芻議新時代下高校圖書館辦公室工作
——以延安大學(xué)圖書館為例

權(quán)倍平

(延安大學(xué) 圖書館，陜西 延安 716000)

高校圖書館是全校的文獻信息資源中心，具有信息服務(wù)職能，它是教學(xué)與科研工作的重要組成部分，舉足輕重。圖書館也是培養(yǎng)人才和發(fā)展教育的重要基地，能夠有效地提升廣大師生精神文化素養(yǎng)，同時在這一特定環(huán)境氛圍中，有助于“師德”的升華和“學(xué)風(fēng)”的提升。

高校圖書館辦公室是全館的窗口單位、核心部門，擔(dān)負著對全館工作的組織、管理和協(xié)調(diào)等職能，不僅是高校圖書館自身建設(shè)的樞紐中心，也是整個管理的中堅力量，此項工作紛繁龐雜，看似簡單，但要做好實屬不易，只有進行科學(xué)規(guī)劃、明確目標任務(wù)、實施規(guī)范管理，才能在圖書館的改革與發(fā)展中順利、圓滿完成各項業(yè)務(wù)工作。

延安大學(xué)圖書館是1958年9月隨著延安大學(xué)的恢復(fù)重建設(shè)立的。1998年8月與延安醫(yī)學(xué)院圖書館合并，現(xiàn)由新校區(qū)圖書館和楊家?guī)X分館組成，建筑面積約84 000 m2，館藏量達160萬余冊，各類電子資源數(shù)據(jù)庫近50個，還配備了各種智慧學(xué)習(xí)空間30個，實現(xiàn)了借、閱、還、查等網(wǎng)絡(luò)化一體化服務(wù)。經(jīng)過了60多年的發(fā)展，已初步形成規(guī)模，并朝著良好的態(tài)勢方向發(fā)展。

1 高校圖書館辦公室的主要職能

1.1 信息傳遞，做好參謀、助手作用

辦公室每天都會接收到很多信息，其來源十分廣泛，有來自校領(lǐng)導(dǎo)、館領(lǐng)導(dǎo)、內(nèi)部各部門，還有讀者，甚至外校圖書館。辦公室的工作就是將收集到的信息分門別類并及時進行相關(guān)調(diào)研，把分析、整理好的信息盡快反饋給館領(lǐng)導(dǎo)。而作為高校圖書館最高管理者—館長，也并非專業(yè)人士，但只要掌握了這些高標準、高質(zhì)量的準確信息，這將對科學(xué)化決策提供科學(xué)依據(jù)，能從全局上把控和引領(lǐng)圖書館的發(fā)展方向和前進道路。

1.2 承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外、溝通四方的橋梁樞紐作用

辦公室要做好各類協(xié)調(diào)工作，最大限度地調(diào)動各方面因素，為各項工作的順利開展清除障礙、鋪平道路。

1.2.1 協(xié)調(diào)好館領(lǐng)導(dǎo)與全體館員間的關(guān)系，形成“上下一條心、擰成一股繩”。始終在以“緊緊圍繞館長”為核心的館領(lǐng)導(dǎo)周圍，團結(jié)一致，以飽滿的學(xué)習(xí)和工作熱情，全身心地投入到圖書館建設(shè)和發(fā)展中來。

1.2.2 協(xié)調(diào)好館內(nèi)各部門間的關(guān)系。高校圖書館工作人員一般人數(shù)較多且女性所占比例較大，介于這一特定因素，辦公室人員就要花心思，細致且周到地處理好同事之間的關(guān)系。

1.2.3 加強與學(xué)校機關(guān)部門、各院系及外界間的關(guān)系。①高校圖書館在為師生服務(wù)的同時，還要負責(zé)與校領(lǐng)導(dǎo)間的交流與溝通，及時地處理學(xué)校交辦的各項日常性事務(wù)外，還要協(xié)助學(xué)校機關(guān)部門完成交辦的其他事項。②任何一個圖書館的發(fā)展都離不開相互間的交流與合作，辦公室工作也要加強同兄弟院校館與館之間的橫向?qū)W習(xí)和縱向交流，也可以通過到其他院校圖書館進行考察學(xué)習(xí)、參觀分享、學(xué)術(shù)交流等方式來加強信息溝通，或是邀請兄弟院校的館領(lǐng)導(dǎo)、專家來延安大學(xué)圖書館開講座、作報告。借鑒經(jīng)驗、總結(jié)方法、查找不足，共同發(fā)展、共同進步。③隨著高校圖書館事業(yè)的不斷發(fā)展，高校圖書館與社會間的銜接也越緊密。一方面，圖書館在逐步面向外界開放，為社會服務(wù)；另一方面，圖書館也離不開外界的大力支持和幫助。因此，要注重服務(wù)態(tài)度、加強服務(wù)意識、提高服務(wù)水平。

1.3 后勤保障作用

辦公室不僅是行政管理部門，還是后勤保障部門，例如：辦公用品的采購和領(lǐng)用、設(shè)備的維修及更新、水電門窗及安全衛(wèi)生的檢查、職工福利、消防安全等瑣碎事情都需要辦公室來做。因此，辦公室工作人員要經(jīng)常去各部門、各科室了解情況，統(tǒng)計辦公用品的實際使用情況并協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)做好下步的規(guī)劃采購工作，還要科學(xué)合理地進行初次分配和二次分配，使有限的資源得到最大限度的發(fā)揮；還要關(guān)心館員的生活，了解他們的日常，及時幫助他們解決煩惱、渡過難關(guān)。

2 延安大學(xué)圖書館辦公室工作現(xiàn)狀及存在的不足

2.1 制度不健全，職責(zé)不清晰

“無規(guī)矩不成方圓”，各項規(guī)章制度還不完善，各部門的職責(zé)劃分不清晰，分工不明確，容易造成“漫無目的、主次不分、督辦不力、只說不做”的混亂局面。

2.2 人員素質(zhì)有待提高

由于高校圖書館工作自身的“特殊性”——多數(shù)人員來源于機關(guān)干部家屬、引進人才家屬、教輔隊伍當(dāng)中，學(xué)歷不高且非專業(yè)出身，缺乏專業(yè)知識和技能訓(xùn)練。存在“工作態(tài)度不端正、辦事不積極主動、服務(wù)意識淡漠”等不良現(xiàn)象，因此在工作態(tài)度、責(zé)任心、業(yè)務(wù)素質(zhì)等方面均有待提高。

2.3 未得到足夠重視，世俗偏見制約其發(fā)展

在多數(shù)高校圖書館里，館領(lǐng)導(dǎo)往往不是專業(yè)出身且身兼數(shù)職，他們不太重視或是無暇顧及管理工作的加強和完善以及辦公室的自身建設(shè)；加之傳統(tǒng)觀念認為辦公室工作沒有技術(shù)含量，只不過是上傳下達文件，收發(fā)資料，做一些簡單事情而已。正是這些原因?qū)е铝宿k公室工作沒有現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，也缺乏了先進的管理理念和技術(shù)，阻礙著辦公室工作的開展和建設(shè)。

3 做好圖書館辦公室工作的幾項新舉措

3.1 嚴格規(guī)章制度，實施科學(xué)化管理

圖書館是集“教學(xué)、科研、學(xué)術(shù)、業(yè)務(wù)、實踐、服務(wù)”于一身的綜合性機構(gòu)，這就要求圖書館必須實現(xiàn)“四化”—操作標準化、手段現(xiàn)代化、制度規(guī)范化、管理科學(xué)化，必須要有一系列完善的規(guī)章制度，凡事要“有章可循，有制可依”，杜絕推諉扯皮。自2010年以來，延安大學(xué)圖書館逐步建立和健全各項行之有效的規(guī)章制度。包括部門職責(zé)劃分、考勤制度、采購制度、獎懲制度、考核細則等等，要求全館上下、各部門、各科室要嚴格按制度辦事，確?！把孕幸恢隆薄耙灰曂省?！辦公室還要狠抓落實工作，對于在實踐過程中，一些不可行或者有缺陷的規(guī)章制度要及時修正，確保合理公正、公平奏效。

3.2 提高自身素質(zhì)，加強隊伍建設(shè)

自身素質(zhì)既包括業(yè)務(wù)素質(zhì)，又包含政治文化素質(zhì)。創(chuàng)建“學(xué)習(xí)型”辦公室，就要提高這兩個素質(zhì)；還要做好繼續(xù)教育學(xué)習(xí)和相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在新時代，辦公室工作要與時俱進，加強計算機知識學(xué)習(xí)，還要自覺關(guān)注國家動態(tài)，了解國家大事，多閱讀和深入體會有關(guān)政策和文件精神，要堅持學(xué)習(xí)，不斷超越。

3.3 強化服務(wù)意識，提高服務(wù)質(zhì)量

辦公室工作要增強服務(wù)意識，未雨綢繆，超前思考，“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，早計劃、早準備、早預(yù)防、早應(yīng)對。逐步實施，這樣就會有條不紊，即便出現(xiàn)問題，也會及時拿出應(yīng)對方案，決不會亂了步伐。還要轉(zhuǎn)變思想觀念，主動服務(wù)，“服務(wù)工作做得好不好，能不能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，能不能讓廣大師生滿意”是衡量辦公室工作做得好與不好的關(guān)鍵。延安大學(xué)圖書館本著“讀者第一、服務(wù)至上”的理念宗旨，“急讀者之所急，想讀者之所想”，千方百計地為廣大師生提供高水準的服務(wù)。

3.4 協(xié)調(diào)好各種關(guān)系

辦公室要經(jīng)常性地協(xié)調(diào)各種關(guān)系，工作人員協(xié)調(diào)能力的高低，就會直接影響著工作效率和外部形象，然而綜合協(xié)調(diào)又是一項藝術(shù)性很強的服務(wù)性工作。隨著圖書館內(nèi)部進一步分工細化，專業(yè)化、技術(shù)化程度不斷提高，各部門、各科室之間的協(xié)調(diào)工作顯得十分重要，在協(xié)調(diào)中要以人為本，靈活運用，時刻做好應(yīng)對各種復(fù)雜情況的準備。

4 結(jié)束語

辦公室是高校圖書館的窗口和樞紐，既要溝通上下，協(xié)調(diào)左右；又要為館領(lǐng)導(dǎo)出謀獻策，并做好綜合行政；還要搞好服務(wù)和落實工作。我們不但要擁有漂亮的圖書大樓，先進的硬、軟件設(shè)備，還要有一支干得漂亮的辦公室隊伍?？偠灾瑘D書館辦公室工作是一項“細活”，這就要求我們必須具備足夠的能力和耐心，用經(jīng)驗和智慧做好每一件事；同時需要領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持；還要勇于創(chuàng)新、不斷開拓新思維、發(fā)展新思路。唯有這樣，才能把延安大學(xué)圖書館辦得更有特色、更有水平。