■陳一巧

（浙江花園營(yíng)養(yǎng)科技有限公司）

引 言

新辦企業(yè)通常沒有正式投入生產(chǎn)，因此往往沒有生產(chǎn)與銷售環(huán)節(jié)，建設(shè)期主要工作是廠房、設(shè)備的建設(shè)投入，企業(yè)面臨大量的物資采購(gòu)與付款，把好物資采購(gòu)與付款審核關(guān)，是新建企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作的關(guān)鍵點(diǎn)之一。然而目前，由于新建企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度尚未建立或健全，新入職員工較多但崗位職責(zé)尚未完全落實(shí)到位，相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和資料積累不足等主客觀因素，導(dǎo)致目前新建企業(yè)物資采購(gòu)與付款管理是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的一大痛點(diǎn)。因此，新辦企業(yè)籌建期如何加強(qiáng)物資采購(gòu)及付款審核是目前亟待解決的問題。本文就這一問題展開研究，目的是讓新辦企業(yè)有效地提高物資采購(gòu)與付款審核水平，減少資金占用，提高資金使用效率，促進(jìn)新辦企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展。

1 新辦企業(yè)籌建期業(yè)務(wù)特點(diǎn)及物資采購(gòu)與付款管理的目標(biāo)

1.1 新辦企業(yè)籌建期業(yè)務(wù)特點(diǎn)分析

不同于一般企業(yè)，新辦企業(yè)籌建期物資采購(gòu)與付款管理會(huì)面臨更大的困難，因?yàn)樾罗k企業(yè)有其獨(dú)特性，歸納起來主要有以下幾點(diǎn)。

第一，沒有生產(chǎn)與銷售，主要工作是項(xiàng)目建設(shè)，物資采購(gòu)是項(xiàng)目建設(shè)的重要工作。通過物資采購(gòu)，向項(xiàng)目建設(shè)提供必須的各類材料，包括工程支出、設(shè)備采購(gòu)、其他材料采購(gòu)。物資采購(gòu)會(huì)形成大量的資金支出，往往能占據(jù)項(xiàng)目造價(jià)的大部分支出。因此，物資采購(gòu)工作實(shí)際完成情況與付款情況必將影響整個(gè)項(xiàng)目的成本管理工作，一旦出現(xiàn)差錯(cuò)，可能導(dǎo)致項(xiàng)目資金遭受損失，致使企業(yè)喪失現(xiàn)有的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

第二，制度未建立。包括物資采購(gòu)制度、物資驗(yàn)收流程、資金管理制度等未建立。在采購(gòu)物資、驗(yàn)收及付款時(shí)沒有制度可參考，全憑個(gè)人以前的工作經(jīng)驗(yàn)在操作。

第三，崗位、職責(zé)及其落實(shí)未到位，導(dǎo)致有些物資不能及時(shí)采購(gòu)、或沒有及時(shí)付款導(dǎo)致物資沒有按時(shí)到位影響項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度。

第四，相關(guān)經(jīng)驗(yàn)與積累不足。采購(gòu)時(shí)一份合同中同品名同規(guī)格物資出現(xiàn)多個(gè)采購(gòu)單價(jià)給付款帶來困擾，或付款時(shí)計(jì)算不準(zhǔn)確多付款項(xiàng)占用企業(yè)資金或需要企業(yè)追討浪費(fèi)公司人力物力，增加公司運(yùn)營(yíng)成本。

1.2 物資采購(gòu)與付款管理目標(biāo)

物資采購(gòu)工作主要目的是為了滿足項(xiàng)目建設(shè)需求，確?；I建順利進(jìn)行。但物資一旦采購(gòu)進(jìn)來，就會(huì)發(fā)生采購(gòu)及合同管理成本、儲(chǔ)存成本及物資占用資金發(fā)生的機(jī)會(huì)成本。所以要對(duì)物資采購(gòu)進(jìn)行管理，在物資采購(gòu)給企業(yè)帶來的收益與成本之間權(quán)衡，確定最佳采購(gòu)量。企業(yè)采購(gòu)物資款項(xiàng)支付有即付和賒購(gòu)，即付在采購(gòu)物資時(shí)資金正常流出企業(yè)，而賒購(gòu)是先從賣方得到貨物而延期付款，賒購(gòu)采用分期付款或延期付款方式購(gòu)買商品，企業(yè)資金分期或延期支付，緩解企業(yè)資金壓力或給企業(yè)資金帶來利息收益。所以付款管理的目標(biāo)是在收益與成本之間權(quán)衡，確定最佳付款時(shí)間。本文結(jié)合自身實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，以YY科技有限公司為例，對(duì)物資采購(gòu)與付款情況進(jìn)行探討與分析。

2 案例公司簡(jiǎn)介及籌建期物資采購(gòu)入庫(kù)與付款管理存在的問題

2.1 案例公司簡(jiǎn)介

YY科技有限公司2018年開始籌建，一期建設(shè)由13個(gè)子項(xiàng)目組成，目前尚有21個(gè)主生產(chǎn)車間、6個(gè)輔助車間及4個(gè)倉(cāng)庫(kù)等廠房建設(shè)處于收尾階段。截至目前，整個(gè)項(xiàng)目建安工程、設(shè)備及其他費(fèi)用投資累計(jì)190125萬元，累計(jì)已支付資金185263萬元。本文僅從YY科技有限公司物資采購(gòu)與付款中發(fā)現(xiàn)的問題探討對(duì)策。

2.2 案例公司籌建期物資采購(gòu)與付款管理存在的問題

2.2.1 物資采購(gòu)未對(duì)采購(gòu)時(shí)間點(diǎn)提前做好采購(gòu)計(jì)劃

YY公司廠房未建好，設(shè)備卻大批量到貨，造成進(jìn)場(chǎng)設(shè)備不能及時(shí)安裝到位，且因進(jìn)場(chǎng)設(shè)備實(shí)在太多，倉(cāng)庫(kù)不夠倉(cāng)儲(chǔ)，很多設(shè)備只能露天擺放，日曬雨淋影響使用壽命。且設(shè)備進(jìn)場(chǎng)要按合同約定支付到貨款，而設(shè)備不能及時(shí)投入使用，造成資金占用。

2.2.2 合同簽訂存在諸多問題

（1）合同簽訂不夠嚴(yán)謹(jǐn)。YY公司框架合同第二批、第三批及以后批次訂單中出現(xiàn)了框架合同中沒有列示的商品名稱、規(guī)格型號(hào)，或后續(xù)訂單中的單價(jià)高于框架合同，且后續(xù)批次訂單只有供應(yīng)部提供的清單，無相關(guān)人員簽字確認(rèn)、未加蓋雙方公章或合同專用章。

（2）合同內(nèi)容自相矛盾。YY公司一份合同內(nèi)同一品種同一規(guī)格型號(hào)貨物出現(xiàn)多種采購(gòu)價(jià)格，因YY公司采購(gòu)的貨物品種過多，一份合同中會(huì)達(dá)到數(shù)百種，合同中的采購(gòu)清單沒有按貨物品種、規(guī)格型號(hào)列支，而是按使用車間分別列支，造成不同車間采購(gòu)的同一品種、規(guī)格型號(hào)的貨物出現(xiàn)多種采購(gòu)價(jià)格，直接可能讓公司多付采購(gòu)款，增加采購(gòu)支出。

2.2.3 事中付款遇到問題

首先，YY公司合同中約定設(shè)備與材料款、工程款專票稅率分別為16%、10%，但因國(guó)家稅改分別調(diào)整為13%、9%。企業(yè)在付款時(shí)若不仔細(xì)看清稅率，完全按照合同約定支付采購(gòu)款，多付3%設(shè)備材料款或1%工程款，因?qū)Ψ焦静辉侔春贤惵书_具專票，YY公司將直接損失稅款。

其次，很多合同規(guī)定了FAT驗(yàn)收（到廠家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)初步驗(yàn)收），在申請(qǐng)付款時(shí)未見FAT驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，若YY公司因此不付提貨款，會(huì)讓物資進(jìn)場(chǎng)時(shí)間延后，直接影響公司籌建進(jìn)度，若直接付款也會(huì)帶來一些產(chǎn)品質(zhì)量隱患，給付款審核帶來困擾。

再次，合同約定第N次付款前提供13%/9%/3%/1%專票，申請(qǐng)付款時(shí)未見發(fā)票。

2.2.4 驗(yàn)收存在的問題

（1）到貨驗(yàn)收未對(duì)數(shù)量作明確約定。YY公司生活區(qū)外墻瓷磚大批量到貨，數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出合同約定，多份合同數(shù)量超30%以上，個(gè)別合同超出一倍。又如過磅類物質(zhì)（鋼板、扁鋼、角鋼等管型材），到貨數(shù)量也常超出合同很多。因企業(yè)尚未建立物資驗(yàn)收制度、未對(duì)物資驗(yàn)收做明確數(shù)量約定，造成到貨量過大，尤其在大量采購(gòu)物資情況下，過量采購(gòu)將使企業(yè)資金出現(xiàn)周轉(zhuǎn)不靈或資金成本核算難度較大等問題，不僅增加企業(yè)倉(cāng)儲(chǔ)成本，也降低了企業(yè)物資的利用率。

（2）驗(yàn)收未嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。物資驗(yàn)收工作中，因受到諸多因素的影響和限制，物資驗(yàn)收的專業(yè)程度偏低，導(dǎo)致沒有按照技術(shù)協(xié)議承諾的材質(zhì)或品牌等核心要素進(jìn)行驗(yàn)收，會(huì)導(dǎo)致物資使用壽命、使用效率和功能受損。

2.3 案例公司籌建期物資采購(gòu)與付款管理問題的成因分析

2.3.1 相關(guān)管理制度不健全

新辦企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度從無到有、還不完善。如物資采購(gòu)、物資驗(yàn)收、付款流程等制度尚未建立或不健全。制度不健全，物資采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)無據(jù)可依，是造成上述各種問題的主要原因之一。

2.3.2 職責(zé)劃分與落實(shí)不到位

各部門各崗位之間的工作職責(zé)梳理不清，沒有很好地進(jìn)行責(zé)任分解，責(zé)任不明確，對(duì)各項(xiàng)工作的完成情況也缺乏明確要求。且籌建期工作環(huán)境較差，工期緊張，物資采購(gòu)大批量到貨，付款任務(wù)繁重，導(dǎo)致各部門人員流動(dòng)較大，人員的空擋進(jìn)一步加大在崗員工工作量，而新入職員工不熟悉公司流程及規(guī)章制度，一個(gè)環(huán)節(jié)操作不當(dāng)就容易出錯(cuò)。出現(xiàn)問題時(shí)部門之間、部門內(nèi)部互相推諉，這也是籌建期物資采購(gòu)與付款管理問題的主要原因之一。

2.3.3 相關(guān)人員專業(yè)水平與經(jīng)驗(yàn)不足

籌建期新入職員工較多，缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，又因項(xiàng)目建設(shè)期工程量大，突發(fā)情況較多，新員工面對(duì)問題時(shí)比較急躁，缺少通盤考慮，工作不夠謹(jǐn)慎周密，工作方式方法有待進(jìn)一步提升。因籌建期相關(guān)人員專業(yè)水平與經(jīng)驗(yàn)不足，面對(duì)問題時(shí)思路不夠清晰，工作開展起來較被動(dòng)，工作開展中也缺少進(jìn)取創(chuàng)新精神，協(xié)調(diào)溝通能力也有待進(jìn)一步加強(qiáng)，這些也是造成上述各種問題的主要原因之一。

2.3.4 缺乏問責(zé)與獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制

制度出臺(tái)后，執(zhí)行走程序，沒有相應(yīng)的監(jiān)督或監(jiān)督脆弱，方式方法流于形式，沒有建立和完善制度執(zhí)行工作責(zé)任制，責(zé)任主體不明確、責(zé)任追究的具體內(nèi)容不明確，執(zhí)行時(shí)松時(shí)緊，缺乏問責(zé)與獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。先進(jìn)與落后員工待遇相同，對(duì)先進(jìn)沒有給予肯定，使得員工心理不平衡，打擊了他們的工作主動(dòng)性與積極性，對(duì)消極落后員工沒有去了解詳細(xì)情況，導(dǎo)致消極員工不僅業(yè)績(jī)無法提升，消極怠工也為公司帶來其他更多影響，這也是籌建期物資采購(gòu)與付款管理問題的主要原因之一。

3 完善新辦企業(yè)籌建期物資采購(gòu)與付款管理的對(duì)策

3.1 物資采購(gòu)應(yīng)對(duì)采購(gòu)時(shí)間點(diǎn)提前做好采購(gòu)計(jì)劃

在實(shí)際采購(gòu)過程中應(yīng)重點(diǎn)把關(guān)申報(bào)環(huán)節(jié)，對(duì)材料采購(gòu)項(xiàng)目做好預(yù)估統(tǒng)計(jì)，以防來貨過早使貨物積堆、資金占用。對(duì)倉(cāng)庫(kù)物資定期進(jìn)行庫(kù)齡分析，對(duì)存放時(shí)間較久且未使用的物資進(jìn)行確認(rèn)，對(duì)呆滯物資相關(guān)申報(bào)人進(jìn)行處罰。

3.2 合同簽訂需嚴(yán)謹(jǐn)且內(nèi)容不可矛盾

框架合同第二批、第三批及以后批次訂單簽訂時(shí)，商品名稱、規(guī)格型號(hào)、單價(jià)等重要內(nèi)容必須跟框架合同一一核對(duì)，不可超出框架合同范圍，否則必須簽訂補(bǔ)充協(xié)議。且第二批、第三批及后續(xù)批次訂單須有公司相關(guān)人員簽字確認(rèn)、須加蓋雙方公章或合同專用章。避免因合同簽訂不嚴(yán)謹(jǐn)、未簽字、未蓋章等原因給公司造成不必要損失。

合同中采購(gòu)清單按貨物品種、規(guī)格型號(hào)列支，避免同一品種、規(guī)格型號(hào)的貨物在一份合同內(nèi)出現(xiàn)多種采購(gòu)價(jià)格。關(guān)于采購(gòu)單價(jià)，企業(yè)應(yīng)盡量采用招標(biāo)采購(gòu)，通過招標(biāo)擇優(yōu)選擇供應(yīng)商，并獲取相對(duì)優(yōu)惠采購(gòu)價(jià)，且招標(biāo)工作一定要采取公開方式，通過發(fā)布招標(biāo)公告選擇中標(biāo)人。但不適用招標(biāo)的可詢價(jià)比價(jià)采購(gòu)。

3.3 針對(duì)付款問題的相關(guān)對(duì)策

首先，因國(guó)家稅改引起的稅率調(diào)整，付款時(shí)應(yīng)仔細(xì)審核合同，可按照不含稅價(jià)不變，含稅價(jià)從16%或10%自動(dòng)降為13%或9%結(jié)算。因增值稅是流轉(zhuǎn)稅，供應(yīng)商不會(huì)因此損失利潤(rùn)，YY公司也不會(huì)因稅率變動(dòng)額外增加采購(gòu)成本，不需多付資金給企業(yè)增加負(fù)擔(dān)。

其次，合同規(guī)定FAT驗(yàn)收的（到廠家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)初步驗(yàn)收），須見到FAT驗(yàn)收?qǐng)?bào)告才給予付款，但也要根據(jù)實(shí)際情況靈活操作，比如遇特殊情況不便FAT的，公司可通過其他途徑了解供應(yīng)商產(chǎn)品情況，比如讓供應(yīng)商拍照發(fā)我方人員觀測(cè)，對(duì)方出具“提貨函、表明設(shè)備已生產(chǎn)可隨時(shí)提貨，實(shí)際驗(yàn)收以設(shè)備到場(chǎng)后驗(yàn)收為準(zhǔn)”等書面資料，在申請(qǐng)付款時(shí)提供給財(cái)務(wù)人員進(jìn)行審核后可先行付款。這樣YY公司不會(huì)因未見FAT驗(yàn)收?qǐng)?bào)告暫不付款造成物資延遲進(jìn)場(chǎng)影響籌建進(jìn)度，也不會(huì)發(fā)生因未見FAT驗(yàn)收?qǐng)?bào)告先行付款供應(yīng)商在質(zhì)量上扯皮事件。

再次，合同約定第N次付款前提供13%/9%/3%/1%專票，申請(qǐng)付款時(shí)嚴(yán)格按合同條款審核，未收到發(fā)票不付款。

3.4 對(duì)驗(yàn)收問題的相關(guān)對(duì)策

3.4.1 物資驗(yàn)收數(shù)量管理

首先，對(duì)于實(shí)際送貨量超出合同約定，特別是過磅類物質(zhì)，公司可在進(jìn)場(chǎng)物資驗(yàn)收流程中規(guī)定“數(shù)量按合同約定，超出合同部分拒收（型材等過磅物資的重量誤差控制在8%以內(nèi)，超出8%部分拒收）”。

其次，對(duì)于過磅物資供應(yīng)商過磅數(shù)量與YY公司過磅數(shù)量有出入的，公司可參照熟低原則、入帳就低不就高。

再次，過磅或稱重時(shí)毛重減皮重后的凈重、再扣除包裝桶、包裝袋后的重量入庫(kù)，避免包裝桶、包裝袋重量以產(chǎn)品的價(jià)格支付對(duì)價(jià)。積少成多，節(jié)源開支。

3.4.2 物資驗(yàn)收質(zhì)量管控

（1）注重提高相關(guān)人員的專業(yè)水平和經(jīng)驗(yàn)積累。根據(jù)物資采購(gòu)驗(yàn)收需要，公司加強(qiáng)招聘相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員，如電氣、設(shè)備類工程技術(shù)人員、工藝設(shè)備類工程技術(shù)人員、自控儀表類工程技術(shù)人員、土建材料工程技術(shù)人員、暖通消防工程技術(shù)人員等，并與其他部門相關(guān)人員，如采購(gòu)員、倉(cāng)管員、資料員、各車間及部門負(fù)責(zé)人，共同組成進(jìn)場(chǎng)物資驗(yàn)收小組，由驗(yàn)收小組對(duì)進(jìn)場(chǎng)物資進(jìn)行驗(yàn)收，提升驗(yàn)收的專業(yè)性。

（2）建立進(jìn)場(chǎng)物資驗(yàn)收流程。首先，驗(yàn)收人員（工程技術(shù)人員必須2人以上參與驗(yàn)收，原則上組長(zhǎng)或分管副組長(zhǎng)必須到場(chǎng)）按照合同規(guī)定、招標(biāo)技術(shù)要求、國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備圖紙等進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收。辦公與生活用品、勞保與消防用品、實(shí)驗(yàn)室耗材、設(shè)備專用配件，外修或外加工設(shè)備、電氣元件與工具、廣告牌、標(biāo)識(shí)等其它物資走簡(jiǎn)易驗(yàn)收程序，減少驗(yàn)收環(huán)節(jié)、減輕驗(yàn)收壓力。特殊設(shè)備如電梯、DCS系統(tǒng)等待安裝調(diào)試完成后直接進(jìn)入系統(tǒng)驗(yàn)收。

其次，對(duì)于需要辦理特種許可證照的設(shè)備（如：鍋爐安全驗(yàn)收、環(huán)境排放、危險(xiǎn)品生產(chǎn)企業(yè)的許可等），企業(yè)應(yīng)在此階段聘請(qǐng)第三方一起參與驗(yàn)收，利用第三方在特種設(shè)備的鑒定、檢驗(yàn)、檢測(cè)技能為本企業(yè)的驗(yàn)收工作保駕護(hù)航。用專業(yè)的水準(zhǔn)評(píng)價(jià)驗(yàn)收工作可使驗(yàn)收工作透明化，以避免“豆腐渣”工程。

再次，對(duì)于工程類驗(yàn)收，特別是隱蔽工程或交鑰匙工程，要填寫工程材料進(jìn)場(chǎng)確認(rèn)單、工程進(jìn)度結(jié)算單、工程決算驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（需施工方、監(jiān)理方、業(yè)主方三方驗(yàn)收簽字），避免偷工減料、預(yù)防出現(xiàn)“豆腐渣”工程。

最后，為了防止質(zhì)量問題給企業(yè)帶來損失，合同中可約定提留質(zhì)量保證金，約定質(zhì)保期，待質(zhì)保期滿且經(jīng)有關(guān)部門驗(yàn)收合格無質(zhì)量問題，再支付質(zhì)保金。

4 結(jié) 語

本文以YY科技有限公司為例，研究了新辦企業(yè)籌建期物資采購(gòu)與付款審核面臨的困難，針對(duì)困難分別提出一些對(duì)策。萬事開頭難，好的開始是成功的一半，企業(yè)創(chuàng)辦初期須兢兢業(yè)業(yè)、踏踏實(shí)實(shí)、把好數(shù)量、質(zhì)量關(guān)，把好資金付款審核，最大限度為企業(yè)貢獻(xiàn)自己的力量。