文/何露(重慶市群眾藝術(shù)館)
事業(yè)單位做好內(nèi)部控制工作,可以有效提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量與工作效率,對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義。
因此,做好內(nèi)部控制工作,是事業(yè)單位所有工作的重中之重。然而,目前部分事業(yè)單位的內(nèi)部控制工作尚存在一定的問(wèn)題,要想最大程度地發(fā)揮出內(nèi)部控制的作用,就應(yīng)該找出這些問(wèn)題,并采用切實(shí)可行的策略,進(jìn)行針對(duì)性地改進(jìn)。如此,方可確保內(nèi)部控制能夠在事業(yè)單位發(fā)揮其最大作用。
1.領(lǐng)導(dǎo)層重視力度不足
部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層在工作中比較重視管理服務(wù)方面的工作,而忽略了內(nèi)部控制工作。還有部分領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤地認(rèn)為內(nèi)部控制工作只屬于財(cái)務(wù)部門(mén)工作的范疇,與其他部門(mén)的工作并沒(méi)有什么必要的聯(lián)系。正是領(lǐng)導(dǎo)層的這種錯(cuò)誤的思想觀念,導(dǎo)致內(nèi)部控制工作難以得到重視,也就無(wú)法真正地發(fā)揮出其應(yīng)有的作用[1]。
2.其他部門(mén)缺乏對(duì)內(nèi)部控制的了解
因?yàn)椴糠质聵I(yè)單位的內(nèi)部控制工作難以取得領(lǐng)導(dǎo)的支持,所以各部門(mén)上行下效,也就忽略了對(duì)內(nèi)部控制工作的重視程度。而且,財(cái)務(wù)管理部門(mén)也沒(méi)有積極地在事業(yè)單位中做好內(nèi)部控制的宣傳工作,從而導(dǎo)致事業(yè)單位各部門(mén)沒(méi)有對(duì)內(nèi)部控制工作具有深入的了解,也無(wú)法理解內(nèi)部控制工作的真正內(nèi)涵,這就導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理部門(mén)在開(kāi)展內(nèi)部控制工作時(shí),無(wú)法得到各部門(mén)的有效配合,開(kāi)展內(nèi)部控制工作重重受阻。
1.缺乏專(zhuān)門(mén)的內(nèi)部控制監(jiān)督部門(mén)
事業(yè)單位內(nèi)部控制的工作制度,對(duì)內(nèi)部控制工作實(shí)施的效果影響很大,監(jiān)督體系也在影響著事業(yè)單位的內(nèi)部控制工作實(shí)施的成效。所以,事業(yè)單位為充分發(fā)揮出內(nèi)部控制的最大作用,就應(yīng)該做好內(nèi)部控制監(jiān)督工作。然而,部分事業(yè)單位的監(jiān)督工作做得并不到位,甚至缺少專(zhuān)門(mén)的內(nèi)部監(jiān)督崗位。沒(méi)有監(jiān)督崗位,又何談對(duì)內(nèi)部控制工作進(jìn)行有效地監(jiān)督。
2.有部分事業(yè)單位的監(jiān)督部門(mén)執(zhí)行力不夠
還有部分事業(yè)單位就算擁有獨(dú)立的監(jiān)督部門(mén),但是由于種種原因?qū)е卤O(jiān)督部門(mén)的執(zhí)行力度不足,監(jiān)督崗位形同虛設(shè)。
此外,還有部分事業(yè)單位的財(cái)務(wù)部門(mén)缺乏與其他部門(mén)之間的必要聯(lián)系。財(cái)務(wù)部門(mén)無(wú)法對(duì)各部門(mén)間具體業(yè)務(wù)的工作情況進(jìn)行有效了解,也難以開(kāi)展監(jiān)督工作[2]。
1.工作人員能力水平良莠不齊
事業(yè)單位的內(nèi)部控制工作具有極強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性,對(duì)相關(guān)工作人員的工作能力提出了更高的要求,這就要求相關(guān)工作人員在具備扎實(shí)內(nèi)控知識(shí)的同時(shí),還應(yīng)該具有良好的職業(yè)操守。然而,部分事業(yè)單位并沒(méi)有設(shè)置單獨(dú)的內(nèi)控部門(mén),也沒(méi)有安排專(zhuān)職工作人員來(lái)單獨(dú)處理此項(xiàng)工作。大部分事業(yè)單位在開(kāi)展內(nèi)控工作時(shí),仍然由財(cái)務(wù)部門(mén)的工作人員來(lái)兼任。由于事業(yè)單位財(cái)務(wù)部門(mén)的很多管理人員年齡偏大,他們接受新生事物的能力較低,在開(kāi)展相關(guān)工作中信息化使用水平不高,無(wú)法高效地開(kāi)展內(nèi)部控制工作。
2.工作人員缺乏競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)
在事業(yè)單位中,有部分工作人員存在得過(guò)且過(guò)的心理,他們認(rèn)為進(jìn)入到事業(yè)單位中就等于擁有了一個(gè)鐵飯碗。在工作中無(wú)論表現(xiàn)得怎樣,都不會(huì)丟掉這份工作,所以他們?cè)陂_(kāi)展內(nèi)控工作時(shí)就會(huì)產(chǎn)生消極怠慢的心理,缺乏競(jìng)爭(zhēng)意識(shí),在工作中也缺乏主動(dòng)性與創(chuàng)造性。
1.部分事業(yè)單位內(nèi)部信息化建設(shè)程度較低
在新形勢(shì)的背景下,各類(lèi)信息技術(shù)迎來(lái)了大發(fā)展的時(shí)期,極大地推動(dòng)了人們生產(chǎn)和生活的進(jìn)步,事業(yè)單位也能夠與時(shí)俱進(jìn)地引入信息技術(shù)。然而,當(dāng)前部分事業(yè)單位的信息化管理還處于落后狀態(tài),這主要是因?yàn)橐恍┦聵I(yè)單位所在區(qū)域的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平比較低下,沒(méi)有大量購(gòu)買(mǎi)各種信息設(shè)備的資金,從而對(duì)內(nèi)部控制工作的信息化建設(shè)產(chǎn)生一定的不利影響[3]。
2.部分事業(yè)單位缺乏信息技術(shù)人才
信息技術(shù)的使用雖然在一定程度上提升了內(nèi)部控制工作的質(zhì)量,但是,要想確保信息技術(shù)發(fā)揮出其最大的作用,財(cái)務(wù)管理人員不僅要懂得內(nèi)部控制的知識(shí),還要具有熟練操作信息技術(shù)的技能。然而,部分事業(yè)單位并沒(méi)有做好工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)工作,導(dǎo)致他們的信息技術(shù)應(yīng)用水平不高,從而制約了內(nèi)部控制工作的順利開(kāi)展。
3.各部門(mén)之間的信息沒(méi)有得到有效共享
要想確保信息技術(shù)內(nèi)部控制工作中發(fā)揮出最大的作用,就應(yīng)該實(shí)現(xiàn)各部門(mén)之間的信息共享。
然而,部分事業(yè)單位由于各部門(mén)之間缺乏必要的溝通,在開(kāi)展相關(guān)信息技術(shù)工作時(shí),也未能實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門(mén)之間信息系統(tǒng)的整合,造成了信息孤島的局面。財(cái)務(wù)部門(mén)無(wú)法應(yīng)用其他部門(mén)所產(chǎn)生的信息,從而制約了內(nèi)部控制工作的有序開(kāi)展。
1.缺乏有效的人才管理制度
事業(yè)單位內(nèi)部控制工作要想高效發(fā)展,就必須要做好人才建設(shè)工作。部分事業(yè)單位沒(méi)有一套科學(xué)完善的人才招聘制度和人才培養(yǎng)制度,缺乏此方面的人才。部分事業(yè)單位只會(huì)對(duì)人才進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的培訓(xùn)工作,不能夠滿(mǎn)足內(nèi)部控制工作的要求。
2.人力資源分配存在問(wèn)題
部分事業(yè)單位的人才資源分配方面也存在著一定的問(wèn)題,甚至出現(xiàn)一人身兼數(shù)職等情況。由于工作人員的工作任務(wù)繁重,在開(kāi)展內(nèi)控工作時(shí),也就有心無(wú)力,難以保證工作質(zhì)量。
3.缺乏有效的審計(jì)制度
部分事業(yè)單位對(duì)內(nèi)部資源并不能做到了如指掌,內(nèi)部審計(jì)工作制度也缺乏與時(shí)俱進(jìn)的特征,無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)下的需求。從而導(dǎo)致審計(jì)工作的質(zhì)量低下,進(jìn)而影響到內(nèi)部控制工作的質(zhì)量。
4.缺乏完善的評(píng)價(jià)體系
為激發(fā)工作人員開(kāi)展內(nèi)部控制工作的積極性,提升內(nèi)部控制工作的質(zhì)量,必須要有一套完善的評(píng)價(jià)體系。部分事業(yè)單位缺少這樣一套的體系,無(wú)法有效地激發(fā)出內(nèi)部控制工作人員在工作中的積極性,從而導(dǎo)致內(nèi)部控制工作的質(zhì)量和效率不高,無(wú)法滿(mǎn)足事業(yè)單位的需求。
雖然部分事業(yè)單位具有一套科學(xué)的評(píng)價(jià)體系。然而,在實(shí)際工作中并沒(méi)有有效地予以落實(shí),評(píng)價(jià)體系形同虛設(shè),從而失去了評(píng)價(jià)體系存在的意義。
1.重視財(cái)務(wù)內(nèi)控工作
事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)給予內(nèi)部控制工作更多的目光,并積極主動(dòng)地去學(xué)習(xí)內(nèi)部控制工作的知識(shí),明確內(nèi)部控制工作能夠促進(jìn)事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層還應(yīng)該定期召開(kāi)相關(guān)的會(huì)議,向全體員工宣傳內(nèi)部控制的內(nèi)涵[4]。通過(guò)這種領(lǐng)導(dǎo)起帶頭作用的方法,能夠使得事業(yè)單位的全體員工對(duì)內(nèi)部控制工作進(jìn)行有效的了解,并能夠主動(dòng)地配合相關(guān)工作人員開(kāi)展內(nèi)部控制工作。
2.強(qiáng)化部門(mén)間的交流
事業(yè)單位內(nèi)部控制工作的順利開(kāi)展缺少不了各部門(mén)之間的溝通與合作。所以,事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)加大力度幫助內(nèi)部控制工作人員與各部門(mén)之間的交流合作。各部門(mén)也應(yīng)該提高對(duì)內(nèi)部控制工作重視程度,主動(dòng)配合相關(guān)工作人員完成內(nèi)部控制工作。只有事業(yè)單位全體員工都積極配合內(nèi)部控制工作,才能在根本上提高內(nèi)部控制工作的質(zhì)量。
3.劃分崗位職責(zé)
事業(yè)單位的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),應(yīng)該結(jié)合事業(yè)單位的自身情況,合理地劃分內(nèi)部工作的崗位,明確每個(gè)工作人員的工作職責(zé),避免出現(xiàn)人力資源分配不科學(xué)的問(wèn)題。使每個(gè)工作人員都能夠各司其職。當(dāng)內(nèi)控工作出現(xiàn)問(wèn)題時(shí),也能夠在第一時(shí)間找到負(fù)責(zé)人,并在最短的時(shí)間內(nèi)找到解決的方法,使事業(yè)單位的損失降到最低。同時(shí),也能夠避免出現(xiàn)責(zé)任不清的情況。
1.做好內(nèi)部工作人員的監(jiān)督和考察工作
事業(yè)單位應(yīng)該建立健全獨(dú)立的監(jiān)督部門(mén)或者專(zhuān)職監(jiān)督人員,落實(shí)對(duì)內(nèi)部工作人員的監(jiān)督工作。通過(guò)構(gòu)建良好的監(jiān)督體系,有助于相關(guān)工作人員在工作中發(fā)揮自己的主動(dòng)性,充分發(fā)揮自己的工作責(zé)任感,從而提高工作效率。
2.管理者要注重精細(xì)化管理
在新形勢(shì)的背景下,精細(xì)化管理可有效地促進(jìn)工作質(zhì)量的提升,已經(jīng)在事業(yè)單位中取得了顯著的成效。所以,內(nèi)部控制的領(lǐng)導(dǎo)層也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)地開(kāi)展精細(xì)化管理工作。在內(nèi)部控制監(jiān)督工作中,應(yīng)警惕財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),提升事業(yè)單位抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力。并做好各類(lèi)資金的分配工作,確保資金得到最大程度的使用。
1.做好工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn)工作
為提升內(nèi)部控制的工作質(zhì)量,事業(yè)單位應(yīng)該積極開(kāi)展工作人員技能培訓(xùn)工作,通過(guò)培訓(xùn)可以在一定程度上提高內(nèi)部控制工作人員的工作質(zhì)量,強(qiáng)化他們的責(zé)任心。培訓(xùn)應(yīng)該以?xún)?nèi)部控制工作的內(nèi)容、職業(yè)道德素養(yǎng)、信息素養(yǎng)等為主,通過(guò)培訓(xùn)能夠在很大程度上提升內(nèi)控人員的工作水平[5]。此外,事業(yè)單位還可以組織內(nèi)部控制工作人員到其他的單位進(jìn)行參觀學(xué)習(xí),交流彼此的工作經(jīng)驗(yàn)。通過(guò)這種培訓(xùn)的方法也能夠確保內(nèi)部控制工作人員的工作水平。為確保培訓(xùn)工作能夠得到工作人員的重視,事業(yè)單位應(yīng)該將培訓(xùn)納入績(jī)效考核中,這樣就能夠有效地調(diào)動(dòng)出工作人員參與培訓(xùn)工作的積極性,以一種熱情飽滿(mǎn)的姿態(tài)參加培訓(xùn),并切實(shí)地將培訓(xùn)所學(xué)習(xí)到的內(nèi)容融入實(shí)際工作中,在確保培訓(xùn)工作真正發(fā)揮出重要作用的同時(shí),促進(jìn)內(nèi)部控制質(zhì)量的提升。
2.做好工作人員內(nèi)控教育工作
為確保內(nèi)部控制工作人員能夠有效地了解內(nèi)部控制工作的重要性,還應(yīng)該積極開(kāi)展與內(nèi)控工作知識(shí)相關(guān)的主題教育。強(qiáng)化他們的崗位意識(shí),并能夠在工作中主動(dòng)地運(yùn)用創(chuàng)新方法。
3.引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制
為確保內(nèi)部控制工作人員順利開(kāi)展內(nèi)部控制工作,就應(yīng)該讓他們產(chǎn)生工作危機(jī)意識(shí)。這樣,他們才能夠自覺(jué)地去學(xué)習(xí)與內(nèi)部控制工作有關(guān)的新知識(shí)和新政策,對(duì)待工作才能夠更加認(rèn)真負(fù)責(zé)。因此,事業(yè)單位的管理層應(yīng)該引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。比如,通過(guò)完善的晉升渠道來(lái)激勵(lì)他們。
4.加強(qiáng)工作人員的信息化工具運(yùn)用的培訓(xùn)
內(nèi)部控制工作人員在工作中少不了信息技術(shù)的支持,為確保他們能夠熟練地運(yùn)用各類(lèi)信息技術(shù),事業(yè)單位就應(yīng)該強(qiáng)化培養(yǎng)他們這方面的能力。確保他們能夠懂得各項(xiàng)信息技術(shù)的使用方法、注意事項(xiàng)等,切實(shí)提升他們的信息化水平。內(nèi)部控制工作人員通過(guò)信息化技術(shù)的培訓(xùn),可以滿(mǎn)足內(nèi)部控制工作中對(duì)于信息化的需求。
1.加大資金投入力度
健全的信息化技術(shù)是有序開(kāi)展內(nèi)部控制工作的基本保證,所以事業(yè)單位應(yīng)加大對(duì)信息技術(shù)的資金投入力度,及時(shí)更新或者購(gòu)置各類(lèi)信息技術(shù)。同時(shí)積極構(gòu)建符合自身需求的信息化系統(tǒng),可大力引進(jìn)信息技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人才,并強(qiáng)化此類(lèi)人員與內(nèi)部控制工作人員的合作,確保信息技術(shù)人員能夠了解事業(yè)單位和內(nèi)部控制工作對(duì)信息化軟件的需求,能夠開(kāi)發(fā)出具有針對(duì)性的信息化軟件。
2.實(shí)現(xiàn)各部門(mén)信息共享
事業(yè)單位在開(kāi)展信息化平臺(tái)的建設(shè)中,應(yīng)該重視實(shí)現(xiàn)各部門(mén)信息共享工作,建立統(tǒng)一的信息化共享平臺(tái),確保各部門(mén)在信息化平臺(tái)上能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享。內(nèi)部控制工作人員在此平臺(tái)上,可以更加快捷地獲取到其他部門(mén)的信息。
此外,內(nèi)部控制工作人員在工作中運(yùn)用大數(shù)據(jù)收集的方法能夠深入地分析出當(dāng)前事業(yè)單位存在的問(wèn)題,并提出切實(shí)可行的防范風(fēng)險(xiǎn)方案,減少事業(yè)單位遇到風(fēng)險(xiǎn)的問(wèn)題。
1.結(jié)合事業(yè)自身實(shí)際情況構(gòu)建內(nèi)部控制制度
一切工作的順利實(shí)施開(kāi)展離不開(kāi)一套完善的科學(xué)制度,內(nèi)部控制管理工作同樣如此。所以,事業(yè)單位為提升內(nèi)部控制管理的工作質(zhì)量,應(yīng)該結(jié)合自身的實(shí)際情況,與時(shí)俱進(jìn)地完善內(nèi)部控制管理制度,確保制度發(fā)揮出其真正的作用。
在建立健全內(nèi)部控制管理制度時(shí),事業(yè)單位相關(guān)工作人員在構(gòu)建和完善的內(nèi)控管理制度時(shí),應(yīng)當(dāng)明確其工作的目標(biāo),然后再結(jié)合自身的實(shí)際情況以及人員構(gòu)成情況,以防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)為主要目標(biāo),從而形成能夠滿(mǎn)足事業(yè)單位自身需要的內(nèi)部控制制度[5]。建立完善的內(nèi)部控制制度,可以使內(nèi)部控制工作人員在工作中得到行之有效的工作引導(dǎo)規(guī)范,并在工作中能夠自覺(jué)地規(guī)范自身的工作行為。
2.做好相關(guān)的考核工作
為確保各項(xiàng)制度有效落實(shí),事業(yè)單位還應(yīng)該注重做好內(nèi)部控制工作人員的考核工作。能夠有效地調(diào)動(dòng)出他們的工作主動(dòng)性、創(chuàng)造性和創(chuàng)新精神。同時(shí),還能夠使事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層清楚地掌握每位員工工作的質(zhì)量與效率,并及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制管理工作人員在工作中的不足。采用切實(shí)有效的工作方法,以提升內(nèi)部控制工作人員的工作質(zhì)量??己斯ぷ鲬?yīng)具有全面性,包括內(nèi)部控制工作人員的出勤情況、日常表現(xiàn)情況、工作創(chuàng)新能力、培訓(xùn)能力等方方面面??己酥黧w也應(yīng)具有多樣性,包括內(nèi)部控制工作人員的自評(píng)、同事間的互評(píng)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的評(píng)價(jià)等。
3.設(shè)立獎(jiǎng)懲機(jī)制
事業(yè)單位設(shè)立獎(jiǎng)懲機(jī)制,可以確保內(nèi)部控制工作人員在工作中能夠按照規(guī)章制度辦事,并激發(fā)出他們的工作積極性。獎(jiǎng)懲機(jī)制應(yīng)包括內(nèi)部控制工作人員不可以私自更改個(gè)人信息和數(shù)據(jù),以免事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層接收到錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)而作出錯(cuò)誤的決策。對(duì)于在工作中表現(xiàn)優(yōu)異的內(nèi)部控制工作人員,事業(yè)單位給予他們精神與物質(zhì)上的雙重獎(jiǎng)勵(lì),通過(guò)這種樹(shù)立榜樣的做法,可以激發(fā)出其他工作人員的斗志與競(jìng)爭(zhēng)力。對(duì)于在工作中表現(xiàn)較差的內(nèi)部控制工作人員,事業(yè)單位應(yīng)該與其進(jìn)行溝通,找到他們工作質(zhì)量下降的原因,并為其進(jìn)行有針對(duì)性的解決。以此來(lái)體現(xiàn)出事業(yè)單位對(duì)員工的人文關(guān)懷。對(duì)于那些屢教不改的內(nèi)部控制工作人員,事業(yè)單位應(yīng)視具體情況,對(duì)他們進(jìn)行一定的懲罰。
4.構(gòu)建內(nèi)部控制與財(cái)務(wù)管理工作融合制度
內(nèi)部控制工作與財(cái)務(wù)管理工作有很大聯(lián)系,要想更好地開(kāi)展內(nèi)部控制工作,發(fā)揮出內(nèi)部控制工作的最大作用,就應(yīng)該處理好與財(cái)務(wù)管理工作之間的關(guān)系。所以事業(yè)單位應(yīng)促進(jìn)二者的有效融合,使得二者共同進(jìn)退。打破信息交流壁壘,使信息交流得更加方便快捷。同時(shí),為避免財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),還應(yīng)該強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)部門(mén)和審計(jì)部門(mén)的獨(dú)立性,為內(nèi)部控制工作提供良好的工作環(huán)境。此外,事業(yè)單位的有關(guān)工作人員還應(yīng)該對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的具體流程進(jìn)行重新梳理,對(duì)于那些重復(fù)的或者不相容的崗位,要采用科學(xué)的手段進(jìn)行取締或分離。在確保人力資源發(fā)揮出最大作用的同時(shí),可有效提升財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性。還應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整那些不合理的工作流程,以確保內(nèi)部控制工作的合理性,最大程度地發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值。
綜上所述,在新形勢(shì)的背景下,部分事業(yè)單位的內(nèi)部控制制度存在缺乏內(nèi)部控制意識(shí)、內(nèi)部控制監(jiān)督有待提升、內(nèi)部控制人員水平有待提升、內(nèi)部控制信息化程度不夠完善、內(nèi)部控制制度不完善等問(wèn)題,上文中已經(jīng)對(duì)如何提高事業(yè)單位內(nèi)部控制提出了有效對(duì)策。然而,事業(yè)單位的實(shí)際情況并不相同。因此,在實(shí)際使用中,應(yīng)采取靈活的手段創(chuàng)新運(yùn)用。并在工作中不斷地優(yōu)化與完善相關(guān)策略,確保內(nèi)部控制有效促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。