楊莉

[摘? 要]文章闡述了檔案信息數(shù)字化在檔案管理工作中的重要性及理論，闡明了檔案信息數(shù)字化工作的原則，分析了當(dāng)前檔案信息數(shù)字化存在的問題，提出了提高對(duì)檔案信息數(shù)字化工作的認(rèn)識(shí)，確立檔案信息數(shù)字化工作目標(biāo)及職責(zé);建立檔案信息數(shù)字化安全保障體系，做好檔案信息數(shù)字化質(zhì)量控制等對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]檔案信息數(shù)字化;信息管理;數(shù)字化管理

中圖分類號(hào)：G270.7? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1674-1722（2022）01-0072-03

檔案是企業(yè)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源和重要資產(chǎn)。能否做好各類檔案的管理工作是決定檔案資源價(jià)值的重要因素。隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，檔案信息數(shù)字化工作勢(shì)在必行。檔案信息數(shù)字化在優(yōu)化管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)及隊(duì)伍結(jié)構(gòu)、提高管理水平、促進(jìn)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理技術(shù)應(yīng)用、保護(hù)檔案原件和提高利用效率等方面具有重大意義。

一、存量檔案數(shù)字化的重要性和緊迫性

檔案信息化是促進(jìn)中央企業(yè)管理水平提高的必然要求，是實(shí)現(xiàn)國(guó)有資產(chǎn)保值增值的重要手段，是檔案部門參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)的具體體現(xiàn)，也是檔案部門遵循檔案工作自身發(fā)展規(guī)律，進(jìn)一步深化改革、推動(dòng)科技進(jìn)步、提高服務(wù)效率和質(zhì)量的必然選擇。公司檔案信息化建設(shè)的核心是從整體上提高對(duì)檔案信息資源的管理和利用效率。企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作，與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和改革發(fā)展密切相關(guān)，不可或缺。當(dāng)前企業(yè)各類文件的辦理模式已由過去獨(dú)立的、紙質(zhì)的辦公模式發(fā)展為協(xié)同的、電子化網(wǎng)絡(luò)化的辦公模式。這就要求我們的檔案管理模式也要從實(shí)體管理向提供數(shù)字化信息服務(wù)的模式轉(zhuǎn)變。因此檔案部門迫切需要將傳統(tǒng)的文件保管職能提升為信息服務(wù)職能，徹底改變利用率不高、查詢利用不方便的現(xiàn)狀，主動(dòng)為各業(yè)務(wù)部門提供各類信息服務(wù)和決策依據(jù)，提升檔案利用價(jià)值。而存量檔案數(shù)字化則是實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的前提和基礎(chǔ)[1]。

二、檔案信息管理數(shù)字化存在的問題

檔案信息數(shù)字化是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要的新舉措、新要求，但受投入力度、技術(shù)能力、網(wǎng)絡(luò)安全隱患等各方面影響，檔案信息數(shù)字化工作還面臨著很多問題和挑戰(zhàn)。

（一）檔案數(shù)字化管理工作未得到足夠的重視

由于各方面原因，許多企業(yè)雖然設(shè)立了專職檔案管理人員并逐步開展了數(shù)字化工作，但在資金的投入力度上還存在著差距，檔案數(shù)字化的“軟”“硬”件條件仍不能滿足信息化建設(shè)需求。

（二）缺乏檔案數(shù)字化專業(yè)人員

檔案數(shù)字化管理要求從業(yè)人員不僅要具備基本的檔案管理知識(shí)，還必須熟練掌握計(jì)算機(jī)掃描、圖形處理、音視頻處理等較高的計(jì)算機(jī)技能，必須具備較強(qiáng)的信息處理能力。而大部分基層檔案管理人員沒有接受過檔案數(shù)字化管理相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，其業(yè)務(wù)能力與實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的相關(guān)工作要求還有較大差距

（三）存在較多安全隱患

企業(yè)檔案中存在一些涉及國(guó)家秘密和商業(yè)秘密的檔案，但有些檔案管理部門對(duì)涉密和非涉密檔案混合管理，沒有進(jìn)行有效劃控，在數(shù)字化管理過程中存在降密使用和泄密風(fēng)險(xiǎn)。且由于網(wǎng)絡(luò)信息安全隱患的存在，部分單位對(duì)檔案數(shù)字化的安全性存有顧慮。

（四）宏觀管理不到位

國(guó)家層面上相關(guān)指導(dǎo)性文件和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺(tái)相對(duì)滯后，檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化體系、數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系不夠健全。

三、檔案信息管理數(shù)字化的優(yōu)化對(duì)策

（一）提高認(rèn)識(shí)，確立工作目標(biāo)及職責(zé)

傳統(tǒng)載體檔案數(shù)量巨大，數(shù)字化任務(wù)十分艱巨，要想做好此項(xiàng)工作，必須提高對(duì)檔案信息數(shù)字化工作的認(rèn)識(shí)，必須充分認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的必然要求，是必須做好的一項(xiàng)重要工作。

由于檔案信息數(shù)字化工作在操作流程、安全防控、成果管理等方面有著嚴(yán)格的要求，因此實(shí)施檔案信息數(shù)字化的企業(yè)必須建立健全檔案管理機(jī)制和機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確工作職責(zé)，研究解決本企業(yè)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)問題，自上而下扎實(shí)推進(jìn)，確保檔案信息化建設(shè)工作落到實(shí)處。只有做到明確組織分工與責(zé)任，實(shí)行全過程監(jiān)管，制定詳盡的實(shí)施方案、工作目標(biāo)、時(shí)間進(jìn)度、實(shí)施范圍、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及驗(yàn)收要求，并嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行，才能保障檔案數(shù)字化管理工作安全、有序、有效進(jìn)行。

同時(shí)，加大對(duì)檔案信息數(shù)字化工作的投入力度。檔案數(shù)字化建設(shè)必須有一個(gè)完善的軟、硬件技術(shù)環(huán)境，一是要優(yōu)化配置各種資源。應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要為檔案部門配備計(jì)算機(jī)、掃描儀等必要的硬件設(shè)施，并隨著需求發(fā)展不斷升級(jí)完善。二是組織開發(fā)或購(gòu)置先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建檔案數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)。

（二）建立安全保障體系，確保數(shù)據(jù)安全

維護(hù)檔案安全是檔案管理部門的基本職責(zé)，鑒于存在檔案整理、數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)備份、成果管理等檔案信息數(shù)字化實(shí)施過程環(huán)節(jié)中的安全風(fēng)險(xiǎn)隱患，檔案管理部門必須建立健全檔案信息安全保障體系，確保檔案實(shí)體安全、數(shù)據(jù)安全和網(wǎng)絡(luò)安全。

一是要做好檔案信息數(shù)字化的團(tuán)隊(duì)建設(shè)。數(shù)字化團(tuán)隊(duì)的建立可以本單位自行組織建立或者將數(shù)字化外包至本單位以外的承建團(tuán)隊(duì)。尋求對(duì)外合作時(shí)要合理設(shè)置數(shù)字化團(tuán)隊(duì)（單位）的準(zhǔn)入門檻，嚴(yán)格審核外包數(shù)字化團(tuán)隊(duì)（單位）背景與資質(zhì)，并在數(shù)字化團(tuán)隊(duì)進(jìn)駐工作現(xiàn)場(chǎng)之前進(jìn)行安全教育培訓(xùn)，簽訂工作合同、保密協(xié)議等。同時(shí)檔案管理部門仍應(yīng)在數(shù)字化工作過程中占主導(dǎo)地位，要把安全工作放在高壓線位置，做到防范于未然。涉密檔案不能委托本單位以外的承建團(tuán)隊(duì)進(jìn)行數(shù)字化加工，涉密檔案實(shí)施數(shù)字化加工，應(yīng)使用涉密信息化技術(shù)設(shè)備處理、存儲(chǔ)和利用，不得上網(wǎng)。

二是要做好檔案信息數(shù)字化的制度建設(shè)。在數(shù)字化工程建設(shè)初期，就需要建立并逐步完善各個(gè)工作崗位的工作制度，細(xì)化數(shù)字工作各工序之間的交接流程，加強(qiáng)數(shù)字化現(xiàn)場(chǎng)人員的安全保密管理，規(guī)范數(shù)字化加工場(chǎng)所安全管理手段。根據(jù)本單位情況成立項(xiàng)目安全小組，制定具體的工作方案，建立完善檔案安全保管制度、安全檢查制度、安全防范措施。明確安全小組的職能，制定數(shù)字化的工作流程環(huán)節(jié)，并根據(jù)工作流程環(huán)節(jié)制定工作崗位，做到分工明確，責(zé)任到人，不同的工作崗位具有不同安全事項(xiàng)和操作要求。由于數(shù)字化工程因原始檔案類型、介質(zhì)種類、年代等因素，工作流程、工作崗位、技術(shù)指標(biāo)都有所不同，應(yīng)把每個(gè)工作交接環(huán)節(jié)作為重點(diǎn)，安排專人負(fù)責(zé)。

三是要做好檔案信息數(shù)字化的工作環(huán)境建設(shè)。檔案數(shù)字化必須指定專門的數(shù)字化工作場(chǎng)所，應(yīng)在指定的安全場(chǎng)地內(nèi)開展工作。工作場(chǎng)所應(yīng)配置監(jiān)控系統(tǒng)、保密系統(tǒng)、安防系統(tǒng)。監(jiān)控系統(tǒng)用于實(shí)時(shí)監(jiān)控工作場(chǎng)所內(nèi)的工作狀況。保密系統(tǒng)用于禁止工作現(xiàn)場(chǎng)的電磁泄漏、非法網(wǎng)絡(luò)訪問獲取檔案信息。安防系統(tǒng)用于實(shí)現(xiàn)人為偷盜、自然或意外事故的報(bào)警裝置。工作現(xiàn)場(chǎng)不得使用與工作無關(guān)的任何電子設(shè)備。工作現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)控系統(tǒng)主要有視頻監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)。保密系統(tǒng)主要有信號(hào)干擾設(shè)備、防磁輻射裝置。安防系統(tǒng)主要有消防系統(tǒng)、防盜報(bào)警裝置、防蟲、防濕設(shè)備等。工作場(chǎng)所的監(jiān)控系統(tǒng)、保密系統(tǒng)、安防系統(tǒng)的管理權(quán)限應(yīng)由檔案管理部門掌握，其他任何人不得操作或蓄意損毀工作場(chǎng)所的設(shè)備或系統(tǒng)。要制定嚴(yán)格的數(shù)字化工作場(chǎng)地人員的出入制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入工作場(chǎng)所。禁止在工作場(chǎng)所內(nèi)做與工作無關(guān)的活動(dòng)。工作環(huán)境要進(jìn)行定期或不定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)解決，防止各類檔案安全事故的發(fā)生。要對(duì)自然災(zāi)害制定相應(yīng)防范措施，以最大限度地保護(hù)檔案安全，減少損失。工作環(huán)境的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)是獨(dú)立封閉的工作網(wǎng)絡(luò)，原則上不能接入工作網(wǎng)絡(luò)。只有在具備安全等級(jí)的網(wǎng)絡(luò)中，才可以有條件接入工作網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案數(shù)字化作業(yè)。檔案數(shù)字化前，所有數(shù)字化設(shè)備和軟件須經(jīng)保密部門進(jìn)行安全保密技術(shù)檢測(cè)，有安全保密隱患的一律不得使用。數(shù)字化工作中使用的軟件須為正版軟件[2]。

四是要做好檔案介質(zhì)與檔案信息的安全管理檔案載體與檔案信息的安全管理主要采用制度與技術(shù)結(jié)合的手段。檔案介質(zhì)的安全管理包含介質(zhì)載體不遺失、不損毀、不涂改、不復(fù)制、不傳播等方面的安全管理工作，需要制定相應(yīng)的工作制度和技術(shù)要求。檔案數(shù)字化現(xiàn)場(chǎng)要對(duì)檔案介質(zhì)做好各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案保護(hù)工作。需指定檔案各交接環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人，交接時(shí)仔細(xì)查看清點(diǎn)并簽署交接記錄。檔案數(shù)字化工作現(xiàn)場(chǎng)要設(shè)置專門區(qū)域寄存檔案，并把區(qū)域按檔案流程進(jìn)行功能劃分。要做到每日工作完畢清點(diǎn)檔案，并歸入固定區(qū)域，防止檔案原件失竊。檔案數(shù)字化過程中要輕拿輕放，不得涂改。紙質(zhì)檔案的拆裝掃描應(yīng)符合操作規(guī)程，選擇適當(dāng)?shù)牟杉O(shè)備，防止掃描過程人為污染、破損。光盤、磁帶要采用恰當(dāng)技術(shù)和安全措施進(jìn)行讀取、放像，防止磁道信息意外丟失。工作現(xiàn)場(chǎng)嚴(yán)禁數(shù)字工作人員對(duì)檔案原件及檔案信息的私自復(fù)印復(fù)制、傳閱與外借。檔案信息的安全管理要設(shè)置相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備，做好備份工作，防止意外事故產(chǎn)生造成的數(shù)據(jù)丟失。檔案信息可采用數(shù)據(jù)加密、權(quán)限認(rèn)證讀取技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)明文泄密。現(xiàn)場(chǎng)工作人員根據(jù)工作環(huán)節(jié)設(shè)置相應(yīng)訪問權(quán)限，終端機(jī)加設(shè)密碼，防止數(shù)據(jù)非法訪問。數(shù)字化工作系統(tǒng)要記錄全部流程工作日志。杜絕冒用他人身份登錄系統(tǒng)，瀏覽、復(fù)制、下載或拷貝檔案數(shù)據(jù)。

五是要做好數(shù)字化過程的安全管理。數(shù)字化實(shí)施過程各環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保每份檔案的流向有書面記載。每張表格均標(biāo)明日期、全宗號(hào)、目錄號(hào)、數(shù)量、張頁數(shù)、重量、破損情況等相關(guān)信息，并要求相關(guān)交接人員簽字確認(rèn)，做到每份檔案的去向都登記在冊(cè)，一目了然。通過這些各個(gè)工作環(huán)節(jié)的登記表，讓數(shù)字化工作中每份檔案都有一份明確的、清晰的記錄。對(duì)于重要涉密或敏感的數(shù)據(jù)，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)管理。數(shù)字化任務(wù)完成時(shí)，檔案管理部門和保密管理部門要檢查是否有信息留存并做安全技術(shù)處理，結(jié)論登記備案。

六是要做好數(shù)字化成果的安全管理。為有效維護(hù)數(shù)字化成果的安全，應(yīng)采取定期備份、信息加密、信息確認(rèn)、訪問控制技術(shù)等措施，并按要求配備經(jīng)國(guó)家有關(guān)部門認(rèn)證的防、殺毒軟件，對(duì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行定期嚴(yán)格檢查。檔案數(shù)字化成果應(yīng)備份不少于兩份完全相同的拷貝，異地或異質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)備份。接入數(shù)字化成果的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)按照BMB20-2007技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建設(shè)。數(shù)字化成果應(yīng)在專網(wǎng)內(nèi)使用，設(shè)置相應(yīng)的密級(jí)標(biāo)識(shí)，同時(shí)進(jìn)行技術(shù)認(rèn)證和授權(quán)。通過病毒查殺機(jī)查殺病毒，刻錄至一次性只讀光盤，嚴(yán)格控制網(wǎng)外信息上傳和網(wǎng)內(nèi)信息下載。檔案數(shù)字化成果的查閱要建立載體查詢管理臺(tái)帳，做到一切有據(jù)可查，能溯源。

七是要做好信息系統(tǒng)的安全管理數(shù)字化工作的信息系統(tǒng)由服務(wù)器、終端機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、采集設(shè)備等組成。服務(wù)器：應(yīng)配置專用服務(wù)器，保證數(shù)據(jù)安全;在數(shù)據(jù)量小的情況下可采用高性能PC機(jī)代替。終端機(jī)：終端機(jī)要嚴(yán)格控制輸入口和存儲(chǔ)設(shè)備，如打印口、光驅(qū)、硬盤、網(wǎng)口、無線端口等。存儲(chǔ)設(shè)備：可在服務(wù)器上擴(kuò)充硬盤加大存儲(chǔ)，也可配置專門存儲(chǔ)設(shè)備。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：應(yīng)采用百兆以上帶寬的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，用于數(shù)字化過程中各工序的信息傳輸和共享，嚴(yán)格禁止使用無線網(wǎng)絡(luò)。采集設(shè)備包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化可采用專業(yè)高速掃描儀、彩色大幅面掃描儀、零邊距高速平板彩色掃描儀等設(shè)備，錄音錄像檔案數(shù)字化可采用專用音視頻采集設(shè)備。上述設(shè)備應(yīng)對(duì)磁信號(hào)進(jìn)行安全檢測(cè)，要選擇數(shù)字化工作場(chǎng)所的安全距離和工作設(shè)備的輻射距離達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。所有工作現(xiàn)場(chǎng)帶有存儲(chǔ)器、寄存器的設(shè)備在數(shù)字化完畢后應(yīng)在雙方監(jiān)督下交由檔案管理部門妥善處理，不得自行銷毀。數(shù)字化工作管理系統(tǒng)提供商應(yīng)具有國(guó)家保密行政管理部門頒發(fā)的相關(guān)資質(zhì)或由業(yè)主方內(nèi)部單位承擔(dān)開發(fā)。管理應(yīng)用系統(tǒng)接入須經(jīng)過密級(jí)評(píng)定。數(shù)字化工作管理系統(tǒng)采用身份證系統(tǒng)集成或使用用戶名和密碼方式登錄。要求嚴(yán)格管理系統(tǒng)內(nèi)涉密信息訪問控制策略，系統(tǒng)管理與業(yè)務(wù)操作權(quán)限嚴(yán)格分離。數(shù)字化成果應(yīng)記錄密級(jí)信息，實(shí)現(xiàn)標(biāo)密管理。

（三）建立質(zhì)量控制體系，做好數(shù)字化質(zhì)量控制

檔案數(shù)字化質(zhì)量控制體系應(yīng)當(dāng)包括組織體系、流程體系、文檔體系、規(guī)范體系等。

一是組織體系。組織體系是解決數(shù)字化工作中機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員管理與崗位管理的系統(tǒng)，組織體系是否科學(xué)合理是決定數(shù)字化產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵因素。組織體系首先應(yīng)明確從事數(shù)字化工作的組織要求。從事數(shù)字化工作的組織應(yīng)具備一定的資質(zhì)要求，無論是公司、還是檔案部門自身，應(yīng)表明其自身具備數(shù)字化工作能力。其次，應(yīng)成立數(shù)字化工作專項(xiàng)項(xiàng)目組，可以包括整理鑒定組、數(shù)字化工作組、數(shù)字化保護(hù)組等。同時(shí)數(shù)字化機(jī)構(gòu)應(yīng)配備結(jié)構(gòu)合理的數(shù)字化工作人員，各崗位人員應(yīng)掌握一定的數(shù)字化工作技術(shù)和基礎(chǔ)知識(shí)，能夠勝任數(shù)字化工作相關(guān)崗位的任務(wù)。再次應(yīng)明確檔案數(shù)字化工作模式。不同的工作模式要求檔案機(jī)構(gòu)設(shè)立不同的組織形式，以滿足協(xié)調(diào)工作，保證數(shù)字化工作的質(zhì)量控制要求。如自主生產(chǎn)方式的組織體系建設(shè)一般由本單位人員負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)以及日常生產(chǎn)組織與管理。勞務(wù)外包則通常要求檔案館（室）提供數(shù)字化設(shè)備和場(chǎng)地，數(shù)字化企業(yè)根據(jù)檔案機(jī)構(gòu)要求，派出相關(guān)人員開展檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)。

二是流程體系。檔案數(shù)字化質(zhì)量控制流程體系是一項(xiàng)集管理和技術(shù)于一體的綜合體系。它貫穿于數(shù)字化建設(shè)的整個(gè)過程。進(jìn)行過程控制是因?yàn)闄n案的數(shù)字化加工是一個(gè)環(huán)環(huán)相扣的系統(tǒng)工程，前一環(huán)節(jié)的工作往往會(huì)直接影響到下一個(gè)環(huán)節(jié)的工作，需要各個(gè)環(huán)節(jié)的相互配合。檔案數(shù)字化過程控制包括制定數(shù)字化流程工作標(biāo)準(zhǔn)和每一個(gè)環(huán)節(jié)的操作規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢查方法和相應(yīng)的處罰制度。每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量控制和標(biāo)準(zhǔn)化要求，避免低質(zhì)量或不合格的產(chǎn)品進(jìn)入下一流程，消除生產(chǎn)過程各環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的質(zhì)量隱患，以達(dá)到過程質(zhì)量控制目標(biāo)。

三是文檔體系。文檔體系是建立一個(gè)完整有效的檔案數(shù)字化質(zhì)量控制體系的基本保障，是保證質(zhì)量控制全過程合法合規(guī)的重要組成部分，包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量計(jì)劃、質(zhì)量記錄等形式。

四是規(guī)范體系。檔案數(shù)字化質(zhì)量控制規(guī)范體系就是指檔案數(shù)字化領(lǐng)域內(nèi)的各類規(guī)范按照內(nèi)在聯(lián)系形成的科學(xué)的有機(jī)整體。對(duì)于規(guī)范而言只有構(gòu)成合理的體系才能充分發(fā)揮作用。規(guī)范體系從檔案數(shù)字化工作的基本流程角度看包括：前端控制階段的規(guī)范、過程控制階段的規(guī)范和反饋控制階段的規(guī)范。

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