文書檔案電子信息化管理探討

夏菲

摘要：隨著管理機制的逐步完善，要求文書檔案工作的質(zhì)量能夠得到大幅度的提升，可以說提升文書檔案管理質(zhì)量能夠進一步推動機構(gòu)管理和檔案體系的完善。隨著電子技術(shù)的進步和發(fā)展，促進了很多行業(yè)領(lǐng)域的發(fā)展和突破，這已經(jīng)成為了本世紀(jì)以來的主要行業(yè)發(fā)展趨勢，推動了各個領(lǐng)域的變革和發(fā)展。通過對電子信息技術(shù)的應(yīng)用，使得文書檔案工作出現(xiàn)了大幅度的改變，并建立了新的管理理念和思路，提升了整體的信息化管理能力和水平，是在這一新時代當(dāng)中給予文書檔案管理工作的一項重要的任務(wù)。

關(guān)鍵詞：文書檔案;電子信息化;管理策略

引言

在信息化時代背景下，各個行業(yè)的檔案管理工作逐漸實施了信息化建設(shè)，這樣不僅可以極大方便檔案管理，還可以實現(xiàn)檔案價值的挖掘，提升檔案管理工作的價值和意義。在信息化熱潮下，文書檔案管理工作逐漸實現(xiàn)了無紙化建設(shè)。對于文書檔案管理工作而言，實現(xiàn)無紙化建設(shè)不僅是文書檔案管理工作的需求，更是文書檔案管理工作發(fā)展的趨勢，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)在信息化發(fā)展的熱潮下，基于實際工作進行思考，找到實際工作中存在的不足，有針對性地進行解決，提升文書檔案無紙化管理和應(yīng)用的質(zhì)量和水平。

一、文書檔案信息化建設(shè)意義

計算機化文檔存檔管理提高了文檔存檔管理水平，現(xiàn)代信息技術(shù)具有強大的功能，可實現(xiàn)數(shù)字信息資產(chǎn)的存儲、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)計算和檢索、將文本自動翻譯成多種語言等。所有這些功能都為數(shù)字文檔歸檔管理提供了可靠的基礎(chǔ)，從而使信息數(shù)字化更加標(biāo)準(zhǔn)化和有效。文獻檔案管理信息化也是時代發(fā)展的要求。隨著信息技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，文獻檔案信息化也是一個主要趨勢。為了滿足生產(chǎn)管理的要求，檔案的收集、儲存和管理也必須隨著時間的推移而演變，以適應(yīng)時代的發(fā)展需要和科技進步。在廣大網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響下，文獻檔案信息管理促進了單位文獻檔案數(shù)據(jù)的共享，檔案管理信息系統(tǒng)不僅能夠滿足單位檔案數(shù)據(jù)管理的需要，還提供不同單位和不同用戶階層之間檔案數(shù)據(jù)的檢索和存儲等功能需求，并為檔案數(shù)據(jù)提供增值服務(wù)。

二、文書檔案管理工作的現(xiàn)狀和不足

（1）檔案的收集和歸檔沒有標(biāo)準(zhǔn)化，管理效率低下。第一，收集的材料沒有標(biāo)準(zhǔn)化，辦公人員的文件處理、版本說明和紙張使用沒有規(guī)范。第二，檔案分類不符合規(guī)范，材料不完整。（2）秘書工作與檔案管理之間存在差距。在實踐中，郵件管理與檔案管理分開，實行分組管理，導(dǎo)致兩者之間的差距擴大，導(dǎo)致郵件管理人員對檔案管理缺乏認識，檔案工作人員對相關(guān)郵件缺乏興趣在提交和處理正式文件方面也存在違規(guī)現(xiàn)象，使現(xiàn)有檔案的內(nèi)容更加復(fù)雜和多樣化，而不利于收集、分類和保存。（3）各部門之間在存檔方面缺乏協(xié)調(diào)與合作。許多文件分散在各科，需要大量收集，但各部之間往往缺乏合作與協(xié)作，導(dǎo)致一些重要文件的歸檔工作出現(xiàn)延誤，而且從長遠來看，有些文件丟失或無法歸檔。

三、文書檔案電子信息化管理策略研究

（一）改變傳統(tǒng)的管理理念

科技的發(fā)展為很多行業(yè)領(lǐng)域都帶來了重要的發(fā)展機遇，在堅定遵循社會主義核心價值觀的同時也要積極的進行管理理念的創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)觀念，積極的提升自身的思想意識水平，充實相關(guān)的專業(yè)技術(shù)和知識，增強自身的業(yè)務(wù)水平和各方面素質(zhì)能力，從而有效推動文書檔案的信息化管理發(fā)展，變被動為主動來為檔案信息化奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）文書檔案無紙化管理制度的完善

文書檔案無紙化管理工作對相應(yīng)工作管理制度具有依賴性，相關(guān)工作人員需要重視文書檔案無紙化管理制度的創(chuàng)新，以此來提升文書檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化建設(shè)?？梢詮墓ぷ餍枨蟮慕嵌瘸霭l(fā)，細化文書檔案無紙化工作的細則，借助這些工作細則對相關(guān)工作人員的工作行為進行約束和引導(dǎo)。譬如在文書檔案立卷歸檔的過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵循相關(guān)立卷歸檔工作細則，以此實現(xiàn)對文書檔案立卷歸檔的規(guī)范化建設(shè)。

（三）建立良好的創(chuàng)新環(huán)境

首先，要重視基礎(chǔ)部分的建設(shè)，主要是從硬件方面來進行著手，對平時的工作環(huán)境進行積極的優(yōu)化和改善，并要對設(shè)備和儀器進行及時的更新，對軟件進行升級，確保文書檔案的信息化管理能夠得到順利的進行。其次，要加強團隊建設(shè)，提升負責(zé)文書檔案管理人員的專業(yè)水平及綜合素質(zhì)，并重視專業(yè)人才的引進，做好已有人員的培訓(xùn)工作，要求他們必須掌握先進技術(shù)，并積極學(xué)習(xí)先進的制度和理念，增強他們的業(yè)務(wù)水平和管理能力。最后，要在加強硬件投入的前提條件下，加強各個部門和區(qū)域之間的良好合作，通過互通和交流來進行資源轉(zhuǎn)化和共享。

（四）文書檔案無紙化大數(shù)據(jù)平臺的完善

文書檔案無紙化管理工作中，文書檔案的保密性、安全性和完整性是相關(guān)工作者不得不去思考的問題，所以在文書檔案無紙化管理的過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)從信息化的角度進行分析，完善文書檔案無紙化大數(shù)據(jù)平臺，借助不同的信息化手段對文書檔案進行保護，必要時，可以對不同用戶設(shè)置不同的權(quán)限，在最大程度上確保文書檔案的保密性、安全性和完整性。

（五）積極引用先進設(shè)備與管理技術(shù)

為了提升文書檔案管理質(zhì)量和效率，需要積極引用先進的設(shè)備與管理技術(shù)。先進技術(shù)可以加強檔案信息共享程度、擴大共享范圍、提升文書檔案利用率，避免傳統(tǒng)文書檔案管理的局限性，讓檔案資源利用更加方便、快捷。由于信息化平臺中需要錄入過往文書檔案信息，為避免人為因素的負面影響（如信息輸入錯誤等），可采用先進的文字掃描儀，掃描檔案信息內(nèi)容并錄入，以提升文字錄入效率和精度。當(dāng)然，檔案管理人員也要對所錄入文字內(nèi)容進行檢查，確保電子檔案信息的精準(zhǔn)性。

結(jié)束語

信息化背景下，文書檔案管理工作的無紙化發(fā)展是一種歷史發(fā)展的必然趨勢，為提升無紙化管理和應(yīng)用的質(zhì)量和水平，相關(guān)工作人員需要深入對文書檔案無紙化管理工作進行思考，明確其中存在的隱患和工作的要點，確保文書檔案無紙化管理工作建設(shè)的科學(xué)性、合理性、有效性和規(guī)范性，讓文書檔案能夠在信息化建設(shè)的背景下發(fā)揮出更大的價值。

參考文獻

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