探究電子檔案管理在檔案管理中的應(yīng)用

申桂海

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，各行各業(yè)的電子化建設(shè)成為必然趨勢(shì)，科技的發(fā)展也有效推動(dòng)了自動(dòng)化辦公和無(wú)紙化辦公的發(fā)展。如今，在各行各業(yè)的檔案管理工作中也逐漸開(kāi)始實(shí)行信息化、數(shù)字化建設(shè)，電子檔案的運(yùn)用，充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，可有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中的不足，有利于提高檔案管理工作的效率，有效提高檔案的安全性。

關(guān)鍵詞：電子檔案;檔案管理;優(yōu)勢(shì)

引言

隨著時(shí)代發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式難以有效滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需要，因此檔案管理方式的變革是大勢(shì)所趨。基于此，各行各業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，應(yīng)該采取更加有效、便捷的管理辦法。如今，運(yùn)用信息技術(shù)展開(kāi)電子檔案管理，可以有效實(shí)現(xiàn)檔案的高效化整理、歸檔和存儲(chǔ)，用戶在進(jìn)行檔案查閱時(shí)也會(huì)更加便捷，從而有效提高檔案管理的效率和信息的安全性。

一、電子檔案在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)檔案管理的電子化建設(shè)，電子檔案管理可以有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理方式的不足之處，從而促使檔案管理工作的效率獲得改善，為用戶提供更加高效、便捷的檔案管理服務(wù)。加強(qiáng)電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的有機(jī)融合，可以確保檔案管理工作的高效化開(kāi)展和實(shí)施，是新時(shí)代檔案管理方式發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1.建立電子檔案，進(jìn)行電子檔案館，需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)、磁盤等相關(guān)電子設(shè)備，對(duì)信息進(jìn)行數(shù)字化處理。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，可以有效節(jié)省存儲(chǔ)空間，檔案信息的獲取、利用也變得更加高效、快捷。

2.將信息進(jìn)行電子化處理，建立電子檔案，檔案信息與載體之間可以相互分離。用戶可以只對(duì)部分檔案進(jìn)行查詢，從而減少檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

3.檔案信息進(jìn)行電子化存儲(chǔ)，不具備人工可讀性，可有效提高檔案信息的保密性。

二、電子檔案在檔案管理中的應(yīng)用

（一）增強(qiáng)信息管理意識(shí)

現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展迅速，高效和便捷成為新時(shí)代的核心關(guān)鍵詞，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足人們的實(shí)際需求，對(duì)檔案管理辦法進(jìn)行改進(jìn)勢(shì)在必行。因此，電子檔案出現(xiàn)在人們的工作和生活中，檔案管理工作的效率得到了有效提高。為順應(yīng)社會(huì)發(fā)展，加大檔案管理電子化建設(shè)力度，可以促使電子檔案可以在不同行業(yè)和領(lǐng)域中充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，相關(guān)人員需要針對(duì)電子檔案管理建立完善的標(biāo)準(zhǔn)，明確電子檔案管理的流程和要求，可有效提高電子檔案管理的規(guī)范性，避免出現(xiàn)檔案管理混亂的情況出現(xiàn)。

（二）提高電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全

將信息進(jìn)行電子化處理，建立電子檔案，需要依托計(jì)算機(jī)設(shè)備，為確保電子檔案中信息的安全性，需要定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，提高系統(tǒng)的性能以及安全性，確保將檔案的安全管理工作切實(shí)落到實(shí)處。首先，檔案管理人員需要接受專業(yè)培訓(xùn)，幫助管理人員樹(shù)立安全管理意識(shí)，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，如要求管理人員定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)的硬件與軟件進(jìn)行維護(hù)與升級(jí);其次，需要加強(qiáng)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的管理工作，定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查與維護(hù);再次，檔案管理部門需要聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員負(fù)責(zé)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，以便更好的應(yīng)對(duì)不法分子的網(wǎng)絡(luò)攻擊行為，確保檔案信息的安全性;最后，規(guī)范電子檔案管理流程，避免因?yàn)橄嚓P(guān)工作人員對(duì)電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，由于操作不當(dāng)，造成電子檔案中的信息泄露，消除可能存在的安全隱患，可確保電子檔案管理的安全性，提升電子檔案的保密性。

（三）加強(qiáng)信息化人才建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)，需要注重信息人才培養(yǎng)，建立專業(yè)性強(qiáng)的信息化管理團(tuán)隊(duì)，才能高效展開(kāi)電子檔案管理工作。首先，檔案管理人員需要參加專業(yè)培訓(xùn)，提升管理人員的信息化素養(yǎng)、計(jì)算機(jī)操作能力、信息的收集分析能力等;其次，加強(qiáng)電子檔案管理流程中人員之間的有效溝通，確保檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)可以有效銜接，減少安全隱患;最后，電子檔案管理人員必須掌握信息的收集、整理、分類、傳輸?shù)燃寄?，確保管理人員可以勝任工作。

（四）加強(qiáng)電子檔案各環(huán)節(jié)的管控

1.在建立電子檔案時(shí)，需要將信息歸檔的時(shí)間標(biāo)注清楚，并明確電子文件的版本、類型、格式等。建立電子檔案時(shí)，相關(guān)工作人員需要確保信息的完整性，并確保電子檔案中的信息與紙質(zhì)檔案中的信息保持完全一致。

2.進(jìn)行電子檔案信息的收集與整理，要確保信息的及時(shí)性，全面性，電子檔案的管理需要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行信息備份，對(duì)電子檔案信息做好相關(guān)登記工作，可有效促使電子檔案管理效率提升。

3.進(jìn)行電子檔案移交，需要各部門之間進(jìn)行有效的工作銜接，確保交接工作嚴(yán)格按照檔案交接流程進(jìn)行，避免出現(xiàn)信息泄露等風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。電子檔案交接完成后，需要檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。

4.建立電子檔案、存儲(chǔ)電子檔案、管理電子檔案，在一系列電子檔案管理流程中，相關(guān)工作人員，必須嚴(yán)格把控電子檔案的安全性，利用多種形式對(duì)電子檔案進(jìn)行保存，可以有效避免電子檔案丟失，保存電子檔案的方式包括光盤、硬盤、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)、異地存儲(chǔ)或云存儲(chǔ)等。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)于檔案管理方式提出了更高要求。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，加強(qiáng)檔案管理電子化建設(shè)勢(shì)在必行。在電子檔案管理過(guò)程中，需要各部門人員加強(qiáng)電子檔案管理意識(shí)，提高相關(guān)工作人員的整體水平以及專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格按照電子檔案管理制度開(kāi)展檔案管理工作，確保電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全性，才可有效發(fā)揮電子檔案在檔案管理中的作用，為用戶提供更加高效快捷的電子檔案應(yīng)用服務(wù)。

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