加快黨校檔案工作信息化發(fā)展研究

付繼群

摘 要：傳統(tǒng)黨校檔案工作依賴紙質(zhì)載體，繁雜的實(shí)際工作中易產(chǎn)生檔案損壞、難以快速查閱、檔案室空間有限等問題?？萍及l(fā)展為檔案工作實(shí)現(xiàn)信息化創(chuàng)造了條件，電子檔案相較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案極大方便了檔案查閱、備份、管理和儲存。文章分析了黨校檔案工作信息化發(fā)展過程中面臨的難點(diǎn)問題，并結(jié)合多年工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)就難點(diǎn)問題提出了包括人員、技術(shù)、設(shè)備等多方面的具體解決方案，旨在促成黨校檔案工作信息化、全面提升黨校檔案工作管理水平，對開展落實(shí)黨校檔案信息化具有借鑒價值。

關(guān)鍵詞：檔案工作;黨校;信息化

一、研究背景綜述

檔案管理工作包括檔案室對檔案信息或卷宗進(jìn)行收集、分類、儲存、備份、檢索以及統(tǒng)計等。其難點(diǎn)主要有數(shù)據(jù)量大、儲存周期長、信息分散零碎、機(jī)要性程度高等。黨校作為培養(yǎng)黨員干部、培育黨務(wù)工作骨干的重要場所，其檔案工作的完善與發(fā)展顯得尤為重要。新時代背景下社會主義現(xiàn)代化發(fā)展迅速，“大數(shù)據(jù)”與“互聯(lián)網(wǎng)思維”為各行各業(yè)帶來創(chuàng)新靈感，檔案工作應(yīng)該緊跟時代發(fā)展潮流，加速檔案現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化建設(shè)速度，加快完善檔案現(xiàn)代化管理體系。從CNKI數(shù)據(jù)庫中以“檔案”“信息化”為主題，以2015～2021年為跨度進(jìn)行期刊檢索，有效檢索記錄為18375條，其中不乏高影響因子期刊，可見對檔案工作信息化的研究范圍廣泛，研究熱度高。繼續(xù)精確主題為“黨校”“檔案”“信息化” ，以2015～2021年為跨度進(jìn)行期刊檢索，有效檢索記錄縮減為67條，可見黨校部門檔案工作者對檔案工作信息化的關(guān)注相對較少，理論研究成果相對不足。

二、黨校檔案工作信息化進(jìn)程中存在的問題

黨校作為各級黨委的重要部門，作為培養(yǎng)各級領(lǐng)導(dǎo)干部學(xué)習(xí)和鍛煉黨性教育的主陣地，其具有的特殊性有不可替代的重要作用。黨校的檔案是記錄和反映黨校發(fā)展歷史軌跡的真實(shí)憑證，從多方面記載了黨校教職員工為黨校發(fā)展所做出的貢獻(xiàn)，更集中體現(xiàn)了黨校在日常管理、教學(xué)、科研等各個方面工作發(fā)展的最真實(shí)記錄。所以，其檔案工作對比其他企業(yè)、單位，既有共性又有獨(dú)特屬性。通過查閱大量相關(guān)領(lǐng)域文獻(xiàn)，并結(jié)合多年實(shí)際檔案工作經(jīng)驗(yàn)，考慮在信息化發(fā)展進(jìn)程中有如下問題亟待解決：

1.檔案管理工作人員業(yè)務(wù)能力匱乏，檔案信息化管理知識欠缺

從相關(guān)學(xué)科的發(fā)展史來看，檔案學(xué)已經(jīng)有217年歷史了，在德國的《一種檔案學(xué)理論思想》中首次提出。其相關(guān)學(xué)科圖書館學(xué)與情報學(xué)也分別有214年歷史和66年歷史。今天三者同屬管理學(xué)門類下的一級學(xué)科“圖書館、情報與檔案管理”。在黨校檔案管理工作實(shí)踐中，相關(guān)管理員多由普通教職工擔(dān)任，或存在多崗兼職情況。專業(yè)知識儲備量少、專業(yè)相關(guān)度不足是從事檔案管理工作人員的普遍現(xiàn)象。在從事煩瑣復(fù)雜的檔案管理工作時，缺乏相關(guān)理論指導(dǎo)支持可能會導(dǎo)致檔案工作效率低下，不能及時完成科學(xué)分類與歸檔工作，這就為后期查檔檢索留下了隱患。同時，科技發(fā)展日新月異，數(shù)字人文的概念作為多學(xué)科交叉產(chǎn)物也已有數(shù)十年歷史。許多檔案管理員尚缺乏信息化相關(guān)知識，沒有檔案工作數(shù)字化與信息化意識。以往傳統(tǒng)的檔案管理模式和工作程序遭到了巨大挑戰(zhàn)，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，方法比較單一，工作程序也比較煩瑣，對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)要求不高?，F(xiàn)階段，各類新型檔案載體被廣泛應(yīng)用，在大數(shù)據(jù)形勢下，各類信息的安全與信息共享，資料信息化、數(shù)字化建設(shè)為檔案永久儲存創(chuàng)造了可能。計算機(jī)高效的處理速度為海量檔案庫中高效準(zhǔn)確提取有效信息提供了條件，這就必然要求檔案管理人員不僅需要有豐富的專業(yè)知識，良好的計算機(jī)操作應(yīng)用能力以及具有熟練運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)的能力。因此，信息化管理知識的缺乏將極大限制黨校檔案工作的發(fā)展速度。

2.檔案工作重視程度低，資金投入少，信息化工具缺失，依賴傳統(tǒng)紙質(zhì)載體

2020年6月全省檔案工作會議強(qiáng)調(diào)，要積極履職作為，全面提升檔案工作整體水平。在總體的黨校檔案工作中，各管理員都給予了充分重視，積極落實(shí)要求、努力響應(yīng)號召，但得過且過的現(xiàn)象在工作中也時有發(fā)生，應(yīng)付任務(wù)的心態(tài)必然影響檔案工作的結(jié)果和質(zhì)量，嚴(yán)重的甚至導(dǎo)致檔案遺漏或缺失。除了增加檔案管理員的重視程度，推進(jìn)黨校檔案工作信息化發(fā)展還需要重視資金政策傾斜。查閱相關(guān)情報文獻(xiàn)了解到，有些單位由于預(yù)算限制難以開設(shè)獨(dú)立的檔案室，缺少掃描儀、計算機(jī)等實(shí)現(xiàn)信息化的硬件工具，不具備信息化發(fā)展條件，還有的檔案管理員仍過分依賴紙質(zhì)載體，檔案保存年限必然受到紙張物理性質(zhì)的限制。即使在配備現(xiàn)代化硬件設(shè)備的單位，選擇合適的信息化軟件、構(gòu)建合適的信息化平臺也是落實(shí)黨校檔案信息化建設(shè)的難題。現(xiàn)階段，現(xiàn)代化的檔案管理水平在不斷提高，大量的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。比如，關(guān)于檔案實(shí)體管理研究和信息的檢索就大量使用了光學(xué)掃描復(fù)制、紙質(zhì)材料的管護(hù)、壓縮文字圖像、大容量的儲存光盤、網(wǎng)絡(luò)信息遠(yuǎn)程傳輸、計算機(jī)的高速智能檢索等若干高科技手段，檔案管理已經(jīng)逐步邁入數(shù)字化和信息化管理。另外，還可以外聘專業(yè)的軟件開發(fā)團(tuán)隊(duì)構(gòu)建符合本單位特殊性的信息化平臺，但其依賴前期大量資金投入，同時研發(fā)周期不穩(wěn)定、各單位平臺標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一也是此法的弊端。若是黨校檔案部門自主研發(fā)信息化平臺，雖能保證最大限度掌握平臺開發(fā)的主動性、保護(hù)信息平臺的安全性和機(jī)密性，但過分依賴內(nèi)部專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)施難度同樣很高，因此重視程度與資金條件的不足導(dǎo)致信息化進(jìn)程中的軟硬件缺失是限制黨校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展的極大阻力。

3.檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識，思維定式阻礙檔案工作信息化革新

要實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化，就要加快新型檔案信息管理模式與傳統(tǒng)檔案工作管理的有機(jī)融合，逐步搭建、完善新型的黨校檔案工作模式。但是部分單位檔案室管理員出現(xiàn)老齡化趨勢，多年工作實(shí)踐經(jīng)歷在提高檔案管理能力的同時也容易帶來思維定式的弊端。在檔案信息化建設(shè)過程中，老齡化群體由于年齡限制往往參與創(chuàng)新性活動不積極，甚至抵觸、排斥檔案工作信息化的轉(zhuǎn)變，這對檔案信息化的快速發(fā)展非常不利。還有部分群體沒有參與過信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)，未形成科學(xué)管理意識，這會導(dǎo)致一線管理人員缺乏創(chuàng)新思維和意識，僅能對紙質(zhì)檔案進(jìn)行簡單操作。因此，黨校檔案工作部分人員創(chuàng)新意識缺乏、難以實(shí)現(xiàn)檔案工作進(jìn)步與信息化時代發(fā)展的有機(jī)結(jié)合也是阻礙檔案信息化建設(shè)提速的重要原因。所以，要加強(qiáng)各檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)和熟練操作計算機(jī)辦公軟件與互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用能力的培訓(xùn)勢在必行。

4.檔案工作信息化體系尚未完善，缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

新時代背景下，黨校的行政工作和培訓(xùn)工作量日益增多，固有的檔案工作管理體系已不能很好適應(yīng)對應(yīng)的體系需求。部分單位沒有在各類檔案歸檔時間、分類方式等具體細(xì)節(jié)上做具體要求，甚至少數(shù)存在教學(xué)檔案和文書檔案重視不平等的情況。由于黨校檔案工作信息化發(fā)展起步晚、時間短，各類電子檔案分別應(yīng)該何時錄入數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫錄入的信息具體包含哪些內(nèi)容，各單位數(shù)據(jù)平臺應(yīng)該如何選取等尚未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)工作難以開展，相關(guān)管理人員的職責(zé)與義務(wù)不夠明確。要改善檔案原有的滯后性和使用者需求之間的矛盾，就要建立文件查詢服務(wù)平臺中心，才能有效解決時效滯后、檔案服務(wù)單一、利用率不高的問題，使自身的職能得到補(bǔ)充和延伸。因此，要完成黨校檔案工作信息化、完善統(tǒng)一的管理要求，建立監(jiān)管體系是必要條件。

三、加快促成黨校檔案工作信息化的具體措施

1.積極開展信息化相關(guān)知識學(xué)習(xí)，提高先進(jìn)檔案工作技術(shù)水平

組織開展的檔案學(xué)習(xí)活動應(yīng)具備全方位、多層次的特點(diǎn)。全方位即從數(shù)字信息化技術(shù)的起源及發(fā)展、數(shù)字人文觀念的興起開始，直到實(shí)現(xiàn)檔案工作信息化的各個具體要求、落實(shí)手段、責(zé)任劃分，其涵蓋信息化技術(shù)特點(diǎn)、信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)、信息化技術(shù)優(yōu)勢、檔案工作信息化的意義等多個方面。多層次即從管理人員的實(shí)際情況出發(fā)，針對不同基礎(chǔ)水平的檔案管理員應(yīng)有不同要求，保證無論是高水平專業(yè)技術(shù)人才還是檔案工作的傳統(tǒng)工作者都學(xué)有所得，摘掉形式主義的帽子，使組織學(xué)習(xí)檔案相關(guān)知識不是表面工作，更要落實(shí)在黨校檔案工作的一線。而檔案工作人員也要扎實(shí)、深入學(xué)習(xí)先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案知識，不斷了解本單位其他相關(guān)專業(yè)知識，研究探索新型的檔案經(jīng)驗(yàn)管理知識，不斷借鑒先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)和知識，用新型的現(xiàn)代管理知識取代傳統(tǒng)模式的管理方式，不斷發(fā)揚(yáng)良好的工作作風(fēng)，在工作中給自己提出更高要求，不斷改革創(chuàng)新，銳意進(jìn)取，努力跟上社會不斷發(fā)展的腳步，用良好的工作經(jīng)驗(yàn)來服務(wù)社會、服務(wù)群眾，做好檔案各項(xiàng)管理工作。此外，應(yīng)注意選擇合適的學(xué)習(xí)形式，如聘請專家講座、組織研討會等，充分應(yīng)用新媒體平臺的優(yōu)勢，擴(kuò)大信息來源，緊跟時代潮流，使新科學(xué)轉(zhuǎn)化為新技術(shù)，全面提高黨校檔案工作技術(shù)水平，加速黨校檔案工作信息化進(jìn)程。

2.自上而下增強(qiáng)檔案信息化發(fā)展重視程度，增大資金傾斜，選取合適信息化平臺

要加快黨校檔案工作的信息化發(fā)展，就要廣泛深入地抓好檔案的宣傳工作，使領(lǐng)導(dǎo)干部充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，自覺把檔案工作提上議事日程，給予應(yīng)有的支持，如重視資金投入，配套必備的掃描儀、計算機(jī)與合適的信息化平臺。其中，選取適合黨校檔案工作特點(diǎn)的信息化平臺是重中之重。電子檔案系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備掃描件輸入、檔案數(shù)據(jù)直接編入、根據(jù)數(shù)據(jù)標(biāo)簽分類管理、數(shù)據(jù)與標(biāo)簽可以多次調(diào)用與重新編輯、根據(jù)精確條件或模糊信息查詢相關(guān)條目、依據(jù)用戶要求生成目錄與繪制圖表等基本功能?；邳h校單位的公務(wù)性，信息化平臺還應(yīng)具有多級權(quán)限的統(tǒng)一登錄頁面，從而實(shí)現(xiàn)多級部門對檔案信息不同權(quán)限的查閱，也可以方便黨校檔案管理員與普通人員的不同權(quán)限查閱?？紤]黨校檔案信息所需求的高安全性，電子檔案平臺應(yīng)提供方便可靠的備份系統(tǒng)，采用全面加密的服務(wù)器配套，使用基于生物信息或身份口令的登錄權(quán)限驗(yàn)證，確保信息化檔案能夠定時、安全完成新數(shù)據(jù)備份與過期數(shù)據(jù)刪除等。加快軟硬件的配套是落實(shí)檔案工作信息化的先決條件。

3.搭好檔案管理工作班子，掃清固有思維障礙

人才是實(shí)現(xiàn)一切工作的基礎(chǔ)。在選拔黨校檔案工作管理人員時，應(yīng)注意具備多年檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)人員與高水平信息化知識人才的配合，合理的人才搭配可以避免產(chǎn)學(xué)脫節(jié)、避免空喊口號。合理的人才搭配一方面可以解決具備信息化理論的人才面對繁雜的黨校檔案工作實(shí)踐時無從下手的難題，另一方面有助于為過于陳舊的檔案管理隊(duì)伍補(bǔ)充新鮮血液，掃清固有思維障礙，為先進(jìn)科學(xué)技術(shù)作用于黨校檔案工作的實(shí)踐打下堅實(shí)的人才基礎(chǔ)，為黨校檔案工作全面信息化發(fā)展做好準(zhǔn)備。

4.完善檔案工作體系，統(tǒng)一檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

2017年3月實(shí)施的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）中詳細(xì)規(guī)定了機(jī)關(guān)單位公務(wù)相關(guān)電子檔案的歸檔范圍、編目以及管理、處置方法等，具有極大的參考價值。考慮到行業(yè)信息化發(fā)展速度快，政策匹配度不能達(dá)到理想效果，黨校應(yīng)制訂適應(yīng)時代發(fā)展、針對性更強(qiáng)、貼合本單位檔案管理實(shí)際的工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。檔案工作規(guī)范應(yīng)細(xì)化檔案工作責(zé)任到人、具體工作標(biāo)準(zhǔn)到日，與時俱進(jìn)，注重鼓勵在黨校信息化建設(shè)中突出貢獻(xiàn)的團(tuán)體或個人，注重規(guī)避檔案信息化帶來的信息安全隱患，做到現(xiàn)代化檔案工作中有標(biāo)準(zhǔn)可依，為檔案工作信息化的順利發(fā)展保駕護(hù)航。

四、結(jié)語

在信息化技術(shù)的不斷發(fā)展過程中，各類信息管理系統(tǒng)和計算機(jī)設(shè)備的存儲利用性能在不斷完善和提高，為檔案便捷利用、長期保管提供了有力保障。在社會信息化大背景下，黨校的檔案管理工作就必須緊跟社會發(fā)展步伐，才能有效促進(jìn)黨校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展。

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（作者單位：中共濰城區(qū)委黨校）