數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值研究

朱成蘭

摘要：在目前，醫(yī)院通過利用數(shù)字化信息能夠優(yōu)化各項(xiàng)管理工作，尤其是在人事檔案管理工作過程當(dāng)中運(yùn)用數(shù)字化信息具有重要意義和價(jià)值，不僅能夠提高整體管理質(zhì)量和管理水平，還能夠保障檔案管理的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。信息資源資料充分共享以及合理科學(xué)利用，將會(huì)對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展產(chǎn)生極大促進(jìn)性作用。隨著國(guó)內(nèi)市場(chǎng)環(huán)境的日益變化，醫(yī)院實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理過程當(dāng)中，更加需要通過加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)促使自身核心競(jìng)爭(zhēng)能力得到提高，同時(shí)進(jìn)一步提升自身經(jīng)濟(jì)效益水平。本文主要是關(guān)于數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值研究，以供相關(guān)專業(yè)人士進(jìn)行參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化信息;醫(yī)院人事檔案管理;應(yīng)用價(jià)值

在醫(yī)院發(fā)展過程當(dāng)中，其管理模式也正在不斷的發(fā)生變化。為了與時(shí)俱進(jìn)，這就需要醫(yī)院營(yíng)造出舒適良好醫(yī)療環(huán)境，還要提高患者居住舒適性，這對(duì)于促進(jìn)醫(yī)療產(chǎn)業(yè)發(fā)展以及衛(wèi)生事業(yè)穩(wěn)定建設(shè)都具有重要作用。醫(yī)院開展各項(xiàng)管理工作過程當(dāng)中，要充分加強(qiáng)人事檔案資料合理管理，從而實(shí)現(xiàn)人員資源優(yōu)化配置，提高醫(yī)院整體管理水平以及管理質(zhì)量。其中，醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程當(dāng)中，人才是根本性基礎(chǔ)，要通過對(duì)于人事檔案資料進(jìn)行管理和重視，從而促使醫(yī)院工作質(zhì)量以及管理成效得到進(jìn)一步提高，進(jìn)而使整體管理更加具有科學(xué)性和先進(jìn)性。

一、提升人事檔案管理信息化程度的積極意義

在當(dāng)前的時(shí)代背景之下，醫(yī)院管理者應(yīng)當(dāng)提升檔案管理的信息化程度，應(yīng)當(dāng)要求實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化管理，有助于提升檔案查找以及整理歸檔的速度，提升工作效率，同時(shí)還能夠提升資料利用效率以及保障檔案資料準(zhǔn)確性?？傮w而言，其優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）有助于提升人事檔案管理工作的效率

同傳統(tǒng)檔案管理模式相比，信息化人事檔案管理利用計(jì)算機(jī)技術(shù)所具備的運(yùn)算快、精度高且存儲(chǔ)大等特點(diǎn)，能夠快速精準(zhǔn)地找出所需的人事資料以及關(guān)鍵詞。在錄入檔案信息，統(tǒng)計(jì)以及查詢?nèi)耸沦Y料時(shí)，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠有效解決因抄寫資料而導(dǎo)致信息錄入錯(cuò)誤等問題，這也能大大減少檔案管理的工作量。另外，通過建立電子檔案，能夠隨時(shí)更新檔案資料，及時(shí)對(duì)存檔內(nèi)容進(jìn)行更改和補(bǔ)充，確保人事檔案的信息具備較高的有效性以及時(shí)效性，促進(jìn)工作效率的提升[1]。

（二）有助于提升人事檔案信息的利用率

對(duì)于醫(yī)院而言，人事檔案對(duì)其發(fā)展有著極為重要的作用，信息化的檔案管理模式能夠快速精準(zhǔn)地提供所需的人事信息，大大提高了人事檔案的利用率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案比較容易丟失或者是發(fā)生破損，而電子檔案可以存儲(chǔ)在光盤等介質(zhì)上，保留的時(shí)間比較長(zhǎng)且完好無損，同時(shí)由于電子儲(chǔ)備的空間比較大，可以存儲(chǔ)醫(yī)院所有的人事檔案信息，使信息更加全面[2]。

（三）有助于提升檔案的準(zhǔn)確性與真實(shí)性

使用紙質(zhì)檔案時(shí)，閱讀比較麻煩，理解人事考核內(nèi)容的人也比較少，通過建立電子檔案，使其更加透明化，考核工作也更加公正公平，能夠如實(shí)反映個(gè)人狀況，提升了人事檔案信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。

（四）有助于延長(zhǎng)人事檔案材料的使用年限

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來管理人事檔案，能夠借助信息技術(shù)的相關(guān)功能來有效解決檔案保存的問題，減少檔案管理人員的工作量，同時(shí)也大大減少了檔案資料存儲(chǔ)所需的空間，延長(zhǎng)了檔案資料的使用年限[3]。

二、數(shù)字化技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用

在人事檔案管理的過程之中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)的廣泛運(yùn)用，其中，主要的應(yīng)用體現(xiàn)在可以通過利用數(shù)字化技術(shù)構(gòu)建電子化信息化的平臺(tái)、強(qiáng)化檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防控、以及規(guī)范檔案管理的操作流程等等。

（一）構(gòu)建電子化信息化的平臺(tái)

通過建立電子化信息平臺(tái)能夠借助數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院的人事檔案資料以及其他各類信息等有效處理與管理。醫(yī)院通過加強(qiáng)相關(guān)的管理工作實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的全面整合，對(duì)其中的文字信息、圖片信息以及數(shù)字等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范的整理，推動(dòng)分級(jí)分類管理工作的開展，這有助于優(yōu)化配置醫(yī)院的各類人力資源，還可以更有效對(duì)人員進(jìn)行合理安排。同時(shí)，還能夠有效實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息的資源共享，有利于加強(qiáng)各部門間的了解與合作，從而顯著地避免信息孤島等不良現(xiàn)象的出現(xiàn)[4]。通過電子信息平臺(tái)的應(yīng)用，醫(yī)院不同部門在開展人事資源工作的過程中所要花費(fèi)的時(shí)間成本以及精力等也大大降低，有助于醫(yī)院各部門增加對(duì)臨床研究與疾病治療等工作的投入。在構(gòu)建醫(yī)院人事檔案的電子信息平臺(tái)時(shí)，需要將其建設(shè)成為集多種功能為一體的信息平臺(tái)，將業(yè)務(wù)平臺(tái)、技術(shù)平臺(tái)、數(shù)據(jù)共享平臺(tái)以及應(yīng)用平臺(tái)等綜合到一起，確保平臺(tái)之間能夠?qū)崿F(xiàn)有效連接并能快速跳轉(zhuǎn)。通過電子信息平臺(tái)，醫(yī)院可以全面收集其人事檔案的數(shù)據(jù)信息，對(duì)其進(jìn)行整合分析并能隨時(shí)調(diào)取。醫(yī)院的電子信息平臺(tái)建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵循標(biāo)準(zhǔn)化以及科學(xué)化的原則，確保系統(tǒng)的統(tǒng)一性，保障各項(xiàng)功能的應(yīng)用與管理順利進(jìn)行。另外，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)加快檔案模式的轉(zhuǎn)化速度，同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)開展相關(guān)的培訓(xùn)，幫助檔案管理人員更加全面的了解和掌握信息化平臺(tái)以及電子檔案的管理模式。此外，對(duì)于電子信息平臺(tái)，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，不斷對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化和完善，使其能夠更好的滿足醫(yī)院的實(shí)際應(yīng)用需求[5]。

（二）強(qiáng)化檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防控

人事檔案的建設(shè)是否合理同醫(yī)院能否實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置有著直接的聯(lián)系，也是直接關(guān)系醫(yī)院未來發(fā)展情況的基礎(chǔ)性力量。所以，醫(yī)院注重檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)防控，盡可能提升其人事檔案管理的安全性，避免信息丟失、信息平臺(tái)或者數(shù)據(jù)庫遭受損壞等情況發(fā)生。通過將數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院的人事檔案管理工作中有助于工作難度的降低以及工作程序的簡(jiǎn)化，有助于工作效率的提升，但同時(shí)由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自身具備的開放性以及互通性的特征，在實(shí)際應(yīng)用過程中必然會(huì)面臨各種風(fēng)險(xiǎn)因素。在實(shí)際應(yīng)用中，各類網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等都會(huì)對(duì)醫(yī)院的人事檔案管理產(chǎn)生一定的不良影響，因此就需要相關(guān)的管理人員加強(qiáng)對(duì)相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)和掌握，提升網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)以及防護(hù)意識(shí)，杜絕意外情況的發(fā)生。同時(shí)，還需要培養(yǎng)和提升相關(guān)工作人員的責(zé)任意識(shí)，提升其管理能力，通過培訓(xùn)等活動(dòng)來幫助其更加清楚的認(rèn)識(shí)自身工作的重要性以及嚴(yán)謹(jǐn)性。另外，還應(yīng)當(dāng)完善相關(guān)的法律法規(guī)，對(duì)于在檔案管理過程中出現(xiàn)違規(guī)操作的工作人員，應(yīng)當(dāng)依法對(duì)其進(jìn)行懲處。在利用信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合電子信息平臺(tái)的實(shí)際應(yīng)用情況，安裝殺毒軟件，設(shè)置防火墻，提升系統(tǒng)防御能力，以抵抗網(wǎng)絡(luò)病毒或網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊等，最大程度確保醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照要求，設(shè)置人事檔案的管理權(quán)限，比如，可以采用密碼、指紋以及人臉識(shí)別等相結(jié)合的方式來提升數(shù)據(jù)庫的加密程度;還可以對(duì)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行隱秘處理，從而更加便捷快速地錄入信息數(shù)據(jù)，同時(shí)還能降低信息泄露或者信息被破壞的風(fēng)險(xiǎn)，確保信息處理的質(zhì)量以及安全性[6]。

（三）規(guī)范檔案管理的操作流程

醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)對(duì)人事檔案管理工作的具體操作要求以及流程等進(jìn)行規(guī)范，避免檔案信息混亂的問題出現(xiàn)。在管理人事檔案時(shí)實(shí)行分類管理，有助于使檔案信息更加真實(shí)全面，其準(zhǔn)確度以及時(shí)效性也明顯提升，便于各個(gè)崗位根據(jù)其實(shí)際的工作需求，選擇最適合的人員，從而確保各項(xiàng)工作的順利有效開展[7]。除此之外，在設(shè)計(jì)檔案信息的查找頁面時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合醫(yī)院自身的特點(diǎn)以及對(duì)于崗位的實(shí)際工作需求，適當(dāng)?shù)倪M(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，提升檔案查閱的速度以及精準(zhǔn)度。將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，不僅有效降低了檔案的存儲(chǔ)空間，也提升了檔案存儲(chǔ)的質(zhì)量，管理工作的質(zhì)量也隨之提高。隨著我國(guó)各大醫(yī)院的發(fā)展，其規(guī)模與業(yè)務(wù)量在增加，人事變動(dòng)也越來越多，所以，需要對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行更新和完善，還需要結(jié)合階段性的工作要求，調(diào)整和優(yōu)化對(duì)應(yīng)的模塊，還應(yīng)當(dāng)定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢查，確認(rèn)是否存在信息泄露或者遺漏等情況，及時(shí)采取處理措施，避免后期因檔案信息問題影響其他工作的順利開展[8]。

結(jié)語：

綜上所述，在當(dāng)前，醫(yī)院人事檔案管理過程當(dāng)中提高信息化程度具有重要價(jià)值和意義，有利于提高人事檔案管理工作效率以及工作質(zhì)量，同時(shí)，可以促使人事檔案信息利用效率得到提高，還能夠保障檔案資料真實(shí)性和準(zhǔn)確性，延長(zhǎng)人事檔案材料的使用年限。其中，需要構(gòu)建信息化平臺(tái)、強(qiáng)化檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制以及規(guī)范檔案管理流程。

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