基于財務共享服務的管理會計信息化的實施策略

董宋行

(湖北工程學院 新技術學院，湖北 孝感 432000)

一、問題的提出

財務共享服務是依托信息技術以財務業(yè)務流程處理為基礎，以優(yōu)化組織結構、規(guī)范流程、提升流程效率、降低運營成本或創(chuàng)造價值為目的，以市場視角為內外部客戶提供專業(yè)化生產服務的一種新的財務管理模式。也有人將財務共享服務稱為財務共享，“財務共享，是指依托信息技術，通過不同企業(yè)、不同地點的財務業(yè)務有效整合，將財務管理從紛繁、瑣碎、重復的會計事務中剝離出來，以期實現(xiàn)財務業(yè)務標準化和流程化的一種管理手段?！盵1]實施財務共享服務的機構或實體即是財務共享服務中心(Finance Shared Service Center， 簡 稱FSSC)，它可將不同國家、不同地區(qū)、不同機構的會計業(yè)務，提交到共享服務中心(簡稱SSC)進行記賬與報告，以確保會計記錄和報告的規(guī)范和結構統(tǒng)一。財務共享服務中心一般服務于規(guī)模較大的制造業(yè)企業(yè)，這些企業(yè)所屬的各分支機構和辦事處往往只承擔銷售任務，而無復雜的財務核算需求。由于不需要在集團的每個公司和辦事處設置會計崗位，所以財務共享服務中心為一些大型企業(yè)節(jié)省了成本。

財務共享服務中心于上個世紀80年代誕生于美國的?？松透Ｌ氐裙荆瑸楦鱾€業(yè)務部門處理會計和財務活動。上個世紀90年代，福特、輝瑞等跨國公司都采用了這種財務管理模式。這種模式在幫助企業(yè)降低成本的同時，還能夠集中和控制業(yè)務部門的財務和會計管理。1999年，摩托羅拉在天津設立其全球會計服務中心，這是中國境內第一家財務共享服務中心。我國本土企業(yè)對共享服務的實踐則始于2005年中興通訊在深圳建立的財務共享服務中心。[2]“隨著信息技術的發(fā)展和政府的積極推動，財務共享模式進入到快速發(fā)展階段。截至 2020 年，已經有一半以上的中央企業(yè)建立起財務共享服務中心，‘智能財務’已賦能企業(yè)更高質量的發(fā)展?！盵3]財務共享服務問世的時間雖然不長，卻很快就成了人們關注與研究的對象。根據(jù)筆者在中國知網檢索的結果，截止2022年4月底，在題名一欄中輸入“財務共享”可以搜索到 1200多篇碩士論文，在篇名一欄中輸入“財務共享”可以搜索7000多篇學術期刊論文。

管理會計是以提高企業(yè)經濟效益為宗旨，通過一系列專門方法，利用財務會計提供的資料和其他資料進行加工，整理和報告，使企業(yè)各級管理人員能夠根據(jù)這些經過整理和加工后的資料對企業(yè)的各項經濟活動進行規(guī)劃與控制，并幫助決策者作出各種專門決策的一個會計部門分支。要全面理解管理會計概念，必須將管理會計與傳統(tǒng)的財務會計進行比較。首先，二者的工作目標不同，管理會計工作側重點主要為企業(yè)內部管理服務，財務會計工作的側重點在于為企業(yè)外界利害關系集團提供會計信息服務。其次，二者職能不同，管理會計主要履行預測、決策、規(guī)劃、控制和考核的職能，財務會計履行反映、報告企業(yè)經營成果和財務狀況的職能。再次，二者的工作依據(jù)、方法和程序不同，管理會計適用的方法靈活多樣，工作程序性較差；而財務會計核算時往往只需運用簡單的算術方法，遵循固定的會計循環(huán)程序。最后，二者的信息時間特征不同，管理會計信息跨越過去、現(xiàn)在和未來三個時態(tài)，而財務會計信息則大多為過去時態(tài)?？傊?，管理會計在今天企業(yè)的生產和經營過程中，發(fā)揮著十分重要的作用。

為了提高管理會計的工作效率，人們將信息技術運用于管理會計的各項工作，于是就有了管理會計信息化的產生。管理會計信息化是管理會計與信息技術結合的產物，是信息社會對企業(yè)財務信息管理提出的新要求，是企業(yè)會計順應信息化浪潮所做出的必要舉措。有人給管理會計信息化這個術語做出了如下的界定：“管理會計信息化主要指將會計管理中的所有信息資源，通過計算機、網絡通信等信息技術對這些管理信息資源進行獲取、加工、傳輸以及應用等處理，以便于為企業(yè)的經營管理、內部控制、企業(yè)決策以及經濟活動的運行提供準確、及時全面的信息資源?！盵4]信息化時代，管理會計信息化是網絡環(huán)境下企業(yè)領導者獲取信息的主要渠道，它既有助于增強企業(yè)的競爭力，解決會計電算化存在的“孤島”現(xiàn)象，還能夠提高會計管理決策能力和企業(yè)管理水平。

財務共享服務和管理會計信息化與企業(yè)經營和管理都具有十分密切的關系，財務共享作為一種新的財務管理模式，解決了大型企業(yè)集團財務組織重復建設和效率低下的問題，幫助企業(yè)實現(xiàn)從會計核算到管理決策支持的財務轉型。在財務共享服務的基礎上，財務信息化實現(xiàn)了對財務核算領域的全面支持，繼而向管理會計領域繼續(xù)發(fā)展，最終實現(xiàn)面向管理會計的財務信息化，財務共享是管理會計信息化的基礎。所以，有不少學者對這兩個對象同時進行了研究，研究者的研究角度多種多樣，有的學者重點研究財務共享下管理會計信息化的建設問題，有學者關注財務共享下管理會計信息化體系的研究，而更多的人是從財務共享服務下管理會計信息化的實施策略的角度來探討。企業(yè)在實行財務共享服務和管理會計信息化之后，是否就一定能夠提高企業(yè)的效益。企業(yè)在創(chuàng)建財務共享服務中心并實行管理會計信息化之后，有哪些因素會影響企業(yè)的效益，針對這些因素，基于財務共享服務的管理會計信息化應該采取什么樣的策略才能提高企業(yè)的經濟效率和社會效益。下面，筆者就這些問題進行一定的探索，希望能起到拋磚引玉的作用。

二、財務共享服務下管理會計信息化產生作用的制約因素

首先，企業(yè)或社會組織自身的特點與個性化的需求是財務共享與管理會計信息化產生作用的前提。激烈的競爭、持續(xù)的技術變革和動態(tài)市場要求企業(yè)擁有適應性強、靈活且具有成本效益的財務管理模式，通過財務共享服務下管理會計信息化，一個企業(yè)能夠管理多個公司的財務運營，實現(xiàn)規(guī)模經濟、專業(yè)化和效率化。然而，并非所有企業(yè)都有相同的需求，而且并非所有可以在市場上獲得的系統(tǒng)都是高效的。本文前面提到，不是所有的企業(yè)或社會組織都適合財務共享這種新的財務管理模式，如像制造業(yè)的工廠、勘探業(yè)、信息化程度較低的企業(yè)就不適合建立財務共享服務中心，不宜實行財務共享這種模式。

在一個企業(yè)或組織內部，企業(yè)的會計信息需求和可用于系統(tǒng)運行的資源會影響財務共享服務的建立和實施。無論是大型或小型企業(yè)，管理會計的基本目的都是以盡可能最有效的方式滿足企業(yè)對會計信息的需求。但是小型企業(yè)，由于經濟活動少，其會計信息并不是很多，因此財務共享服務的需求并不大。相比小型企業(yè)，大型企業(yè)對財務共享服務需求更大，因為它的業(yè)務范圍更廣，業(yè)務地點更多，要求的會計信息更高，以做出更精準的決策。所以，不同的企業(yè)或組織在實施財務共享服務與管理會計信息化時，必須首先評估企業(yè)或組織自身的需求。

每個企業(yè)或社會組織都有自己的特點，企業(yè)或組織應根據(jù)自己的特點來確定自己的個性化需求，不能無視企業(yè)或組織自身的特點和個性化需求引入統(tǒng)一的財務共享服務下管理會計信息化模式。每個企業(yè)都有其獨特的方面，因此很難定制通用管理會計信息化軟件包。雖然通用管理會計信息化軟件包能滿足企業(yè)或組織的基本需求，但是不同的企業(yè)或組織具有各自的特點，包括組織規(guī)模、行業(yè)、資產類型等等，這就要求企業(yè)或組織基于自身情況采用不同的模式。

其次，企業(yè)或社會組織的人力資源制約著財務共享服務下管理會計信息化作用的發(fā)揮。本文在第一部分就提到財務共享服務中心一般服務于員工素質較高的制造業(yè)企業(yè)，一個企業(yè)或社會組織的員工素質，既是影響一個企業(yè)或組織的經濟效率或社會效益的重要因素，還是影響一個企業(yè)或組織的財務共享與管理會計信息化產生作用的重要因素。上個世紀80年代，美國著名學者阿歷克斯·英格爾斯就說過一個國家的現(xiàn)代化必須要以國民素質的現(xiàn)代化為基礎。沒有人的素質的現(xiàn)代化，任何器物的現(xiàn)代化和制度的現(xiàn)代化都不可能實現(xiàn)國家的現(xiàn)代化。清朝末年的洋務運動是一場典型的引進西方先進設備的器物現(xiàn)代化，而戊戌變法則是學習西方現(xiàn)代制度的制度現(xiàn)代化，這兩場現(xiàn)代化的結果都是失敗的，根本的原因是當時的國民素質極其低下。

財務共享服務和管理會計信息化都是當今這個信息時代先進的管理模式，這些現(xiàn)代化的財務管理模式和方法，是由人來操作由人來實施的。如果操作和實施這些現(xiàn)代化管理模式的人素質低下，毫無疑問，這些現(xiàn)代化的財務管理模式與手段根本就不能產生積極作用。財務共享服務下管理會計信息化的實施涉及大量工作人員和不同的工作內容，人員方面有企業(yè)或組織的管理會計人員、做出財務或管理或決策的人員，工作內容則更為復雜而且多變。實行財務共享服務下管理會計信息化時，如果企業(yè)或組織的財務工作人員不具備相應的知識，他們將無法適應財務共享服務下管理會計信息化這種新模式和新手段。因此，企業(yè)或組織需要提供高素質的專業(yè)人員。

再次，實施財務共享服務下管理會計信息化的成本和收益的考量與評估。一個企業(yè)的主要使命是創(chuàng)造利潤，所有的生產經營活動都要把利潤最大化作為目標。企業(yè)或組織實施財務共享服務下管理會計信息化的主要目標也是為了提高企業(yè)的經濟效益，追求最大的利潤。創(chuàng)建財務共享服務中心，實行管理會計信息化，企業(yè)必須投入一定的人力和財力，必須付出一定的成本，這些成本包括購買有關設備如計算機硬件的費用，還有維護和定制系統(tǒng)的費用，有些系統(tǒng)需要不斷的維護和更新，還有培訓相關人員的成本。盡管這些信息化系統(tǒng)中的大多數(shù)提供合理的費率，但其中許多系統(tǒng)需要安裝額外的處理器才能使用。總的說來，實施財務共享服務下管理會計信息化所節(jié)省的時間和人力，足以證明付出的成本是合理的。但對于某些企業(yè)來說，管理會計軟件投資可能需要數(shù)年時間才能收回成本，這就要求企業(yè)詳細地評估投資財務共享服務下管理會計信息化的成本和收益。

三、財務共享服務下管理會計信息化有效實施策略

第一，企業(yè)或組織要根據(jù)自身的特點和需要來實行財務共享服務下管理會計信息化。財務共享是管理會計信息化的基礎，企業(yè)首先要根據(jù)自己的特點和需要來確定是否采用財務共享服務，如本文前面所言，并不是所有的企業(yè)或組織都適合財務共享。財力共享服務是一種新的財務管理模式，財務共享服務中心根據(jù)其組建方式又可以分為不同的具體表現(xiàn)模式，即全新的財務共享服務中心、集中的財務共享服務中心和虛擬財務共享服務中心，這三種模式各有千秋，第一種模式是實現(xiàn)共享服務的慣用方法，并已被許多跨國企業(yè)所采用。第二種模式將引發(fā)企業(yè)組織的重大結構調整，它需要一個全新的地點、全新的人員、全新的信息系統(tǒng)以及全新的流程。這種模式成本高、籌建緩慢。第三種模式最大的不足在于由于缺少經常性的面對面的溝通，將會導致不同地域員工之間合作的困難。采用財務共享服務的企業(yè)，還要根據(jù)企業(yè)的特點來確定創(chuàng)建何種模式的財務共享服務中心。

在引入財務共享服務時，企業(yè)或組織必須針對自身的特點進行個性化設置，而不是引入統(tǒng)一的財務共享服務模式。企業(yè)或組織必須圍繞主要管理會計流程(應收賬款、應付賬款、一般會計、財務)組織財務共享服務中心的建立。系統(tǒng)只有在滿足企業(yè)的需求時才有用。企業(yè)可以根據(jù)優(yōu)先級列出不同的需求，包括需要的具體報告和信息，這是管理會計信息系統(tǒng)應如何工作以使公司的業(yè)務充分受益的指南。財務共享服務中心的建立也可以根據(jù)這份指南來進行設計，以最大化適應公司的需要。

第二，不斷提高財務共享服務中心員工和管理會計工作人員的素質。上個世紀60年代，美國學者諾貝爾經濟學獎獲得者舒爾茨就提出過人力資本理論，這種理論的中心論點就是，人力資源的提高對經濟增長的作用，遠比物質資本的增加重要得多。現(xiàn)代經濟發(fā)展已經不能單純依靠自然資源和人的體力勞動，必須提高勞動者的智力水平和專業(yè)素質，增加專業(yè)知識和技能的成分，以此來代替原有的生產要素。因此，由教育形成的人力資本在經濟增長中會更多地代替其他生產要素。

企業(yè)和社會組織實施財務共享服務下管理會計信息化要取得提高經濟效率和社會效益的積極效果，必須提高財務共享服務機構成員和管理會計工作人員的專業(yè)素質。財務共享服務與管理會計信息化這些現(xiàn)代化的管理模式和方法必須由具有現(xiàn)代專業(yè)知識和技能的高素質的員工來操作和實施。否則，財務共享服務下管理會計信息化不可能產生積極的作用。管理會計工作人員在財務共享服務下管理會計信息化項目中扮演著關鍵角色，這些專業(yè)人員必須是具有管理 Excel、表格和數(shù)字等方面的會計基礎和技能的人。財務共享服務下管理會計信息化的實施通常伴隨著信息系統(tǒng)的協(xié)調和組內流程的全面檢查，它的成功需要完美掌握通用工具和由此產生的流程。因此，企業(yè)必須記錄流程并在新流程中培訓員工。

第三，評估財務共享服務下管理會計信息化的投資回報率。從理論上講，財務共享服務中心的建設對企業(yè)具有十分積極的意義，它有效地提高了企業(yè)的工作效率和質量，促進了企業(yè)核心業(yè)務的發(fā)展，加快企業(yè)的標準化過程。實施財務共享服務下管理會計信息化可以幫助企業(yè)實現(xiàn)規(guī)模經濟，減少員工人數(shù)和人力成本，提高企業(yè)的生產效率和經濟效益，實現(xiàn)提升企業(yè)利潤的目標。但是，從企業(yè)實行財務共享服務下管理會計信息化的實踐來看，也并不是所有實施財務共享服務下管理會計信息化的企業(yè)都能實現(xiàn)節(jié)省成本提高利潤的目的。企業(yè)采用財務共享服務是為了降低成本和提高效率，在采用財務共享服務下管理會計信息化的過程中，企業(yè)需要付出大量的資金，包括招聘人員、購買系統(tǒng)、配置機器，等等。所以，企業(yè)為了更好地了解投資建立財務共享服務后的收益，必須借助明確的指標評估財務共享服務管理會計信息化的投資回報率。財務共享服務下管理會計信息化最常見的投資回收期是實施后的前一兩年，有的可能需要更長的時間。所以，企業(yè)不能要求財務共享服務下管理會計信息化的投資回報立竿見影。企業(yè)或組織必須確定科學的戰(zhàn)略指標，隨著時間的推移進行評估，這些戰(zhàn)略指標非常依賴于公司的目標，衡量支持職能運營成本的降低，甚至管理流程的協(xié)調。