面向后疫情時代的辦公智能管家設計

徐蘊佳　高娃

關鍵詞：后疫情時代 混合辦公 智能管家 產品設計 人性化設計

中圖分類號：TB47 文獻標識碼：A

文章編號：1003-0069（2022）01-0103-03

引言

一場疫情引發(fā)了一次傳統(tǒng)工作模式的變革，在體驗過居家辦公的便捷時間分配后，人們對于辦公空間和辦公產品的靈活度有了更高的要求。同時，隨著95后進入職場，其對于個性化和體驗感的追求，也在潛移默化地影響著傳統(tǒng)的辦公空間布局。因此，在以人為本的智慧辦公總體趨勢下，與辦公相關的智能產品不斷涌現(xiàn)，如：屏幕掛燈、氛圍燈帶、智能升降桌。為迎合更多元辦公場景的使用需求，高效的使用和操作多而雜的智能辦公設備成為關注點。這就意味著，與之相對應的辦公智能管家產品也急需進行功能整合和用戶體驗升級。

一、設計背景

（一）后疫情時代辦公模式變革：由于新冠疫情的影響，人們的工作方式在過去的一年時間里出現(xiàn)了不同程度的改變，全球范圍內的辦公模式正經歷著一次重大變革。在疫情初期，絕大多數(shù)的員工被迫進行居家辦公，這段經歷使他們意識到自身對于辦公地點、辦公時間和辦公方式的更高需求。雖然居家辦公節(jié)省了通勤的時間成本，但脫離團體而產生的孤獨感又使得人們希望盡快回到辦公室辦公。在居家辦公中，人們的生活和工作常常出現(xiàn)時間或地點上的重疊，因此員工因為生活瑣事而無法專注于工作的情況成為常態(tài)。由Steelcase在2021年3月的調查可知：居家辦公的負面影響，導致大部分人希望未來辦公的大多數(shù)時間可以待在辦公室辦公。以中國為例，有59%的員工認為每周至多進行1天的居家辦公，27%的員工希望每周居家辦公2-3天，余下14%的員工希望每周居家辦公4-5天。以上這三種不同的居家辦公需求還受工作性質、家庭情況、國家政策等因素影響。

盡管有許多負面影響，但是居家辦公高靈活度的特性也為人們提供了新的思路。在最新發(fā)布的《中國互聯(lián)網(wǎng)絡發(fā)展狀況統(tǒng)計報告》中，有數(shù)據(jù)顯示，截至2020年6月，中國遠程辦公用戶規(guī)模達1.99億。將企業(yè)線下與線上業(yè)務有機融合，將成為常態(tài)化的技術工具，是一項推動企業(yè)數(shù)字化轉型的重要手段。在這樣的時代背景下，一種多元化的辦公模式被提出，即混合辦公模式（Hybrid Work Model）。在該模式下，員工可以自主選擇在辦公室辦公、居家辦公或者在其他地點辦公。當工作模式發(fā)生結構性的變化后，對工作的定義也會隨之更改。工作將會成為一種“狀態(tài)”，而不再受到時間、地點或方式的限制。同時，隨著95后步入職場，這群有著多元教育背景，且個性鮮明的年輕人，正潛移默化地影響著當前的辦公環(huán)境布局。因此，后疫情時代的辦公模式將向著靈活多元化的趨勢發(fā)展。

（二）辦公智能管家的新機遇：面對后疫情時代辦公模式的變革，功能更多樣且更具個性化的智能辦公產品不斷涌現(xiàn)，但卻沒有十分出眾的辦公智能管家產品。這有可能是因為單一品牌受限于產品種類較少的原因，無法形成多產品間的功能集成。也可能是因為對于后疫情時代的辦公場景沒有明確的需求定義，導致無法指導面向辦公的智能管家的產品研發(fā)。因此，在探索出后疫情時代辦公模式的發(fā)展趨勢后，應該通過充分的設計調研來分析總結多元辦公場景下智能管家產品的使用需求，這樣才能為后續(xù)的產品設計提供思路。

長期以來，辦公產品設計圍繞著辦公的功能需求展開，但隨著疫情的影響，人們對“我”的重視不斷提高，也想掌控自身所處的空間環(huán)境。在這樣的需求推動下，人們希望辦公區(qū)可以成為一種有強力的身份認知空間。通過智能管家對場景內物理環(huán)境進行自定義，可以更好地投入到工作中去。更靈活的個性化設計，帶來更多的空間掌控權。創(chuàng)造一個符合個人喜好的工作環(huán)境，可以快速提高員工的團隊參與度和辦公效率。與此同時，智能管家還可以從員工對于非物質性的追求入手，如：趣味性和儀式感，更加有趣的操作體驗帶來舒暢的辦公情緒。

二、設計調研

采用了用戶訪談和問卷調查兩種設計調研方式。選取了五位有混合辦公經歷的目標用戶，從混合辦公模式和智能管家產品兩個角度進行用戶訪談，對智能辦公管家的用戶屬性和需求有初步了解。再從基礎信息、辦公空間智能化情況和對智能管家功能偏好三方面進行問卷設計與調研，得出較為準確的調研數(shù)據(jù)。

（一）用戶訪談：此用戶訪談均在線上，五位用戶的年齡跨度為20歲-36歲，職業(yè)分別為：電氣自動化學生、工業(yè)產品外觀設計師、教育機構招生老師、互聯(lián)網(wǎng)產品經理、質量管理員。有較為全面的參考價值，基礎信息見表1。

由用戶訪談可以得知，受工作類型、家庭情況等因素的影響，目標用戶對待混合辦公的態(tài)度有所不同。工作偏向于團隊協(xié)作的人群并不希望繼續(xù)進行混合辦公，因為遠程溝通的效率較低，且很難保證工作儀式感，混合辦公模式相關問題見表1。在智能家居較為普及的當下，絕大多人都有關于智能音箱的使用經歷。但在辦公智能管家的選擇中，有三位用戶選擇了實體交互，理由是其對于場景的打擾較小，且使用反饋更直觀。智能管家相關問題見表2。當前選擇長期進行混合辦公的人群，其工作類型相對獨立。相較于語音交互和虛擬交互，在辦公場景中，混合辦公人群更偏向于使用實體交互的智能管家。

（二）問卷調查：在參考用戶訪談所收集信息后，進行問卷調查的命題，共分為基礎信息、現(xiàn)有辦公空間調研和對智能管家產品偏好調研三個方面。通過在線問卷調查平臺，進行線上的問卷調查分析，共回收156份，有效的問卷樣本155份，其中男性84人，女性71人。同時，年齡段的分類針對混合辦公人群這一研究對象進行限定，依據(jù)中國發(fā)展的時代特征、法定退休年齡和中國互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展史等資料，參考美國較為普遍的XYZ世代分類方法，將被調查者分為了1965-1979年（經驗豐富的傳統(tǒng)工作者）、1980-1994年（當前主體的成熟工作者）、1995-2009年（面向未來的新興工作者）三類。

首先，針對不同年齡段進行了交叉分析。如圖1，為年齡段和遠程辦公時無法投入工作的原因的交叉分析結果。隨著工作者的年齡減小，工作儀式感的需求直線上升。這與95后生長于信息爆炸且相對浮躁的社會環(huán)境狀態(tài)吻合，95后相較于年長者更需要外部干擾來幫助進行生活與工作切換，這證明了辦公場景氛圍營造對于未來辦公者的重要性，而智能管家正是氛圍快捷調控的一大重要工具。

為確認用戶訪談中的得到的“實體交互智能管家更受歡迎”的結論是否正確，在問卷中也進行了調研，有76.1%的被調查者選擇了實體交互。在確定使用實體交互智能管家后，為確認混合辦公人群對于產品的更多偏好屬性，進行了一組分類篩選。將同時選擇了“公司辦公桌上有實體智能管家”和“偏好實體交互”的“專家用戶”篩選出來，共計的有效答卷39份。通過分析得到智能管家的產品特性的優(yōu)先級分別為操作準確性、使用趣味性、使用簡單易懂、風格未來感、方便易攜帶和靜音設計。

此外，還可以由問卷結果得知，在遠程辦公時，人們更偏向于在家、圖書館、自習室等安靜的場所辦公。燈類產品是辦公場景中最重要的設備，超過九成的人希望在辦公場景中使用氛圍燈/燈帶。通過對如圖2，受訪者對未來辦公模式或辦公場景暢想的詞頻分析可知，人們希望未來的辦公環(huán)境更加科技智能、方便簡單、有多模式可供選擇和有私人化的設計。

（三）混合辦公人群定位：根據(jù)用戶訪談和問卷調研可知，對混合辦公人群的界定，可從三個角度出發(fā)。從辦公地點的角度分析，其中大多數(shù)人未來依然會將辦公室作為主要辦公場所，居家辦公或其他辦公地點作為輔助。從辦公時間的角度分析，由于其中的大多數(shù)人有著“照料他人”或“發(fā)展愛好”的生活需求，他們的辦公時間成碎片化分布。從辦公方式的角度分析，其中的大多數(shù)人為工作性質相對獨立，以個人辦公為主，但有團隊協(xié)作的工作需求。這類混合辦公人群尋求工作與生活的平衡，要求對辦公享有更高的自主權、隱私權和掌控權，自律且追求儀式感。圖3為混合辦公人群的用戶畫像。

三、設計需求分析

（一）合理的實體交互設計：結合用戶調研和競品分析可知，實體交互為當前人們更為偏好的智能管家產品交互形式。實體交互“看得見，摸得著”的特性，相較于容易被忽視的虛擬操作，能夠給人更直接的物理反饋。實體的移動和按壓可以有效緩解辦公壓力，給人創(chuàng)造愉快的工作體驗。但不是所有類型的實體交互都適用于辦公場景，一些無意間容易被觸發(fā)的交互手段應避免選擇，如體感交互中的推動操作。

同時，還應該注意選取符合辦公智能管家功能需求的實體交互方式。以臺燈需要進行連續(xù)色溫調節(jié)的功能為例，由于不是分檔式的操作，故可采用無擋位的旋鈕實現(xiàn)流暢操作。以氛圍燈色彩轉換的功能為例，由于只需進行顏色切換，故可采用“搖一搖”的體感交互。以上兩個案例由于功能需求的不同，相應采用的交互方式也不同，如進行交互方式的互換，將極大影響用戶的操作體驗。由此，合理的實體交互設計對于智能管家的操作體驗至關重要。

（二）多場景的參數(shù)預設：辦公空間設計在經歷了無標準到標準化的轉變后，隨著人性化設計理念的深入人心，正向著多元化進行轉變。當多元化的工作環(huán)境成為了人們關注的重點，這就意味著不同的辦公地點和辦公形式需要營造出不同的辦公氛圍和工作儀式感。如何通過智能管家快速進行各場景間的切換，與預設的場景參數(shù)密不可分。

通常情況下，個人的辦公空間并不富余，需要在同一處工位經歷專注工作和短時放松的兩種狀態(tài)。這為辦公場景建立標準化的參數(shù)預設發(fā)揮了作用。以主光源的色溫為例，暖光能使人放松，而白光可幫助人精神集中。在結合使用者自身對于光的敏感度后，可對兩種色溫進行設置，例如，設置專注模式為5000k的白光，放松模式為3500k的黃光。這樣在使用時就可以快速準確地進行兩種模式間的切換。

（三）功能集成的控制模塊：從產品本身的發(fā)展趨勢出發(fā)可知，當前市場環(huán)境中，面向辦公的智能管家產品多為一對一的多功能控制或是一對多的單功能控制。但面對當下及未來多元化的辦公場景需求，當前市場中的智能管家產品使用仍不夠靈活多變，應向著一對多的多功能集成控制發(fā)展。

隨著科技的發(fā)展和人類對未來世界的深入思考，小巧卻功能強大的可人體植入的智能設備成為了新的研究課題，這促進了功能集成芯片的研發(fā)與運用。在這樣的科技背景下，智能管家這樣的控制器也必然會進行深入的功能集成創(chuàng)新。由此，功能集成的控制模塊是智能管家產品設計需求，也是其發(fā)展的必然趨勢。

（四）豎直面的固定方式：同時，面對將長期存在的疫情，辦公環(huán)境的安全性也是需要考慮的因素，醫(yī)用家居的理念逐漸付諸于實際。由于需要保持安全距離的規(guī)定，可移動的屏風隔斷成為許多公司針對疫情常態(tài)的首選產品。而這樣豎直面的大量運用，也為設備向垂直空間的放置創(chuàng)造了可能性。

人們往往偏向于選擇寬敞整潔的辦公環(huán)境，當持續(xù)添置桌面智能設備后，桌面空間會變得局促。面對這樣的情況，人們往往會以使用頻率和產品體積為依據(jù)，選擇使用頻率低且體積小的產品固定到豎直面上。從調研中可知，智能管家產品的使用率并不高且有部分占用桌面空間的問題提存在。因此，豎直面的固定方式是后疫情時代智能管家產品較好的放置方式。

（五）易于清潔且抑菌的材料：清潔和安全產品材質是辦公新標準，便于清潔的產品可以有效減輕病毒傳播的可能性。不同的材質基底大多可以通過進行耐磨抑菌涂料的處理，達到抑菌效果。在后疫情時代，消毒是辦公場所每天都必須進行的一項工作，易于清潔且自身可以有效抑制細菌的產品材料可以大大降低消毒工作的時間成本，并且可以更有效地降低病毒傳播的風險。由此，易于清潔且抑菌的材料的后疫情時代的智能管家產品設計中十分重要。

（六）低觸碰的操作：在后疫情時代，低觸碰設計是十分必要的。從產品使用的角度考慮，引入無需或較少使用雙手操作的設備也可以有效降低大規(guī)模疫情傳播的風險。在辦公場所這樣人員相對密集的公共空間，共享的公共設備需要盡可能地避免過多的人員進行直接的肢體接觸。智能管家產品作為長期暴露于此類公共環(huán)境中的電子設備，低觸碰的設計可以有效降低使用者的感染風險。

綜上所述，從產品本身的發(fā)展趨勢和后疫情時代的客觀要求兩方面入手，得出了合理的實體交互設計、多場景的參數(shù)預設、功能集成的控制模塊、豎直面的固定方式、易于清潔且抑菌的材料和低觸碰的操作的六大后疫情時代辦公智能管家核心設計需求。

四、設計實踐——智能管家Qser

基于當前辦公模式的新變革，多元場景的高效切換成為智能管家產品的設計重點，針對這一需求，設計了一款面向后疫情時代混合辦公場景的實體智能管家產品——Qser。Qser意為快速切換器（QuickSwitcher）。產品主體共分為旋鈕、上殼、下殼、電源按鍵和底座五個主要部件，外觀示意圖見圖4。

針對后疫情時代的辦公智能管家核心需求進行了Qser產品功能設計。其中，“搖一搖”切換氛圍燈顏色的體感操作增加了產品使用趣味性。通過IC刷卡來滿足不同場景設定的方式，有效降低了觸碰操作，且使得場景切換更加高效快捷。產品使用耐磨抑菌涂料處理后的塑料材質，背部的底座可安裝于墻面，通過磁吸的方式可輕松將智能管家放置于豎直環(huán)境，節(jié)省了桌面空間。后疫情時代的辦公智能管家設計核心需求與Qser產品設計點對照圖見圖5。

Qser產品中心的旋鈕集成了對于臺燈和氛圍燈帶的操控，主要操作為：旋轉改變主光源亮度、按壓改變主光源色溫、雙擊切換為氛圍燈控制。針對于混合辦公中多元場景應用需求，Qser開啟后，可進行三種方式的操作。在無特殊操作時，可以保持設備的默認參數(shù)設置，如：臺燈設置為4000k的色溫，氛圍燈設置為20度亮度的藍色光。在需要對單一設備單獨調控時，可借助旋鈕的雙擊操作進行設備的切換，旋轉或按壓旋鈕進行參數(shù)調節(jié)，如：順時針旋轉旋鈕，可提高光源亮度。在需要調取預設的場景參數(shù)時，可運用IC卡識別實現(xiàn)參數(shù)的一鍵調取。Qser的具體交互流程見圖6。

當Qser未來與智慧辦公周邊選配件智能聯(lián)動后，便可形成一組面向多元辦公應用場景的智能辦公一站式解決方案，這不僅可以直接提高協(xié)同辦公的品質，還可以滿足員工不斷變化的辦公需求。

結論

在未來辦公中，以辦公室為核心的，結合遠程辦公的混合辦公模式是員工最期待的工作方式之一。后疫情時代的智能管家產品設計需充分結合混合辦公人群的用戶行為、使用需求、交互偏好等方面。需從合理的實體交互設計、多場景的參數(shù)預設、功能集成的控制模塊、豎直面的固定方式、易于清潔且抑菌的材料和低觸碰的操作這六點核心需求出發(fā)，結合以用戶為中心的設計手法，設計出既支持個人專注工作，也支持團體協(xié)作的智能管家產品。幫助人們在辦公地點、辦公時間和辦公方式的選擇中，獲得更高的靈活度、自主權和掌控權。

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