企業(yè)項目檔案管理常見問題及對策探究

張穎

摘要：企業(yè)項目檔案是對項目發(fā)展歷程的真實記錄，從項目立項、建設(shè)到完工驗收整個階段的資料，都形成了檔案。項目檔案的存在對于日常管理工作有很大的依據(jù)和借鑒作用。但是在實際工作中，項目檔案管理還存在一些問題，原因比較復(fù)雜，需要合理解決?；诖?，文章論述了企業(yè)項目檔案管理的常見問題，并分析導(dǎo)致問題出現(xiàn)的原因，最后提出解決這些問題的有效方法。

關(guān)鍵詞：企業(yè)項目檔案管理;問題;原因;對策

1引言

面對新經(jīng)濟常態(tài)的發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展運營也面對更大的壓力。而隨著企業(yè)發(fā)展中各個項目的占比增加，項目檔案作為完善業(yè)務(wù)體系的重點內(nèi)容，在日常管理中占據(jù)特殊作用。項目屬于企業(yè)與行業(yè)發(fā)展的特殊內(nèi)容， 十分復(fù)雜，所以對其的檔案管理也十分關(guān)鍵，這項工作對于企業(yè)發(fā)展有積極意義。

2企業(yè)項目檔案管理常見問題

一是管理制度不健全。企業(yè)在項目檔案管理中制定的制度并不全面，存在一些缺漏。比如對于項目檔案收集范圍責(zé)任主體的界定不明確，這可能導(dǎo)致追責(zé)時無法確定責(zé)任人;項目檔案方法標(biāo)準(zhǔn)不全面，使得獲得的項目檔案內(nèi)容存在一些差異性，難以統(tǒng)一儲存;項目檔案形式不統(tǒng)一，同一介質(zhì)的文件有多種形式，導(dǎo)致重復(fù)項目檔案處理，造成資源的浪費;制度不能及時更新，無法適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需求。二是與時代發(fā)展步伐不匹配。在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，首要發(fā)展的是業(yè)務(wù)、科研等方面，對于項目檔案管理的資金投入較少，注入的精力也較少，這就導(dǎo)致項目檔案管理工作進度無法與業(yè)務(wù)工作進度相匹配，存在一定的滯后性。特別是在數(shù)字經(jīng)濟時代下，企業(yè)也積極使用信息技術(shù)進行管理，但打造的信息化項目檔案管理機制存在不足，與時代發(fā)展步伐不匹配。

3企業(yè)項目檔案管理常見問題的原因分析

3.1對管理人員的要求高

這項工作的專業(yè)性要求較高，需要工作人員有一定水平的相關(guān)專業(yè)理論知識水平和業(yè)務(wù)能力，還要有較高水平的信息化水平，能夠有效處理項目項目檔案工作，同時要求工作人員對于企業(yè)的工作有所了解，知曉所有的項目檔案類型和特點。但實際上，相對于企業(yè)中的人員來講，企業(yè)檔案管理人員在項目檔案的信息化處理方面的技術(shù)水平較差，無法保證順利進行企業(yè)項目檔案管理。

3.2人為因素的影響

由于項目檔案本身的特殊性，其形成、歸檔和管理操作是在應(yīng)用過程中完成的，其中的檔案信息大部分經(jīng)批準(zhǔn)是可以查詢的，部分檔案信息還支持共享。但是在管理過程中，很多檔案信息可以人為修改，影響到信息的安全、完整和真實性，尤其是檔案人員流動性較大的情況下，如果做不好工作的交接，很容易因此導(dǎo)致項目檔案資料的損毀、遺失、篡改等問題，難以準(zhǔn)確判斷檔案資料的真實和原始性。另外，還有部分違法人員比如黑客等，可能對檔案系統(tǒng)進行攻擊，以獲取想要的檔案信息，這樣也威脅到項目檔案的安全性。

3.3信息化水平不高

當(dāng)前多媒體技術(shù)的發(fā)展十分快速，這使得項目檔案面對的技術(shù)環(huán)境因素更加復(fù)雜，逐漸出現(xiàn)信息化管理模式。但因為一些因素的影響，特別是檔案的存儲必須借助特殊的設(shè)備進行，包括對信息的讀取和傳輸也需要利用特定設(shè)備實現(xiàn)，使得檔案管理的信息化水平不高，與實際需求不匹配。同時電子文件結(jié)構(gòu)更加復(fù)雜，信息來源和形式都多樣化，成為一種集合體，處理有一定難度。比如在字處理文本上，工作人員可以直接進行簽字，或者直接聲音批示，按照不同處理方法放置到不同的數(shù)據(jù)庫或載體中。

4解決企業(yè)項目檔案管理常見問題的有效對策

4.1完善項目檔案管理制度

企業(yè)需要借助完善的制度推動項目的發(fā)展和應(yīng)用水平。在信息化技術(shù)的支持下，要求管理人員認(rèn)識到項目的重要性，認(rèn)識到其對于檔案管理的重要性，掌握先進的管理技術(shù)，知曉如何對項目檔案進行處理，以提升工作效率和積極性。項目要建立一套切實可行的管理制度，為相關(guān)工作的開展奠定理論基礎(chǔ)。同時要密切關(guān)注監(jiān)管機制的建設(shè)，借助信息化平臺的應(yīng)用，實現(xiàn)對檔案操作的動態(tài)監(jiān)管，促使制度落到實處。對于電子文件和信息，必須經(jīng)過管理才能形成項目檔案，所以需要建立一套切實可行的歸檔管理制度，作為工作的理論依據(jù)，這也可以幫助提升管理效率，降低人為失誤的機率。管理人員還要注意強化管理制度的落實，保證檔案管理工作的規(guī)范性和有序性。

4.2建立高水平的管理隊伍

項目要注意打造專業(yè)化水平高、學(xué)科能力強的人才隊伍，強化信息化水平，積極學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化管理方法，熟練掌握檔案系統(tǒng)的操作方式，培養(yǎng)集檔案管理基本知識和信息化技術(shù)于一體的高層次人才。項目也要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)提升，進行檔案內(nèi)容、項目影響，還有基本檔案管理能力的培養(yǎng)，建立常態(tài)化的培訓(xùn)機制，制定科學(xué)的培訓(xùn)規(guī)劃、內(nèi)容和目標(biāo)，實時更新項目檔案管理的最新內(nèi)容，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。同時要保證人員全面掌握所有的檔案類型，推動信息化建設(shè)，指導(dǎo)開展檔案資料的整合。另外要注意培養(yǎng)檔案管理人員的信息化意識，認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性，認(rèn)識到檔案管理方法的合理選擇標(biāo)準(zhǔn)，能夠按照管理制度對電子文件和信息進行管理。檔案部門需要培養(yǎng)工作人員的信息化意識，要求檔案管理人員充分認(rèn)識信息化管理系統(tǒng)和技術(shù)的重要性，掌握先進的項目檔案處理技術(shù)，知曉如何對項目電子信息和文件進行處理，以提升工作效率和積極性。

4.3建立檔案管理信息化平臺

對于項目檔案管理，需要構(gòu)建獨立的、可以實際應(yīng)用的電子化平臺，支持對各種實體化和虛擬化的檔案實施管理。這里需要注意的是，管理對象不僅是檔案中的電子信息，還需要實現(xiàn)將實體檔案轉(zhuǎn)變成電子形式，以及實現(xiàn)雙方之間的關(guān)聯(lián)管理?？紤]電子文件需要經(jīng)過歸檔操作才能形成項目檔案，所以企業(yè)需要建立信息化平臺，利用平臺進行電子文件的鑒定歸檔操作。這包括：利用影像學(xué)技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子信息，經(jīng)過歸檔操作后形成項目檔案;將獲得的電子信息進行憑證化處理，形成檔案并獨立出來，建立起有效力的，具備可讀性的資料。企業(yè)需要統(tǒng)一各個部門的項目檔案入口，借助條形碼技術(shù)、影像學(xué)技術(shù)等，將不同介質(zhì)、類別的資料進行處理，轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的入口文件，以最小單位用統(tǒng)一的格式存儲，保證可追溯性。

5結(jié)語

管理人員通過對檔案資料的匯總分析，可以為管理工作提供準(zhǔn)確依據(jù)，尤其是項目的順利開展必須要以檔案內(nèi)容作為基礎(chǔ);項目檔案管理是企業(yè)運營的重要部分，其管理水平和質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的真實和有效性，也影響到其使用效果，檔案資料可以作為領(lǐng)導(dǎo)決策的參考依據(jù)。隨著時代的發(fā)展和科技的進步，企業(yè)的項目越來越多，給檔案管理帶來新的難度，所以要加強對項目檔案管理的重視和改進。

參考文獻

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