陳琳

摘要：近年來，紙質(zhì)檔案數(shù)字化因其在保護(hù)檔案原件、提高工作效率等方面所帶來的卓越成效，紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包服務(wù)也在各企事業(yè)單位中被逐步的推廣運(yùn)用。本文將以此為背景，淺析紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包服務(wù)工作過程中需規(guī)范的事項(xiàng)，為其更好的被普及運(yùn)用。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;外包服務(wù);規(guī)范

1檔案數(shù)字化外包服務(wù)概念

是指承包方利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)發(fā)包方的紙質(zhì)檔案、音像檔案、縮微檔案等進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤、固態(tài)硬盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的服務(wù)過程。

2檔案數(shù)字化外包服務(wù)工作原則

發(fā)包方應(yīng)盡可能掌握檔案數(shù)字化外包服務(wù)過程中應(yīng)遵照的相關(guān)檔案法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身單位檔案工作實(shí)際情況，制定檔案數(shù)字化外包工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并采取有效措施達(dá)成此標(biāo)準(zhǔn)。

發(fā)包方應(yīng)依據(jù)相關(guān)安全管理規(guī)范內(nèi)容，制訂適用的安全管理?xiàng)l例，有效約束檔案數(shù)字化外包工作人員行為，最大限度避免實(shí)體檔案在數(shù)字化過程中遭到損毀或是出現(xiàn)檔案信息泄密行為。發(fā)包方應(yīng)指派專人對(duì)檔案數(shù)字化外包工作進(jìn)行全過程監(jiān)督、指導(dǎo)、管控，以保證檔案數(shù)字化外包工作完成質(zhì)量、實(shí)施進(jìn)度、檔案安全等。

3檔案數(shù)字化外包基本環(huán)節(jié)及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)

檔案出庫(kù)：確定數(shù)字化對(duì)象檔案范圍，發(fā)包方與數(shù)字化外包人員做好檔案的清點(diǎn)交接、登記出庫(kù)工作。數(shù)字化前處理：一般包括三色筆（藍(lán)色/紅色/鉛筆）擦除、加蓋歸檔章和頁(yè)碼章、拆除裝訂物、破損或褶皺檔案的技術(shù)修復(fù)等。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立：即檔案信息著錄，需設(shè)立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中檔案信息著錄規(guī)則，包括有哪些著錄項(xiàng)、有無錄入字?jǐn)?shù)限制及錄入內(nèi)容上的特定要求等;將檔案信息準(zhǔn)確、完整的錄入到目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中，形成目錄數(shù)據(jù)。掃描掛接：應(yīng)選用對(duì)檔案實(shí)體破壞性小的掃描設(shè)備進(jìn)行掃描;為最大限度呈現(xiàn)檔案原貌，便于存儲(chǔ)及利用，應(yīng)采用彩色模式進(jìn)行掃描;為保證掃描圖像的清晰、完整，掃描分辨率不低于200dpi。掃描圖像需進(jìn)行中正調(diào)整及去污等處理，對(duì)于圖像不完整、不清晰或是漏掃、重掃，順序排列錯(cuò)亂等情況需及時(shí)修正處理。建議掃描圖像以一文一件為單元合并、以檔號(hào)命名、以統(tǒng)一通用格式存儲(chǔ)，并妥善建立其存儲(chǔ)路徑，確保數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確性。將掃描圖像與系統(tǒng)中目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行逐一對(duì)應(yīng)、上傳掛接，需確保對(duì)應(yīng)掛接的準(zhǔn)確性及完整性，并可正常讀取、下載。

4檔案數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交

根據(jù)檔案數(shù)字化外包各環(huán)節(jié)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行檔案數(shù)字化成果質(zhì)量驗(yàn)收，另需對(duì)掃描圖像存儲(chǔ)載體的可用性、安全性進(jìn)行驗(yàn)收。通常采用人工抽檢的方式進(jìn)行檢驗(yàn)，抽檢率可從外包方資信程度、雙方合作成熟度、數(shù)字化外包檔案數(shù)量等方面綜合考慮后確定，原則上不得低于5%，且抽檢合格率不低于95%。對(duì)于抽檢不合格的內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行及時(shí)修正，另外應(yīng)有相應(yīng)的處罰標(biāo)準(zhǔn)以確保驗(yàn)收的抽檢合格率達(dá)標(biāo)。驗(yàn)收結(jié)束，雙方人員簽字確認(rèn)及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核無誤方可視為檔案數(shù)字化成果驗(yàn)收通過，各項(xiàng)成果及時(shí)移交并履行交接手續(xù)。驗(yàn)收通過后的紙質(zhì)檔案，需重新進(jìn)行規(guī)范裝訂，并由雙方人員清點(diǎn)核對(duì)后，完成歸還交接手續(xù)，入庫(kù)歸檔。

5承包方篩選及人員管理要求

承包方篩選標(biāo)準(zhǔn)：承包方應(yīng)為依法注冊(cè)的法人，具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力;應(yīng)具有履行合同所必需的營(yíng)業(yè)執(zhí)照及相關(guān)資質(zhì)、許可證明;應(yīng)具備承接檔案數(shù)字化所必需的服務(wù)能力及經(jīng)驗(yàn)等。發(fā)包方需對(duì)承包方展開盡職調(diào)查，對(duì)其公司運(yùn)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況、相關(guān)資質(zhì)證明、企業(yè)信譽(yù)、服務(wù)能力等進(jìn)行核實(shí)對(duì)比，并以此作為承包方選定的主要依據(jù)。發(fā)包方還可通過第三方咨詢?cè)u(píng)估，客觀了解檔案數(shù)字化外包服務(wù)的成本構(gòu)成及合理價(jià)格范圍，價(jià)格優(yōu)勢(shì)可作為承包方選定的參考依據(jù)。

承包方工作人員管理要求：承包方工作人員需明確檔案數(shù)字化工作達(dá)成目標(biāo)、完成時(shí)限，需熟練掌握檔案數(shù)字化工作基本環(huán)節(jié)及執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，需了解相應(yīng)考核標(biāo)準(zhǔn)及懲處措施。承包方工作人員需服從發(fā)包方工作安排及工作期間的管理與監(jiān)督，自覺遵守發(fā)包方檔案安全、保密管理制度。承包方工作人員信息需提交發(fā)包方備案。

6安全性、保密性管理

承包方工作人員在檔案數(shù)字化加工過程中，應(yīng)保持檔案原貌，不得以任何方式破壞檔案原有狀態(tài)。對(duì)于移交出庫(kù)進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案，承包方工作人員需做好安全保管，每天工作結(jié)束需將檔案歸還到庫(kù)房或是專門的暫存封閉空間，不得在工位上留存過夜，對(duì)于數(shù)字化加工完畢的檔案，發(fā)包方應(yīng)及時(shí)驗(yàn)收并與承包方辦理交接手續(xù)，接收入庫(kù)保存。發(fā)包方應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化加工過程中使用的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行統(tǒng)一保管，嚴(yán)禁承包方擅自處理。非發(fā)包方允許，承包方工作人員不得私自進(jìn)出檔案庫(kù)房。承包方工作人員不得擅自提供、抄錄、拷貝、拍攝或者公布任何發(fā)包方檔案信息。發(fā)生（可能導(dǎo)致）檔案被損毀、丟失或信息泄露的重大事件時(shí)，發(fā)包方應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取補(bǔ)救措施。

結(jié)束語(yǔ)

紙質(zhì)檔案數(shù)字化在實(shí)現(xiàn)保護(hù)檔案原件、提高工作效率的同時(shí)，也對(duì)檔案原件的保護(hù)、檔案信息的安全保密提出了更高的要求，為此各企事業(yè)單位應(yīng)出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)范制度、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，以有效約束檔案數(shù)字化外包服務(wù)人員，力求在高質(zhì)量完成數(shù)字化工作的同時(shí)，也做好實(shí)體檔案的維護(hù)工作。

規(guī)范性引用文件

DA/T 31—2017 ?紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T68.1—2020 ?檔案服務(wù)外包工作規(guī)范