■闞小宇
(西安市電影有限責(zé)任公司)
隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和市場競爭的激烈,全面預(yù)算管理在企業(yè)發(fā)展中的作用日益凸顯。首先在新形勢新環(huán)境及快速發(fā)展的市場大環(huán)境下,一旦決策出錯會導(dǎo)致企業(yè)錯失發(fā)展的良機(jī),會導(dǎo)致企業(yè)資金的不足,會使投資人對企業(yè)發(fā)展失去信心,而全面預(yù)算管理相當(dāng)于一個試錯的模擬過程,能使企業(yè)避免在實(shí)際場景中碰壁,節(jié)約試錯成本,引導(dǎo)企業(yè)建立可行方案,一步步朝預(yù)定目標(biāo)靠近。其次企業(yè)的資源是有限的,如何去整合并有效利用這些資源來完成企業(yè)預(yù)定的目標(biāo),就成了企業(yè)最為關(guān)心的事情。而在做全面預(yù)算時可以使企業(yè)資源得到二次調(diào)配,這樣在企業(yè)開展實(shí)際業(yè)務(wù)時能根據(jù)預(yù)算調(diào)用需要的資源,使各項資源得到合理的利用。最后預(yù)算管理不僅節(jié)約了成本還完成預(yù)定目標(biāo)。鑒于此全面預(yù)算管理就顯得非常重要,但是目前企業(yè)全面預(yù)算管理普遍存在一些問題,導(dǎo)致全面預(yù)算管理沒有發(fā)揮出其應(yīng)有的作用。因此,本文就目前企業(yè)全面預(yù)算管理存在的問題及對策展開研究。
全面預(yù)算管理是以全面預(yù)算為基礎(chǔ)來實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的一系列管理活動,是需要企業(yè)全面預(yù)測和籌劃企業(yè)一定期間內(nèi)的經(jīng)營活動,科學(xué)、合理配置企業(yè)的各項資源,包括財務(wù)及非財務(wù)資源,并對整個經(jīng)營活動管理流程進(jìn)行全程跟蹤,包括事前、事中、事后的跟蹤,最終來完成企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)。全面預(yù)算管理要求企業(yè)所有員工都應(yīng)有預(yù)算觀念,要有成本效益意識,要使全部員工具有參與預(yù)算管理的責(zé)任意識,對企業(yè)各項經(jīng)濟(jì)活動,既包括日常的經(jīng)營業(yè)務(wù)也包括偶然發(fā)生的投融資活動,以及企業(yè)各個環(huán)節(jié)各個方面進(jìn)行預(yù)測和籌劃,跟蹤預(yù)算執(zhí)行過程,評價預(yù)算執(zhí)行結(jié)果,目的是促進(jìn)企業(yè)順利實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。
企業(yè)全面預(yù)算管理由三部分構(gòu)成:經(jīng)營預(yù)算、專門決策預(yù)算和財務(wù)預(yù)算。經(jīng)營預(yù)算是每個企業(yè)都涉及的預(yù)算,包括銷售預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算、采購預(yù)算、費(fèi)用預(yù)算、人力成本預(yù)算等日常經(jīng)營活動相關(guān)的一系列預(yù)算。專門決策預(yù)算包括投融資預(yù)算,是企業(yè)偶爾發(fā)生的,需要根據(jù)特定決策編制的預(yù)算。財務(wù)預(yù)算包括現(xiàn)金預(yù)算、資產(chǎn)負(fù)債表預(yù)算、利潤表預(yù)算,相當(dāng)于最終的匯總預(yù)算,是與企業(yè)資金收支、財務(wù)狀況或經(jīng)營成果等有關(guān)的預(yù)算。
全面預(yù)算管理通過三個步驟來完成,依次為預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算考核。這三個步驟是一個不斷循環(huán)的過程,是環(huán)環(huán)相扣、相互影響的過程。首先企業(yè)將三至五年的經(jīng)營目標(biāo)分解到各個年度,每個年度的目標(biāo)任務(wù)如何完成需要通過預(yù)算編制來體現(xiàn);預(yù)算編制完成后就需要下達(dá)執(zhí)行,執(zhí)行是把預(yù)算目標(biāo)變成行動的一種方式,是完成預(yù)算目標(biāo)的行動過程;最后在預(yù)算執(zhí)行完成后,通過預(yù)算評價與考核來檢查、考核和評價各執(zhí)行單位或部門的完成情況,如此循環(huán)來實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)。
首先,目前絕大部分企業(yè)對全面預(yù)算管理認(rèn)識不足。部分企業(yè)沒有預(yù)算的概念,認(rèn)為預(yù)算就是浪費(fèi)時間,認(rèn)為用來做預(yù)算的時間及心思不如用在發(fā)展業(yè)務(wù)上,所以從骨子里就沒有真正認(rèn)識全面預(yù)算管理,沒有將預(yù)算管理放在企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展定位上。
其次,大部分企業(yè)員工甚至是管理者都認(rèn)為預(yù)算是財務(wù)部門的事情,常常會以事不關(guān)己高高掛起的態(tài)度對待預(yù)算,導(dǎo)致本來應(yīng)由相應(yīng)部門來做的預(yù)算,例如銷售預(yù)算、采購預(yù)算、各部門費(fèi)用預(yù)算、人力資源預(yù)算等沒有被合理預(yù)測,導(dǎo)致數(shù)據(jù)不切合實(shí)際、不準(zhǔn)確;因為沒有真正的參與預(yù)算,導(dǎo)致其對預(yù)算的責(zé)任心不高,對財務(wù)部編制預(yù)算極度不配合,使預(yù)算管理過程舉步維艱,難以執(zhí)行。
目前,部分企業(yè)對預(yù)算目標(biāo)理解不到位。預(yù)算是需要全員參與,覆蓋企業(yè)的各項業(yè)務(wù),但是業(yè)務(wù)部門嚴(yán)重缺乏財務(wù)知識,對部門預(yù)算目標(biāo)理解不到位。例如電影放映企業(yè)營業(yè)收入中一部分是來自會員卡消費(fèi),下屬影院在做預(yù)算時,將顧客進(jìn)行的會員卡充值誤認(rèn)為是會員卡收入,在做預(yù)算收入時增加了此部分收入,導(dǎo)致影院的收入預(yù)算虛增,造成預(yù)算失真,影響了公司整體預(yù)算目標(biāo)設(shè)置與實(shí)現(xiàn)。再如,資產(chǎn)管理部門目標(biāo)任務(wù)中有房租回款率的要求,在做部門收入預(yù)算時資產(chǎn)管理部門將回款金額當(dāng)做收入,而沒有根據(jù)合同進(jìn)行收入預(yù)算編制,導(dǎo)致收入預(yù)算沒有根據(jù),造成公司整體收入預(yù)算失真。
預(yù)算編制不合理,不科學(xué)會影響戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。第一,預(yù)算目標(biāo)的確定是預(yù)算編制的核心,預(yù)算目標(biāo)確定的不科學(xué)可能會導(dǎo)致預(yù)算管理在實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略和經(jīng)營目標(biāo)中難以有效發(fā)揮。例如,預(yù)算目標(biāo)確定偏離戰(zhàn)略軌道,造成錯誤引導(dǎo),使企業(yè)成本增加,多走彎路,浪費(fèi)資源;預(yù)算目標(biāo)確定的太高,會打壓員工的積極性,員工會覺得目標(biāo)遙不可及,即使全身心投入也無法完成,因此會懈怠工作,預(yù)算目標(biāo)失去可行性,反而會導(dǎo)致連基礎(chǔ)目標(biāo)都實(shí)現(xiàn)不了;預(yù)算目標(biāo)確定的太低,沒有一點(diǎn)壓力,起不到引導(dǎo)作用,不利于挖掘企業(yè)的潛力,起不到激勵作用,激發(fā)不了員工潛質(zhì),預(yù)算的引導(dǎo)和激勵作用無法發(fā)揮,拉長了戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。第二,預(yù)算編制方法選擇不當(dāng),會影響目標(biāo)的可行性。例如,在市場環(huán)境變化較大的情況下,選擇固定預(yù)算法,會造成資源的錯配和浪費(fèi);在市場環(huán)境相對穩(wěn)定并且企業(yè)沒有在初創(chuàng)期選擇使用零基預(yù)算,則是浪費(fèi)時間,浪費(fèi)人力物力,增加成本,還有可能造成數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。第三,預(yù)算指標(biāo)的確定的不合理,會影響后續(xù)的預(yù)算考評。例如,預(yù)算指標(biāo)的確定偏離了預(yù)算目標(biāo),與實(shí)際不符,各項指標(biāo)的權(quán)重設(shè)置不當(dāng),導(dǎo)致考核有失公平、無主次、準(zhǔn)確性較差。
預(yù)算執(zhí)行是將預(yù)算目標(biāo)變成行動的一種方式。在預(yù)算執(zhí)行過程中,實(shí)際或多或少都會與預(yù)算出現(xiàn)偏差,這偏差就需要通過預(yù)算分析來發(fā)現(xiàn)其產(chǎn)生的原因,從而繼續(xù)發(fā)揮優(yōu)勢,改進(jìn)不足之處。但是一部分企業(yè)在執(zhí)行預(yù)算中沒有定期對預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行分析或者分析流于形式,導(dǎo)致問題沒有被及時發(fā)現(xiàn),解決措施跟不上,影響預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。例如,沒有對預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行分析就不知道目前收入目標(biāo)完成了多少,有多少資源已經(jīng)被消耗,成本是否與收入配比,企業(yè)的資產(chǎn)情況如何,沒有對預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行總結(jié),也就沒有對未來執(zhí)行的指導(dǎo),導(dǎo)致企業(yè)盲目發(fā)展,已經(jīng)偏離預(yù)算軌道而不能被及時發(fā)現(xiàn),可能會失去及時糾正錯誤的機(jī)會,影響預(yù)算管理效果;預(yù)算分析流于形式、分析不正確、不科學(xué)、不及時,會削弱預(yù)算控制的效果,對預(yù)算差異原因總結(jié)不到位,造成解決措施不得力、不正確,影響預(yù)算管理的效果。
在預(yù)算執(zhí)行完成后,首先企業(yè)對預(yù)算執(zhí)行結(jié)果的考核缺乏完整的考慮,例如只注重公司目標(biāo)的達(dá)成,忽略了員工的利益,只在員工工作有紕漏時給予懲罰,而沒有對做出貢獻(xiàn)的員工進(jìn)行必要的獎勵,嚴(yán)重挫傷了員工的積極性,不能調(diào)動員工積極投入到下期預(yù)算中,給下期預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)帶來困難。其次,只重視財務(wù)指標(biāo)的達(dá)成,忽略了非財務(wù)指標(biāo),往往會導(dǎo)致無人關(guān)心非財務(wù)指標(biāo),例如企業(yè)形象的建立與保持,如若沒有重視,可能會暫時達(dá)到了本期的預(yù)算目標(biāo),但是長期來說會嚴(yán)重影響企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
第一,要正確認(rèn)識全面預(yù)算。首先,企業(yè)可以邀請專業(yè)人士就預(yù)算管理向公司各個層級進(jìn)行普及,使全體員工真正了解全面預(yù)算。其次,在首次進(jìn)行全面預(yù)算管理時,聘請專業(yè)人士參與整個過程,指導(dǎo)全面預(yù)算管理制度的編制,在預(yù)算管理整個執(zhí)行過程中,企業(yè)管理層及員工通過實(shí)踐了解并加深對預(yù)算管理的認(rèn)識。最后,公司獨(dú)立完成一個預(yù)算周期,更深層次的體會到預(yù)算帶來的好處,總結(jié)預(yù)算執(zhí)行過程為下期預(yù)算做好準(zhǔn)備。
第二,要端正態(tài)度。管理人員要從自身做起,就預(yù)算的重要性向員工宣貫,并將預(yù)算提到日常上來,召開預(yù)算啟動會議,明確各預(yù)算單體的任務(wù),明確預(yù)算目標(biāo)完成與否與每一位員工的利益的關(guān)系,帶動全員參與預(yù)算,提高預(yù)算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,有利于預(yù)算執(zhí)行考核,促進(jìn)預(yù)算目標(biāo)的完成,有助于戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
首先,在下達(dá)預(yù)算編制通知時,預(yù)算編制部門組織召開預(yù)算編制會議,專門就預(yù)算表格中專業(yè)術(shù)語及相關(guān)內(nèi)容向各部門內(nèi)勤及主要編制人員用業(yè)務(wù)語言進(jìn)行講解。其次,就預(yù)算表格中每項內(nèi)容填寫要求進(jìn)行書寫說明,文件下發(fā)至各部門。再次,加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)與溝通,收集各部門在理解預(yù)算目標(biāo)時遇到的問題并隨時與預(yù)算部門進(jìn)行溝通,以便提高對預(yù)算目標(biāo)理解的準(zhǔn)確性。最后,在總體預(yù)算編制完成后,向各預(yù)算執(zhí)行公司及部門,發(fā)放其目標(biāo)責(zé)任書,并將其目標(biāo)任務(wù)延展到業(yè)務(wù)層面向其講解預(yù)算目標(biāo),若無理解偏差需各預(yù)算執(zhí)行單位及部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章。
首先,預(yù)算目標(biāo)的設(shè)定要合乎實(shí)際。在考慮投資人對預(yù)算目標(biāo)的預(yù)期,及以上一年度的實(shí)際經(jīng)營情況下,還要考慮預(yù)測預(yù)算期內(nèi)外部經(jīng)營環(huán)境的重大變化,例如會計政策、行業(yè)政策的變化,經(jīng)營環(huán)境的變化,競爭對手的變化,這些都對預(yù)算目標(biāo)有很大的影響;要考慮企業(yè)目前的生命周期,不同的發(fā)展階段,目標(biāo)不同,例如初創(chuàng)期的企業(yè),重點(diǎn)在市場的開發(fā)及產(chǎn)品的研發(fā),成熟期的企業(yè),成本費(fèi)用的節(jié)約是重點(diǎn)。在對以上信息進(jìn)行科學(xué)地研判的情況下,對企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營目標(biāo)進(jìn)行詳細(xì)分解,熟知并考慮企業(yè)的資源狀況,確保預(yù)算目標(biāo)圍繞經(jīng)營目標(biāo),在戰(zhàn)略規(guī)劃的軌道上;預(yù)算目標(biāo)是要有高度,但這個高度是要具備可行性,可以經(jīng)過努力來實(shí)現(xiàn)的,也可以通過標(biāo)桿法來確定預(yù)算目標(biāo),標(biāo)桿法是通常有內(nèi)部基準(zhǔn)和外部基準(zhǔn)兩種標(biāo)桿,很容易發(fā)現(xiàn)本企業(yè)的問題和不足,是不是錯配了資源,是否資源沒有被有效利用,進(jìn)而進(jìn)行修正;提高預(yù)算目標(biāo)的可行性,使目標(biāo)具有挑戰(zhàn)性,提高預(yù)算編制質(zhì)量。
其次,在進(jìn)行預(yù)算編制時選擇合適的方法,例如,新建企業(yè)可以選擇零基預(yù)算,零基預(yù)算適用于企業(yè)各項預(yù)算編制,尤其適用不經(jīng)常發(fā)生的預(yù)算項目。再如,在市場環(huán)境變化較大的情況下,彈性預(yù)算法就比較合適。
最后,預(yù)算指標(biāo)的設(shè)定要具有可操作性,是可以通過預(yù)算數(shù)據(jù)得來的;在設(shè)置預(yù)算指標(biāo)時要考慮指標(biāo)與預(yù)算目標(biāo)的關(guān)聯(lián)程度,是否較多的體現(xiàn)了預(yù)算目標(biāo);每項指標(biāo)的權(quán)重要根據(jù)其對預(yù)算目標(biāo)完成程度、重要程度進(jìn)行分配。這樣設(shè)定出來的預(yù)算指標(biāo)才能滿足后續(xù)考評的要求。
建立健全預(yù)算執(zhí)行分析制度。預(yù)算執(zhí)行分析是預(yù)算執(zhí)行中的重要一步,它是運(yùn)用分析方法對預(yù)算執(zhí)行情況與預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行對比,找出形成差異的原因,提出相應(yīng)的改進(jìn)措施。定期召開預(yù)算執(zhí)行會議,夯實(shí)預(yù)算分析數(shù)據(jù),分析預(yù)算執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題,就問題給出解決策略,并從各業(yè)務(wù)層面可行性上對各種解決措施進(jìn)行最優(yōu)選擇,保證預(yù)算執(zhí)行的效果。綜合考慮預(yù)算執(zhí)行中的問題。對預(yù)算分析中發(fā)現(xiàn)的問題,需要綜合考慮。判斷其問題產(chǎn)生的原因,如是目標(biāo)設(shè)定的問題,還是執(zhí)行偏差的問題。若為目標(biāo)設(shè)定的問題,則要依據(jù)當(dāng)前市場環(huán)境、行業(yè)環(huán)境預(yù)判預(yù)算期內(nèi)目標(biāo),重新設(shè)定預(yù)算目標(biāo),此步驟要審慎操作,不可頻繁變動。若為執(zhí)行中出現(xiàn)的問題,則要找出差異的本質(zhì)原因,提出相應(yīng)的完善措施,使預(yù)算執(zhí)行回到正軌中,提高預(yù)算執(zhí)行的效果,保證預(yù)算目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
對全面預(yù)算執(zhí)行結(jié)果的評價與考核是預(yù)算執(zhí)行結(jié)果責(zé)任歸屬過程,也是利益分配的過程。首先,要建立一個公平的考評制度,使員工利益同企業(yè)利益達(dá)到一致,例如當(dāng)公司實(shí)現(xiàn)了預(yù)期目標(biāo)或者公司達(dá)到一定的經(jīng)濟(jì)效益時,給做出貢獻(xiàn)的員工適當(dāng)?shù)莫剟?,對不?fù)責(zé)任的員工給予懲罰,使所有員工通過獎勵及懲罰來認(rèn)識到公司的利益的提高也會使自己的利益得到相應(yīng)提高,這樣賞罰分明,全面調(diào)動全體員工的工作積極性和主動性。其次,考核需全面。企業(yè)要健康可持續(xù)發(fā)展,考核指標(biāo)不僅是財務(wù)指標(biāo),還有非財務(wù)指標(biāo)。企業(yè)形象、企業(yè)文化是企業(yè)無形的資產(chǎn),好的形象會無形中影響企業(yè)的經(jīng)營活動,所以要對維護(hù)企業(yè)形象和企業(yè)文化的員工給予一定的獎勵,保持了和維護(hù)了企業(yè)形象和企業(yè)文化,增加了企業(yè)商譽(yù),提高的企業(yè)價值,有助于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
全面預(yù)算管理是企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營目標(biāo)進(jìn)而完成戰(zhàn)略目標(biāo)的重要步驟。但是全面預(yù)算管理在實(shí)際工作中還面臨著諸多困境,本文針對此提出了些對策,例如要定期對預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行分析,找出問題的本質(zhì)原因,提高預(yù)算性效果;要建立健全公平的考核制度,調(diào)動員工積極性,提升企業(yè)形象等。希望給企業(yè)執(zhí)行全面預(yù)算管理提供一些參考,為企業(yè)最終實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)帶來一定的幫助。