供電企業(yè)云平臺(tái)的電子文件歸檔研究

陳龍

摘要：隨著我國(guó)科技的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)和電子產(chǎn)品日益進(jìn)入我國(guó)人民的生活當(dāng)中，我國(guó)逐漸步入了大數(shù)據(jù)的信息時(shí)代。云平臺(tái)便是由信息化建設(shè)衍生出來的儲(chǔ)存電子信息的平臺(tái)，其利用在我國(guó)各個(gè)企業(yè)當(dāng)中，有效地提高了各企業(yè)的工作效率，而我國(guó)的供電企業(yè)也不例外。供電企業(yè)的數(shù)據(jù)庫是非常龐大的，其中包含眾多用電客戶的信息，因此，利用云平臺(tái)對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔有利于對(duì)信息的儲(chǔ)存和歸納整理。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè);云平臺(tái);電子文件;歸檔研究

隨著我國(guó)信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，其對(duì)于電子文件的收納管理具有積極的促進(jìn)作用，使供電企業(yè)進(jìn)入了無紙化的文件管理模式，促進(jìn)了供電企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，大大提升了供電企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率，在一定程度上降低了個(gè)供電企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本。供電企業(yè)的電子文件歸檔工作也對(duì)我國(guó)傳統(tǒng)的文件歸檔工作提出了新的挑戰(zhàn)，電子文檔是一個(gè)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)其進(jìn)行有效的歸納整理，有利于促進(jìn)供電企業(yè)的發(fā)展。

一、供電企業(yè)電子文件歸檔的意義

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，供電企業(yè)內(nèi)部的文件越來越多，我國(guó)傳統(tǒng)的文件管理的方式早已無法滿足我國(guó)供電企業(yè)對(duì)于文件歸檔的需求。我國(guó)供電企業(yè)自開展以來文件極其繁多，不利于日常工作時(shí)對(duì)其的查找和翻閱，并且紙質(zhì)文件儲(chǔ)存起來較為不便，很容易對(duì)文件造成損壞和丟失。電子文件歸檔是信息化技術(shù)發(fā)展下的必然趨勢(shì)，電子文件歸檔有利于加強(qiáng)供電企業(yè)對(duì)文件的歸納和整理，有利于提升文件的利用率，提升文件的自身價(jià)值。電子文件歸檔是供電企業(yè)將具有保存和查閱意義并且已被系統(tǒng)收錄的文件向權(quán)限部門提交的過程。電子文件歸檔需要進(jìn)行“四性”檢測(cè)，即真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，才能保證電子文件的后續(xù)利用和管理[1]。

二、供電企業(yè)電子文件歸檔的不足之處

（一）電子文件歸檔人員綜合素質(zhì)水平不高

由于我國(guó)電子文件受我國(guó)傳統(tǒng)的文件整理模式影響，我國(guó)相關(guān)的管理人員對(duì)于電子歸檔的認(rèn)知并不全面，因此，導(dǎo)致電子文件歸檔工作無法有效的順利開展。大部分歸檔人員并沒有進(jìn)行過專業(yè)系統(tǒng)性的訓(xùn)練，導(dǎo)致其對(duì)如何進(jìn)行電子文件歸納技術(shù)并不熟悉，不能對(duì)電子文件進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化的整理。還有一部分歸檔人員還在使用我國(guó)傳統(tǒng)的歸檔技術(shù)，致使歸檔工作仍舊繁雜，工作效率無法提高。

（二）電子文件歸檔種類繁多

隨著我國(guó)電子文件歸檔任務(wù)的不斷開展，信息化技術(shù)不斷深入我國(guó)供電企業(yè)，廣泛利用在經(jīng)營(yíng)、管理、文件歸檔中，同時(shí)這也造成了我國(guó)供電企業(yè)內(nèi)部的電子文件越來越多，致使企業(yè)內(nèi)部的歸檔人員工作任務(wù)量逐步增加。尤其是對(duì)于我國(guó)供電企業(yè)這種特殊的企業(yè)來講，信息化文件歸檔更是尤為重要，供電企業(yè)對(duì)于電子文件歸檔技術(shù)要求更高。由于信息化技術(shù)屬于我國(guó)新興的技術(shù)產(chǎn)業(yè)，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部對(duì)于電子文件的歸檔制度也不完善，致使電子文件歸檔工作開展不太順利。

（三）電子文件歸檔整合性不強(qiáng)

我國(guó)供電企業(yè)大力開展電子文件歸檔的技術(shù)建設(shè)，相比較于我國(guó)傳統(tǒng)的歸檔技術(shù)，工作效率是得到了有效的提升，對(duì)于電子文件的歸納整合也方便了許多，但隨著我國(guó)供電企業(yè)正在逐步地發(fā)展，電子文件數(shù)量的增多，對(duì)相關(guān)的設(shè)施設(shè)備也提出了更高的要求，企業(yè)對(duì)于硬件設(shè)施的投入并不理想，同時(shí)由于文件的信息資料包含范圍較廣，因此，導(dǎo)致各部門對(duì)于文件的需求存在一定的差異，電子文件的整合性并不足，常常出現(xiàn)文件重復(fù)的現(xiàn)象。

三、供電企業(yè)電子文件歸檔的對(duì)策

（一）提升電子文件歸檔的綜合素質(zhì)水平

供電企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于電子文件歸檔的重視程度，提升相關(guān)人員的專業(yè)技術(shù)水平，使其明確電子文件歸檔的技術(shù)流程，能夠妥善的利用信息化技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行整理歸納。隨著我國(guó)信息化技術(shù)不斷發(fā)展，供電企業(yè)內(nèi)部工作人員理應(yīng)摒棄陳舊的管理模式，實(shí)行無紙化的文件模式，以便于促進(jìn)供電企業(yè)的良性發(fā)展。供電企業(yè)應(yīng)定期對(duì)歸檔人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，提升其對(duì)于電子文件歸檔的業(yè)務(wù)能力，使其認(rèn)識(shí)到電子文件歸檔的重要性，從而促進(jìn)員工對(duì)于工作的積極性。隨著電子文件的逐步增多，電子文件歸檔任務(wù)量的增加，供電企業(yè)內(nèi)的歸檔人員缺乏，因此，供電企業(yè)也應(yīng)面向社會(huì)招聘相關(guān)的技術(shù)人員，通過層層選拔，選擇出來對(duì)于企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展有用的人才，壯大電子文件歸檔的隊(duì)伍。同時(shí)供電企業(yè)應(yīng)完善電子文件的歸檔制度，使技術(shù)人員按照相應(yīng)的規(guī)章制度進(jìn)行歸納整理，防止出現(xiàn)各部門權(quán)責(zé)交叉和權(quán)責(zé)不明確的現(xiàn)象，這樣有利于減少電子文件上傳的重復(fù)率。供電企業(yè)應(yīng)建立企業(yè)內(nèi)部獨(dú)有的云平臺(tái)，將電子文件歸檔儲(chǔ)存在本企業(yè)的云平臺(tái)中，方便企業(yè)內(nèi)部人員的查閱瀏覽，充分地體現(xiàn)出文件的自身價(jià)值，同時(shí)云平臺(tái)在一定程度上可以保證電子文件的安全性，防止被外部人員查看和盜取。

（二）實(shí)行對(duì)電子文件的“四性”監(jiān)測(cè)

電子文件的歸檔工作要做到“四性”監(jiān)測(cè)，從而確保電子文件的有效性。供電企業(yè)對(duì)于電子文檔的監(jiān)測(cè)要嚴(yán)格實(shí)施，避免出現(xiàn)不符合規(guī)格的文檔，出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的情況，如果電子文件出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，那這個(gè)文件也沒有存在的必要，屬于無效文件，這在一定程度上會(huì)造成企業(yè)內(nèi)部的損失，因此要確保文件具有真實(shí)有效性。在進(jìn)行歸檔時(shí)要查看文件中的數(shù)據(jù)、數(shù)值、數(shù)量是否有不完整的地方，要保證文件中的數(shù)據(jù)完整，為文件的有效性提供保障。電子文件歸檔要保證文件中的數(shù)據(jù)和信息具有可用性，確保文件可以正常使用，檢測(cè)文件中是否具有不符合要求的文件格式，使內(nèi)外環(huán)境均符合電子文件歸檔的要求。電子歸檔中最重要的就是對(duì)其的安全性進(jìn)行檢測(cè)，主要是檢測(cè)電子文件中是否存在病毒，以免造成企業(yè)內(nèi)部云平臺(tái)的癱瘓，對(duì)企業(yè)的電子文件造成不可逆的損失，對(duì)電子文件的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。電子文件歸檔的安全性是保證電子文件可以進(jìn)行有效查閱的前提條件，因此，對(duì)電子文件的歸檔進(jìn)行“四性”的檢測(cè)，有助于供電企業(yè)電子文件歸檔工作的有效開展[2]。

（三）做好電子文件歸檔工作

供電企業(yè)應(yīng)對(duì)電子文件的內(nèi)容、格式、大小、范圍進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范的制度制定，使相關(guān)的工作人員明確歸檔工作流程。確定電子文件的來源及載體形式，制定相應(yīng)的歸檔范圍，按照我國(guó)出臺(tái)的電子文件保管政策明確歸檔范圍。供電企業(yè)內(nèi)部主要存在自動(dòng)及手動(dòng)兩種歸檔方式，自動(dòng)就是通過企業(yè)內(nèi)部的系統(tǒng)檢測(cè)自動(dòng)對(duì)電子文件進(jìn)行歸納整理，并儲(chǔ)存在云平臺(tái)中，手動(dòng)就是相關(guān)工作人員利用U盤對(duì)電子文件進(jìn)行儲(chǔ)存。由此可見，對(duì)于不同種類的電子文件可采取不同的方式進(jìn)行儲(chǔ)存，以保證電子文件的安全性。電子文檔的儲(chǔ)存時(shí)間相比于紙質(zhì)文檔的儲(chǔ)存時(shí)間較長(zhǎng)，因此可以合理的對(duì)電子文件的管理時(shí)限進(jìn)行延長(zhǎng)。電子文件的歸檔管理也尤為重要，供電企業(yè)要定期對(duì)云平臺(tái)進(jìn)行維護(hù)查看，一旦發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)立即對(duì)電子文件進(jìn)行遷移，確保電子文件的安全性和有效性。供電企業(yè)對(duì)于內(nèi)部人員應(yīng)設(shè)計(jì)不同的查閱權(quán)限并對(duì)每次查閱進(jìn)行有效記錄，以此來保證文件查閱制度的科學(xué)性、規(guī)范性[3]。

結(jié)束語：

綜上所述，隨著我國(guó)科技的發(fā)展，加強(qiáng)云平臺(tái)電子文件的歸檔對(duì)于供電企業(yè)來說勢(shì)在必行，以此來提升企業(yè)自身的競(jìng)爭(zhēng)力，確保能夠在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳跟。但供電企業(yè)對(duì)于電子文件歸檔工作仍存在許多問題，因此需要供電企業(yè)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展不斷創(chuàng)新合理的歸檔方式，樹立現(xiàn)代化的電子文件歸檔思想，從而滿足供電企業(yè)對(duì)于文件歸檔的需求，為供電企業(yè)的良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]趙婷. 電子文件歸檔管理策略研究[J]. 現(xiàn)代企業(yè)文化， 2019， （007）：127-128.