薛彬彬

（青海鹽湖工業(yè)股份有限公司 青海格爾木 816000）

文書檔案是企業(yè)自身發(fā)展中所形成的具備較強(qiáng)保存價值的文件，對企業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展有著重要意義。同時隨著新時期的到來，文書檔案管理工作發(fā)生了巨大改變。所以在實際的企業(yè)發(fā)展過程中，充分認(rèn)識文書檔案管理工作的重要性，重視對文書檔案管理工作的創(chuàng)新與落實，注重對相關(guān)工作的不斷完善，變革工作理念，保障相關(guān)信息的完整性、有效性、及時性，以增強(qiáng)管理工作的科學(xué)性與合理性，讓企業(yè)發(fā)展能夠更好地適應(yīng)社會發(fā)展要求，顯著提升企業(yè)自身的綜合競爭力，促進(jìn)企業(yè)的良好、長久發(fā)展。

一、文書檔案及其重要性

（一）概述

文書檔案就是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。其中包括指示、布告、請示、通知、會議記錄等。因為檔案在產(chǎn)生、內(nèi)容以及形式方面具備一定共性，所以檔案管理工作的規(guī)律進(jìn)行研究有重要意義。同時也把文書檔案作為和科學(xué)技術(shù)檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱，包括外交、訴訟、教學(xué)等。文書檔案這一概念主要是在國內(nèi)進(jìn)行應(yīng)用[1]。

（二）重要性分析

在化工企業(yè)的發(fā)展、運(yùn)用過程中，文書檔案管理工作的良好開展有著十分重要的意義，與企業(yè)自身發(fā)展有著直接聯(lián)系。所以重視對文書檔案管理工作的落實，深化管理工作研究與總結(jié)，使相關(guān)工作變得更加完善。通過對管理方式的創(chuàng)新，對管理理念的變革，顯著提升文書檔案管理工作的科學(xué)性與合理性，增強(qiáng)工作人員自身的實際工作效率，從而為企業(yè)自身綜合競爭力的提升提供大力支持，推動企業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展。而隨著新時期的到來，文書檔案管理工作具備了新的內(nèi)涵，其所具備的作用越來越凸顯。為了更好地滿足新時代發(fā)展要求，文書檔案管理對相關(guān)工作人員提出了更高要求，不僅需要重視對文書檔案的界限進(jìn)行明確掌握，還需要對文書檔案相關(guān)原則進(jìn)行深入熟悉，以保證文書檔案的完整性、規(guī)范性、安全性與合理性，進(jìn)而為企業(yè)的良好、長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。但是在實際的企業(yè)發(fā)展過程中，相關(guān)部門缺少對文書檔案管理工作的重視，諸多工作落后，無法使文書檔案作用得到充分發(fā)揮[2]。

二、新時期文書檔案管理中的問題

（一）缺少規(guī)范性

在化工企業(yè)發(fā)展與經(jīng)營過程中，文書檔案管理工作是一項重要且基礎(chǔ)的工作。但是在實際的管理工作中，相關(guān)部門并沒有確切落實管理工作，文書檔案管理工作中存在著嚴(yán)重的不規(guī)范問題。檔號、檔案標(biāo)題方面存在填寫問題，相關(guān)目錄也缺乏良好的科學(xué)性與規(guī)范性。并且企業(yè)中文書檔案管理條例、制度不夠完善，使得文書檔案管理工作效率十分低下，問題頻繁出現(xiàn)。此外，部分化工企業(yè)在文書檔案管理理念沒有得到及時變革，無法滿足新時期發(fā)展要求，依然采用傳統(tǒng)管理模式，不重視對管理模式的創(chuàng)新與完善，十分不利于企業(yè)自身的持續(xù)發(fā)展。

（二）不重視方法創(chuàng)新

隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，信息時代的到來為人們提供諸多便利，同時信息技術(shù)也在各行各業(yè)中得到了廣泛影響，與人類的生活、生產(chǎn)融合在了一起。所以在新時期的化工企業(yè)發(fā)展過程中，應(yīng)該重視對科學(xué)技術(shù)的充分運(yùn)用，促使文書檔案管理的信息化發(fā)展，以便于對相關(guān)信息的明確存入與提取。同時通過對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的有效應(yīng)用，可以提升文書檔案管理工作的條理性以及清晰度。盡管目前大部分企業(yè)引進(jìn)信息技術(shù)、設(shè)備為文書檔案管理工作提供助力，但是因為管理工作人員自身水平有限，無法充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢與作用。同時管理工作人員不重視對管理方法的有效創(chuàng)新與完善，所以信息技術(shù)的應(yīng)用沒有得到理想效果。

（三）檔案內(nèi)容存在滯后性

在化工企業(yè)文書檔案管理過程中，許多檔案內(nèi)容比較陳舊，缺少足夠重視，相關(guān)管理人員很少對檔案內(nèi)容進(jìn)行翻閱，不注重對檔案內(nèi)容的及時有效更新，只是將其當(dāng)作一個必要的擺設(shè)，不利于檔案管理部門充分發(fā)揮作用。即便相關(guān)管理人員會對檔案內(nèi)容進(jìn)行翻閱，可檔案資料中所記錄的內(nèi)容十分簡單，大部分內(nèi)容只是對企業(yè)原始資料以及數(shù)據(jù)的記錄，缺少對新內(nèi)容的加入[3]。因為管理人員不重視對自身責(zé)任的落實，只是完成領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)天布置的任務(wù)，通常不會主動地發(fā)現(xiàn)、分析與解決相關(guān)問題。只在相關(guān)硬性要求下才會添加新的內(nèi)容。這樣會明顯提升文書檔案管理工作自身的滯后性，不能對企業(yè)自身的實際發(fā)展、生產(chǎn)情況進(jìn)行明確反映，使得文書檔案管理失去了其應(yīng)該具備的作用與意義。

（四）工作人員素質(zhì)低

在化工企業(yè)文書檔案管理工作中，管理工作人員自身素質(zhì)不高，不僅不具備較強(qiáng)的專業(yè)管理能力，還缺少最為基本的職業(yè)素養(yǎng)以及敬業(yè)精神，這對企業(yè)各項工作的良好開展均有著不良影響。所以為了保障文書檔案管理工作的順利、高效開展，化工企業(yè)就需要重視對相關(guān)人才的有效引進(jìn)與培養(yǎng)，以構(gòu)建一支專業(yè)素質(zhì)過硬、信息技術(shù)過強(qiáng)、工作經(jīng)驗豐富、實踐能力強(qiáng)的文書檔案管理隊伍?？墒窃趯嶋H的化工企業(yè)發(fā)展過程中，文書檔案管理人才隊伍的建設(shè)無法滿足新時期要求，企業(yè)通常會招聘一些臨時工作或者是兼職人員開展與落實文書檔案管理工作，使得管理工作缺乏良好的規(guī)范性，十分不利用各項工作的順利開展[4]。

三、新時期文書檔案管理工作的對策

（一）提升領(lǐng)導(dǎo)重視

隨著新時期的發(fā)展，化工企業(yè)想要確保文書檔案管理工作的良好、高效開展，就需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)有效轉(zhuǎn)變自身理念，充分認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，并對此投入更多關(guān)注，提升其對文書檔案管理工作的重視力度。同時企業(yè)還需要加快自身的信息化建設(shè)，進(jìn)而使檔案管理部門的設(shè)施和設(shè)備得到有效完善。并聘用專業(yè)的管理人員，以獲取更加理想的管理效果。此外，注重與相關(guān)管理人員的交流與溝通，提升管理人員對自身工作的重視力度。而文書檔案管理工作人員需要重視對自身專業(yè)素養(yǎng)的不斷提升，增強(qiáng)自身的愛崗敬業(yè)精神，在實際管理工作中充分發(fā)揮自身的主觀能動性，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的滿意度，從而為企業(yè)良好發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。同時在日常發(fā)展中重視對文書檔案工作的有效宣傳，進(jìn)一步提升領(lǐng)導(dǎo)自身的檔案意識[5]。并且檔案管理工作人員需要及時將日常工作內(nèi)容匯報給領(lǐng)導(dǎo)，做好相關(guān)的服務(wù)工作，使領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)ο嚓P(guān)檔案信息進(jìn)行及時運(yùn)用，使其能夠充分意識到有效開展文書檔案管理工作的意義，獲取領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，從而為文書檔案管理工作的良好開展奠定基礎(chǔ)。

（二）重視制度建設(shè)

在化工企業(yè)文書檔案管理工作中，企業(yè)需要重視對相關(guān)規(guī)章制度的有效建設(shè)與完善。以相關(guān)法律內(nèi)容以及企業(yè)自身的實際情況為依據(jù)，對滿足自身實際需求的規(guī)章制度進(jìn)行建立，對管理工作中各環(huán)節(jié)要求進(jìn)行明確，使工作制度得到進(jìn)一步完善，使工作人員能夠嚴(yán)格按照相關(guān)制度落實管理工作，顯著提升文書檔案管理工作的有效性與科學(xué)性。針對文書檔案的收集、整理、保管等工作設(shè)置明確規(guī)定，及時對原有紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集、整理與錄入，提前對歸檔程序進(jìn)行設(shè)置，避免出現(xiàn)檔案信息的受損、丟失狀況，保證檔案信息的完整性、有效性，顯著提升文書檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）重視信息收集

在化工企業(yè)運(yùn)營過程中，不論是專職工作人員還是兼職工作人員，在文書檔案管理中都需要重視對信息收集工作的確切落實，以對檔案收集范圍進(jìn)行有效拓展，尤其是重要會議、重要成果、科學(xué)研究等相關(guān)的檔案資料與信息。同時還需要重視對收集渠道的有效拓展，以提升工作人員自身對資料、信息的鑒別能力。在對文書檔案進(jìn)行收集的過程中，企業(yè)各個部門之間需要重視有效協(xié)作，而文書檔案管理工作人員需要做到嘴勤、腳勤、腦勤，以確保對相關(guān)資料與信息的有效收集。更加注重對展現(xiàn)企業(yè)自身發(fā)展相關(guān)資料與信息的收集，這樣可以充分發(fā)揮檔案部門的作用，為各項工作的良好開展提供有效參考，推動企業(yè)自身的更好發(fā)展。

（四）注重發(fā)文登記

在文書檔案管理工作中，針對不同類型的收發(fā)文件，工作人員需要開展分別登記，單獨對收文進(jìn)行登記，對于紅頭文件，需要對收文時間、收文號、標(biāo)題等進(jìn)行內(nèi)容進(jìn)行明確記錄，同時還需要交給各主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱。對于需要在企業(yè)內(nèi)容開展有效宣傳的文件，工作人員需要對承辦單位、收件人、收文時間等進(jìn)行記錄，這樣可以為相關(guān)工作的全程跟蹤提供便利。此外，還需要重視對備案登記工作的確切落實，而備案工作可以每個季度或者是半年開展一次，同時需要在年終時將其裝訂成冊，以對相關(guān)的檔案明細(xì)賬進(jìn)行建立，增強(qiáng)文書檔案管理的清晰度。

（五）落實現(xiàn)代化管理

隨著新時代的到來，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，計算機(jī)在人們的生活、工作、生產(chǎn)中得到廣泛應(yīng)用。所以文書檔案管理工作也需要緊隨時代潮流，有效應(yīng)用計算機(jī)開展與落實管理工作，從而使自動化辦公得到有效實現(xiàn)。在實際的管理工作中，工作人員需要重視對現(xiàn)代化管理技術(shù)的熟練掌握，同時與自身的崗位要求進(jìn)行充分結(jié)合，以促進(jìn)自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)的不斷提升。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案管理過程中，管理工作十分繁瑣，管理人員的勞動強(qiáng)度十分大。而通過對信息技術(shù)的有效應(yīng)用，不僅可以使工作效率得到顯著提升，還能夠增強(qiáng)檢索工作的便捷性，進(jìn)而降低人為因素在文書檔案管理中產(chǎn)生的影響。在有效簡化文書檔案管理工作的同時，還能夠使檢索目的得到進(jìn)一步深化，顯著提升對文書檔案信息的利用效率，充分突顯文書檔案管理工作的功效[6]。

（六）遵守歸檔原則

在化工企業(yè)發(fā)展過程中，日常管理中時常需要面對各種各樣的文檔信息與資料，并且每種文件所保障的內(nèi)容各不相同，如果沒有對這些文件進(jìn)行及時分類與處理，就會為文件管理造成很大困難。所以歸檔管理是文書檔案管理工作中的重要內(nèi)容。盡管單子文件和紙質(zhì)文件之間存在著眾多不同，但兩者均是文件。因此，對電子文件進(jìn)行歸檔時，可以參照紙質(zhì)文件歸檔的范圍對相關(guān)范圍進(jìn)行明確，并以企業(yè)自身實際情況以及電子文件自身特點為依據(jù)，對電子檔案的歸檔范圍進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。而在落實歸檔工作時需要遵循相關(guān)原則，以對文件自身所具備的使用價值進(jìn)行保證。而所需要遵守的原則包括：第一，對電子文件進(jìn)行歸檔之前，需要提前介入系統(tǒng)，以充分落實前段控制；第二，在對電子文件實施歸檔時，需要確保文件原有信息的不變，以確保相關(guān)信息的真實性；第三，對電子文件進(jìn)行歸檔時，保證其沒有出現(xiàn)缺損問題，并且還需要確保相關(guān)文件的完整性；第四，對電子文件進(jìn)行歸檔后，確保借助相關(guān)工具可以對文件進(jìn)行讀取與應(yīng)用[7]。只有嚴(yán)格遵守相關(guān)原則，才能夠保障文書檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性，從而為企業(yè)自身的良好、持續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

（七）提升工作人員自身素養(yǎng)

在化工企業(yè)文書檔案管理工作中，管理工作人員自身素養(yǎng)對管理工作質(zhì)量有著直接影響。所以在企業(yè)經(jīng)營、管理過程中，重視對文書檔案管理工作人員的有效培養(yǎng)，以促進(jìn)其綜合素養(yǎng)的不斷提升。而管理工作人員的綜合素養(yǎng)不僅要求其具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，還需要擁有積極向上的思想情感，以及有效的前瞻意識。對現(xiàn)有工作人員實施繼續(xù)教育，落實相關(guān)培訓(xùn)，在重視對文書檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行培養(yǎng)的同時，還需要注重工作人員其他方面能力的提升[8]，例如：工作熱情、責(zé)任感等。而文書檔案管理工作人員應(yīng)該具備較強(qiáng)的自覺性，重視在日常工作中開展自主學(xué)習(xí)，以使自身視野得到進(jìn)一步拓展。同時對本職工作所具備的發(fā)展前景進(jìn)行全面了解，并以文書檔案管理工作所具備的發(fā)展趨勢為依據(jù)，不斷提升自身的專業(yè)能力與素養(yǎng)，充分運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)以及新的管理理論，給予文書檔案管理工作有效指導(dǎo)，使管理工作得到有效完善，促使其由單一型向著復(fù)合型進(jìn)行有效轉(zhuǎn)變，顯著提升文書檔案管理工作的規(guī)范化，推動其現(xiàn)代化發(fā)展。這樣可以有效增強(qiáng)文書檔案管理工作的效果，推動化工企業(yè)的良好發(fā)展。

四、結(jié)束語

在新時期背景下，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在人們的生活、生產(chǎn)、工作等方面得到了廣泛應(yīng)用，所以文書檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展已經(jīng)成為一種必然，不僅可以提升管理工作效果，增強(qiáng)其準(zhǔn)確性以及科學(xué)性，還能夠使文書檔案管理水平得到進(jìn)一步加強(qiáng)。這就需要企業(yè)重視對文書管理工作人員的有效培養(yǎng)，以建立一支具備較強(qiáng)綜合能力與素養(yǎng)的管理人才隊伍。而工作人員應(yīng)該重視在日常工作中對自身專業(yè)知識、素養(yǎng)以及能力的不斷提升，加強(qiáng)自身的工作熱情以及服務(wù)意識，全身心地投入到文書檔案管理工作中，從而在文書檔案管理工作中不斷創(chuàng)新。這樣不僅可以促進(jìn)文書檔案管理工作的高效開展，還能夠為化工企業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展提供有效動力。