事業(yè)單位檔案管理水平的提升途徑研究

董廣敏

摘要：事業(yè)單位在我國經(jīng)濟(jì)和政治中有著突出地位，而檔案管理工作對于事業(yè)單位來講有著重要作用。事業(yè)單位檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性和復(fù)雜性，因此對于檔案管理工作的水平有著較高要求，基于此，本文中探討了提升事業(yè)單位檔案管理工作水平的重要性和有效途徑，希望能夠幫助到事業(yè)單位的相關(guān)工作人員。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理水平;提升途徑

一、提升事業(yè)單位檔案管理水平的重要性

檔案管理工作是衡量單位管理水平的重要依據(jù)，只有做好對檔案的管理工作，單位領(lǐng)導(dǎo)才能通過對檔案的分析，對單位整體情況及時(shí)全面的進(jìn)行掌握，并在此基礎(chǔ)之上科學(xué)合理的進(jìn)行發(fā)展策略的制定。同時(shí)，通過檔案還可對事業(yè)單位的業(yè)績進(jìn)行分析，從而提升事業(yè)單位管理水平。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）重視程度有待提升

一些科研機(jī)構(gòu)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)類事業(yè)單位對于基礎(chǔ)檔案管理工作并不重視，這些事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理工作就是簡單的進(jìn)行檔案的收集、歸納和整理，因此并未投入過多時(shí)間和人力來開展此項(xiàng)工作，而是將重心都放在了業(yè)務(wù)工作發(fā)展當(dāng)中。而這就會導(dǎo)致檔案管理工作處于被動狀態(tài)，無法充分發(fā)揮出檔案管理工作的價(jià)值。事業(yè)單位對于檔案管理工作的重視程度不夠，因此未投入足夠的人力和財(cái)力，現(xiàn)階段的檔案管理人員專業(yè)性普遍不足，一些檔案管理人員是從其他崗位調(diào)動過來的，因此缺乏專業(yè)能力和相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)，所以在開展檔案管理工作時(shí)就會存在一定的問題。

（二）管理方式落后

目前依然有很多事業(yè)單位在開展檔案管理時(shí)依然是以傳統(tǒng)的人工管理方式為主，存檔方式也為紙質(zhì)存檔，雖然也有一些事業(yè)單位會通過信息化技術(shù)開展檔案管理工作，但是只是僅限于檔案的收集，這也使得檔案管理工作效率無法得到切實(shí)提升，不利事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。一些事業(yè)單位雖然進(jìn)行了信息化檔案建設(shè)，但因受到傳統(tǒng)檔案管理方法的影響較深，檔案管理人員缺乏專業(yè)信息技術(shù)，因此無法熟練地運(yùn)用信息化技術(shù)開展檔案管理。

（三）檔案管理體系不夠健全

現(xiàn)在在我國一些事業(yè)單位那邊沒有進(jìn)行檔案管理體系的構(gòu)建，導(dǎo)致檔案管理工作分工不明確，而這就會影響到檔案管理工作的順利開展，這樣在檔案管理出現(xiàn)問題時(shí)難以在第一時(shí)間找到負(fù)責(zé)人員，也會產(chǎn)生相互推卸責(zé)任的情況，使得檔案管理工作效率被降低，也有可能會造成同事之間的矛盾，甚至?xí)o檔案管理工作帶來麻煩。

三、提升事業(yè)單位檔案管理工作水平的有效途徑

（一）事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要對檔案管理工作加強(qiáng)重視

想要使事業(yè)單位檔案管理水平得到進(jìn)一步提升，領(lǐng)導(dǎo)者就要將自己的表率作用充分發(fā)揮出來，認(rèn)識到檔案管理工作對單位效益的影響，轉(zhuǎn)變以往傳統(tǒng)的思想，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度，提升這一項(xiàng)工作的地位，將其放在同業(yè)務(wù)部門同等重要的位置，只有領(lǐng)導(dǎo)人們對這一項(xiàng)工作加強(qiáng)重視，其他職工以及檔案管理人員才會認(rèn)識到這項(xiàng)工作的重要性。

與此同時(shí)，在選拔工作人員時(shí)也要嚴(yán)格把關(guān)，確保工作人員具有一定的經(jīng)驗(yàn)且專業(yè)素質(zhì)較強(qiáng)，并要做到專人專崗。在完成人才選拔后要對這部分工作人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，使其能夠明白此項(xiàng)工作的重要性，并具有強(qiáng)烈的責(zé)任感。此外，要進(jìn)行薪酬體系的構(gòu)建和完善，使檔案管理員能夠沒有后顧之憂的投入到本職工作當(dāng)中，還要進(jìn)行獎罰機(jī)制的建立，激發(fā)出檔案管理人員的工作積極性。最后，要對檔案管理工作流程進(jìn)行規(guī)范，使檔案管理人員在工作中能夠做到有章可循，這樣才能獲得事半功倍的管理效果。

（二）對基本建設(shè)進(jìn)行完善，做好對檔案的維護(hù)工作

針對檔案管理工作事業(yè)單位要加大資金投入，積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)施設(shè)備，為檔案管理工作是平的提升打下良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，要對基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，進(jìn)行閱讀室的建造，并要確保其通風(fēng)功能良好，做好防盜、防潮工作。除此之外，還要定期對檔案進(jìn)行維護(hù)，給予檔案維護(hù)一定的經(jīng)費(fèi)支持，確保此項(xiàng)工作的順利開展。要進(jìn)行信息技術(shù)設(shè)備的購入和使用，根據(jù)企業(yè)的具體情況對現(xiàn)有的檔案信息管理體系進(jìn)行健全，并借助先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備推動檔案管理信息化建設(shè)。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

現(xiàn)在社會是信息化社會，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的運(yùn)用在各行各業(yè)的管理工作中，而事業(yè)單位信息化建設(shè)也已經(jīng)成為必然趨勢，因此一定要對原有的組織檔案管理方法進(jìn)行改進(jìn)，加強(qiáng)檔案信息化管理。事業(yè)單位要對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行改進(jìn)和完善，使檔案管理人員可通過計(jì)算機(jī)收集、整理與儲存相關(guān)檔案數(shù)據(jù)，打破以往紙質(zhì)檔案管理的局限性，實(shí)現(xiàn)檔案資料統(tǒng)一管理，促使檔案資料的查詢變得更加便捷化。信息化建設(shè)還可使檔案信息的更新速度得到提升，有效避免了人為調(diào)換、涂改的現(xiàn)象，可使檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性得以保障，因此說檔案管理信息化建設(shè)可使檔案管理水平得到顯著提升。雖然人事檔案管理有著效率高、成本低的管理優(yōu)勢，但是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)中可能存在著病毒，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的丟失或者數(shù)據(jù)被惡意篡改的風(fēng)險(xiǎn)，因此對于安全性這塊需要進(jìn)行特別的強(qiáng)調(diào)，使用高級防火墻的網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)保證信息的安全，或者在人事檔案的管理中使用信息認(rèn)證技術(shù)。

（四）提升檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)

檔案管理工作水平的提升，還需要一批具有較高專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人才，因此事業(yè)單位一定要加強(qiáng)對檔案管理者的培養(yǎng)工作，根據(jù)這一工作的實(shí)際需求以及實(shí)際發(fā)展有針對性的開展培訓(xùn)工作，促使檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)能夠得到提升。此外，還要進(jìn)行優(yōu)秀人才的引進(jìn)，進(jìn)一步提升檔案管理人員隊(duì)伍綜合素質(zhì)。事業(yè)單位的檔案管理者自身具備一定的工作經(jīng)驗(yàn)，但隨著檔案管理信息化建設(shè)，對這部分檔案管理人員提出了更高的要求，因此一定要培養(yǎng)這部分檔案管理人員的終身學(xué)習(xí)意識，使其能夠積極投入到信息技術(shù)的學(xué)習(xí)當(dāng)中，增強(qiáng)自身通過信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的能力，推動檔案信息化建設(shè)。同時(shí)，也要引導(dǎo)檔案管理者對原有的工作觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，使其能夠做到與時(shí)俱進(jìn)的開展檔案管理工作，使檔案管理工作的開展更加科學(xué)和規(guī)范。

結(jié)束語

總之，檔案管理工作在事業(yè)單位的發(fā)展中有著非常重要的作用，因此相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員一定要加強(qiáng)對這一工作的重視程度，增加對檔案管理工作的資金投入，保障基礎(chǔ)建設(shè)及軟硬件設(shè)備等完善。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)一步提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從而推動事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]陳朝銀.談提升事業(yè)單位檔案管理工作水平的途徑[J].卷宗，2020，10（3）： 89.