事業(yè)單位干部人事檔案管理的問題及對策

徐麗娟

(哈爾濱醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150086)

1 做好事業(yè)單位干部人事檔案管理的意義

高質(zhì)量的干部人事檔案是高水平的人事檔案管理的必然結(jié)果，能夠提高其在組織決策過程中的價值，提高決策的合理性和規(guī)范性。因此，在實際工作中，充分重視干部人事檔案管理，不斷適應(yīng)新時期事業(yè)單位發(fā)展的需要，具有十分重要的意義。

1.1 是全面考察干部的重要參考

干部人事檔案是事業(yè)單位相關(guān)部門在干部日常工作中逐漸形成的系列檔案材料，對干部的德、能、勤、績、廉等情況進行了如實記載，是客觀、準(zhǔn)確記錄干部情況的有效文字載體。事業(yè)單位依靠干部人事檔案，可以較為全面了解干部的工作履歷、道德品質(zhì)、個人能力以及特長和業(yè)績等信息，結(jié)合對干部的現(xiàn)實表現(xiàn)考察，經(jīng)過綜合分析，能夠給予干部較為全面的評價。

1.2 是維護干部合法權(quán)益的可靠保障

干部人事檔案作為干部工作的歷史記錄，對維護干部合法權(quán)益具有重要的保障作用，是法律角度可以確信的法律信證。干部人事檔案作為最原始的記錄，是由事業(yè)單位各部門按照實際工作情況形成的客觀材料，呈現(xiàn)了干部的工作狀態(tài)和結(jié)果。檔案中的部分材料是由干部本人提供并簽字認可，且取得了相關(guān)組織及檔案管理部門的確認，具體極高的可信度。

1.3 是各級組織選拔人才的信息庫

干部人事檔案材料對干部的各種信息進行了全鏈條的記錄，是干部信息的文字顯現(xiàn)。各級組織在選拔人才時通過充分分析干部的學(xué)歷、專業(yè)、特長、功績等信息，參照崗位要求和職責(zé)進行對比、遴選，有助于其合理使用人才，實現(xiàn)人盡其才、才盡其用。

1.4 是全面反映干部培養(yǎng)工作的重要資料

干部人事檔案經(jīng)過多年的積累，數(shù)量非常巨大、內(nèi)容十分豐富，能夠全景再現(xiàn)干部工作的歷史軌跡。將干部人事檔案材料作為科研數(shù)據(jù)進行深入研究，能夠總結(jié)出一些固定部門在培養(yǎng)干部過程中推行的一般做法，從而進一步挖掘出干部成長成才的一般特點和普遍規(guī)律，提出某一地區(qū)、某一部門改進干部培養(yǎng)工作的意見和建議。

2 事業(yè)單位干部人事檔案管理的現(xiàn)狀

改革開放以來，我國事業(yè)單位干部人事檔案管理工作取得了顯著的成效，干部人事檔案作為干部選拔任命的重要參考發(fā)揮了不可替代的作用。隨著形勢的發(fā)展和《干部人事檔案工作條例》的出臺，當(dāng)前事業(yè)單位干部人事檔案管理工作還存在一些亟待解決的問題，具體表現(xiàn)為管理人員意識上不去、缺少專職工作人員、干部缺乏主動配合意識、管理尚未實現(xiàn)信息化等。

2.1 管理人員缺乏主動和擔(dān)當(dāng)意識

干部人事檔案管理是一項默默無聞的工作，其管理業(yè)績很難在短時期內(nèi)顯現(xiàn)成效，因此，在日常工作中，檔案管理工作經(jīng)常被邊緣化。在許多事業(yè)單位，從事干部人事檔案管理工作的人員大多是兼職人員，他們還有其他的工作職責(zé)，當(dāng)其他工作任務(wù)繁重時，人事檔案管理往往被輕視或遺忘。大多數(shù)工作人員沒有參加過相關(guān)工作培訓(xùn)，主動意識淡薄，缺乏擔(dān)當(dāng)精神，未能及時整理紙質(zhì)材料。若干部人事檔案的紙質(zhì)材料整理不及時，歸檔時不進行系統(tǒng)處理，加之干部人事變動頻繁等因素，會導(dǎo)致干部人事檔案缺乏系統(tǒng)性和完整性，進而使得檔案管理效率相對較低。

2.2 缺乏專職檔案管理人員

干部人事檔案管理的常規(guī)固定工作包括檔案建立、資料收集、分析鑒定、整理歸檔、保管移交等工作程序，工作量大，任務(wù)龐雜，具有一定的組織紀(jì)律性和機要保密性，因此需要專門的檔案管理人員來完成。然而，當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理嚴(yán)重缺乏專職崗位人員。干部人事檔案的管理屬于專業(yè)性工作，紙質(zhì)材料在歸檔時要求管理人員熟悉打孔和裝訂等技術(shù)流程，專職人員的缺乏，極大地影響了人事檔案管理的效率。此外，由于缺乏對專職人員的專業(yè)培訓(xùn)，現(xiàn)有的管理人員往往無法及時跟進最新的政策文件要求，整體工作水平有待進一步提高。

2.3 干部對檔案管理的主動配合意識不強

干部檔案管理與干部本人息息相關(guān)，檔案的完善工作必須要有干部的主動配合，否則，以檔案管理人員的一己之力無法達到滿意的效果。在日常管理工作中，部分干部忙于事務(wù)性工作，不重視對自己檔案的更新補充，不及時提供相關(guān)信息。例如，干部在取得學(xué)歷、晉升職稱、獲得榮譽后，未能及時將相關(guān)材料提交到管理部門存檔；此外，還有一些干部在填寫個人信息時，沒有在思想上充分重視，或者出于個人目的，出現(xiàn)信息不真實、誤差較大、信息重復(fù)等情況，以至于不能真實反映自己的情況，導(dǎo)致組織部門無法通過材料了解和掌握干部的準(zhǔn)確信息。

2.4 干部人事檔案管理信息化程度有待提升

當(dāng)今時代信息化高度發(fā)展，數(shù)字化程度顯著提升，大數(shù)據(jù)在新時代發(fā)揮了不可替代的巨大作用。我國事業(yè)單位的干部人事檔案管理現(xiàn)狀大大落后于時代發(fā)展，紙質(zhì)檔案尚未轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，無法完全做到實時的信息檢索和電子文檔調(diào)閱。存在缺乏信息化管理手段、電子信息更新不及時、管理人員信息化技術(shù)掌握不足、缺乏檔案管理的信息化設(shè)備等關(guān)鍵問題。

3 新時期提升干部人事檔案管理質(zhì)量的對策

針對以上問題，各級事業(yè)單位應(yīng)該按照《干部人事檔案工作條例》的具體規(guī)定，落實工作職責(zé)，積極主動作為，創(chuàng)新工作流程，保質(zhì)保量做好干部人事檔案管理工作。

3.1 提升管理人員的主動工作意識

首先，負責(zé)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)要充分重視干部個人檔案管理，不斷加強對具體工作人員的管理和培訓(xùn)，明確工作職責(zé)，全面提高其業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，持續(xù)強化主動工作意識。其次，必要時應(yīng)增加投資，鞏固干部人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。再次，工作人員要更好地在業(yè)務(wù)中學(xué)習(xí)，正確認識干部人事檔案管理工作的重要性。

3.2 建立專業(yè)管理人員隊伍，強化制度建設(shè)和工作流程

做好干部人事檔案管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵在于要有一支專門從事管理工作的人員隊伍。專業(yè)管理隊伍能夠提高檔案管理人員的專業(yè)化水平，通過強化意識、技能培訓(xùn)、政策研究等工作，打造一支肯干、能干的專業(yè)人才隊伍；要切實堅守檔案管理人員的政治性、保密性等紀(jì)律要求，打造一支有組織、有紀(jì)律的專業(yè)人才隊伍；提升干部人事檔案作為各級組織干部選拔、任命的重要參考價值，打造一支專業(yè)、善思的專業(yè)人才隊伍。能夠使工作流程更加規(guī)范，制度建設(shè)逐步健全，使干部人事檔案管理工作更加有章可循、有規(guī)可依。

3.3 積極開展宣傳，建立干部主動配合工作機制

干部人事檔案管理工作的最具基礎(chǔ)性、最為重要的工作是資料收集工作，這項工作做不好，其他后續(xù)工作將無法進行。但這一環(huán)節(jié)離不開干部本人的大力配合，因此，應(yīng)積極宣傳干部人事檔案管理工作對干部個人發(fā)展、黨的建設(shè)、國家建設(shè)的重要性，讓各級干部充分重視該項工作，實事求是、扎扎實實地配合專業(yè)人員的工作，形成干部主動配合的工作機制。此外，隨著干部人事檔案相關(guān)材料越來越多，收集整理的難度也在逐漸加大。這就要求管理人員對不合格的文件材料及時返回本人修改，對程序缺乏完備的材料退回原檔案歸檔部門重新處理，從而切實提高檔案的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

3.4 緊跟時代發(fā)展，加快建設(shè)干部人事檔案信息庫

干部人事檔案管理信息化、數(shù)字化是大勢所趨，做好干部人事檔案管理工作，必須以現(xiàn)有材料為基礎(chǔ)，建設(shè)信息資源庫。首先，建設(shè)干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)高效收集、輕松查閱、有效利用，加強管理信息的動態(tài)化管理。其次，推動檔案數(shù)據(jù)管理的網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)隨時隨地通過網(wǎng)絡(luò)傳輸、查詢、調(diào)閱、動態(tài)補充干部人事檔案信息。

4 結(jié)語

做好事業(yè)單位干部人事檔案的管理工作任重而道遠，需要全社會長期不懈的努力。作為黨和國家教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，優(yōu)秀的干部人事檔案能夠有效維護干部的合法權(quán)益。因此，營造規(guī)范、有序、專業(yè)、高效的干部人事檔案管理工作氛圍，充分調(diào)動一線檔案工作人員工作的積極性和主動性，夯實檔案管理的主體責(zé)任，功在當(dāng)代、利在千秋。