鄧夏露
國(guó)有企業(yè)實(shí)行企業(yè)化管理,自負(fù)盈虧,采購(gòu)成本的高低直接影響國(guó)有企業(yè)的利潤(rùn)。隨著國(guó)家對(duì)采購(gòu)的規(guī)定越來越嚴(yán),目前國(guó)有企業(yè)的采購(gòu)管理不斷完善,針對(duì)一些大型設(shè)備、工程建設(shè)等大宗采購(gòu),已建立有專門的采購(gòu)部門及規(guī)章制度,由招標(biāo)采購(gòu)部門進(jìn)行集中采購(gòu)。在大型集中采購(gòu)之外,為了簡(jiǎn)化采購(gòu)程序、提高采購(gòu)效率,有一部分規(guī)定采購(gòu)目錄之外且金額比較小的物品可實(shí)行小額采購(gòu)流程,由企業(yè)自行組織采買。由于國(guó)家對(duì)小額采購(gòu)沒有具體詳細(xì)的規(guī)定,主要由各企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況自行規(guī)定,對(duì)于這些小額采購(gòu),經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)采購(gòu)不規(guī)范的現(xiàn)象,是舞弊風(fēng)險(xiǎn)的高發(fā)區(qū)域。
由于單筆小額采購(gòu)金額小、數(shù)量少,容易造成成本不高的誤區(qū)。與那些動(dòng)輒幾十萬、上百萬的大型采購(gòu)項(xiàng)目相比,不少領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為小額采購(gòu)不是很重要,花費(fèi)金額不多,沒必要進(jìn)行嚴(yán)格控制,在采購(gòu)的審批、監(jiān)管環(huán)節(jié)存在弱化的現(xiàn)象。雖然單筆金額小,但是積少成多,一個(gè)國(guó)有企業(yè)每年的小額采購(gòu)總金額可能會(huì)達(dá)到幾十萬甚至上百萬元。如果監(jiān)管不到位,易成為滋生腐敗的溫床,舞弊誘惑多,腐敗幾率高。小額采購(gòu)成為了企業(yè)成本控制的盲區(qū)。
根據(jù)不相容職務(wù)相分離的原則,使用、采購(gòu)、驗(yàn)收不能為同一部門或同一人,但在實(shí)際經(jīng)營(yíng)中,小額采購(gòu)物品多為金額小且日常使用頻繁的物品,為了提高采購(gòu)效率,通常交由使用部門自行采購(gòu)。由此造成了向誰采購(gòu)、購(gòu)買后使用情況好不好均由一個(gè)部門或一個(gè)人說了算的現(xiàn)象,自由權(quán)較大,業(yè)務(wù)流程沒有相互牽制,存在舞弊風(fēng)險(xiǎn)。一方面,有可能與供應(yīng)商勾結(jié),弄虛作假,虛報(bào)采購(gòu)價(jià)格,或者提供劣質(zhì)產(chǎn)品從中謀取不當(dāng)收益;另一方面,可能采購(gòu)行為沒有實(shí)際發(fā)生,采購(gòu)人員虛構(gòu)交易走財(cái)務(wù)程序套取資金。小額物品領(lǐng)用不規(guī)范、管理不完善,也為套現(xiàn)行為提供了出口。
大型物資的采購(gòu)是通過公開招投標(biāo)等集中采購(gòu)方式進(jìn)行,而小額采購(gòu)更多的是采用詢價(jià)方式。小額采購(gòu)單品價(jià)值低、種類規(guī)格龐雜、采購(gòu)渠道選擇余地較大。由于采購(gòu)金額不大,采購(gòu)人員或許為了采購(gòu)效率、或許為了省時(shí)省力,不會(huì)投入較多的精力去詢價(jià)、比價(jià),價(jià)格談判熱情不高,認(rèn)為省的錢也不是自己的,在價(jià)格方面不會(huì)盡力爭(zhēng)取,往往價(jià)格由供應(yīng)商決定。
大型物資采購(gòu)的供應(yīng)商來自于少數(shù)幾個(gè)主要供應(yīng)商,而小額采購(gòu)物資由于門檻不高,會(huì)有許多符合條件的供應(yīng)商。而這種小額的采購(gòu)需求往往通過電話詢價(jià)或者自購(gòu)的方式,信息公開度不高,很多廠家、供應(yīng)商得不到有效的信息資源,可能會(huì)出現(xiàn)壟斷的情形,使國(guó)有企業(yè)采購(gòu)的物品物美價(jià)高或者物廉價(jià)高,造成了資金的浪費(fèi)。由于小額物資通常不在國(guó)有企業(yè)采購(gòu)管理平臺(tái)上進(jìn)行采購(gòu),小額物資供應(yīng)商也就無法登記入庫,供應(yīng)商數(shù)量多而雜,不易管理。一方面,由于供應(yīng)商選擇方式無人監(jiān)督,小額采購(gòu)供應(yīng)商常常是由熟人介紹,始終走不出“熟人圈子”,有時(shí)甚至出現(xiàn)為了使一人獲得項(xiàng)目而找其他供應(yīng)商虛假報(bào)價(jià)的情況;另一方面,因?yàn)樾☆~采購(gòu)金額達(dá)不到招標(biāo)要求,公開發(fā)布渠道很少,供應(yīng)商不知道采購(gòu)信息,只能由采購(gòu)人員選擇部分供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià),這其中自由把握的尺度較大,難以形成有效的競(jìng)爭(zhēng),也或者由于供應(yīng)商少,可能會(huì)引發(fā)其相互串通、惡意抬高價(jià)格的現(xiàn)象。
小額采購(gòu)由國(guó)有企業(yè)各需求使用部門自行采購(gòu),很多經(jīng)手的采購(gòu)人員不懂具體采購(gòu)程序與規(guī)定,既有可能延誤工作,又會(huì)因?yàn)檎卟皇煜?、操作程序不?guī)范而帶來舞弊風(fēng)險(xiǎn)。由于參與小額采購(gòu)工作的人員多、更換頻繁,不可能人人都能參與專業(yè)培訓(xùn),采購(gòu)人員對(duì)采購(gòu)專業(yè)知識(shí)匱乏,造成了管理的脫節(jié)。審計(jì)人員進(jìn)行監(jiān)督檢查時(shí),發(fā)現(xiàn)沒有保存采購(gòu)原始記錄,甚至連詢價(jià)比價(jià)資料和采購(gòu)合同都查不到,審計(jì)監(jiān)督難度大。
國(guó)家對(duì)于大型集中采購(gòu)方面的管理制度較多,但對(duì)于小額采購(gòu)的指導(dǎo)較少,采購(gòu)過程的具體操作不夠詳細(xì)。很多采購(gòu)辦法都只是方向性的基礎(chǔ)規(guī)定,哪些項(xiàng)目列入、哪些項(xiàng)目不列入、如何購(gòu)買,缺少嚴(yán)格的規(guī)定,加上缺乏監(jiān)督機(jī)制、效益考核機(jī)制,小額采購(gòu)成了采購(gòu)管理風(fēng)險(xiǎn)防控的難點(diǎn)。由于制度不健全,尚未建立小額采購(gòu)工作的事前、事中和事后的全方位、全過程監(jiān)督機(jī)制,未建立明確的責(zé)任追究機(jī)制,缺乏公開透明陽光的操作程序,對(duì)采購(gòu)質(zhì)量、效率和服務(wù)水平缺乏全面的、科學(xué)的考核方法。業(yè)務(wù)流程中沒有相互制約的限制,缺少必要的監(jiān)督,導(dǎo)致出現(xiàn)需求部門隨意采購(gòu)、采購(gòu)人員“一手清”的現(xiàn)象,不利于風(fēng)險(xiǎn)的把控。
任何一個(gè)單位都有臨時(shí)性、應(yīng)急性的工作安排,實(shí)際工作中采購(gòu)很多日常臨時(shí)性的物品,且有時(shí)候又要求很強(qiáng)的時(shí)效性,這些都不可能事先有計(jì)劃,因此一些采購(gòu)人員習(xí)慣于小額物資隨用隨買,沒有采購(gòu)報(bào)備,缺乏計(jì)劃性采購(gòu),多是需要時(shí)才組織采購(gòu),不可能有統(tǒng)籌安排,采購(gòu)管理也就無從談起。
國(guó)有企業(yè)中小額采購(gòu)的流程一般為:立項(xiàng)申請(qǐng)——執(zhí)行采購(gòu)——簽訂合同——驗(yàn)收結(jié)算。由于小額采購(gòu)存在的風(fēng)險(xiǎn)容易被忽視,如果不加強(qiáng)管理和監(jiān)督,久而久之容易滋生腐敗,內(nèi)部審計(jì)人員要加強(qiáng)對(duì)小額采購(gòu)業(yè)務(wù)的審計(jì)和監(jiān)管。根據(jù)小額采購(gòu)的流程,筆者認(rèn)為審計(jì)重點(diǎn)有以下幾方面。
需求部門提出采購(gòu)申請(qǐng)計(jì)劃,報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。這個(gè)環(huán)節(jié)主要審核的是“能不能買”“什么時(shí)候買”?!澳懿荒苜I”即對(duì)立項(xiàng)申請(qǐng)的審查,要審查申請(qǐng)中的采購(gòu)事由是否屬實(shí)、采購(gòu)計(jì)劃是否合理、項(xiàng)目是否符合小額采購(gòu)范圍,審核所列物資價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量、需求用途等的真實(shí)性、合理性和有效性,采購(gòu)預(yù)算價(jià)格是否合理充分等。另外,還要審計(jì)立項(xiàng)申請(qǐng)是否履行了相關(guān)審批手續(xù)、資金來源如何落實(shí)等?!笆裁磿r(shí)候買”即對(duì)采購(gòu)時(shí)間的審查。采購(gòu)時(shí)間的分析涉及化整為零的風(fēng)險(xiǎn),所以要對(duì)近期內(nèi)性質(zhì)相同或相近物資進(jìn)行合并分析,充分發(fā)揮規(guī)模采購(gòu)的優(yōu)勢(shì),對(duì)使用部門提出采購(gòu)的物資進(jìn)行合并、分類,能集中采購(gòu)的盡量一同采購(gòu),避免產(chǎn)生分批采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)。另外,如果采購(gòu)時(shí)間選擇不當(dāng),也會(huì)影響國(guó)有企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)或增加倉儲(chǔ)成本。
這個(gè)環(huán)節(jié)主要審核的是“怎么買”“向誰買”?!霸趺促I”即審計(jì)采購(gòu)方式。小額采購(gòu)一般單價(jià)小、單筆數(shù)量不大,最常采用的方式是談判和詢價(jià),選擇的方式不同,效果、程序就不相同。采取哪種采購(gòu)方式應(yīng)根據(jù)實(shí)際采購(gòu)物資品種、要求采購(gòu)時(shí)間而定?!跋蛘l買”即審計(jì)供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商需要制定統(tǒng)一嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn),價(jià)格是其中一個(gè)很重要的因素。為了獲取性價(jià)比最優(yōu)的商品和服務(wù),采購(gòu)人員需要事先了解市場(chǎng)價(jià)格、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商信息等,因此在審計(jì)中要注意審核是否有詢價(jià)記錄,價(jià)格是否進(jìn)行過市場(chǎng)調(diào)研,是否有三家以上供應(yīng)商的報(bào)價(jià),采購(gòu)價(jià)格是否符合市場(chǎng)均價(jià),是否與同期市場(chǎng)價(jià)格、以往采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行比對(duì),有無依照規(guī)定執(zhí)行采購(gòu)程序,有無按內(nèi)控規(guī)定選擇供應(yīng)商。關(guān)注單次金額小頻次高每年合計(jì)總金額達(dá)到一定數(shù)量的采購(gòu)項(xiàng)目,有無集中向某一家或幾家供應(yīng)商進(jìn)行定向采購(gòu)[1]。
合同簽訂前審查合同草本是合同審計(jì)的重點(diǎn)和關(guān)鍵,如簽訂合同有疏漏就可能會(huì)給國(guó)有企業(yè)造成損失。審查合同是續(xù)簽還是新簽署,如果是續(xù)簽則要跟以往合同作對(duì)比。如果是新簽合同,內(nèi)部審計(jì)人員主要從合同的合法性、真實(shí)性、完整性進(jìn)行審查,包含的內(nèi)容主要有:標(biāo)的是否明確;合同條款是否規(guī)范;數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款是否與立項(xiàng)審批通過的內(nèi)容一致;有無規(guī)定甲乙雙方的權(quán)利和義務(wù);有無規(guī)定過錯(cuò)方承擔(dān)締約過失責(zé)任;驗(yàn)收與付款期限是否明確;有無約定違約行為的處置辦法;有無含糊不清、模棱兩可的措辭。另外還要審核合同是否經(jīng)過財(cái)務(wù)、法務(wù)等相關(guān)部門會(huì)簽審核。
驗(yàn)收和結(jié)算,即對(duì)采購(gòu)標(biāo)的的數(shù)量、質(zhì)量是否符合采購(gòu)合同的要求,與供應(yīng)商的資金結(jié)算是否符合合同規(guī)定,該保留質(zhì)保金的項(xiàng)目是否按規(guī)定保留,是否按規(guī)定程序和合同標(biāo)的的履約驗(yàn)收,是否存在無驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)或是將供應(yīng)商履約資料作為驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的情況,是否存在未達(dá)到合同約定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)以及無驗(yàn)收就提前付款的情況。雖然小額采購(gòu)驗(yàn)收不用組織驗(yàn)收小組,但最好保證起碼兩個(gè)部門參與,防止從采購(gòu)到驗(yàn)收一人說了算。驗(yàn)收這是一個(gè)不容忽視的環(huán)節(jié),關(guān)系到采購(gòu)活動(dòng)的成敗,以避免供應(yīng)商低價(jià)取得供應(yīng)權(quán)后,以次充好,如果驗(yàn)收不仔細(xì)不嚴(yán)格,可能損害國(guó)有企業(yè)利益。
由于小額采購(gòu)頻率高,如果所有小額采購(gòu)都要求審計(jì)部門進(jìn)行全過程監(jiān)督,是低效也是不現(xiàn)實(shí)的。而且定期的專項(xiàng)審計(jì)屬于事后監(jiān)督,無法在事前起到預(yù)防的作用。國(guó)家審計(jì)署頒布的《審計(jì)署關(guān)于內(nèi)部審計(jì)工作的規(guī)定》中內(nèi)部審計(jì)是指對(duì)本單位及所屬單位財(cái)政財(cái)務(wù)收支、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、內(nèi)部控制、風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)施獨(dú)立、客觀的監(jiān)督、評(píng)價(jià)和建議,以促進(jìn)單位完善治理、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的活動(dòng)[2]。根據(jù)定義,內(nèi)部審計(jì)包含監(jiān)督、控制、評(píng)價(jià)以及服務(wù)四種職能。為了體現(xiàn)出審計(jì)的服務(wù)功能,筆者認(rèn)為在國(guó)有企業(yè)的小額采購(gòu)內(nèi)部控制管理中,應(yīng)將監(jiān)督前移,起到事前審計(jì)、預(yù)防的效用。
建立完善的制度規(guī)范,有助于國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理,防范腐敗行為,確保經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常運(yùn)行。但是,很多國(guó)有企業(yè)現(xiàn)行小額采購(gòu)管理辦法較為籠統(tǒng),操作性不強(qiáng),小額采購(gòu)制度缺位,依舊存在個(gè)別制度的漏洞,已難以適應(yīng)當(dāng)前小額采購(gòu)的日常管理。因此,國(guó)有企業(yè)應(yīng)結(jié)合行業(yè)實(shí)際,及時(shí)建立健全小額采購(gòu)管理辦法,完善實(shí)施細(xì)則,明確歸口管理部門及工作職責(zé),制定小額采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn),細(xì)化操作流程,確保小額采購(gòu)有章可循。每個(gè)國(guó)有企業(yè)具體情況不一樣,但制定的細(xì)則應(yīng)包含以下三項(xiàng):第一,明確小額采購(gòu)范圍、采購(gòu)形式、采購(gòu)程序,構(gòu)建邊界清晰、程序明確、權(quán)責(zé)分明的制度規(guī)范。第二,建立采購(gòu)比價(jià)制度,推動(dòng)詢價(jià)制度的落實(shí),做到用制度管人管事管權(quán)。把牢信息發(fā)布關(guān),根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目預(yù)算金額,確定采購(gòu)信息發(fā)布方式,邀請(qǐng)不特定供應(yīng)商參與報(bào)價(jià),拓寬信息發(fā)布的廣度。采購(gòu)人員事先要收集三家以上供應(yīng)商的報(bào)價(jià),收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)依據(jù),選出最低價(jià)格后與供應(yīng)商談判,將談判價(jià)格與以往采購(gòu)價(jià)、市場(chǎng)價(jià)格對(duì)比。詢價(jià)時(shí)由兩個(gè)部門或三人以上,貨比三家,在了解市場(chǎng)行情基礎(chǔ)上合理制定預(yù)算價(jià)格,不斷提高制度的操作性和精準(zhǔn)性。第三,規(guī)范對(duì)小額供應(yīng)商的管理,建立穩(wěn)定的供應(yīng)商庫可以有效提高采購(gòu)效率。制定規(guī)范、操作性強(qiáng)的采購(gòu)制度,使各個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)做到有章可循、有法可依,聚焦各風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)把控,做到過程公開、透明、高效。
物資在采購(gòu)的時(shí)候根據(jù)物資的種類、數(shù)量、性質(zhì)來分類采購(gòu),不同的種類關(guān)注的重點(diǎn)也不一樣。國(guó)有企業(yè)各部門申請(qǐng)小額采購(gòu)時(shí)如果分散采購(gòu)、沒有全局意識(shí),對(duì)使用頻繁、年需求量大的低值易耗品采購(gòu)缺乏統(tǒng)籌安排,不能形成規(guī)模效應(yīng),這樣就不利于利用批量?jī)?yōu)勢(shì)爭(zhēng)取折扣。每年各部門將可預(yù)測(cè)到的小額物品,做計(jì)劃交到招標(biāo)部門匯總、分類、統(tǒng)計(jì),將需求相同的物資合零為整,批量采購(gòu)。另外,分散采購(gòu)有可能會(huì)使原本超過集中采購(gòu)金額的項(xiàng)目規(guī)避了集中采購(gòu)的限制,避開了公開招標(biāo)的規(guī)定,存在化整為零的嫌疑。良好的采購(gòu)計(jì)劃有利于指導(dǎo)采購(gòu)行為的良性運(yùn)作,因此采購(gòu)監(jiān)督部門應(yīng)于每年初要求使用部門對(duì)常規(guī)性的小額采購(gòu)提出采購(gòu)計(jì)劃,并對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行詳細(xì)審查。通過增強(qiáng)小額采購(gòu)的預(yù)見性,降低隨意性,嚴(yán)格實(shí)施批量采購(gòu),體現(xiàn)采購(gòu)的規(guī)模效應(yīng),提升小額采購(gòu)的績(jī)效。
驗(yàn)收是采購(gòu)過程中重要的一環(huán),申請(qǐng)立項(xiàng)、采購(gòu)詢價(jià)都按流程執(zhí)行,但如果在驗(yàn)收環(huán)節(jié)放松了,那就使采購(gòu)的工作成果付諸流水。驗(yàn)收是檢驗(yàn)履約的重要手段、是約束供應(yīng)商的有效方式、是評(píng)價(jià)采購(gòu)效果的最直接方式。所以小額采購(gòu)驗(yàn)收工作不容忽視,不能讓一個(gè)部門或一個(gè)人來完成申請(qǐng)、采購(gòu)、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。審計(jì)部門要強(qiáng)化監(jiān)督,針對(duì)采購(gòu)經(jīng)手的各個(gè)崗位采取不同的防范對(duì)策,細(xì)化管理,督促記錄、存檔,保障采購(gòu)活動(dòng)依法依規(guī)、公平公正實(shí)施。堅(jiān)持決策有監(jiān)督,通過審計(jì)監(jiān)督前置、購(gòu)前審核、過程監(jiān)督、不定期抽查、專項(xiàng)監(jiān)督等方式,嚴(yán)禁采購(gòu)過程中的利益輸送、優(yōu)親厚友的違法違紀(jì)行為,做到認(rèn)真把關(guān)、精準(zhǔn)監(jiān)督。
項(xiàng)目采購(gòu)?fù)瓿珊螅凑铡罢l采購(gòu)、誰建檔”的原則,采購(gòu)經(jīng)手人員應(yīng)及時(shí)建檔,保存好采購(gòu)的書面材料,將詢價(jià)記錄、供應(yīng)商名稱、采購(gòu)物資使用評(píng)價(jià)情況等書面材料都要立卷歸檔,以便于查閱。臺(tái)賬建檔管理非常重要,一方面便于后續(xù)審計(jì)部門抽查審核時(shí)及時(shí)提供原始材料;另一方面便于設(shè)立小額供應(yīng)商管理庫與價(jià)格庫,以作為今后價(jià)格對(duì)比的依據(jù)。
預(yù)防舞弊風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)重要措施就是建立組織牽制制度,這對(duì)采購(gòu)工作來說,同樣起到有效的作用。不相容崗位相分離,分散權(quán)責(zé)、部門牽制,提高單位內(nèi)跨部門參與度,減少自由裁量權(quán)。比如,在小額采購(gòu)中的市場(chǎng)調(diào)研、詢價(jià)、供應(yīng)商確定等關(guān)鍵環(huán)節(jié),成立詢價(jià)小組,經(jīng)手人員不能少于兩個(gè)部門或少于三個(gè)人,以需求使用部門為主,再抽調(diào)其他部門如招標(biāo)、審計(jì)、財(cái)務(wù)等共同參與。組織牽制控制貫穿于整個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)中,加強(qiáng)內(nèi)控,防止重要采購(gòu)“一手清”[3]。
內(nèi)部審計(jì)部門在日常審計(jì)工作中,需要重視采購(gòu)的申請(qǐng)、審批、詢價(jià)等環(huán)節(jié),提高警惕,筑牢采購(gòu)監(jiān)督防線,聚焦風(fēng)險(xiǎn)把控,織密小額采購(gòu)行為的“防護(hù)網(wǎng)”。只有這樣才能為國(guó)有企業(yè)節(jié)約成本、創(chuàng)造效益,保證國(guó)有企業(yè)的經(jīng)營(yíng)健康有序發(fā)展。