文書檔案整理歸檔流程及注意事項探究

唐菊

摘要：文書檔案管理工作在單位的發(fā)展中具有不可忽視的作用和價值，在傳統(tǒng)紙質(zhì)化的文書檔案管理工作中，因文書檔案的查閱和管理工作比較繁瑣、復(fù)雜，導(dǎo)致文書檔案管理工作的價值和意義無法發(fā)揮出來。在信息化背景下，實現(xiàn)文書檔案工作的無紙化建設(shè)可以極大提升文書檔案調(diào)取、分享以及利用的便利性，讓相關(guān)工作人員有深度挖掘文書檔案價值的工作基礎(chǔ)，逐漸實現(xiàn)文書檔案價值的再挖掘，讓文書檔案管理工作在社會各項事業(yè)建設(shè)中的價值真正體現(xiàn)出來。本文對文書檔案整理歸檔流程及注意事項進(jìn)行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案;整理歸檔流程;注意事項

引言

在信息化時代背景下，各個行業(yè)的檔案管理工作逐漸實施了信息化建設(shè)，這樣不僅可以極大方便檔案管理，還可以實現(xiàn)檔案價值的挖掘，提升檔案管理工作的價值和意義。在信息化熱潮下，文書檔案管理工作逐漸實現(xiàn)了無紙化建設(shè)。對于文書檔案管理工作而言，實現(xiàn)無紙化建設(shè)不僅是文書檔案管理工作的需求，更是文書檔案管理工作發(fā)展的趨勢，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)在信息化發(fā)展的熱潮下，基于實際工作進(jìn)行思考，找到實際工作中存在的不足，有針對性地進(jìn)行解決，提升文書檔案無紙化管理和應(yīng)用的質(zhì)量和水平。文書管理工作作為各行各業(yè)基礎(chǔ)工作之一，其工作效率的提升在一定程度上促進(jìn)各部門、各單位工作效率的提升。

1文書檔案歸檔流程

1.1排列

文書檔案的排列以分類方案中的最低一級類目內(nèi)，根據(jù)文書檔案的重要程度及事由，并結(jié)合時間等因素，做好排列。尤其需要注意的是，不能機械地按文號排列，不能單純的按問題排列，也不能固執(zhí)地將全部文檔按時間為序排列。在具體排列時，應(yīng)把同一事由的文檔排列在一起，在事由排列基礎(chǔ)之上，再按照文書檔案中的時間順序或者重要程度進(jìn)行排列。除了時間排序體現(xiàn)的客觀性外，事由、重要程度多屬主觀判斷標(biāo)準(zhǔn)，這就給文書檔案排列更大的自主性和靈活性，因此，在實際操作過程中要不斷的摸索、不斷的總結(jié)和不斷的提煉。

1.2編目

歸檔的文書檔案目錄項包括文號、題名、頁數(shù)、日期、文件號、責(zé)任者、備注等。需要注意的是，文書檔案編目應(yīng)逐件進(jìn)行，且要確保編目全面、細(xì)致、深入、全面、精確，保證后期檔案的檢索和利用，防止因編目不當(dāng)而出現(xiàn)的“死檔”。其中，文號應(yīng)完整，無文號可空著，題名注意不得任意簡寫或省略;頁數(shù)要連續(xù)，空白頁不標(biāo)頁碼;責(zé)任者應(yīng)填寫全宗名稱或規(guī)范化簡稱，出現(xiàn)多個責(zé)任者，應(yīng)選本系統(tǒng)、部門中的重要責(zé)任者。附件具有較強的獨立性，無法在正題名中反映時，可在附件標(biāo)題中一并抄錄。

1.3裝盒

文書檔案的裝盒根據(jù)問題、保管期限的不同分類進(jìn)行分類裝盒，保管期限不同、問題不同，不得裝在同一盒內(nèi)。此外，要在“盒內(nèi)文件情況說明”中詳細(xì)注明盒內(nèi)文件是否存在缺損、修改、補充、銷毀等相關(guān)情況。

2文書檔案整理歸檔工作中需要注意的幾個問題

一是范圍鑒定。根據(jù)文件是否具有保存價值及合乎歸檔要求，從而作出其是否具有轉(zhuǎn)化為“檔案”的“資格審查”。根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》的相關(guān)規(guī)定，以下三類文件不屬于歸檔范圍：文件不齊全、未處理完畢，《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》明確不屬于歸檔范疇的。二是密級鑒定。根據(jù)文書檔案公開程度，將其鑒定為公開、秘密。密級依據(jù)文件登記的密級確定，分為秘密、機密和絕密等。經(jīng)鑒定屬于秘密及以上的文件資料，應(yīng)嚴(yán)格按照《保密法》規(guī)定，交由專人負(fù)責(zé)整理、歸檔。

3新形勢下文書檔案數(shù)字化管理的改進(jìn)策略

3.1領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一規(guī)劃

文書檔案的所在部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對檔案數(shù)字化管理的必要性和重要性有高度認(rèn)可，充分提高對此項工作的重視和關(guān)注，并制定相應(yīng)的工作規(guī)劃。這需要檔案管理員充分學(xué)習(xí)檔案法及相關(guān)規(guī)定，并對現(xiàn)代化文書檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及存在的問題學(xué)透吃透，以便于向分管領(lǐng)導(dǎo)作出充分的解釋說明。在確定文書檔案的管理模式后，核算應(yīng)用數(shù)字化管理所涉及到的人力、物力和財力，以便于統(tǒng)籌管理過程中的財務(wù)預(yù)算，更快更準(zhǔn)確地通過招投標(biāo)購買計算機、掃描儀、軟硬件等實用性強且利于數(shù)字化管理的工具。

3.2增加投入，完善設(shè)備

新形勢下文書檔案的數(shù)字化管理需要各單位增加資金投入，首先，應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，并保證功能合理，流程便捷。檔案用房應(yīng)保證“三分開”，即檔案業(yè)務(wù)工作室、檔案庫房和閱檔室分開。檔案室的櫥俱布置、防護(hù)設(shè)施應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定，并應(yīng)定時檢查更新。有條件的單位應(yīng)配專業(yè)密集架，密集架的設(shè)置應(yīng)符合相關(guān)的承重要求，并應(yīng)保證檔案室預(yù)留足夠的面積。應(yīng)健全檔案庫房制度，包括庫房日常安全管理及保密規(guī)定等內(nèi)容。其次，檔案庫房中應(yīng)安裝使用空調(diào)、除濕機、加濕器等設(shè)備或?qū)ｉT的溫濕度自主控制系統(tǒng)，并應(yīng)定期檢修。應(yīng)配備檔案專用計算機、掃描儀、光盤刻錄系統(tǒng)、專業(yè)軟件系統(tǒng)和存儲設(shè)備，以及檔案專用的打印機、復(fù)印機、照相機、防磁柜和消毒柜等設(shè)備。

3.3人才培養(yǎng)，提高素質(zhì)

文書檔案管理人員的專業(yè)水平和能力是數(shù)字化管理實現(xiàn)信息傳遞無障礙交接的必要性前提。檔案管理人員應(yīng)借助于提高專業(yè)能力的培訓(xùn)模式，全面提高從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，最大限度地提高檔案員的專業(yè)能力和水平。一是選拔檔案管理人員時應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，不僅要考察檔案從業(yè)資格，也要對檔案管理人員的計算機網(wǎng)絡(luò)知識提出更高的要求。二是在提升檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的同時，還要加強計算機知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提升檔案管理人員的計算機操作水平，組建一支既懂計算機知識又精通檔案管理的高素質(zhì)檔案員隊伍。

結(jié)束語

信息化背景下，文書檔案管理工作的無紙化發(fā)展是一種歷史發(fā)展的必然趨勢，為提升無紙化管理和應(yīng)用的質(zhì)量和水平，相關(guān)工作人員需要深入對文書檔案無紙化管理工作進(jìn)行思考，明確其中存在的隱患和工作的要點，確保文書檔案無紙化管理工作建設(shè)的科學(xué)性、合理性、有效性和規(guī)范性，讓文書檔案能夠在信息化建設(shè)的背景下發(fā)揮出更大的價值。

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