信息化背景下事業(yè)單位檔案管理管理創(chuàng)新分析

黃德俊

摘要：在新的時(shí)代背景下，信息技術(shù)的廣泛運(yùn)用不僅僅推動(dòng)了社會(huì)的進(jìn)步，同時(shí)對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位管理質(zhì)量的提升上，也發(fā)揮出了十分積極的作用。在信息化背景下，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)作用來對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量的顯著提升，更充分的發(fā)揮檔案資源的開發(fā)與利用作用。

關(guān)鍵詞：信息化背景下;事業(yè)單位;檔案管理;管理創(chuàng)新策略

前言：檔案是見證事業(yè)單位從成立至今變遷、發(fā)展、壯大過程的重要憑證，也是事業(yè)單位日常管理工作中不可或缺的組成部分。隨著新的發(fā)展時(shí)代的來臨，事業(yè)單位在檔案管理工作上也要結(jié)合社會(huì)發(fā)展形勢(shì)不斷地改革與創(chuàng)新，通過運(yùn)用信息技術(shù)，以及精細(xì)化的管理理念來提升檔案資源的利用率，為事業(yè)單位的管理、發(fā)展、決策等做出更有意義的參考作用。

1 信息化技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)

很顯然，當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，隨著互聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)的深度應(yīng)用，使得事業(yè)單位檔案管理的方式與方向更加現(xiàn)代化、智能化，同時(shí)也使得各種檔案資料信息的收集方式更為便捷，收集質(zhì)量更為精準(zhǔn)。通過利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)功能，比如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云存儲(chǔ)云計(jì)算技術(shù)等，對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)以及價(jià)值進(jìn)行快速、精準(zhǔn)的判斷，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性。為檔案的規(guī)范化管理以及后續(xù)檔案資源的利用與精準(zhǔn)服務(wù)的進(jìn)一步開展指明了方向。與此同時(shí)，將信息技術(shù)利用在檔案資源的規(guī)范化建設(shè)中，還可以根據(jù)檔案使用人員的實(shí)際需求，實(shí)現(xiàn)快速檢索、調(diào)閱，更好地提高檔案管理的服務(wù)效率。這就使得檔案管理功能從量變實(shí)現(xiàn)了質(zhì)變的飛躍，充分地發(fā)揮出了互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的便捷功能，使得檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)更流暢、精確，為檔案管理的信息化管理鋪平道路。

除此之外，借助信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來推進(jìn)檔案管理的整合效率與整合質(zhì)量，為檔案資源的收集、整理、管理、利用開辟了新路徑。利用信息技術(shù)建立起數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，這樣就能夠很好的突破傳統(tǒng)人工管理模式的滯后性，不僅能夠顯著的增強(qiáng)優(yōu)化的效果，同時(shí)可以在短時(shí)間內(nèi)迅速提取需要的資料的，同時(shí)快速識(shí)別、過濾用戶的檔案需求，并結(jié)合相應(yīng)的管理習(xí)慣調(diào)整檔案資料的配置，在檔案管理的基礎(chǔ)上延伸出更有益的信息或數(shù)據(jù)，整合更多優(yōu)質(zhì)的信息資源，滿足不同的部門以及人員的檔案信息需求，切實(shí)提升檔案管理和使用的效率，顯著降低了人工成本和物力成本，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理都是紙質(zhì)文件、資料，不僅需要一定的空間，而且對(duì)于管理質(zhì)量有一定的要求，如防潮、防霉等等，應(yīng)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，一臺(tái)電腦，一個(gè)系統(tǒng)就可以實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)、調(diào)閱、傳播等多項(xiàng)功能，省時(shí)省力，方便快捷，無懼丟失損壞。通過互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化與整合，使檔案管理的路徑更加多樣化、立體化，顯著地提高了檔案資源規(guī)范化管理的速度和質(zhì)量。

2信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新措施

2.1 優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的信息化水平

要順應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展變化，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來提升事業(yè)單位的檔案管理水平，首先要加強(qiáng)檔案管理的信息化水平建設(shè)，信息化檔案管理是以計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)為依托而展開的，這其中最關(guān)鍵的部分是檔案管理信息系統(tǒng)。從所周知，互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)開放的環(huán)境，不存在絕對(duì)的安全，尤其是隨著使用時(shí)間的增加，一些不確定、不穩(wěn)定因素等都會(huì)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)造成安全威脅，比如未經(jīng)授權(quán)的訪問，人為的操作失誤等都可能造成系統(tǒng)的破壞或是病毒的入侵，一旦檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的機(jī)密信息被泄密、竊取或是破壞，極有可能造成嚴(yán)重的損失，甚至負(fù)面的社會(huì)影響。所以，首先要落實(shí)檔案管理部門統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一部署，統(tǒng)一監(jiān)督的原則。其次要加大對(duì)硬件設(shè)備的投資，使相關(guān)設(shè)備符合電子檔案管理的需求。三是要結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求，積極建設(shè)數(shù)字檔案室，對(duì)檔案數(shù)據(jù)建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一路徑，加強(qiáng)檔案信息化管理的規(guī)范性。四是引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，積極推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)資源的整合與共享，以提高檔案資源的利用率與利用價(jià)值。

2.2運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

要實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效性，基于當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的特征與趨勢(shì)，要積極利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，建立大數(shù)據(jù)平臺(tái)，促進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)平臺(tái)的共建與共享。當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境十分有利于檔案數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)的構(gòu)建，一是要提升信息收集的精準(zhǔn)性與及時(shí)性，積極利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段進(jìn)行全系統(tǒng)錄入，并進(jìn)行相應(yīng)的分類，二是要加強(qiáng)宣傳，引導(dǎo)各部門做好檔案信息的收集，整理，接收的配合工作，及時(shí)更新檔案信息，以提高檔案資源的利用率與利用價(jià)值。

2.3 實(shí)現(xiàn)技術(shù)應(yīng)用制度與管理創(chuàng)新體制的完善

基于事業(yè)單位檔案管理的重要性，為了切實(shí)提升檔案管理質(zhì)量，既要利用先進(jìn)的信息技術(shù)來提升檔案管理的質(zhì)量與效率。同時(shí)也要加強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用制度與管理創(chuàng)新體制上的持續(xù)完善。

要以規(guī)范化的檔案管理制度和目標(biāo)為指引，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃與統(tǒng)籌，以科學(xué)化、全面化、信息化、精細(xì)化的理念為檔案管理的出發(fā)點(diǎn)，結(jié)合事業(yè)單位當(dāng)前在檔案管理工作中所暴露出來的問題，具體問題具體分析，并尋求有效的解決方案，以及落實(shí)檔案資源的利用率為管理目標(biāo)，在檔案管理制度上與創(chuàng)新機(jī)制上進(jìn)行一一修訂與完善。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，在新的時(shí)代背景下，為了更充分的發(fā)揮出事業(yè)單位的管理和服務(wù)功能，要高度重視檔案管理工作，以檔案的資源優(yōu)勢(shì)，參考性功能來提升事業(yè)單位的整體管理水平與服務(wù)水平。要從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度出發(fā)，積極適應(yīng)時(shí)代發(fā)展變化，不斷更新檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理模式，拓寬檔案管理路徑，以高質(zhì)量的檔案管理工作，推動(dòng)事業(yè)單位管理水平的進(jìn)步。

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