加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化工作的思考研究

楊再朝

摘要：隨著現(xiàn)代化信息化的快速發(fā)展，數(shù)字化在各個(gè)領(lǐng)域應(yīng)用的高效作用不斷提升，而在行政事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化應(yīng)用中，有效提升了工作效率?；诖?，本文介紹了數(shù)字化檔案管理的重要作用，并根據(jù)現(xiàn)階段行政事業(yè)單位檔案管理存在的不足，深入探討加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的具體措施，以此為相關(guān)部門提供一些參考，進(jìn)而不斷加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理的工作效率。

關(guān)鍵詞：行政單位;檔案管理;數(shù)字化工作

引言：在行政事業(yè)單位中，大部分的檔案信息具有十分重要的作用，做好檔案管理是行政事業(yè)單位最重要的工作內(nèi)容。因此，檔案管理部門應(yīng)重視檔案管理的重要性，充分分析現(xiàn)階段檔案管理中存在的諸多不足，結(jié)合目前先進(jìn)的信息化技術(shù)手段，不斷提升檔案管理的工作效率，使檔案管理更加高效和規(guī)范。

1數(shù)字化檔案管理對(duì)行政事業(yè)單位的作用探討

隨著科技的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)飛速發(fā)展，不斷應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域，并且在各個(gè)領(lǐng)域中發(fā)揮出十分顯著而不可替代的作用。而行政事業(yè)單位在我國是較為特殊的部門，是促進(jìn)國家可持續(xù)發(fā)展的重要基石。因此，在行政事業(yè)單位中，各個(gè)工作環(huán)節(jié)應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷融入先進(jìn)的科學(xué)理念和方法。在檔案管理中，結(jié)合信息技術(shù)不斷更新發(fā)展，采用檔案數(shù)字化進(jìn)行管理，可以極大地提升檔案數(shù)據(jù)信息的收集與管理工作，進(jìn)而能夠更好地服務(wù)于相關(guān)人員。其中數(shù)字化檔案管理主要是借助計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，結(jié)合先進(jìn)的軟件和操作應(yīng)用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，采用數(shù)字化檔案科學(xué)管理。在數(shù)字化管理過程中，需要使用先進(jìn)的軟件對(duì)檔案信息的相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理、歸納、應(yīng)用。此外，隨著數(shù)字化檔案信息的不斷應(yīng)用，行政事業(yè)單位中的檔案管理也從紙筆辦公轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)辦公模式?；诖?，數(shù)字化的檔案管理有著重要作用，可以促進(jìn)行政單位向著信息化發(fā)展邁進(jìn)，更好地提升信息化技術(shù)水平[1]。

2行政事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理改進(jìn)措施

2.1引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備

行政事業(yè)單位在開展數(shù)字化檔案管理過程中，不斷引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，在一定程度上，受到了廣泛關(guān)注，并且受到社會(huì)各界的一致好評(píng)，其中主要原因是由于這些設(shè)備開展的數(shù)字化檔案管理工作，為人們的日常生活提供了方便，不僅轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的繁瑣耗時(shí)的行政工作內(nèi)容，還極大地降低了工作人員的工作量。并且為數(shù)字化檔案管理的不斷擴(kuò)展應(yīng)用提供了重要參考。行政事業(yè)單位中的檔案管理與其他單位檔案管理存在較大差異，在行政事業(yè)單位中檔案管理是一項(xiàng)綜合性較強(qiáng)的工作，在實(shí)際管理過程中，需要處理諸多不同種類且復(fù)雜的檔案數(shù)據(jù)信息。因此，為了有效的解決這些十分龐大的信息內(nèi)容問題，需要引進(jìn)先進(jìn)且高效的數(shù)字化管理設(shè)備，這是現(xiàn)階段解決這類問題唯一有效方式，在數(shù)字化檔案管理設(shè)備的幫助下，可以極大地提升人工方式的工作效率，并且有效地保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全，同時(shí)，行政單位根據(jù)具體工作情況，并結(jié)合自身具備的資源優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建一種符合實(shí)際工作情況的現(xiàn)代化數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，在此基礎(chǔ)上，需要格外注重?cái)?shù)字檔案存儲(chǔ)位置的安全可靠性。這種管理模式可以為數(shù)字化檔案管理推廣奠定良好的基礎(chǔ)，還能夠在其他單位開展數(shù)字化檔案管理提供一定的經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揮出先驅(qū)性作用。正所謂“欲工善其事，必先利其器。”

2.2采用數(shù)字化檔案管理模式

現(xiàn)階段，在行政事業(yè)單位中，由于數(shù)字化檔案管理處于剛開始發(fā)展階段，其中仍存在一些問題，需要不斷的進(jìn)行改進(jìn)與完善。基于此，為了可以更好地增強(qiáng)行政事業(yè)單位的檔案管理工作效率，需要采用具有高效的數(shù)字化檔案管理模式，解決行政單位工作效率低下的問題。其具體的應(yīng)用方式主要分為以下三個(gè)步驟：一是提升傳統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理存儲(chǔ)系統(tǒng)整體性能，深入增強(qiáng)管理系統(tǒng)的存儲(chǔ)空間，進(jìn)而解決傳統(tǒng)檔案管理存儲(chǔ)空間較小的問題。二是加強(qiáng)檔案管理的安全可靠性，不斷改進(jìn)安全保護(hù)相關(guān)措施。三是采用軟件與硬件相結(jié)合的方式，不斷更新操作系統(tǒng)管理功能，以此為未來的數(shù)字化檔案管理建立一定的技術(shù)基礎(chǔ)。

2.3提升檔案管理人員素質(zhì)

行政事業(yè)單位的檔案管理工作最直接的影響就是管理的工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。因此，在檔案管理工作中，提升相關(guān)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)十分重要?，F(xiàn)階段，一些行政事業(yè)單位中的工作人員仍缺少相應(yīng)的專業(yè)能力。為了有效提升工作人員的綜合素質(zhì)，具體的培養(yǎng)方式主要有以下幾點(diǎn)：一是定期組織員工到設(shè)備先進(jìn)的單位進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，在培訓(xùn)完成后，為了保證員工的學(xué)習(xí)效果，單位還需要定期開展相關(guān)的專業(yè)技能考核，以此推動(dòng)員工更好的掌握相關(guān)的處理能力，逐漸學(xué)會(huì)現(xiàn)代化設(shè)備的管理模式。二是創(chuàng)建獎(jiǎng)懲制度，不斷推動(dòng)員工學(xué)習(xí)與提升自身的專業(yè)能力，積極參與到各項(xiàng)工作的學(xué)習(xí)中，進(jìn)而獲得更好的能力提升，采用這種獎(jiǎng)懲機(jī)制，能夠有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理人員獲取專項(xiàng)技能，而在考核期間遇到主觀能動(dòng)性較低的員工以及考核成績(jī)達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的員工，這時(shí)就需要運(yùn)用懲罰的相關(guān)機(jī)制，對(duì)其作相應(yīng)的處理。三是提高行政事業(yè)單位的入職門檻，不斷提升進(jìn)入行政事業(yè)單位從事檔案工作的人員素質(zhì)，確保初次入職的檔案管理人員各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到要求[2]。

2.4提升數(shù)字檔案安全性

信息化技術(shù)的應(yīng)用在數(shù)字化檔案管理中在一定程度上極大地提升了工作效率，降低了檔案管理的成本。與此同時(shí)，由于互聯(lián)網(wǎng)的連通性，導(dǎo)致了行政事業(yè)單位的檔案管理存在極大的安全風(fēng)險(xiǎn)，極易受到惡意的破壞。針對(duì)這一情況，行政事業(yè)單位在應(yīng)用數(shù)字化檔案管理時(shí)，需要加強(qiáng)信息化安全管理水平，創(chuàng)新出有效的病毒查殺手段。同時(shí)，為了避免系統(tǒng)出現(xiàn)故障問題，造成檔案數(shù)據(jù)信息缺失，管理人員還要預(yù)先做好檔案?jìng)浞莨ぷ鳎畲笙薅瓤刂凭W(wǎng)絡(luò)問題造成的檔案信息損失和遺漏。此外，還要?jiǎng)?chuàng)建信息安全小組，在檔案管理部門開展網(wǎng)絡(luò)防護(hù)工作，促使管理防護(hù)手段具有時(shí)效性與前瞻性，具備特殊情況下的應(yīng)急處理能力。

結(jié)束語：綜上所述，現(xiàn)階段，數(shù)字化檔案管理是行政事業(yè)單位檔案管理未來發(fā)展的主要方向之一，這種檔案管理方式對(duì)于行政事業(yè)單位十分方便，極大地提升檔案管理的工作效率和安全性。因此，在行政單位中，應(yīng)對(duì)這種數(shù)字化檔案管理不斷進(jìn)行創(chuàng)新與完善，在完善過程中，不斷增強(qiáng)檔案的利用效率與安全保密性，進(jìn)而促使檔案信息能夠更好的服務(wù)于個(gè)人、單位和社會(huì)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李衛(wèi)華.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用探究[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2020（11）.

[2]劉念.事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，No.351（22）：183-184.