檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)與安全問題研究策略

李妍妍

（青島日?qǐng)?bào)社，山東 青島 266101）

0 引言

對(duì)大量的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理，在不變更選項(xiàng)的前提下，對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)籌，可以逐步拓展檔案管理工作的邊界，這也成了當(dāng)前視角下，將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作的底層邏輯。然而，技術(shù)的革新雖然賦予了本項(xiàng)工作更多的可用元素，但也對(duì)整個(gè)工作帶來了挑戰(zhàn)，數(shù)據(jù)信息的安全，也逐漸成為當(dāng)前語境下，各企業(yè)單位不得不重視的內(nèi)容。這是因?yàn)椋瑱n案數(shù)據(jù)信息的安全，不僅關(guān)乎企業(yè)單位的營(yíng)利，還與盈利后的利潤(rùn)比存在潛在聯(lián)系，為達(dá)到企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)的整體目標(biāo)，需要對(duì)檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，以及安全問題進(jìn)行研究，帶動(dòng)管理水平的提升，通過對(duì)數(shù)據(jù)信息的管控，強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的安全。

1 檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

1.1 高效、高利用率

一直以來，檔案管理工作的模式是管理人員先根據(jù)要求對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入和管理，并在原有的工作基礎(chǔ)上，不斷進(jìn)行優(yōu)化，這意味著雖然可以對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)籌，但難于保證對(duì)后續(xù)工作產(chǎn)生一個(gè)很好的影響。而檔案信息化管理，給予了管理人員更多的幫助，但也需要管理人員意識(shí)到控制成本及安全層面的問題。同時(shí)，數(shù)字化管理辦法的出現(xiàn)，意味著整個(gè)管理工作的流程得到了縮減，也能夠從資源投入的視角，減少各企業(yè)單位面臨的成本壓力，而這些影響都是此項(xiàng)管理工具具備高效、高利用率的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)，從根本層面解決了空間使用、成本投入以及檔案信息調(diào)取的問題。

1.2 信息查詢速度快

檔案信息化管理的具體方式為，將檔案信息錄入在開放度較高的平臺(tái)上，通過移動(dòng)終端或個(gè)人終端進(jìn)行訪問與操作，如若在此基礎(chǔ)上進(jìn)行細(xì)化，往往需要依托于程序命令進(jìn)行，這種管理檔案的方式，為各企業(yè)單位提供了包括檔案信息存儲(chǔ)、調(diào)取以及統(tǒng)籌使用的功能，有利于通過不同設(shè)備查詢檔案信息，也可以通過線上操作的方式確保查詢檔案信息的效率，以此提高整個(gè)工作的服務(wù)質(zhì)量。從技術(shù)層面對(duì)信息查詢速度快、精準(zhǔn)度強(qiáng)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析后，還需在工作層面探討此類問題，從實(shí)際工作層面出發(fā)，檔案管理人員可以通過不同管理平臺(tái)的功能，通過關(guān)鍵詞直接對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息進(jìn)行查詢，甚至可以根據(jù)不同時(shí)間錄入的檔案信息，選擇所需使用的資料。

1.3 具備使用便捷性

探討檔案信息化管理這一內(nèi)容，就不得不對(duì)平臺(tái)、系統(tǒng)功能以及系統(tǒng)的完整度進(jìn)行探討，根據(jù)目前檔案管理工作的流程來看，以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為基礎(chǔ)的管理方式，擁有更加簡(jiǎn)潔的交互界面，相關(guān)工作人員可在此基礎(chǔ)上選擇不同功能，進(jìn)行檔案信息的發(fā)文、歸檔和應(yīng)用，在此過程中只需基于自身的需求，點(diǎn)擊程序命令，就可以對(duì)需要的檔案信息進(jìn)行查詢，并對(duì)一定時(shí)間范圍內(nèi)的所有信息進(jìn)行調(diào)整等。由此可見，將檔案信息轉(zhuǎn)化為電信號(hào)錄入到統(tǒng)一的管理平臺(tái)，不僅削弱了傳統(tǒng)檔案管理工作中物理空間的限制，也能在使用層面，增加整個(gè)工作的便捷性。

2 檔案信息化管理的安全問題

2.1 相關(guān)人員的影響

檔案信息化管理工作具有高效性和精準(zhǔn)性，其本質(zhì)在于將檔案信息轉(zhuǎn)化為電信號(hào)的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，這導(dǎo)致整個(gè)管理工作存在一定的隱患風(fēng)險(xiǎn)，其往往體現(xiàn)在檔案信息的存儲(chǔ)安全以及使用保護(hù)兩大方面，這也是被大多數(shù)企業(yè)單位重視的內(nèi)容。此外，檔案管理工作的數(shù)字變遷，是對(duì)互聯(lián)網(wǎng)生態(tài)系統(tǒng)的衍生與落實(shí)應(yīng)用，是當(dāng)前視角下值得關(guān)注的關(guān)鍵點(diǎn)。同時(shí)，無論是調(diào)整檔案信息化管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)信息，還是說對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入與調(diào)整，都需要依托于相關(guān)人員進(jìn)行。正因此，探討此項(xiàng)管理工作的安全問題，要把視野聚焦于人員層面，只有相關(guān)管理人員具備專業(yè)的知識(shí)，用于進(jìn)行檔案信息的管理與調(diào)取使用，才能把傳統(tǒng)的工作辦法，“搬”到互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)之上，舉一個(gè)很簡(jiǎn)單的例子，相關(guān)人員想要對(duì)某一時(shí)期的檔案進(jìn)行調(diào)整，在現(xiàn)實(shí)語境下，雖然憑借一個(gè)關(guān)鍵詞就能處理好分類調(diào)整的問題，如若無法正確進(jìn)行管理與操作，將導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息被遺失、被改動(dòng)。

2.2 軟硬件層面的威脅

檔案信息化管理，需要軟硬件設(shè)備的支持，也需要基于軟硬件的交互，依托于通信技術(shù)等，推出一站式管理平臺(tái)。由此可見，軟硬件層面的安全威脅，涉及眾多內(nèi)容，無論是硬件設(shè)備的使用壽命，還是軟件基礎(chǔ)，都會(huì)影響到整個(gè)工作的安全，雖然檔案信息化管理，擴(kuò)充了原有的工作渠道，也囊括了更多的開放性管理平臺(tái)，但為了確保整個(gè)工作的服務(wù)質(zhì)量，必須從軟件的交互中、硬件設(shè)備的使用保護(hù)中，確保電子檔案信息的存儲(chǔ)及使用安全。這意味著，電子檔案信息會(huì)長(zhǎng)期存儲(chǔ)于統(tǒng)一的軟硬件系統(tǒng)平臺(tái)之中，不再以紙質(zhì)材料為存儲(chǔ)信息的載體，如若不能基于軟硬件的使用要求，保護(hù)硬件設(shè)備的可用周期，或進(jìn)行備份工作，只盯著管理效率進(jìn)行任務(wù)的安排，將難于規(guī)避軟硬件層面的威脅，更無法依靠標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，使整個(gè)檔案管理工作能夠覆蓋到更多的使用場(chǎng)景中。

3 解決檔案信息化安全管理問題的策略

3.1 提高安全管理意識(shí)

檔案管理數(shù)字化、信息化，并非一個(gè)新詞匯、新概念。而是將數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行了多元的衍生，使之與管理工作、生產(chǎn)工作相互融合。不同的使用方向具有不同的特點(diǎn)，以檔案信息化管理工作為例，提高工作效率，做好數(shù)據(jù)安全的保護(hù)工作為此項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，也是重心。在其中，管理人員影響著檔案管理工作中的安全、效率和準(zhǔn)確性問題，需要通過提高人員安全管理意識(shí)的方式，來解決安全層面的問題，這才是做好檔案管理工作，構(gòu)建新工作生態(tài)的前提條件。也只有在此基礎(chǔ)上，確保數(shù)據(jù)的安全，把檔案信息化管理的概念擴(kuò)大，才能使此項(xiàng)技術(shù)更具實(shí)用價(jià)值，更具使用安全性。

3.2 確立安全管理制度

從使用層面分析安全管理問題，應(yīng)首先從制度層面出發(fā)，依據(jù)檔案信息化管理將傳統(tǒng)管理工作從線下轉(zhuǎn)移到線上的特點(diǎn)，基于軟硬件基礎(chǔ)，制定工作規(guī)范，并對(duì)軟硬件設(shè)備的穩(wěn)定性進(jìn)行定期排查，避免影響到數(shù)據(jù)信息的安全。同時(shí)，雖然檔案信息化管理的形式、內(nèi)容以及流程發(fā)生了轉(zhuǎn)變，但其背后的邏輯其實(shí)和傳統(tǒng)的工作方式相似，都需要確保檔案信息的安全。以檔案信息的安全管理為例，首先應(yīng)在實(shí)際管理工作中，確保軟硬件層面不會(huì)出現(xiàn)使用問題，對(duì)大規(guī)模數(shù)據(jù)類信息進(jìn)行調(diào)整的同時(shí)，也能通過備份操作，提高整個(gè)管理工作的安全度。此外，還需通過歸檔檢查的方式，確定不同版本下檔案信息是否存在差異，最終制定出易于執(zhí)行的管理制度。

3.3 探討多元化的安全措施

在提高線上化安全管理及操作意識(shí)后，企業(yè)單位還應(yīng)從技術(shù)方案措施出發(fā)，積極尋找第三個(gè)帶動(dòng)檔案信息化管理安全水平提升的可能。這是重構(gòu)數(shù)字化管理生態(tài)的基礎(chǔ)，也是解決安全管理問題的基礎(chǔ)保障。同時(shí)，檔案信息化管理的本質(zhì)，在于對(duì)數(shù)字化管理工具的理解和使用，探討數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和使用安全等問題時(shí)，需要從數(shù)據(jù)信息保護(hù)層面出發(fā)，通過加密技術(shù)、防火墻技術(shù)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行防護(hù)，避免依靠數(shù)據(jù)包進(jìn)行訪問，提取檔案信息，導(dǎo)致電子信息數(shù)據(jù)泄露的問題發(fā)生。由此可見，減少檔案信息管理的安全問題，所瞄準(zhǔn)的工作點(diǎn)不僅僅是人員、制度這兩大類內(nèi)容，而是應(yīng)對(duì)整個(gè)管理系統(tǒng)進(jìn)行研究，以便擴(kuò)大安全管理工作的范圍，確保本地檔案數(shù)據(jù)信息的訪問、使用以及調(diào)取安全。

4 結(jié)語

檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，主要體現(xiàn)在對(duì)電子檔案信息的統(tǒng)籌、存儲(chǔ)以及使用三大方面，這一概念的出現(xiàn)，使得檔案管理工作的邊界得到了拓展，同時(shí)，將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于實(shí)際管理工作之中，也為此項(xiàng)工作提供了更多的保障，但由于整個(gè)管理工作需要依托于終端系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行，這使得檔案數(shù)據(jù)信息的使用安全難以得到保障。正因此，數(shù)據(jù)信息安全逐漸成了當(dāng)前語境下，檔案管理人員必須重視的內(nèi)容。也只有這樣，才能更好地發(fā)揮出檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)。