大數(shù)據(jù)時代檔案管理的機遇與挑戰(zhàn)

馮華

摘要：利用大數(shù)據(jù)，對海量檔案進(jìn)行科學(xué)歸集和利用，是當(dāng)前檔案管理工作的重中之重。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 檔案管理 信息化

伴隨著我國信息化進(jìn)程的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)已無聲無息地潛入到各行各業(yè)，網(wǎng)絡(luò)化、平臺化的新型企業(yè)組織模式正在極大挖掘管理的智慧和潛能。如何搶占管理制高點，利用大數(shù)據(jù)，對海量檔案進(jìn)行科學(xué)歸集和利用，是當(dāng)前檔案管理工作的重中之重。

一、正確認(rèn)識大數(shù)據(jù)

1.大數(shù)據(jù)是社會發(fā)展高科技的產(chǎn)物。現(xiàn)在的社會是一個高速發(fā)展的社會，科技發(fā)達(dá)，信息流通，人們之間的交流越來越密切，生活也越來越方便，大數(shù)據(jù)就是這個高科技時代的產(chǎn)物。牛津大學(xué)網(wǎng)絡(luò)學(xué)院互聯(lián)網(wǎng)研究所舍恩伯格教授認(rèn)為，大數(shù)據(jù)是人們獲得新的知識、創(chuàng)造新的價值的源泉；大數(shù)據(jù)還是改變市場、組織機構(gòu)和關(guān)系結(jié)構(gòu)的工具。我們也可以將它定義為記錄人類社會活動的、具有規(guī)模效應(yīng)的數(shù)據(jù)集合。

2.大數(shù)據(jù)的特性和原理。大數(shù)據(jù)有數(shù)據(jù)量巨大，數(shù)據(jù)種類繁多，價值密度相對低，處理速度特別快的特點，也具有規(guī)模性、多樣性以及高速性的特性；大數(shù)據(jù)的原理是運用云計算處理和其數(shù)據(jù)庫、云存儲、虛擬化的主要技術(shù)手段，對海量數(shù)據(jù)開展數(shù)據(jù)挖掘，從而快速獲得有價值的信息。其核心價值在于對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲和分析。

3.大數(shù)據(jù)已融入社會發(fā)展各個領(lǐng)域。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)時代廣泛應(yīng)用，大數(shù)據(jù)也吸引了越來越多的關(guān)注。大數(shù)據(jù)因為實時的大型數(shù)據(jù)集分析需要像MapReduce一樣的框架來向數(shù)十、數(shù)百甚至數(shù)千的電腦分配工作。在現(xiàn)今的社會，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用越來越彰顯它的優(yōu)勢，它占領(lǐng)的領(lǐng)域也越來越大，電子商務(wù)、O2O、物流配送等，各種利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行發(fā)展的領(lǐng)域正在協(xié)助企業(yè)不斷地發(fā)展新業(yè)務(wù)、創(chuàng)新運營模式。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠通過海量、動態(tài)數(shù)據(jù)的有效集成，推動社會治理的精細(xì)化和科學(xué)化進(jìn)程，并有效節(jié)約社會治理的成本。

二、大數(shù)據(jù)與檔案

1.從檔案概念看大數(shù)據(jù)。《檔案法》規(guī)定：檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。單從檔案的定義來看，除電子檔案外，其他載體形式的檔案與大數(shù)據(jù)沒有任何關(guān)系，只有檔案記錄的信息可以稱之為數(shù)據(jù)。

2.從檔案特性看大數(shù)據(jù)。從檔案的特征來分析，檔案具有社會性、歷史性、確定性及原始記錄性。而大數(shù)據(jù)也具有類似的特征，大數(shù)據(jù)也是人類社會活動的原始記錄，其內(nèi)容也具有確定性，且其記錄的內(nèi)容只反映事物已經(jīng)完成的狀態(tài)，同樣具有原始記錄性。因此，檔案與大數(shù)據(jù)的關(guān)系僅是具有相似的特征，大數(shù)據(jù)是具有鮮明檔案特性的數(shù)據(jù)集合。

3.從檔案價值看大數(shù)據(jù)。從數(shù)據(jù)的保存價值來講，有些數(shù)據(jù)集合對國家和社會沒有永久的保存價值，不需要永久保存。而檔案本身的價值在于歷史性和記錄性，如何借助信息化手段，將有形的檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)，將電子檔案歸集利用好大數(shù)據(jù)，使檔案的保存價值得以放大，這是檔案今后發(fā)展與大數(shù)據(jù)的真正關(guān)系所在。

三、大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來的機遇

1.實現(xiàn)挖掘檔案的價值的最大化。隨著當(dāng)前檔案數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)，檔案信息數(shù)量越來越龐大，面對海量的檔案信息，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以快速地篩選出有價值的檔案信息，不僅實現(xiàn)了人力、物力和財務(wù)的節(jié)約，而且為檔案信息的開發(fā)利用提供了全新的思路。同時還能夠利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行深度挖掘，更好地發(fā)揮出檔案信息的重要價值。

2.實現(xiàn)共享檔案信息資源的最大化?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)支撐下可以有效地促進(jìn)檔案信息資源的利用和共享，在實際工作中，通過利用云存儲技術(shù)將有用的檔案信息在云平臺上進(jìn)行存儲，構(gòu)建云檔案系統(tǒng)，可以為檔案利用者提供更為便捷的檔案信息服務(wù)。云存儲不僅能夠為檔案信息資源共享提供更多的便利，而且還能夠有效地節(jié)約檔案信息開發(fā)利用的時間和存儲成本。通過將檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫中，用戶在查詢檔案信息時只需要輸入關(guān)鍵詞即可獲取到自己需要的檔案信息，不受時間和空間的限制。

3.實現(xiàn)檔案管理變革的最大化。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式越來越無法滿足電子檔案發(fā)展的需求。特別是大數(shù)據(jù)特有的碎片化、及時性和非結(jié)構(gòu)化的特點，這也迫切要求檔案工作要加快自身的變革，摒棄落后的管理模式，加快推進(jìn)檔案工作的升級，特別是要重視檔案信息挖掘技術(shù)和檢索技術(shù)的應(yīng)用，提高檔案管理的智能化水平，放大檔案的價值。

四、大數(shù)據(jù)給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

1.大數(shù)據(jù)時代，從事檔案管理工作的人員管理的理念相對落后，大多數(shù)人員還存在著“重管理、輕利用”的理念，嚴(yán)重缺乏先進(jìn)的工作思路和專業(yè)的知識體系，對掌握現(xiàn)代化信息手段和大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)不積極、不主動，部分檔案系統(tǒng)員工老齡化現(xiàn)象嚴(yán)重，不能適應(yīng)全新的檔案管理模式，不能適應(yīng)信息化技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)。

2.對檔案資源管理的挑戰(zhàn)。隨著大數(shù)據(jù)時代來臨，傳統(tǒng)檔案管理工作已無法適應(yīng)原始數(shù)據(jù)處理，檔案存儲能力和檢索能力受到嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。尤其是從實體檔案到檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)化，檔案信息資源呈指數(shù)型增長，管理手段和工具已難以滿足大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源管理的需求。目前歸檔內(nèi)容龐大、檔案信息泛濫，這種環(huán)境下實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的真實性、完整性、可用性和安全性，并在海量數(shù)據(jù)中實現(xiàn)對檔案信息的挖掘分析，從而提供有價值的信息，是檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)。

3.數(shù)據(jù)資源安全性是檔案管理工作當(dāng)中的一項重要內(nèi)容，檔案涉及大量的黨和國家秘密、企業(yè)商業(yè)秘密和個人隱私。隨著檔案信息化程度的越來越高，現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用的同時，致使檔案更容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客的攻擊，造成信息丟失、泄漏或者篡改的后果，很難保證檔案的保密性。在檔案的提取利用中，容易被非法盜取、復(fù)制、修改或者偽造等，影響檔案的真實性、合法性。

4.大數(shù)據(jù)時代，檔案管理對信息技術(shù)的應(yīng)用已是現(xiàn)實，現(xiàn)代化檔案管理人離不開掌握先進(jìn)的信息化技術(shù)，需要既懂信息化技術(shù)又懂檔案管理專業(yè)的人才進(jìn)行實際操作。但當(dāng)前我國檔案管理數(shù)據(jù)分析類人才相對較少，制約了檔案管理工作發(fā)展。根據(jù)現(xiàn)有人員隊伍現(xiàn)狀，相應(yīng)的人員素質(zhì)急需提升檔案數(shù)據(jù)分析、操作和應(yīng)用的能力，來適應(yīng)檔案管理信息化的應(yīng)用。