高雪瑩

摘要：在全新的歷史時(shí)期，我國(guó)檔案管理工作逐漸從傳統(tǒng)的管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變。電子檔案管理是一個(gè)新興的領(lǐng)域，可借鑒的經(jīng)驗(yàn)不多，因此，在日常的電子檔案管理中不可避免會(huì)出現(xiàn)許多傳統(tǒng)檔案管理沒有的問題。本文結(jié)合工作實(shí)際，通過分析在電子檔案管理工作中存在的問題，提出行之有效的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;電子檔案管理

中圖分類號(hào)：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

作為一項(xiàng)重要憑據(jù)，檔案資料記載著不同主體在不同階段的各類型信息，具有不可替代的作用。事業(yè)單位是我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的一類重要主體，在運(yùn)行過程中產(chǎn)生了大量的檔案資源，隨著信息化時(shí)代的全面到來，事業(yè)單位檔案管理必然走向電子化發(fā)展道路。就目前而言，事業(yè)單位急需做好電子檔案的歸檔工作，不斷強(qiáng)化檔案的信息化建設(shè)并及時(shí)優(yōu)化調(diào)整，在提高檔案管理工作效率的同時(shí)確保檔案信息資源的合理配置。

一、電子檔案的優(yōu)勢(shì)

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理能夠有效縮減管理過程當(dāng)中的人、財(cái)、物的成本。首先，可節(jié)約大量的空間。據(jù)了解，很多單位在最初的建設(shè)規(guī)劃中，并沒有設(shè)置獨(dú)立的檔案庫(kù)房，檔案一般存放于辦公室內(nèi)的柜子。隨著國(guó)家對(duì)檔案的重視，為了檔案的安全，要求各單位必須配備專用的檔案庫(kù)房，并且要求檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公用房分開。很多單位空間局促，電子檔案則可以規(guī)避由于空間不足給帶來的問題。其次，可有效減少成本開支。檔案庫(kù)房的配置要求比一般的辦公用房要高，必須符合國(guó)家對(duì)于檔案庫(kù)房建設(shè)的相關(guān)要求，在設(shè)施的配置上，必須符合“八防”要求，配置各種安全設(shè)施。在大數(shù)據(jù)信息化發(fā)展的背景下，不斷優(yōu)化電子信息檔案管理可以提高員工的整體素質(zhì)和工作效率，推動(dòng)事業(yè)單位管理現(xiàn)代化。電子信息管理在企事業(yè)單位的應(yīng)用，可以及時(shí)、高效地檢查文件，實(shí)現(xiàn)對(duì)丟失文件的快速補(bǔ)充。此外，電子檔案管理水平的不斷提高，使企事業(yè)單位的檔案管理實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化，提高了智能化管理水平，為各項(xiàng)任務(wù)的具體實(shí)施打下了良好的基礎(chǔ)，促進(jìn)了企事業(yè)單位管理的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。

二、新形勢(shì)下電子檔案管理存在的問題

2.1缺乏明確的歸檔程序

考慮到事業(yè)單位的特殊性質(zhì)，在實(shí)施電子檔案歸檔管理時(shí)務(wù)必要保證檔案資源能夠精準(zhǔn)到位地進(jìn)行歸檔。而當(dāng)前事業(yè)單位電子檔案歸檔管理工作中最普遍的問題就是歸檔程序不明確，導(dǎo)致具有重要價(jià)值的檔案信息不能被正確歸檔。事實(shí)上，借助計(jì)算機(jī)對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔是建立在對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格篩查以及合理分類的基礎(chǔ)上，如果沒有明確的歸檔程序，計(jì)算機(jī)在搜索檔案信息時(shí)必然會(huì)陷入低效的狀態(tài)，同時(shí)也影響到檔案信息的準(zhǔn)確性，這樣就違背了建立電子檔案的初衷。良好的歸檔程序還要考慮存儲(chǔ)載體的問題，這是因?yàn)殡娮訖n案歸檔管理工作所涉及的檔案信息大都是需要保密的文件資料，普通的計(jì)算機(jī)硬盤在安全性上無法保障，很容易出現(xiàn)信息泄露，為此一定要具備安全高效的存儲(chǔ)載體。

2.2信息化技術(shù)應(yīng)用問題

全面事業(yè)單位的人事檔案管理在向電子信息化管理方面轉(zhuǎn)型的時(shí)候，其實(shí)是存在較多問題的，雖然小有成就，但是其管理并沒有落到實(shí)處。究其根源，還是事業(yè)單位在展開人事檔案管理的時(shí)候，信息化程度并不夠深，信息化技術(shù)的使用并不夠全面，部分人事檔案管理仍舊處于人工操作模式。并且有些事業(yè)單位雖然配備了相關(guān)的信息化管理機(jī)器，但是在實(shí)際工作的時(shí)候并沒有應(yīng)用，只是為了應(yīng)付上級(jí)的檢查。還有一些事業(yè)單位在展開信息化檔案管理的時(shí)候，不注重優(yōu)化管理軟件功能，這樣也會(huì)直接影響人事檔案工作的效率和質(zhì)量。。

3、新形勢(shì)下事業(yè)單位電子檔案管理對(duì)策

3.1實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與電子政務(wù)系統(tǒng)銜接

據(jù)了解，大部分事業(yè)單位的電子政務(wù)系統(tǒng)和檔案部門的檔案信息系統(tǒng)是分開建設(shè)的，而且電子政務(wù)系統(tǒng)要早于檔案信息系統(tǒng)，最初建設(shè)電子政務(wù)系統(tǒng)是為了方便辦理公文，沒有考慮到電子文件的整理歸檔問題，因此早期的電子文件基本上已經(jīng)丟失，無法保證電子檔案的齊全和完整。筆者建議在建設(shè)電子公文系統(tǒng)的同時(shí)，要充分考慮到與檔案信息系統(tǒng)的銜接問題。筆者所在的單位，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子公文系統(tǒng)與檔案信息系統(tǒng)的高度融合。每個(gè)人將自己辦結(jié)的文件經(jīng)過初步鑒定后及時(shí)歸入預(yù)歸檔庫(kù) （中間庫(kù)），檔案管理人員對(duì)在預(yù)歸檔庫(kù)里的電子文件進(jìn)行二次鑒定后，補(bǔ)充完整電子文件的相關(guān)信息，賦予符合要求的電子檔號(hào)后，可直接形成電子檔案。因此，通過兩個(gè)系統(tǒng)的互相聯(lián)接，可實(shí)現(xiàn)在線歸檔，在線查閱，通過對(duì)每個(gè)人的角色權(quán)限、對(duì)每份文件的權(quán)限設(shè)置，可實(shí)現(xiàn)對(duì)每一份檔案的有效安全利用，最大程度上保證檔案信息的安全。系統(tǒng)的建設(shè)和使用，不僅能提高檔案工作效率，也實(shí)現(xiàn)了檔案資源共享和檔案的快速利用[2]。

3.2優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案電子化的環(huán)

境針對(duì)會(huì)計(jì)檔案電子化對(duì)環(huán)境的要求較高這一點(diǎn)，相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)在預(yù)算范圍內(nèi)采取對(duì)應(yīng)的改進(jìn)措施。新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》將原規(guī)定的會(huì)計(jì)憑證管理期限從原來的15年調(diào)整到現(xiàn)在的30年;已經(jīng)到保管期限15年的檔案，按照新規(guī)定經(jīng)鑒定予以繼續(xù)保管的，要繼續(xù)保管15年。保管年限的增加，意味著對(duì)保管的要求需要更加嚴(yán)格。首先，需要選擇一個(gè)適宜存放電子存儲(chǔ)設(shè)備的檔案室，保證存儲(chǔ)環(huán)境防火防潮的同時(shí)，還要防磁，避免陽(yáng)光直射，造成電子數(shù)據(jù)毀損等;其次，盡可能購(gòu)買優(yōu)質(zhì)磁盤或者其他質(zhì)量比較好的存儲(chǔ)裝備作為介質(zhì)，將備份數(shù)據(jù)與正常存儲(chǔ)數(shù)據(jù)分開放置并妥善保存。電子檔案要按照順序分門別類擺放在特定防護(hù)的存儲(chǔ)柜中，防止發(fā)生雙套數(shù)據(jù)全部丟失或者毀損等難以補(bǔ)救的風(fēng)險(xiǎn)。最后，定期和不定期地對(duì)存儲(chǔ)電子檔案進(jìn)行抽查，對(duì)電腦進(jìn)行軟件升級(jí)和病毒查殺，不斷升級(jí)防火墻和數(shù)據(jù)庫(kù)，盡量從源頭上防止電子數(shù)據(jù)檔案的丟失和盜取[2]。

結(jié)束語

將電子信息技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理工作，是新時(shí)代辦公改革的必然趨勢(shì)。對(duì)于事業(yè)單位而言，必須要保證在新形勢(shì)的發(fā)展背景下，通過建設(shè)檔案信息系統(tǒng)、保護(hù)電子檔案安全、優(yōu)化電子檔案管理方法和提高信息化水平等方式，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的快速發(fā)展，全面提升我國(guó)檔案管理水平[3]。

參考文獻(xiàn)

[1]楊會(huì).新形勢(shì)下事業(yè)單位電子檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（33）：31-32.

[2]張瀚文.淺談新形勢(shì)下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案電子化存在的問題及解決措施[J].納稅，2020，15（33）：129-130.

[3]胡妍妍.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策分析[J].城建檔案，2020（09）：99-100.