高職院校檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用體系建設(shè)探析

郭 冬 孫曉旭

（盤(pán)錦職業(yè)技術(shù)學(xué)院，遼寧盤(pán)錦 124000）

檔案學(xué)家吳寶康先生曾經(jīng)說(shuō)過(guò)：“檔案必須利用，通過(guò)利用來(lái)充分發(fā)揮其作用，為社會(huì)服務(wù)，并同社會(huì)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)、教育等方面緊密地聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案的自身價(jià)值?！盵1]高職院校的檔案信息資源開(kāi)發(fā)，就是進(jìn)一步加工整理現(xiàn)存檔案信息資源，將其中有價(jià)值的信息資源挖掘出來(lái)加以利用，為廣大師生及全社會(huì)提供便捷的檔案服務(wù)，為高校人才培養(yǎng)做出貢獻(xiàn)。

一、高職院校檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的重要作用

（一）服務(wù)高職院校發(fā)展決策

一些高職院校比其他普通高校辦學(xué)起步較晚，但發(fā)展迅速。一些高職院校辦學(xué)背景不同于其他普通高校，如衛(wèi)校、船舶學(xué)校、師范學(xué)校等，都有很強(qiáng)的專業(yè)性和很深的時(shí)代烙印。這些學(xué)校的檔案信息資源，能追溯到學(xué)校變遷的蹤跡和發(fā)展變革的規(guī)律，從而為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)提供參考。如通過(guò)參考專業(yè)設(shè)置備案資料進(jìn)一步調(diào)整高職院校的專業(yè)設(shè)置；通過(guò)財(cái)務(wù)方面的數(shù)據(jù)報(bào)表修改高職院校財(cái)務(wù)預(yù)算，進(jìn)而合理支配經(jīng)費(fèi)；通過(guò)就業(yè)方面的檔案信息資源了解市場(chǎng)需求，不斷完善人才培養(yǎng)體制，培養(yǎng)社會(huì)所需的技術(shù)技能型人才。

（二）為各類評(píng)估檢查提供參考依據(jù)

國(guó)家高度重視職業(yè)教育，在政策資金上持續(xù)加大對(duì)高職院校的扶持力度，各類教育教學(xué)評(píng)估、學(xué)校評(píng)比考核也日漸增多，如國(guó)家和省級(jí)示范校、高水平現(xiàn)代化高職院校的考核評(píng)選等[2]。檔案信息資源的作用和地位隨之顯現(xiàn)。如針對(duì)高職院校辦學(xué)水平的評(píng)估，涉及學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)生就業(yè)、教育教學(xué)、專業(yè)設(shè)置、科研管理等檔案信息資源。這些原始的檔案信息資源在一定程度上直接決定了評(píng)估結(jié)果，也體現(xiàn)了高職院校的綜合辦學(xué)實(shí)力。

（三）為編史修志提供原始資料，增強(qiáng)認(rèn)同感

檔案信息承擔(dān)著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為未來(lái)著想的重任，是校史研究的重要史料資源。受教育體制的影響，高職院校學(xué)生對(duì)自身的認(rèn)同感往往低于其他本科院校。高職院校的校史書(shū)籍及校史館歷史陳列，向師生和全社會(huì)展示了高職院校真實(shí)的歷史面貌及光輝歷程，彰顯了高職院校的特色文化，同時(shí)增強(qiáng)了師生的自我認(rèn)同感，拓寬了高職院校文化資源開(kāi)發(fā)利用的渠道[3]。

二、高職院校檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用存在的問(wèn)題

（一）重館藏、輕利用，導(dǎo)致檔案利用開(kāi)發(fā)程度不夠

高職院校檔案部門(mén)受傳統(tǒng)保密觀念的影響，往往把檔案利用服務(wù)對(duì)象定位為本單位師生，在高職院校逐漸走上雙元制人才培養(yǎng)模式和國(guó)際化辦學(xué)道路的今天，這種局限性妨礙了檔案信息資源價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，很多檔案信息資源被束之高閣，得不到充分利用。不管是檔案管理者還是利用者，雙方都存在缺乏主動(dòng)性的問(wèn)題，在一定程度上限制了高職院校檔案事業(yè)的發(fā)展及社會(huì)對(duì)高職教育的認(rèn)知。

（二）檔案開(kāi)發(fā)利用意識(shí)欠缺

一方面，一些高職院校檔案管理者在檔案開(kāi)放利用的認(rèn)識(shí)上有欠缺，很多檔案管理人員把大部分精力和工作重心放在檔案收集、保管工作上，出現(xiàn)了把檔案信息資源收集進(jìn)館后即封存的現(xiàn)象，缺乏檔案利用的意識(shí)[4]。另一方面，作為檔案的主要利用者，一些高職院校師生檔案意識(shí)薄弱，在改革創(chuàng)新及專業(yè)建設(shè)評(píng)估等工作中，不善利用檔案信息資源，忽略了檔案的價(jià)值。

（三）缺乏專業(yè)檔案人才及優(yōu)質(zhì)技術(shù)手段

經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展和大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，給高職院校發(fā)展提出了新標(biāo)準(zhǔn)、新要求。一些高職院校檔案工作專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)嚴(yán)重滯后，缺乏對(duì)檔案信息資源深層次開(kāi)發(fā)利用的能力；一些高職院校對(duì)檔案管理投入資金較少，設(shè)備設(shè)施和技術(shù)手段相對(duì)落后；個(gè)別高職院校甚至還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化檢索，仍采用辦公軟件編目和手工檢索方式，準(zhǔn)確性和準(zhǔn)確度相對(duì)較低，直接影響了檔案信息資源利用的便捷性，降低了利用率。

三、高職院校檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用體系構(gòu)建

（一）強(qiáng)化檔案信息資源基礎(chǔ)工作

1.建設(shè)素質(zhì)精良的檔案人才隊(duì)伍。高職院校必須打造一支素質(zhì)精良的檔案人才隊(duì)伍，強(qiáng)化專業(yè)知識(shí)的補(bǔ)充學(xué)習(xí)，不斷學(xué)習(xí)新理論、新方法，積累工作經(jīng)驗(yàn)。在檔案人才選拔任用上把好關(guān)口，關(guān)心關(guān)愛(ài)檔案人員的成長(zhǎng)發(fā)展，不斷完善高職院校檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)高職院校檔案事業(yè)長(zhǎng)足發(fā)展。

2.強(qiáng)化師生檔案利用意識(shí)。高職院校要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的宣傳，可通過(guò)檔案專題教育講座、校園網(wǎng)宣傳、報(bào)告會(huì)等形式，強(qiáng)化師生利用檔案的意識(shí)。也可為高職院校新生入學(xué)教育和畢業(yè)生教育增設(shè)檔案方面的內(nèi)容，為廣大學(xué)生普及檔案知識(shí)，營(yíng)造良好的檔案利用氛圍，擴(kuò)大檔案的認(rèn)知度和影響力。

3.增加檔案建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入。高職院校應(yīng)注重檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)，在建設(shè)經(jīng)費(fèi)上予以支持，完善檔案工作的軟硬件設(shè)施。除配足常規(guī)的檔案柜、檔案盒、除濕機(jī)、加濕器等硬件設(shè)施，還要重視檔案檢索工作的進(jìn)一步升級(jí)，加大對(duì)檔案軟件的經(jīng)費(fèi)投入。

（二）重視以編研為中心的高職院校檔案信息資源開(kāi)發(fā)

1.積極開(kāi)發(fā)教學(xué)檔案。高職院校教學(xué)檔案能夠反映學(xué)校教育教學(xué)總體情況，也是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)。積極開(kāi)發(fā)高職院校的教學(xué)檔案，如教學(xué)大綱整理，建立教案資源庫(kù)，匯集教學(xué)規(guī)章制度，匯總教育教學(xué)改革信息資源等，可為教師進(jìn)一步改進(jìn)教學(xué)方法、提升教學(xué)質(zhì)量提供參考資料。

2.積極開(kāi)發(fā)科研檔案。高職院?？蒲袡n案資料與其他檔案不同，往往涉及跨年度內(nèi)容，如一些科研項(xiàng)目、課題立項(xiàng)和結(jié)題等，因此應(yīng)做到結(jié)題一項(xiàng)整理歸檔一項(xiàng)?？蒲胁块T(mén)也要對(duì)科研檔案信息資源加以編研，積極開(kāi)發(fā)科研檔案，為高職院校開(kāi)展教學(xué)改革提供依據(jù)，進(jìn)一步瞄準(zhǔn)高職院校學(xué)術(shù)空白，為科研人員提供高水平、高標(biāo)準(zhǔn)的檔案服務(wù)[5]。

3.積極開(kāi)發(fā)名人和實(shí)物檔案。名人檔案和實(shí)物檔案是高校校園文化建設(shè)的重要組成部分，見(jiàn)證了高校發(fā)展成果和歷史軌跡。高職院校應(yīng)積極開(kāi)發(fā)利用名人和實(shí)物檔案，用其先進(jìn)事跡激勵(lì)師生上進(jìn)，進(jìn)一步弘揚(yáng)優(yōu)良的學(xué)風(fēng)和校風(fēng)；用學(xué)校取得的重大成就、榮譽(yù)的實(shí)物，讓師生感悟?qū)W校文化精神，喚起師生存在感及對(duì)學(xué)校的認(rèn)同感、榮譽(yù)感。名人和實(shí)物也是高校檔案匯編和編史修志的重點(diǎn)資源。

4.積極開(kāi)發(fā)綜合文書(shū)檔案，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。高職院校綜合文書(shū)檔案清晰真實(shí)地記載了建校以來(lái)的發(fā)展歷程，既是歷史的真實(shí)寫(xiě)照，又能為現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，為高職院校更好地發(fā)展提供參考。因此，高職院校要積極開(kāi)發(fā)綜合文書(shū)檔案，如機(jī)構(gòu)設(shè)置信息、干部任免文件、新聞簡(jiǎn)報(bào)等，及時(shí)予以加工處理，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供高水平檔案服務(wù)。

（三）探討大數(shù)據(jù)背景下檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用

1.強(qiáng)化大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案開(kāi)發(fā)利用意識(shí)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，使檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用方式呈現(xiàn)多樣化。一方面，高職院校要注重培養(yǎng)全員檔案意識(shí)，強(qiáng)化高職院校檔案形成者的歸檔意識(shí)，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)手段進(jìn)一步開(kāi)發(fā)檔案信息資源。另一方面，高職院校師生作為學(xué)校檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的主要受益者，要強(qiáng)化大數(shù)據(jù)檔案利用意識(shí)，善于從海量信息中利用新的檢索方式、檢索軟件查詢，獲悉更為準(zhǔn)確的檔案信息資源。

2.加強(qiáng)數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)，提供多元化服務(wù)。大數(shù)據(jù)背景下，網(wǎng)絡(luò)化、信息化趨勢(shì)增強(qiáng)，高職院校檔案利用方式也從傳統(tǒng)的閱檔室閱檔、復(fù)印外借等向現(xiàn)代化方式發(fā)展轉(zhuǎn)變。高職院校應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)據(jù)平臺(tái)建設(shè)，堅(jiān)持以利用者需求為導(dǎo)向，轉(zhuǎn)變服務(wù)利用方式，進(jìn)一步完善檢索工具，開(kāi)發(fā)檢索功能，滿足師生和社會(huì)利用者的多元化需求。

3.實(shí)現(xiàn)高職院校檔案信息資源共享。大數(shù)據(jù)時(shí)代，各高職院校逐步加深了往來(lái)交流合作，在教育教學(xué)改革、人才培養(yǎng)、校企合作方面開(kāi)展了較多深層次的對(duì)接學(xué)習(xí)，但是多數(shù)高職院校的檔案事業(yè)始終保持各自為政的局面，尚未實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。各高職院?？梢栽诖髷?shù)據(jù)技術(shù)支持下，建立檔案信息資源共享機(jī)制，規(guī)范信息化建設(shè)，構(gòu)建高職院校檔案信息資源共享網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

總之，檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的重要途徑，高職院校作為技術(shù)技能型人才培養(yǎng)基地，應(yīng)加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用，使其在新時(shí)代發(fā)揮價(jià)值，為高職院校辦學(xué)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。