理網(wǎng)絡(luò)完善,這對(duì)檔案信息資源的作用充分發(fā)揮有著積極促進(jìn)作用[3]。

      (三)辦公室檔案信息資源數(shù)字化

      將辦公室檔案信息資源的作用充分發(fā)揮出來,這就需要將信息資源數(shù)字化,當(dāng)前的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展下,數(shù)字化技術(shù)在各領(lǐng)域中都得到了廣泛應(yīng)用,為人們的生活以及工作帶來了諸多的便利。辦公室檔案信息資源的管理工作開展當(dāng)中,就要充分注重從檔案信息資源數(shù)字化的發(fā)展方面加強(qiáng)重視,將檔案信息資源的價(jià)值充分發(fā)揮出來,將辦公室工作過程間連接特點(diǎn)鮮明突出,通過外包公司進(jìn)行設(shè)計(jì)完整的檔案系統(tǒng),做好各類文本歸檔以及保管。數(shù)字化的檔案信息資源的管理,通過數(shù)字化技術(shù),將文本檔案數(shù)字化,這樣能大大提升檔案信息資源的利用效率,在對(duì)檔案信息的查詢以及應(yīng)用方面都比較便捷,從整體上將檔案信息的資源整合效率得到了顯著提升[4]。辦公室檔案信息資源數(shù)字化的整合,需要在OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)應(yīng)用方面進(jìn)行多方面的考慮,辦公室綜合檔案室存檔信息數(shù)字化,要注重OA系統(tǒng)歸檔和檔案信息數(shù)字化整合方式,系統(tǒng)運(yùn)行文件要通過歸檔環(huán)節(jié),將數(shù)字化文件轉(zhuǎn)化成檔案。系統(tǒng)設(shè)計(jì)要對(duì)文件和檔案轉(zhuǎn)化接口這一要點(diǎn)充分重視,將電子文件進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫順暢化實(shí)施。

      (四)注重檔案信息資源管理機(jī)制健全

      為能保障辦公室檔案信息資源的應(yīng)用作用充分發(fā)揮出來,這就需要有相應(yīng)完善的機(jī)制作為保障,將檔案信息資源的價(jià)值作用充分發(fā)揮出來,通過完善機(jī)制作為保障,才能真正有助于將檔案信息資源的利用效率得以有效提升。檔案的制作以及接收和歸檔等各方面都需要有完善的制度作為支撐,從而才能保障檔案信息資源的整體管理質(zhì)量,才能將檔案信息自愿的額整體應(yīng)用效果良好呈現(xiàn)出來,最大化提高檔案信息資源的利用率。

      三、結(jié)語

      總之,辦公室檔案信息資源的作用充分發(fā)揮出來,需要在不同的環(huán)節(jié)加強(qiáng)重視,從管理的理念思維以及方式等方面都需要進(jìn)行積極優(yōu)化,從而才能真正促進(jìn)辦公室檔案信息資源的應(yīng)用效率,從整體上提升辦公室檔案信息資源的應(yīng)用水平。希望通過上文中對(duì)辦公室檔案信息資源的作用發(fā)揮的研究,為實(shí)際工作的順利開展起到積極作用,有助于檔案信息資源的充分利用。

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