某銅業(yè)公司固定資產(chǎn)管理問題分析及對策研究

◇廈門大學(xué)管理學(xué)院 劉若彤

本文運用文獻(xiàn)研究法和調(diào)查分析法對某銅業(yè)有限公司在固定的資產(chǎn)預(yù)算審批、購置驗收、登記使用以及維修報廢各環(huán)節(jié)進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)該公司固定資產(chǎn)管理仍存在著一些流程不規(guī)范、制度不健全等問題，亟待公司解決。因此，提出應(yīng)加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理，嚴(yán)格按照預(yù)算流程執(zhí)行，規(guī)范填寫驗收記錄，各部門及時入賬，加強(qiáng)員工對設(shè)備的保養(yǎng)意識，完善報廢制度等。

1 某銅業(yè)公司固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀

1.1 公司概況

某銅業(yè)有限公司是某礦業(yè)集團(tuán)旗下一家分公司，于2009開始建廠，在2011年底建成。公司年產(chǎn)陰極銅量30萬噸、黃金10噸等稀有貴金屬，占地面積達(dá)到77萬平方米。公司總共投資75億元，其中固定資產(chǎn)就約占了總投資額的一半，達(dá)到了35億元。

1.2 固定資產(chǎn)管理的目標(biāo)

某公司固定資產(chǎn)管理目標(biāo)有以下幾點：第一，使公司對固定資產(chǎn)的資源配置合理；第二，要確保固定資產(chǎn)的安全性和完整性，要對公司的生產(chǎn)經(jīng)營起到促進(jìn)作用；第三，要保證相關(guān)的會計記錄的真實、準(zhǔn)確，當(dāng)固定資產(chǎn)發(fā)生變動，要將變動及時進(jìn)行入賬，要做到實存與賬存一致。

2 公司固定資產(chǎn)管理存在問題

2.1 預(yù)算環(huán)節(jié)

（1）預(yù)算流程不規(guī)范。公司制定預(yù)算制度與預(yù)算流程，但在實際工作中并沒有完全按照規(guī)定去執(zhí)行。在2020年1月，倉儲部門提出申請，需要建造2間用于存放設(shè)備的倉庫，公司財務(wù)部門在1月份對此進(jìn)行了預(yù)算，預(yù)算完成后，同樣由財務(wù)部門內(nèi)部自行對這次預(yù)算工作進(jìn)行了審批并給出意見。財務(wù)部門對審批后的預(yù)算方案進(jìn)行了控制與調(diào)整。在公司實際進(jìn)行預(yù)算工作時，工作流程不符合公司要求，即財務(wù)部門預(yù)算流程不規(guī)范。

（2）過于依賴財務(wù)數(shù)據(jù)。公司制定預(yù)算時要依據(jù)財務(wù)數(shù)據(jù)，這確實是可行的方法，也是不錯的選擇，但是如果過度依賴財務(wù)數(shù)據(jù)，預(yù)算結(jié)果就會不準(zhǔn)確。公司負(fù)責(zé)編制預(yù)算的工作人員都是財務(wù)人員，財務(wù)部門在2019年通過技術(shù)部門的申報，對技術(shù)部的預(yù)算為20萬，但是在2020年技術(shù)部僅使用了10萬。只根據(jù)之前的財務(wù)數(shù)據(jù)去編制預(yù)算方案是不符合公司實際需要的，這樣編制預(yù)算缺乏科學(xué)性。

2.2 購置環(huán)節(jié)

（1）未嚴(yán)格執(zhí)行購置制度。某銅業(yè)公司的固定資產(chǎn)購置制度有公開招標(biāo)制度、合同制度等，進(jìn)行采購工作時應(yīng)采用貨比三家的方法，進(jìn)行市場調(diào)查和多家、多渠道詢比價，然后確定供貨商。但是在一次采購辦公用品時，市場部卻沒有多家詢價，選擇了曾經(jīng)采購過的店鋪進(jìn)行購買，也沒有將價格報給公司管理人員詢問建議，自作主張進(jìn)行采購，未嚴(yán)格執(zhí)行公司的購置制度。

（2）驗收記錄填寫不規(guī)范。公司在收到固定資產(chǎn)后，固定資產(chǎn)管理部門由于一次性進(jìn)行驗收的固定資產(chǎn)過多，完成驗收卻沒有及時對固定資產(chǎn)驗收單進(jìn)行填寫，導(dǎo)致驗收日期不準(zhǔn)確，核對困難。個別固定資產(chǎn)驗收單里的資產(chǎn)明細(xì)填寫不完整，填寫時忽略了設(shè)備的出廠日期、使用部門，固定資產(chǎn)驗收單內(nèi)容與結(jié)算內(nèi)容沒有一致對應(yīng)。

2.3 登記環(huán)節(jié)

（1）入賬不及時。公司購買的計算機(jī)、辦公設(shè)備等固定資產(chǎn)沒有及時入賬，這是公司潛在的一個重要問題。公司出現(xiàn)資產(chǎn)管理部門已經(jīng)收到購買的設(shè)備并已經(jīng)進(jìn)行了登記，但是由于資產(chǎn)保管人員工作懶散，不按時將收到的設(shè)備報給到財務(wù)部門進(jìn)行登記，導(dǎo)致財務(wù)沒有及時入賬，出現(xiàn)財務(wù)的入賬時間與資產(chǎn)管理部門的入賬時間不一致。固定資產(chǎn)入賬時間與收到固定資產(chǎn)時間不一致，盤點時會出現(xiàn)賬實不符的現(xiàn)象，不及時入賬的固定資產(chǎn)有些不能被充分使用，時間久了容易被公司遺忘，對固定資產(chǎn)造成閑置浪費。

（2）登記制度不規(guī)范。公司管理人員不重視對固定資產(chǎn)的登記，忽視對登記固定資產(chǎn)臺賬的管理。固定資產(chǎn)有較多的使用部門，在領(lǐng)用固定資產(chǎn)時，一些部門只登記了其數(shù)量和日期，而沒有將部門名稱進(jìn)行登記。對于一些新增的資產(chǎn)，登記臺賬的時候使用部門沒有準(zhǔn)確的登記設(shè)備名稱信息，使計劃財務(wù)部門、資產(chǎn)使用部門和管理部門登記的信息不一致，賬賬不符。

2.4 維修環(huán)節(jié)

（1）員工對設(shè)備的保養(yǎng)意識不強(qiáng)。公司的固定資產(chǎn)管理人員意識不到對固定資產(chǎn)保養(yǎng)的重要性，設(shè)備在投入使用時，工作人員對設(shè)備也不注重保養(yǎng)，等出現(xiàn)了問題再對設(shè)備進(jìn)行修理，這不僅加快了設(shè)備的折舊，同時也增加了維修費用。雖然公司一直以來將固定資產(chǎn)的管理責(zé)任分配給專人，但是也沒有增強(qiáng)員工對固定資產(chǎn)的保養(yǎng)意識，出現(xiàn)了員工對固定資產(chǎn)的不重視。保管固定資產(chǎn)的工作人員因為沒有受過設(shè)備保養(yǎng)的培訓(xùn)，保養(yǎng)意識差，人員素質(zhì)低，認(rèn)為固定資產(chǎn)是屬于公司的，和個人沒有什么關(guān)系，不主動對固定資產(chǎn)進(jìn)行保養(yǎng)，給公司造成損失。

（2）維修制度不健全。公司制定固定資產(chǎn)維修制度是為了使設(shè)備更好的工作，使用時間更長，生產(chǎn)能力更強(qiáng)，如此重要的工作，維修管理人員卻意識不到其重要性，雖然公司之前具備維修制度，但是現(xiàn)在來看并不健全。公司的維修制度中沒有對大修理和日常維修作出具體的區(qū)分[4]。也沒有將大修理和日常維修管理分別核算，一并計入當(dāng)期，這樣在固定資產(chǎn)管理部門組織大修理比較多的時候，使修理成本高，而在大修理支出少的期間，成本費用較少。

（3）維修不及時。公司資產(chǎn)管理人員不重視對設(shè)備的日常維修工作，發(fā)現(xiàn)問題不及時維修。車輛出現(xiàn)小問題不影響使用時，工作人員認(rèn)為不需要進(jìn)行修理，車輛在存在問題的狀態(tài)下仍然被持續(xù)使用，等車輛不能正常使用了才去維修，增大了維修成本。不及時對車輛進(jìn)行維修無形中減少了車輛的使用年限，最終使固定資產(chǎn)過早報廢。

2.5 報廢環(huán)節(jié)

（1）報廢處置制度缺失。固定資產(chǎn)管理的最后一個環(huán)節(jié)，就是對固定資產(chǎn)進(jìn)行報廢。公司在進(jìn)行設(shè)備報廢時，一直依據(jù)資產(chǎn)管理人員的工作經(jīng)驗和公司一直以來使用的對于設(shè)備報廢處置的慣例，來對設(shè)備進(jìn)行報廢處理，并沒有對報廢后的設(shè)備進(jìn)行回收和管理，也沒有認(rèn)識到固定資產(chǎn)報廢處置有多重要。（2）報廢流程不規(guī)范。2018年，公司擬定將5間陳舊的小廠房拆除，重建兩座大廠房。5間小廠房還未進(jìn)行報廢處理，但是因施工任務(wù)緊急，公司固定資產(chǎn)管理人員根據(jù)自己的經(jīng)驗對小廠房進(jìn)行了查看，認(rèn)為可拆除，但是未經(jīng)財務(wù)部門審核，也未經(jīng)公司單位負(fù)責(zé)人審批，擅自帶領(lǐng)施工隊伍對小廠房進(jìn)行了拆除，導(dǎo)致本次報廢固定資產(chǎn)的后續(xù)工作中出現(xiàn)了很多問題。公司的固定資產(chǎn)保管部門，雖然在日常保管中還能發(fā)揮其職能，但在固定資產(chǎn)的報廢過程中，沒有完全履行相關(guān)流程，對固定資產(chǎn)隨意報廢，也沒有規(guī)范的報廢流程，使資產(chǎn)浪費，給公司帶來嚴(yán)重的損失。

3 完善公司固定資產(chǎn)管理的建議

3.1 改善預(yù)算環(huán)節(jié)存在的不足

（1）規(guī)范預(yù)算流程。對于公司來說，不僅要編制好預(yù)算制度，更重要的是，應(yīng)該規(guī)范地按照預(yù)算制度和流程去執(zhí)行預(yù)算，否則公司預(yù)算制度就會流于形式。公司應(yīng)加強(qiáng)對預(yù)算制度執(zhí)行過程中的監(jiān)督和控制，并分析調(diào)整，對預(yù)算制度的日常執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，保證預(yù)算工作按照規(guī)范的流程進(jìn)行。在財務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算之后，預(yù)算管理委員會應(yīng)進(jìn)行審批，不能全由財務(wù)部門完成。對執(zhí)行情況進(jìn)行全面分析，便于改進(jìn)預(yù)算制度。公司應(yīng)完善預(yù)算考評制度，嚴(yán)格考評經(jīng)營管理者及員工的執(zhí)行效果，發(fā)揮激勵作用。應(yīng)重視預(yù)算工作的規(guī)范化管理，在編制預(yù)算時公司各部門間要溝通協(xié)調(diào)，規(guī)范預(yù)算流程，是實現(xiàn)公司目標(biāo)、提高公司經(jīng)濟(jì)效益的首要任務(wù)。

（2）合理編制預(yù)算。編制預(yù)算方案，不能過度依賴以往的財務(wù)數(shù)據(jù)，應(yīng)該根據(jù)部門實際需要來編制下一年的預(yù)算，考慮各部門下一年是否要更新設(shè)備、增加預(yù)算等情況，部門之間應(yīng)該做好溝通協(xié)調(diào)工作，避免出現(xiàn)預(yù)算不足或超過預(yù)算等情況。不能只由財務(wù)部門去做預(yù)算，其他部門應(yīng)該配合財務(wù)部門一起完成預(yù)算的編制工作。動員公司的每一個員工參與預(yù)算，為公司的預(yù)算管理工作出謀劃策，實現(xiàn)全員參加，由于編制預(yù)算的工作由大家共同完成所以更容易被大家接受，這對公司預(yù)算的編制也起到很重要的作用。同時，公司應(yīng)在每年中期對本年度的預(yù)算作出修改，以確保預(yù)算的可控性和合理性。

3.2 改善購置環(huán)節(jié)存在的不足

（1）嚴(yán)格執(zhí)行購置制度。公司制定了比較健全的購置制度，員工應(yīng)該嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，不然制度便起不到它的作用。采購人員采購時應(yīng)該多家詢價，選擇對公司最合適的供貨商，監(jiān)察審計處和財務(wù)處人員也要提出合理性意見，不要把所有權(quán)限都交給采購人員；公開招標(biāo)采購應(yīng)該在確保供應(yīng)商能力的前提下嚴(yán)格審核供應(yīng)商的資質(zhì)和信譽(yù)。應(yīng)該嚴(yán)格遵守公司的購置制度，按購置流程采購，公司原則上的申購部門為使用部門，由使用部門資產(chǎn)管理員或經(jīng)辦人填寫“固定資產(chǎn)申購單”，使用部門負(fù)責(zé)人一級審核，經(jīng)資產(chǎn)主管部門二級審核后操作，確需采購的，根據(jù)授權(quán)審批權(quán)限報資產(chǎn)主管部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交由采購部門實施采購；計劃財務(wù)部根據(jù)審批結(jié)果提供固定資產(chǎn)編號，并反饋給采購部門。

（2）規(guī)范地填寫驗收記錄手續(xù)。固定資產(chǎn)驗收完畢應(yīng)及時填寫驗收單，驗收合格一種，相應(yīng)工作人員立即填寫一張，保證驗收日期準(zhǔn)確。市場處組織資產(chǎn)主管部門、使用部門進(jìn)行驗收，根據(jù)需要技術(shù)部門和相關(guān)職能部門共同參與驗收；由市場部填寫“固定資產(chǎn)驗收單”，驗收人員簽字確認(rèn)，同時作為使用部門的簽收依據(jù)。多項資產(chǎn)無法單獨進(jìn)行管理，只能整體打包做為一項資產(chǎn)組合入賬的，在填寫驗收單時，每項資產(chǎn)子明細(xì)應(yīng)填寫完整，固定資產(chǎn)驗收單內(nèi)容與結(jié)算內(nèi)容保持一致對應(yīng)。計劃財務(wù)部審核結(jié)算必須使用原件；原則上當(dāng)天驗收完成，特殊情況最遲不得超過兩天，從到貨之日起計算。

3.3 改善登記環(huán)節(jié)存在的不足

（1）應(yīng)及時入賬。財務(wù)部為了保證入賬的準(zhǔn)確程度，應(yīng)及時錄入增加和減少的固定資產(chǎn)卡片信息。應(yīng)盡量利用公司的核算軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)整理，并實行圖文和數(shù)據(jù)管理，保證信息錄入及時，準(zhǔn)確，保證賬賬相符，并完善固定資產(chǎn)的賬、卡、物等賬面信息。還應(yīng)做好監(jiān)督固定資產(chǎn)管理的落實及執(zhí)行工作，定期對固定資產(chǎn)管理的部門提出考核意見和建議。資產(chǎn)管理部門應(yīng)及時將收到的設(shè)備報給財務(wù)部門，讓財務(wù)登記，保證信息一致。

（2）完善登記制度。公司為了有效的管理固定資產(chǎn)，必須完善登記制度，財務(wù)部門和資產(chǎn)保管部門應(yīng)統(tǒng)一登記設(shè)備名稱，保證信息一致，有利于資產(chǎn)核對、清查。公司需要做到及時登記設(shè)備信息，財務(wù)部門和使用部門應(yīng)該各自建立固定資產(chǎn)臺賬，對固定資產(chǎn)的使用時間、領(lǐng)用部門以及放置地點逐一進(jìn)行登記。對于公司存在的擅自處置固定資產(chǎn)、外借、轉(zhuǎn)移等現(xiàn)象，應(yīng)建立相應(yīng)的登記制度。由于員工管理不善造成損失，要查明原因，確定到底是誰的責(zé)任，根據(jù)實際情況作出相應(yīng)的處罰，造成的損失按資產(chǎn)價格予以賠償。當(dāng)工作人崗位調(diào)動時，負(fù)責(zé)管理臺賬的工作人員應(yīng)該做好后續(xù)的移交工作。

3.4 完善使用環(huán)節(jié)存在的不足

（1）健全日常使用制度。公司一直以來非常重視對固定資產(chǎn)日常使用的管理，但在使用環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)特殊情況，所以管理起來也比較困難。公司是重工業(yè)企業(yè)，冶煉設(shè)備和礦山的各種車輛以及各種辦公設(shè)備，種類多，管理起來非常困難，因此對固定資產(chǎn)管理人員要求更加嚴(yán)格，以提高管理水平。公司應(yīng)作出明確規(guī)定，對于筆記本電腦這類易攜帶的固定資產(chǎn)只能在工作地點使用而不能帶出去，因為員工自身原因造成損壞等后果均應(yīng)由使用人員照價賠償。固定資產(chǎn)原則上不允許外借，經(jīng)批準(zhǔn)確需外借的，由外借人或外借單位承擔(dān)借用期間的資產(chǎn)折舊費用、相關(guān)稅費和全部運營費用，即按經(jīng)營性租賃業(yè)務(wù)收取租賃費，外借前原則上需要提供擔(dān)保，擔(dān)保價值不得低于借出時點的資產(chǎn)凈值，并需要預(yù)交借用期間的租賃費。

（2）提高固定資產(chǎn)使用效率。面對公司出現(xiàn)的固定資產(chǎn)使用率低這種情況，公司為了提高其使用率，應(yīng)該將資源合理化分配，物盡其用，有些固定資產(chǎn)已經(jīng)能滿足公司的日常使用了，就不要繼續(xù)購置，避免閑置浪費的情況出現(xiàn)。公司有幾輛由于購置過多而長期閑置的車輛，對于已經(jīng)出現(xiàn)閑置的固定資產(chǎn)，應(yīng)進(jìn)行合理調(diào)劑，使它們發(fā)揮最大作用。要根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營的需求，合理利用分配固定資產(chǎn)，實現(xiàn)固定資產(chǎn)的高效利用。固定資產(chǎn)管理人員應(yīng)及時核對清楚閑置的資產(chǎn)放在哪里，它們的使用狀況，了解正在使用的固定資產(chǎn)都在哪些部門，狀態(tài)如何，提高固定資產(chǎn)的使用率，合理利用公司固定資產(chǎn)，也會增加公司效益。

4 結(jié)論

通過對預(yù)算環(huán)節(jié)分析，建議公司應(yīng)規(guī)范預(yù)算流程，并合理編制預(yù)算。從固定資產(chǎn)的購置登記方面，公司進(jìn)一步完善固定資產(chǎn)登記制度，資產(chǎn)管理部門和財務(wù)部門在收到固定資產(chǎn)后應(yīng)及時登記。公司應(yīng)健全固定資產(chǎn)日常使用制度，提高固定資產(chǎn)使用率，實現(xiàn)資源的合理配置。應(yīng)健全維修制度，并提高員工設(shè)備保養(yǎng)意識，減少維修費用，防止因固定資產(chǎn)維修不及時影響公司生產(chǎn)經(jīng)營活動。建議公司完善報廢處置制度，規(guī)范報廢流程，提高固定資產(chǎn)的管理效率。