合同管控平臺的設(shè)計與實現(xiàn)

肖銀瑩

（南京萊斯信息技術(shù)股份有限公司，江蘇 南京210000）

近些年來，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍得到持續(xù)拓展的同時，所簽訂的合同數(shù)量也在持續(xù)增加，而傳統(tǒng)的合同管理手段存在效率低、效果差、人力需求高等問題，難以滿足企業(yè)日益增長的合同管理需求。因此，在當前先進技術(shù)手段的支持下，結(jié)合企業(yè)合同管控要求及企業(yè)特點，構(gòu)建合同管控平臺，完善企業(yè)特色的合同管理信息化體系，促使企業(yè)合同管理過程透明化、責任落實規(guī)范化制度化，將有著一定的現(xiàn)實意義。

1 合同管控平臺結(jié)構(gòu)設(shè)計

1.1 系統(tǒng)功能架構(gòu)設(shè)計

合同管控平臺的主要功能為基本信息管理、合同簽訂審批管理、合同付款審批管理、統(tǒng)計報表管理。具體系統(tǒng)功能架構(gòu)如圖1所示。

圖1 合同管控平臺架構(gòu)示意圖

1.2 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計

合同管控平臺將會采用B/S結(jié)構(gòu)，具體平臺將會由用戶表示層、業(yè)務(wù)邏輯層以及數(shù)據(jù)資源層三部分組成。

用戶表示層：為用戶提供前端頁面交互，用戶可以通過前端頁面直接訪問系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源層，并以此來對數(shù)據(jù)資源層中的各類數(shù)據(jù)進行查詢和使用。用戶表示層的主要使用方式為瀏覽器頁面。

業(yè)務(wù)邏輯層：基于收款計劃業(yè)務(wù)規(guī)則、標的合規(guī)性、合同變更規(guī)則、預警規(guī)則以及Web XML接口規(guī)則來對所有合同數(shù)據(jù)進行綜合處理。

數(shù)據(jù)資源層：主要對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、流程數(shù)據(jù)以及編碼數(shù)據(jù)進行儲存管理。

1.3 網(wǎng)絡(luò)物理拓撲設(shè)計

合同管控平臺主要由各類網(wǎng)絡(luò)設(shè)備組成，相關(guān)設(shè)備包括交換機、路由器、接入終端設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)防火墻以及其他服務(wù)器設(shè)備等[1]。具體平臺網(wǎng)絡(luò)將會采用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)兩種連接方式進行網(wǎng)絡(luò)連接，為確保合同管控平臺應(yīng)用過程中平臺數(shù)據(jù)安全性，在具體網(wǎng)絡(luò)物理拓撲結(jié)構(gòu)設(shè)計時需要符合以下幾方面要求[2]：（1）合同管控平臺應(yīng)用過程中不能夠出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中斷情況，避免因網(wǎng)絡(luò)中斷所引發(fā)的平臺數(shù)據(jù)缺失等問題。（2）針對具有不同權(quán)限的用戶，其在具體平臺登錄后所訪問的權(quán)限路徑也應(yīng)存在一定差別。（3）平臺需要能夠支持單點數(shù)據(jù)傳送和多點廣播傳輸?shù)南嚓P(guān)數(shù)據(jù)流。（4）隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，合同管控平臺未來可能會存在擴展需求，所以合同管控平臺網(wǎng)絡(luò)應(yīng)具有較為良好的網(wǎng)絡(luò)拓展性能，為后續(xù)平臺物理拓展提供可能。（5）合同管控平臺需要具備根據(jù)不同部門實際功能角色分配不同信息獲取路徑的功能。

1.4 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

（1）數(shù)據(jù)庫概念模型：綜合合同管控平臺的實際功能要求，最終確定數(shù)據(jù)庫概念模型如圖2所示。（2）合同分類數(shù)據(jù)表：合同分類數(shù)據(jù)表主要為合同分類功能提供支持，在實際應(yīng)用過程中用戶可以根據(jù)自身需求來自定義合同分類編號，以此來保證合同審批流程的合理性[3]。此外，合同分類數(shù)據(jù)表還包括分類編碼、分類名稱、用戶信息、備注等數(shù)據(jù)信息內(nèi)容。（3）發(fā)票類型數(shù)據(jù)表：用戶在導入發(fā)票數(shù)據(jù)以后，合同管控平臺將會自動生成發(fā)票類型編號，而發(fā)票類型名稱、發(fā)票名稱以及發(fā)票備注則需要用戶在導入發(fā)票數(shù)據(jù)后自定義輸入。除此以外，發(fā)票類型數(shù)據(jù)表還包括使用單位類型等內(nèi)容。（4）收付款計劃數(shù)據(jù)庫表：合同管控平臺中的收付款計劃數(shù)據(jù)庫表均由平臺管理員進行創(chuàng)建和管理，相關(guān)數(shù)據(jù)庫表包括收付款計劃編號、相關(guān)部門、合同名稱及編號、回款客戶名稱以及回款金額等。其中收付款計劃編號為系統(tǒng)自行填寫，具有唯一性。（5）合同數(shù)據(jù)表：合同作為合同管控平臺的基礎(chǔ)內(nèi)容，其性質(zhì)將會決定著合同數(shù)據(jù)表在合同管控平臺中的重要性，所以必須要對合同數(shù)據(jù)表進行合理設(shè)計，確保后續(xù)合同管控中的效率及效果[4]。具體來說，合同數(shù)據(jù)表應(yīng)包含有合同編號、合同名稱、合同類型、合同導入時間、合同簽訂時間以及合同備注信息等諸多方面內(nèi)容。其中合同編號和合同導入時間由系統(tǒng)自動生成，合同名稱、合同類型、合同簽訂時間以及合同備注信息則需要工作人員導入合同以后自行根據(jù)合同內(nèi)容進行填寫。（6）收付款審批記錄表：收付款審批記錄表是項目經(jīng)理在完成對收付款計劃審批以后自行生成的記錄表，其內(nèi)容主要包括合同收付款記錄編號、處理項目經(jīng)理編號、收付款審批狀態(tài)、合同管理員編號、創(chuàng)建時間以及審批時間等。（7）合同審批記錄表：同收付款審批記錄表一樣，合同審批記錄表是由項目經(jīng)理完成對合同審批后自行生產(chǎn)的記錄表，其主要內(nèi)容包括合同審批記錄編號、處理項目經(jīng)理編號、合同審批狀態(tài)、創(chuàng)建時間以及審批時間等。

圖2 數(shù)據(jù)庫概念模型

2 合同管理平臺環(huán)境及功能模塊實現(xiàn)

2.1 實現(xiàn)環(huán)境

合同管控平臺設(shè)計及實現(xiàn)過程中可以選用當前較為流行的MVC模式，并在對客戶端消息處理過程中引入Java EE技術(shù)，同時為保障后臺數(shù)據(jù)的精準分析效果以及管控成效，后臺封裝中將會引入Hibernate技術(shù)，相關(guān)技術(shù)的應(yīng)用不僅可以提高合同管控平臺響應(yīng)效率和效果，還有利于SQL數(shù)據(jù)服務(wù)時的數(shù)據(jù)存儲及時性，保障數(shù)據(jù)安全[5]。具體來說，系統(tǒng)平臺實現(xiàn)將會采用以下環(huán)境：

JDK：為合同管控平臺提供代碼運行環(huán)境；

Eclipse：為合同管控平臺開發(fā)提供代碼編寫環(huán)境；

Tomcat：主要用于完成代碼數(shù)據(jù)部署操作；

SQL Server：主要用于存儲合同管控平臺運行過程中所產(chǎn)生的絕大部分數(shù)據(jù)信息；

Windows 7/10：合同管控平臺軟件開發(fā)系統(tǒng)以及運行系統(tǒng)。

2.2 功能模塊設(shè)計及實現(xiàn)

2.2.1 強化合同制度管理

管控要求：通過合同管控平臺開展合同管理業(yè)務(wù)時，應(yīng)將單位內(nèi)合同管理制度主要條款進行濃縮，并在啟動合同審批流程時彈出對話框提示合同管理制度的主要內(nèi)容及流程。

理解：單位內(nèi)落實《合同管理制度》，使合同主辦人員進一步熟悉本單位制度和流程。

設(shè)計實現(xiàn)：通過合同擬制、流程審批、合同檔案管理等模塊功能實現(xiàn)。合同制度和審查、辦理責任，在啟動流程時進行提示；實行合同文件模板管理，推行標準規(guī)范合同文書，對較為固定內(nèi)容的合同，可由系統(tǒng)生成，減少人為疏漏，避免風險；將制度內(nèi)容落實在信息系統(tǒng)中，將合規(guī)原則落實到流程中。

2.2.2 突出資信調(diào)查管理

管控要求：各單位按照單位經(jīng)營管理情況，將合同類型進行劃分，按合同類型、金額開展資信調(diào)查，應(yīng)開展資信調(diào)查而未開展的，需履行特殊審批程序，此合同不得授權(quán)委托，必須由法定代表人審批，并且向法定代表人提示風險。

要求理解：加強資信調(diào)查，可有效避免合同簽約方因履約能力不足、合同無效、交易違法、合同無法順利履約等問題帶來的風險和問題。

設(shè)計實現(xiàn)：通過資信調(diào)查管理功能實現(xiàn)，并落實在合同審批的各個環(huán)節(jié)。通過梳理內(nèi)部合同分類，建立資信調(diào)查管理要求，明確需進行資信調(diào)查的合同范圍，建立標準化的資信調(diào)查模板，明確資信調(diào)查條款，建立對客戶、供應(yīng)商資信調(diào)查的動態(tài)管理，建立商業(yè)信用檔案。

2.2.3 有效發(fā)揮“黑名單”作用

管控要求：各單位需要將單位的黑名單錄入信息系統(tǒng)，并保持更新，合同審批時自動過濾。如果對方在黑名單中，不得啟動合同審批或履行特殊審批程序，此合同不得授權(quán)委托，必須由法定代表人審批，并且向法定代表人提示風險。

要求理解：制定黑名單管理制度，共享利用全單位黑名單，全面規(guī)避因資信調(diào)查不足或不及時而導致的合同問題或風險。

設(shè)計實現(xiàn)：通過客戶管理、供應(yīng)商管理模塊等模塊功能實現(xiàn)。系統(tǒng)可導入統(tǒng)一下發(fā)的黑名單名錄，對各級客戶、供應(yīng)商黑名單管理，實現(xiàn)動態(tài)的建立與解除機制；將黑名單管理制度落實到流程控制。

2.2.4 強化合同評審

管控要求：明確各部門在合同評審中重點審核的內(nèi)容，各部門審核內(nèi)容應(yīng)涵蓋合同所有重點條款，強化各部門在合同評審中的職責。

要求理解：在合同文本正式簽訂之前，應(yīng)當在系統(tǒng)中履行合同簽訂審批程序，經(jīng)有權(quán)決策機構(gòu)審批同意后方可簽訂。強化合同評審可有效避免因未有效履行審批或未在簽訂審批程序前進行合同評審、法律審核等工作而導致的合同文本不合法不合規(guī)，或因合同條款不完整而帶來的風險。

設(shè)計實現(xiàn)：將合同制度與信息化流程相結(jié)合，各審批表單明確合同會簽部門、重點審核內(nèi)容且對合同制度與各部門辦理責任進行說明和告示，所有審批流程可追溯、永久留存。

2.2.5 加強合同證據(jù)保全

管控要求：合同重要節(jié)點采取的措施，均應(yīng)上傳信息系統(tǒng)，如催款、發(fā)貨、驗收、對賬、送達發(fā)票、通知等重要事項，均應(yīng)向?qū)Ψ桨l(fā)出書面通知，如果對方簽訂合同的人員不是法定代表人，需要對方出示授權(quán)委托書，并將其上傳至信息系統(tǒng)中，合同審批時需要上傳合同雙方簽字的合同談判記錄。

要求理解：將合同證據(jù)保全，保留詳實的證據(jù)，為可能發(fā)生的經(jīng)營糾紛提供可靠保障，對糾紛追責提供依據(jù)。

設(shè)計實現(xiàn)：系統(tǒng)自動保全相關(guān)記錄，建立統(tǒng)一的合同檔案，包括從合同的準備階段、簽署階段到履行階段，各個環(huán)節(jié)的審批流程、相關(guān)合同文件，系統(tǒng)自動記錄保存，便于后期查閱。對無法在系統(tǒng)中體現(xiàn)的環(huán)節(jié)，提供證據(jù)要素填報。

2.2.6 強化應(yīng)收賬款管理

管控要求：每月自動生成應(yīng)收賬款統(tǒng)計表，各部門根據(jù)職責分工，制定應(yīng)收賬款回收措施計劃，明確工作任務(wù)、內(nèi)容、節(jié)點、責任人等，然后導入信息系統(tǒng)。責任人對照計劃完成相關(guān)任務(wù)，將任務(wù)完成情況錄入信息系統(tǒng)，如果計劃沒按期完成，系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)實際情況將此工作完成狀態(tài)直接通知部門領(lǐng)導、分管領(lǐng)導和單位主要領(lǐng)導。

要求理解：明確應(yīng)收賬款的管理要素、應(yīng)收賬款的管理、統(tǒng)計時間以及對應(yīng)的預警設(shè)置。

設(shè)計實現(xiàn)：通過應(yīng)收賬款管理功能實現(xiàn)，建立計劃應(yīng)收賬款和實際應(yīng)收賬款臺賬。根據(jù)收入合同的收款計劃，制定應(yīng)收賬款措施計劃，建立應(yīng)收賬款預警功能，提醒不同領(lǐng)導，提供應(yīng)收賬款臺賬及相關(guān)統(tǒng)計功能。

2.2.7 增加合同統(tǒng)計分析功能

管控要求：固定合同統(tǒng)計分析時涉及的主要元素，并由合同管控平臺自動提取，各部門可以根據(jù)提取的信息開展合同相關(guān)的統(tǒng)計分析工作。

要求理解：明確合同相關(guān)的統(tǒng)計要素，可滿足集團公司對成員單位上報數(shù)據(jù)的要求，提供各種匯總分析。

設(shè)計實現(xiàn)：通過綜合信息展現(xiàn)模塊功能實現(xiàn)。以多維度、多視角、全方位，展現(xiàn)相關(guān)綜合統(tǒng)計信息。包括綜合信息統(tǒng)計分析、采購合同統(tǒng)計分析等。合同管控平臺所涉及的統(tǒng)計報表主要分為統(tǒng)計報表類、區(qū)域代碼類、收據(jù)審核記錄類、管理員類以及項目經(jīng)理類等五大類。具體內(nèi)容如下：（1）統(tǒng)計報表類：類屬性主要包括報表編號、報表名稱、報表類型以及升級標記等屬性信息。相關(guān)信息可以在合同管控平臺中通過uoload Audit（）來進行標記上報。（2）區(qū)域代碼類：類屬性主要包括統(tǒng)計報表存儲的區(qū)域代碼屬性信息。（3）收據(jù)審核記錄類：類屬性主要包括合同收付款記錄編號、合同名稱、余額信息、結(jié)算日期、審核狀態(tài)、備注等屬性信息等。相關(guān)信息可以通過Search（）來進行快速查詢[6]。（4）項目經(jīng)理類：類屬性主要包括項目經(jīng)理的編號、姓名、電話號碼、登錄密碼等信息。相關(guān)信息可以通過getId（）來進行快速查詢。（5）管理員類：類屬性主要包括管理員的編號、姓名、電話號碼、登錄密碼等信息。相關(guān)信息可以通過getId（）來進行快速查詢。

3 結(jié)束語

綜上所述，本文基于合同管理的功能需要，提出一種合同管控平臺的架構(gòu)設(shè)計，具體設(shè)計內(nèi)容包括系統(tǒng)功能架構(gòu)設(shè)計、系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計、網(wǎng)絡(luò)物理拓撲設(shè)計以及數(shù)據(jù)庫設(shè)計四部分內(nèi)容，并以平臺架構(gòu)設(shè)計為基礎(chǔ)，對合同管控平臺的實現(xiàn)環(huán)境和功能模塊進行闡述。因為本文僅設(shè)計合同管控平臺架構(gòu)內(nèi)容，沒有對合同管控平臺具體設(shè)計進行說明，再加上沒有將設(shè)計具體到某一企業(yè)，所以所提出的平臺架構(gòu)可能會與企業(yè)實際需求存在一定差異，還需要企業(yè)在具體設(shè)計過程中依據(jù)本文所提出的設(shè)計架構(gòu)進行優(yōu)化完善，保障合同管控平臺的最終應(yīng)用成效。