新時期高職院校檔案管理工作實踐研究

鄒詩華

高職院校檔案管理工作作為一項基礎性工作，是學校發(fā)展過程中重要的組成部分，直接影響到學校管理水平的高低，主要包括完善學校評估方式、建設完善的師資隊伍等，教師職稱評定、工資水平等方面，也要依賴于檔案管理工作。因此，檔案管理工作在高職院校發(fā)展過程中占據(jù)著不可忽視的地位，能夠為高等教育發(fā)展以及經濟建設提供更多的助力。

新時期背景之下高職院校檔案管理工作所具備的意義

不斷提高高職院校信息管理水平

信息化快速發(fā)展的時代，若高職院校在開展檔案管理工作時，加入科學化的管理方式，將使高職院校檔案管理效率得到大幅度提升。隨著信息技術的發(fā)展，高職院校檔案管理逐漸朝著信息化方向轉變，想要保存檔案，不僅可以利用紙質形式來保存，同時也可以根據(jù)學校的檔案情況，為其設置電子檔案保存平臺，整理電子檔案的內容，提高檔案整理效率。所以在開展科研或者教學過程時，需要對電子文件采用統(tǒng)一的管理方式，做好管理工作，同時也需要對電子文件做好統(tǒng)一的編排，將其存放在特定的數(shù)據(jù)庫當中。這樣才能保證后期信息查詢更便利，并且不斷提高高職院校電子檔案管理水平，保證學校在未來發(fā)展上更加順利的同時，也能為我國培養(yǎng)更多高素質人才。

使資料查詢更加快速高效

信息化時代，利用信息化管理方式開展高職院校檔案管理，能夠保證學校在查詢檔案信息時更加便利。將信息化技術以及計算機技術應用在高職院校檔案管理當中，可以確保工作人員能快速地查閱所需要的信息，確保檔案利用效率得到大幅提升。隨著當前檔案管理朝著信息化角度轉變，檔案管理受到空間以及時間的限制會越來越少。同時，使用人員可以更加靈活地查詢相關的信息，這也是與傳統(tǒng)紙質檔案查詢截然不同的一部分，因為在查詢紙質檔案時，只能在固定的時間內完成檔案查詢，這就使查詢效率大大降低。隨著當前檔案信息化管理逐漸發(fā)展，檔案使用人員可以在固定的時間段提高檔案查詢速度，擴大查詢范圍，并且保證檔案具備極高的利用率，最終發(fā)揮其真正價值。

當下高職院校檔案管理工作所面臨的問題

缺乏規(guī)范的檔案管理設計工作

在高職院校管理過程中，檔案管理有著不可忽視的作用。但目前我國在開展高職院校檔案管理工作時，也面臨著較多的問題。這主要是因為檔案管理設計在進行過程中，頻頻出現(xiàn)缺乏規(guī)范性操作的情況，導致檔案的使用受到影響。在高職院校開展檔案管理設計時，規(guī)范性缺乏主要體現(xiàn)在以下三個方面：一是在對檔案的封面進行設計或者在裝訂過程中，未能按照相關規(guī)定，一步一步完成，這就導致檔案封面有些許不同，無法更好地查詢所需要信息。在日常工作中，工作人員會因各種主客觀因素，難以意識到檔案工作的重要性，此時就會導致檔案應具備的規(guī)范性受到嚴重影響。二是在進行檔案管理時，缺乏完善的檔案信息。這主要是因為在收集檔案信息時，未能完整地收集到與檔案有關的內容。三是管理人員未能仔細地整理檔案信息，最終導致大量檔案資源流失，影響檔案管理的整體質量和水平。

檔案管理人員專業(yè)素質較低

一方面，在進行檔案人員配置時，很多高職院校未能配備專業(yè)的人員，導致在檔案設計與管理過程中，未能體現(xiàn)出檔案管理的專業(yè)性，使大部分檔案管理工作過于形式化，直接影響到高職院校在檔案管理時的整體質量。另一方面，學校對檔案管理重視度不夠，同時也未能做好培訓與培養(yǎng)工作，直接影響到檔案管理的系統(tǒng)性和完善性，并且在一定程度上影響了管理質量。所以要想不斷提高檔案管理的整體效率和水平，管理人員需要具備良好的素質。

未能及時更新檔案管理設備

目前來看，很多高職院校在檔案管理過程中，仍采用傳統(tǒng)的管理模式，未能隨著時代的發(fā)展逐步更新，最終影響到檔案管理的效率。通過調查發(fā)現(xiàn)，很多高職院校在管理檔案過程中，仍以紙質管理為主，這種情況導致檔案存在較大的存放難度，比如所需空間較大，并且在管理過程中，容易出現(xiàn)檔案資料損壞或者缺失。除此之外，很多人員也未能重視檔案管理工作，未能加大資金投入力度，由此也難以及時更新檔案設備。該問題的出現(xiàn)，最終會影響到高職院校檔案管理的整體質量。

缺乏完善的評價體系，影響檔案管理人員的工作積極性

我國大部分高職院校在測評專業(yè)技術人員工作時，主要采用職稱評定的方法，基本的評定指標以科研獎勵、理論教學水平等為主，隨后做好量化表打分工作完成評定。有的學校職稱評定標準向教學科研一線人員傾斜，對非教師系列的職稱指標設置較少，或者在崗位晉級上也傾向于一線教師。而對于當前的檔案管理人員來說，他們所從事的工作以服務為主，如果直接將其與從事科研或者教學的專職教師放在一起競爭，對于檔案管理人員而言，是缺乏公平的。因為檔案工作人員無法像專職教師或者科研人員那樣，有機會獲得更多的教學獎勵、也無法在科研方面鉆研較多，而這嚴重影響到檔案人員論文發(fā)表數(shù)量，影響其主持科研課題以及獲得成果，所以對于檔案管理人員而言，采用這種評價方式，會直接影響到他們在工作當中的積極性和主動性。

新時期背景下提高高職院校檔案管理質量的主要策略

對于領導責任進行強化，確保檔案管理工作更加完善

為了保證檔案管理工作進行順利，一是需要檔案管理人員和學校領導進行溝通，保證雙方可以從檔案管理所面臨的問題出發(fā)，將切實可行的工作思路加入其中。并且作為領導人員，應當主動肩負起應承擔的責任，在管理過程中，采用垂直管理方式，確保一事一議。二是需要加強檔案管理人員的職業(yè)道德，鼓勵他們熱愛自己的本職工作，在工作中產生歸屬感和幸福感，讓他們意識到工作的必要性，積極轉變原有的意識，這樣才能確保檔案管理具備規(guī)范性。三是相關部門要定期組織檔案管理人員進行崗位練兵、培訓研討等，及時更新檔案管理內容，分享已獲得的管理經驗。四是相關部門需要監(jiān)督和檢查檔案管理情況，確保制定完善的獎懲體制，保障工作推進更加有序。

比如在開展檔案管理工作時，為了保證相關的細節(jié)落實，需要保證銷毀、清退、整理、收集等多個工作都能按照要求逐步進行，無論哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都要保證責任落實到個人身上。檔案修復、庫房管理涉及到較多的細節(jié)，如果檔案管理人員出現(xiàn)疏忽，那么很容易出現(xiàn)問題，為了避免這種情況發(fā)生，應當做到層層有落實、事事有人管。

對于高職院校檔案管理人員隊伍進行優(yōu)化以及調整

檔案管理工作是一項連續(xù)性的工作，檔案管理人員需要長時間的學習，才能具備扎實的業(yè)務能力，在工作中了解規(guī)章制度，才能確保之后開展的檔案管理工作更加完善。對于高職院校而言，檔案管理人員缺乏合理的結構配置，人員調動頻繁，導致學校檔案工作的高效性和連續(xù)性受到影響。因此需要對學校檔案管理人員隊伍進行優(yōu)化配置，確保人員更加穩(wěn)定，這也對維護檔案工作，保證其長遠發(fā)展有著十分重要的作用。針對優(yōu)化和調整高職院校檔案管理人員整體配置問題，筆者認為，作為學校的領導人員，需要正確認識到檔案管理人員在檔案室的重要性，并且通過有效的方式，提高檔案管理人員對于自身崗位的認可度。除此之外，為了保證檔案管理工作順利進行，工作人員要主動轉變觀念，充分認識到在現(xiàn)代信息化社會中檔案管理工作所具備的意義和作用，同時也需要正確認識到檔案管理人員在學校發(fā)展時所起到的作用，避免檔案管理人員在工作中出現(xiàn)邊緣化的情況。要加強學校領導對檔案工作的重視程度，并且不斷提高檔案管理人員的工資待遇，使其在激烈的市場競爭中占據(jù)有利位置，同時幫助學校留住更多的人才，引進更多的人才。

比如高職院校在面對檔案管理人員組織變動時，需要做好人才隊伍匹配工作，而這里往往指的是兩個方面：一是采用合理匹配的方式，確保在檔案管理工作中老、中、青三代都有合適的人數(shù)比例，由此才能保證學校檔案管理工作順利地推進。另一方面應配備合理的檔案管理人員結構，使人員之間做到知識互補，確保檔案管理工作朝著良性循環(huán)的方向發(fā)展。

對高職院校檔案管理人員做好培訓工作，充分發(fā)揮其主觀能動性

隨著當前信息技術的發(fā)展，高職院校在開展檔案信息資源管理過程中，已經朝著數(shù)字化方向轉變，這也成為當前最主要的趨勢。在以往的工作中，檔案室的規(guī)模與材料數(shù)量是衡量檔案室地位與作用的一個重要指標，考察了檔案管理工作是否朝著多元化方向發(fā)展，信息服務手段是否朝著自動化方向發(fā)展，信息服務質量是否具備高效性等。這要求檔案管理人員要提高自身素質，具備良好的素養(yǎng)。

作為檔案管理人員，必須掌握軟件、網絡、英語、計算機、數(shù)據(jù)庫等多方面的知識，同時也需要具備良好的信息檢索能力。在學校檔案管理過程中，作為專業(yè)的檔案管理人員，必須具備扎實的理論基礎，這也是從事檔案管理的一項基本前提。除此之外，檔案管理人員也需要掌握現(xiàn)代理論知識、現(xiàn)代教育知識以及與其他學科相關知識，了解國家所出臺的政策方針、學校所制定的規(guī)章制度，了解全新的管理模式和全新的教學理念。隨著當前社會的不斷發(fā)展，社會生產也朝著高度知識化的方向轉變，因此也要求檔案管理人員具備極高的文化素質。檔案管理人員還要采用多元化學習的方式，使自己的知識體系更加完善，保證原有的知識面得到有效拓寬，確保自身具備足夠的競爭力，并且不斷地充實自己。

比如通過引進競爭機制幫助檔案管理人員形成奮發(fā)向上的心理，避免其出現(xiàn)不思進取、安于現(xiàn)狀的問題。這就需要將合理、科學的競爭標準以及相關的舉措加入其中，將考核與晉級評定掛鉤，確保每個檔案管理人員都能夠了解自己的崗位職責，以提高工作能力。采用因人而異的方式，安排一些具備挑戰(zhàn)性的工作，這樣也能使他們在日常工作中感受到壓力，從而調動人員在工作中的主動性和積極性，使他們將檔案管理工作和人生價值相結合，認識到自己工作的意義和價值。

加大資金投入力度，及時更新管理設備

隨著當前科技水平大幅提高，檔案管理工作已經逐漸脫離以紙質為主的時代，逐步出現(xiàn)數(shù)字檔案、電子文件等新模式。在這一情況下需要更多設備，包括數(shù)據(jù)存儲設備、計算機、濕度與光度照射設備、殺毒軟件等等。在新時期開展檔案管理工作，我們需要高度重視這些設備的作用，在預算內提高檔案管理設備的投入力度。

比如在進行檔案管理工作時，應當根據(jù)所需要的各種硬件設備、軟件設備，做好分析與控制工作，定期對檔案管理的環(huán)境和設備條件進行檢查，對計算機、光線、控制、溫度、濕度等設備做好維修工作。同時需要對檔案信息網絡進行檢查，并且對電子計算機和信息存儲設備做好相關殺毒工作，避免檔案信息出現(xiàn)泄漏，提升檔案管理工作的可靠性。

做好一手檔案收集工作

檔案第一手資料的收集情況，會影響到檔案資料的真實性和完整性，在工作中應提高檔案管理工作質量，并且及時收集第一手資料。在收集一手資料時，相關部門人員需要完成收集工作，這樣才能保證信息的完整性和真實性。不僅要收集紙質資料，同時也需要形成完善的電子檔案。

比如在完成收集之后，需要根據(jù)統(tǒng)一的分類標準，對檔案做好分類以及整理，并且完成編目工作，這樣才能確保檔案管理具備統(tǒng)一性和規(guī)范性，相關部門也需要從檔案管理要求出發(fā)，收集相關材料，并且及時檢查檔案的格式以及文本信息，這樣才能確保檔案信息內容和格式符合收集標準。

綜上所述，新的歷史時期機遇與挑戰(zhàn)并存，高職院校不能忽視檔案管理工作的重要性。需要不斷提高檔案管理的水平，提高工作效率，從當前現(xiàn)有的問題出發(fā)，做好分析與完善工作，利用多樣化的方式，保證檔案管理質量大幅度提升，這樣才能不斷地發(fā)揮出檔案管理工作所具備的價值和作用。

參考文獻

[1]任記真，宋明，符艷真，等.高校化工實驗室檔案管理工作的實踐及思考[J].產業(yè)與科技論壇，2020，19（22）：285-286.

[2]蔡楊.高校疫情防控應急檔案管理現(xiàn)狀與工作實踐思考[J].陜西檔案，2021（04）：36-37.

[3]王薌馨.就業(yè)視角下高校學生檔案管理工作創(chuàng)新與實踐[J].辦公室業(yè)務，2021（02）：159-160.

2541501186286