文書檔案管理現(xiàn)狀與管理創(chuàng)新路徑分析

田麗萍

摘 要：文書檔案對(duì)于單位日常運(yùn)營(yíng)與管理工作具有不可忽視的作用，隨著時(shí)代發(fā)展與市場(chǎng)變化，相關(guān)管理工作也開始面臨全新轉(zhuǎn)變。為盡可能提高管理質(zhì)量，需要從創(chuàng)新角度出發(fā)，探索應(yīng)當(dāng)采取的管理方案，確保文書檔案能夠得到科學(xué)管理。通過(guò)分析文書檔案管理本身所具有的相關(guān)內(nèi)容與特征，可以明確當(dāng)前管理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題，為創(chuàng)新管理方案提供重要參考，具有關(guān)鍵研究?jī)r(jià)值。本文主要針對(duì)文書檔案管理現(xiàn)狀與創(chuàng)新方式進(jìn)行深入研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案;管理分析;創(chuàng)新策略

文書檔案管理能夠直接反映單位實(shí)際運(yùn)行狀態(tài)，同時(shí)也可以為后續(xù)追溯提供重要參考，具有重要應(yīng)用價(jià)值。在管理工作中，由于環(huán)境條件的變化與單位運(yùn)營(yíng)狀態(tài)的轉(zhuǎn)變，執(zhí)行流程經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，不利于單位展開文書檔案的管理與應(yīng)用工作。通過(guò)對(duì)當(dāng)前文書檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，能夠明確存在的問(wèn)題與其根源因素，可以為后續(xù)管理創(chuàng)新工作提供重要參考。因此，需要重視相關(guān)內(nèi)容的探究，并從多個(gè)角度入手，落實(shí)管理創(chuàng)新方案，確保文書檔案管理能夠達(dá)到理想效果。

一、文書檔案管理簡(jiǎn)析

文書檔案屬于管理工作的重要組成部分，針對(duì)相關(guān)內(nèi)容或文件進(jìn)行管理，能夠直接決定其應(yīng)用價(jià)值，同時(shí)也可以為單位展開運(yùn)營(yíng)、改革等其他活動(dòng)，提供重要參考依據(jù)。與其他管理活動(dòng)相對(duì)比，文書檔案管理具有多種顯著特征。例如，其需要針對(duì)原始資料內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)整理與存儲(chǔ)，這些信息共同構(gòu)成了文書檔案框架，屬于保障檔案完整性的重要環(huán)節(jié)之一。同時(shí)，文書檔案還需要展開大規(guī)模文案處理工作，包括對(duì)信息進(jìn)行綜合收集、登記相關(guān)重要內(nèi)容、完成文件轉(zhuǎn)運(yùn)處理等。可以認(rèn)為，文書檔案管理屬于原始信息被整理為文件的實(shí)際流程，因此文書檔案管理工作對(duì)于人員與文案操作要求較為嚴(yán)格。除此之外，文書檔案管理還具有多元化、形式化特征，其需要覆蓋單位運(yùn)營(yíng)的所有流程，同時(shí)載體也存在多種基礎(chǔ)類型，包括紙質(zhì)文件、電子文檔、光碟等。這些特征使文書檔案管理難度大幅提升，同時(shí)也需要解決當(dāng)前管理活動(dòng)中存在的問(wèn)題，以確保其能夠得到科學(xué)管理，降低出現(xiàn)不良情況的概率，為單位后續(xù)應(yīng)用夯實(shí)基礎(chǔ)條件。

二、文書檔案管理現(xiàn)狀探究

1.工作基礎(chǔ)條件不完善

目前，在大部分單位開展文書檔案管理工作的過(guò)程中，普遍由于基礎(chǔ)條件或體系較差，導(dǎo)致執(zhí)行效果不理想或管控出現(xiàn)錯(cuò)漏等問(wèn)題產(chǎn)生。在社會(huì)環(huán)境與單位運(yùn)營(yíng)需求影響下，文書檔案管理經(jīng)常采用封閉式方案進(jìn)行處理，將避免丟失內(nèi)容作為核心原則。雖然此類原則可以有效降低文書檔案損毀概率，但其沒(méi)有注重整理需求，同時(shí)也忽視了價(jià)值挖掘任務(wù)，導(dǎo)致實(shí)際管理效果不符合單位運(yùn)營(yíng)標(biāo)準(zhǔn)，最終影響文書檔案的應(yīng)用質(zhì)量。同時(shí)，管理團(tuán)隊(duì)人員對(duì)于相關(guān)工作的重視程度較低，沒(méi)有從資金與人力投入兩個(gè)方面進(jìn)行綜合考慮，導(dǎo)致實(shí)際管理階段經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)負(fù)面問(wèn)題，不利于管控質(zhì)量提升。因此，需要明確工作基礎(chǔ)條件較差對(duì)于文書檔案管理工作的影響，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)采取有效措施進(jìn)行處理，確保單位能夠正常開展管理工作。

2.文書與檔案管控脫節(jié)

在實(shí)際管理工作中，文書與檔案管理活動(dòng)存在脫節(jié)也屬于較為凸顯的問(wèn)題之一。當(dāng)前大部分單位所采用的管理方式普遍為分塊處理類型，即文書與檔案需要由不同團(tuán)隊(duì)或人員負(fù)責(zé)。在這種情況下，工作銜接可能會(huì)受到團(tuán)隊(duì)或人員之間的交流影響，產(chǎn)生處理脫節(jié)問(wèn)題，進(jìn)而在后續(xù)管控流程中產(chǎn)生漏洞，不利于文書檔案的實(shí)際應(yīng)用。同時(shí)，一部分團(tuán)隊(duì)對(duì)于管理工作的認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致文書與檔案處理綜合性較差，存在大量不規(guī)范操作，包括規(guī)格不符、裝訂不到位、數(shù)字化管理混亂、編號(hào)隨意設(shè)置等。這些問(wèn)題都會(huì)對(duì)后續(xù)銜接處理造成不可忽視的負(fù)面影響，因此會(huì)導(dǎo)致整體管控質(zhì)量大幅下降。為盡可能提高文書檔案管理效果，需要重視工作銜接處理，并采取對(duì)應(yīng)措施，使管理活動(dòng)能夠在良好的溝通條件下進(jìn)行，為后續(xù)單位展開文書檔案應(yīng)用工作提供重要支持。

3.管理人員重視程度不足

在文書檔案管理工作展開階段，單位管理層態(tài)度與執(zhí)行策略會(huì)對(duì)管控效果產(chǎn)生直接影響。一部分領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)為文書檔案應(yīng)用價(jià)值較低，分配人手或資源會(huì)導(dǎo)致單位效益受到負(fù)面影響，因此對(duì)相關(guān)活動(dòng)采取輕視態(tài)度。在這種因素影響下，文書檔案管理工作資金投入不斷降低，同時(shí)人員招聘標(biāo)準(zhǔn)也隨之下降，繼而對(duì)管理活動(dòng)質(zhì)量造成了不可磨滅的影響。此外，一部分文書檔案管理活動(dòng)需要建立在完善的設(shè)備條件基礎(chǔ)上。在管理人員不重視的情況下，相關(guān)應(yīng)用設(shè)備無(wú)法得到完整配備，導(dǎo)致實(shí)際工作無(wú)從展開，進(jìn)而影響了文書檔案的管控效果。

4.工作團(tuán)隊(duì)專業(yè)素養(yǎng)不佳且存在借調(diào)現(xiàn)象

文書檔案管理工作需要依靠人員開展，在這一過(guò)程中，時(shí)代更替帶來(lái)的信息化革新趨勢(shì)與應(yīng)用技術(shù)轉(zhuǎn)變對(duì)人員素質(zhì)提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。由于環(huán)境限制或單位運(yùn)營(yíng)活動(dòng)影響，大部分工作人員沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，導(dǎo)致文書檔案管控始終依靠過(guò)往經(jīng)驗(yàn)開展，無(wú)法針對(duì)變化進(jìn)行靈活調(diào)整。同時(shí)，一部分單位由于人手不足，選擇借調(diào)方式補(bǔ)充文書檔案管理崗位。這些借調(diào)人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，同時(shí)對(duì)于管理工作的了解程度較少，屬于無(wú)證上崗。在這種情況下，相關(guān)管理工作可能會(huì)出現(xiàn)頻繁出錯(cuò)等問(wèn)題，最終對(duì)文書檔案應(yīng)用價(jià)值造成潛在損害。因此，單位需要明確文書檔案管理工作對(duì)人員的需求，并從相關(guān)角度入手，確保人員問(wèn)題能夠得到有效解決，為后續(xù)展開管理流程提供理想條件。

5.應(yīng)用技術(shù)較為落后

在文書檔案管理工作中，應(yīng)用技術(shù)對(duì)于實(shí)際活動(dòng)的重要性不言而喻。由于大部分單位對(duì)于文書檔案解決方案的重視程度處于相對(duì)不足狀態(tài)，因此應(yīng)用技術(shù)革新速度較慢，無(wú)法滿足新時(shí)代工作需求。信息化技術(shù)能夠有效解決文書檔案管理流程內(nèi)存在的主要問(wèn)題，同時(shí)也能夠節(jié)約人力資源投入，使信息應(yīng)用價(jià)值得到充分發(fā)揮。但是，單位對(duì)于這些優(yōu)勢(shì)的認(rèn)識(shí)尚不到位，導(dǎo)致技術(shù)更替活動(dòng)無(wú)法正常展開，對(duì)文書檔案管理質(zhì)量造成了一定程度的負(fù)面影響，有待采取措施進(jìn)行解決。

6.協(xié)調(diào)與溝通不到位

在文書檔案管理工作開展階段，人員溝通具有較為關(guān)鍵的影響作用。相關(guān)團(tuán)隊(duì)需要通過(guò)溝通等方式，對(duì)信息進(jìn)行全面收集與整理，并確保其真實(shí)性符合后續(xù)應(yīng)用需求。然而，當(dāng)前大部分管理人員忽視了溝通活動(dòng)的重要性，同時(shí)也沒(méi)有展開合理協(xié)調(diào)工作，導(dǎo)致文書檔案的真實(shí)性受到不良影響。同時(shí)，溝通不到位還有可能導(dǎo)致信息錄入失敗或出錯(cuò)，進(jìn)而削弱文書檔案應(yīng)用價(jià)值，不利于進(jìn)一步展開管理流程。因此，需要重視管控活動(dòng)的協(xié)調(diào)與溝通措施，并注重采用對(duì)應(yīng)方案進(jìn)行處理，確保文書檔案能夠得到科學(xué)管理，降低出現(xiàn)不良問(wèn)題的可能性。

三、文書檔案管理創(chuàng)新路徑研究

1.注重管理活動(dòng)基礎(chǔ)條件建設(shè)

為實(shí)現(xiàn)文書檔案管理創(chuàng)新目標(biāo)，單位應(yīng)當(dāng)從基礎(chǔ)條件入手，采取科學(xué)、有效的應(yīng)用措施，使管理工作能夠在完善環(huán)境下展開，降低不良問(wèn)題出現(xiàn)的可能性，為后續(xù)管理提供重要支持。管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)定，結(jié)合單位實(shí)際運(yùn)營(yíng)方向與內(nèi)部狀態(tài)，對(duì)文書檔案信息進(jìn)行綜合管控，保障其真實(shí)性符合應(yīng)用需求。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)重視管理體系建設(shè)，從根源層面出發(fā)，探索實(shí)際工作中可能遇到的漏洞問(wèn)題，并將解決方案整合于規(guī)范內(nèi)容中。通過(guò)此類方式，使文書檔案的管控效果能夠達(dá)到理想標(biāo)準(zhǔn)，為單位進(jìn)一步展開相關(guān)工作夯實(shí)基礎(chǔ)條件。

2.協(xié)調(diào)文書與檔案管理活動(dòng)

在實(shí)際管理工作中，文書與檔案管控屬于相互關(guān)聯(lián)的活動(dòng)類型。傳統(tǒng)分割處理方式容易導(dǎo)致兩者脫節(jié)問(wèn)題出現(xiàn)，不利于提高管理質(zhì)量，同時(shí)也容易導(dǎo)致人手分散，引發(fā)不良現(xiàn)象。因此，單位在開展文書檔案管理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)將兩者視為整體，保證相關(guān)活動(dòng)能夠共同進(jìn)行。通過(guò)此類方式，使脫節(jié)問(wèn)題能夠從根源層面得到控制，避免出現(xiàn)嚴(yán)重的差異現(xiàn)象。在實(shí)踐工作中，相關(guān)團(tuán)隊(duì)需要強(qiáng)化信息收集與整理意識(shí)，建立文書檔案一致化認(rèn)知體系，并從專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)方面入手，確保管理效果能夠顯著提升。同時(shí)，文書與檔案的管理制度條例也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行適當(dāng)融合，并保留關(guān)鍵差異點(diǎn)，防止趨同化策略出現(xiàn)錯(cuò)漏問(wèn)題。在管理階段，工作團(tuán)隊(duì)需要嚴(yán)格執(zhí)行核對(duì)與歸檔措施，確保文書檔案能夠得到科學(xué)整理，防止丟失情況出現(xiàn)。在完善兩者合并管理體系后，決策層還需要結(jié)合單位實(shí)際運(yùn)營(yíng)狀態(tài)，對(duì)文書與檔案的應(yīng)用方向進(jìn)行規(guī)劃，使兩者價(jià)值能夠得到充分挖掘，實(shí)現(xiàn)理想處理目標(biāo)。通過(guò)采取這些措施，能夠最大限度降低管理脫節(jié)問(wèn)題出現(xiàn)可能性，同時(shí)也可以強(qiáng)化文書與檔案的管理效果，對(duì)于單位運(yùn)營(yíng)而言具有重要執(zhí)行價(jià)值。

3.加強(qiáng)管理層對(duì)文書檔案工作的重視

管理層需要從文書檔案管控角度出發(fā)，分析相關(guān)活動(dòng)需要準(zhǔn)備的基礎(chǔ)條件。通過(guò)提升投入與管理力度等措施，能夠使文書檔案相關(guān)工作在理想環(huán)境下開展，有效避免由于重視程度不足導(dǎo)致的負(fù)面問(wèn)題。在這一過(guò)程中，單位領(lǐng)導(dǎo)人員需要重視文書檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)工作，加強(qiáng)人員篩選科學(xué)性，使活動(dòng)團(tuán)隊(duì)能夠具備基礎(chǔ)素養(yǎng)，盡可能避免出現(xiàn)借調(diào)問(wèn)題。此外，為盡可能強(qiáng)化文書檔案管理質(zhì)量，還需要提高基礎(chǔ)投入，使相關(guān)工作能夠在資金充足的情況下開展，有效解決成本引發(fā)的負(fù)面問(wèn)題，為后續(xù)展開管理活動(dòng)提供重要支持。

4.合理開展數(shù)字化建設(shè)與革新活動(dòng)

數(shù)字化屬于文書檔案管理工作的重要發(fā)展方向之一，通過(guò)落實(shí)相關(guān)改革理念，可以使管理工作所需資源得到有效縮減，同時(shí)也能夠節(jié)約人力投入，使工作團(tuán)隊(duì)可以將更多精力集中在其他活動(dòng)方面。數(shù)字化建設(shè)也可以有效規(guī)避人為錯(cuò)誤問(wèn)題，對(duì)于保障文書檔案安全性具有不可忽視的作用。因此，單位應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注數(shù)字化建設(shè)需求，并采取多種有效措施，使相關(guān)流程能夠與數(shù)字化理念相整合，實(shí)現(xiàn)理想創(chuàng)新目標(biāo)。例如，可以建設(shè)數(shù)字化文書檔案管控平臺(tái)，通過(guò)強(qiáng)化其開放性特征，能夠使文書檔案的價(jià)值得到充分應(yīng)用，同時(shí)也可以有效縮減人員處理成本，提高工作效率。在建設(shè)階段，需要保證數(shù)字化理念能夠集中在單位基層，重視一線人員的需求。若平臺(tái)數(shù)字化僅為管理層提供服務(wù)，則其基礎(chǔ)優(yōu)勢(shì)便會(huì)受到嚴(yán)重限制，不利于單位文書檔案管理質(zhì)量提升，同時(shí)也容易引發(fā)各式各樣的負(fù)面問(wèn)題。因此，在數(shù)字化建設(shè)階段，相關(guān)團(tuán)隊(duì)需要充分考慮單位內(nèi)部情況，并結(jié)合未來(lái)管控需求，貫徹落實(shí)相關(guān)理念標(biāo)準(zhǔn)，使整體建設(shè)效果能夠達(dá)到最佳級(jí)別。

5.明確溝通協(xié)調(diào)意義

溝通與協(xié)調(diào)活動(dòng)對(duì)于文書檔案管理工作具有重要影響，若忽視相關(guān)需求，便容易導(dǎo)致實(shí)際工作效果出現(xiàn)問(wèn)題，同時(shí)也容易導(dǎo)致文書檔案應(yīng)用價(jià)值受損。因此，在實(shí)踐改革活動(dòng)中，需要從溝通協(xié)作角度出發(fā)，分析當(dāng)前管理體系存在的障礙問(wèn)題。通過(guò)采取針對(duì)性方案，使溝通協(xié)作障礙得到有效清除，能夠?yàn)楹罄m(xù)管理活動(dòng)提供重要支持，有利于強(qiáng)化共享特質(zhì)，使文書檔案得到充分應(yīng)用。除此之外，相關(guān)團(tuán)隊(duì)還需要成立全新溝通機(jī)制或體系，使文書檔案管理能夠在實(shí)時(shí)條件下進(jìn)行協(xié)調(diào)，有效解決傳統(tǒng)體系內(nèi)存在的負(fù)面問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)理想管控目標(biāo)。

6.科學(xué)利用新技術(shù)改革存儲(chǔ)環(huán)節(jié)

文書檔案存儲(chǔ)在傳統(tǒng)體系下屬于費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作類型之一，紙質(zhì)載體或光盤載體應(yīng)用較為困難，且容易出現(xiàn)污損問(wèn)題，不利于長(zhǎng)久保存或及時(shí)應(yīng)用。在信息化時(shí)代，軟件與硬件都產(chǎn)生了較為顯著的變革。過(guò)往應(yīng)用難度較高、成本較大的硬盤或可移動(dòng)磁盤已經(jīng)得到了充分改善，能夠適應(yīng)當(dāng)前單位文書檔案管控需求。

因此，未來(lái)應(yīng)當(dāng)貫徹落實(shí)創(chuàng)新存儲(chǔ)措施，應(yīng)用可移動(dòng)磁盤或硬盤存儲(chǔ)相關(guān)文件，使文書檔案應(yīng)用難度得到顯著縮減，并提高其存儲(chǔ)安全性。在這一過(guò)程中，需要注意對(duì)病毒或木馬的防范，避免在復(fù)制文書檔案數(shù)據(jù)時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致不必要的損失。通過(guò)貫徹落實(shí)存儲(chǔ)創(chuàng)新策略，可以使單位進(jìn)一步提高文書檔案管理質(zhì)量，有利于相關(guān)工作展開。

7.綜合搜索引擎與數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)

在文書檔案展開信息整理與分類工作時(shí)，傳統(tǒng)方式可能會(huì)消耗大量人力、物力，同時(shí)也有可能引發(fā)出錯(cuò)問(wèn)題。為解決相關(guān)缺陷，應(yīng)當(dāng)充分利用創(chuàng)新措施，包括搜索引擎、數(shù)據(jù)庫(kù)等，使資料處理流程能夠得到簡(jiǎn)化，從根源為后續(xù)進(jìn)一步應(yīng)用創(chuàng)造條件。在這一過(guò)程中，搜索引擎與數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)合屬于創(chuàng)新發(fā)展趨勢(shì)之一。通過(guò)采用此類綜合方案，管理人員僅需輸入相關(guān)關(guān)鍵字，即可瞬間獲得文書檔案內(nèi)容。同時(shí)，還可以借由拓展搜索方式，獲得關(guān)鍵資料信息的其他內(nèi)容，能夠有效挖掘文書檔案應(yīng)用價(jià)值，有利于相關(guān)工作展開。因此，需要重視綜合技術(shù)創(chuàng)新的應(yīng)用趨勢(shì)，確保其能夠在單位文書檔案改革工作中得到重視，實(shí)現(xiàn)理想改革效果。

8.加強(qiáng)人才儲(chǔ)備建設(shè)

在文書檔案改革工作展開階段，為實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新處理目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)重視人才隊(duì)伍建設(shè)工作。文書檔案管理需要依靠人員執(zhí)行，即使技術(shù)得到充分革新，其實(shí)際操作仍然需要通過(guò)人工操作。因此，人員素養(yǎng)與專業(yè)技能掌握程度會(huì)對(duì)文書檔案管理產(chǎn)生不可忽視的影響。為創(chuàng)新相關(guān)管理工作，單位需要對(duì)招聘環(huán)節(jié)進(jìn)行改進(jìn)與調(diào)整，注重信息化人才特征價(jià)值，同時(shí)從社會(huì)層面廣納檔案管理人才，建立良好的隊(duì)伍儲(chǔ)備。通過(guò)此類方式，使文書檔案改革工作能夠順利展開，為進(jìn)一步應(yīng)對(duì)時(shí)代發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)條件。

四、結(jié)論

綜上所述，在文書檔案管理工作中，單位需要重視當(dāng)前存在的主要問(wèn)題，并采取對(duì)應(yīng)改善措施，使存在的負(fù)面因素得到有效排除，進(jìn)一步提高管理質(zhì)量與效率，為應(yīng)對(duì)未來(lái)挑戰(zhàn)提供理想條件。

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（作者單位：吉林省白城市洮北區(qū)市容環(huán)境管理服務(wù)中心）