周彥燕

（西安音樂學(xué)院黨政辦綜合檔案室，陜西 西安 710061）

在電子設(shè)備飛速發(fā)展的當(dāng)今時(shí)代，“無紙化”辦公已然成為眾多行業(yè)必然發(fā)展趨勢(shì)，這也為檔案工作提供了全新的發(fā)展契機(jī)。目前，大部分企事業(yè)單位在使用OA 系統(tǒng)進(jìn)行檔案歸檔工作時(shí)，均使用雙軌制模式，即在OA 系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的是電子文件，但歸檔時(shí)仍舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔。如何實(shí)現(xiàn)OA 系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的有效對(duì)接是一個(gè)重大現(xiàn)實(shí)問題。

OA 系統(tǒng)與檔案管理歸檔方式不同，如果通過兩個(gè)系統(tǒng)對(duì)接并進(jìn)行檔案資源整合，可使原有的案卷、電子文件資料等通過重組獲得優(yōu)化，提高計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的實(shí)際效能，大幅度提高檔案管理的技術(shù)與管理水平。

OA 系統(tǒng)建設(shè)是一件較大的工程，不僅需要前期對(duì)各部門工作詳細(xì)調(diào)研，還需要進(jìn)行個(gè)性化設(shè)計(jì)，再按照各部門與人員之間的工作協(xié)作進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置，本文擬對(duì)此展開探討。

一、OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對(duì)接的主要方式

一是將檔案歸檔功能嵌入OA 系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)電子文件和信息資源的歸檔保存。其優(yōu)勢(shì)是實(shí)現(xiàn)了OA 系統(tǒng)中檔案歸檔板塊的電子文件歸檔，減少了歸檔流程操作的復(fù)雜性和出錯(cuò)率。其存在的問題是無法實(shí)現(xiàn)檔案歸檔的完整性，這是因?yàn)镺A 系統(tǒng)中大多數(shù)文件為單純的文件正文與文件附件的流轉(zhuǎn)簽批，附件格式多為文本類，文件傳遞流轉(zhuǎn)介質(zhì)單一，直接用OA 系統(tǒng)中嵌入式歸檔會(huì)導(dǎo)致一些門類無法進(jìn)行歸檔（如科研類、聲像類、基建類等），OA系統(tǒng)的電子文件中沒有對(duì)圖紙與聲像類檔案進(jìn)行上傳與流轉(zhuǎn)的途徑不能實(shí)現(xiàn)對(duì)此類檔案的管理。此外，多數(shù)OA 公司過多關(guān)注文件流程而不注重歸檔功能，歸檔模塊中提供的不是真實(shí)的歸檔程序，而是以流程程序代替歸檔程序。OA 系統(tǒng)中辦結(jié)工作后的文件歸檔，多數(shù)是文件的發(fā)起人進(jìn)行的文件流轉(zhuǎn)，文件流轉(zhuǎn)結(jié)束后流程圖中顯示已歸檔，其實(shí)并非由批轉(zhuǎn)承辦的部門進(jìn)行歸檔，不符合檔案歸檔的要求與程序，難以滿足檔案歸檔的實(shí)際需要。

二是兩個(gè)系統(tǒng)直接通過開放數(shù)據(jù)端口進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸對(duì)接，從OA 系統(tǒng)中提取相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，使完整歸檔程序在檔案系統(tǒng)中進(jìn)行，從而實(shí)現(xiàn)OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)順利對(duì)接。其優(yōu)勢(shì)是有效避免了文件的漏傳與誤傳，保證了文件數(shù)據(jù)的完整性，傳輸方式簡(jiǎn)單，可操作性強(qiáng)。但也存在著一定的問題，直接通過開放數(shù)據(jù)端口進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸對(duì)接，一般會(huì)出現(xiàn)以下兩種情況：一種情況是因OA 系統(tǒng)中的電子文件體量巨大，需要專業(yè)的服務(wù)器進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸與存儲(chǔ)，容易造成對(duì)接過程中部分?jǐn)?shù)據(jù)的丟失。另一種情況是系統(tǒng)對(duì)接前，OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)中沒有統(tǒng)一數(shù)據(jù)傳輸轉(zhuǎn)換的格式，在數(shù)據(jù)傳輸中會(huì)出現(xiàn)格式錯(cuò)誤，導(dǎo)致數(shù)據(jù)傳輸遺漏或不準(zhǔn)確，以致數(shù)據(jù)歸檔不全。加之OA 系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接后需要進(jìn)行進(jìn)一步整理，歸檔的工作量太大，容易出現(xiàn)歸檔文件漏歸、錯(cuò)歸的現(xiàn)象，還由于系統(tǒng)中的文件數(shù)據(jù)是一次性傳輸，沒有原始數(shù)據(jù)可供核對(duì)和檢查，不利于后期檔案的核對(duì)工作。

三是設(shè)立中間庫(kù)。通過OA 系統(tǒng)把文件傳輸?shù)街虚g庫(kù)中進(jìn)行數(shù)據(jù)整理，整理后統(tǒng)一轉(zhuǎn)換格式，再移入檔案系統(tǒng)進(jìn)行歸檔。這一方式的優(yōu)勢(shì)在于初步解決了數(shù)據(jù)直接傳輸體量太大無法核對(duì)檔案信息的問題，可以在中間庫(kù)中進(jìn)行文件的整理和核對(duì)，并可按照檔案歸檔系統(tǒng)的歸檔方式進(jìn)行中間庫(kù)的檔案歸檔設(shè)置。其存在的另一問題是在系統(tǒng)具體對(duì)接中會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況，同時(shí)由于中間庫(kù)的存儲(chǔ)容量有限，數(shù)據(jù)較大的歸檔文件需要分多次進(jìn)行，歸檔整理的工作量大，歸檔時(shí)間較長(zhǎng)，不利于系統(tǒng)中檔案歸檔工作的進(jìn)行。

二、OA 系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)對(duì)接的優(yōu)化策略

（一）OA 系統(tǒng)嵌入式檔案管理的優(yōu)化策略

建議采用傳統(tǒng)檔案歸檔與OA 系統(tǒng)歸檔對(duì)接的卷件結(jié)合的方式進(jìn)行檔案的收集與管理方式，檔案系統(tǒng)進(jìn)行其他門類檔案的整理和文件的錄入、數(shù)字化、掛接系統(tǒng)等工作，OA 系統(tǒng)只對(duì)其系統(tǒng)中的文件進(jìn)行歸檔整理。OA 公司歸檔時(shí)按照檔案歸檔要求進(jìn)行歸檔板塊的調(diào)試，按歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置歸檔界面，實(shí)現(xiàn)了OA 系統(tǒng)內(nèi)嵌入式歸檔板塊，進(jìn)而達(dá)到歸檔整理的目的。

（二）OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)開放數(shù)據(jù)端口直接對(duì)接的優(yōu)化策略

為使電子文件與數(shù)據(jù)傳輸格式保持一致，各操作部門要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的格式從OA 系統(tǒng)上傳文件，從源頭解決文件傳輸過程中格式不一致的問題。同時(shí)，根據(jù)兩個(gè)系統(tǒng)之間的差異，開發(fā)可優(yōu)化系統(tǒng)對(duì)接的程序。比如在檔案系統(tǒng)中設(shè)置掃描和核查文件大小、格式、完整性的小程序，電子文件對(duì)接前先進(jìn)行數(shù)據(jù)掃描與數(shù)據(jù)核查，對(duì)接后再次核查相關(guān)數(shù)據(jù)，以此解決文件傳輸中數(shù)據(jù)丟失或者傳輸錯(cuò)誤的問題。

此外，分批次歸檔?？蓪A 系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件通過設(shè)定不同歸檔時(shí)間，分部門、分批次少量多次進(jìn)行電子文件的數(shù)據(jù)傳輸，以壓縮文件一次傳輸所需的時(shí)間，降低每次傳輸文件的容量，使文件便于檢查核對(duì)。

（三）OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)設(shè)立中間庫(kù)的優(yōu)化策略

在數(shù)據(jù)傳輸過程中，如果電子文件體量太大極易造成系統(tǒng)崩潰、線路中斷、停電等情況，從而導(dǎo)致大量的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或丟失。針對(duì)對(duì)接情況，在數(shù)據(jù)傳輸前，應(yīng)購(gòu)置大體量的存儲(chǔ)系統(tǒng)，先行對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行兩三次備份。

針對(duì)中間庫(kù)容量有限的問題，可要求中間庫(kù)對(duì)接公司對(duì)中間庫(kù)可存儲(chǔ)與整理的數(shù)據(jù)量與OA 公司給出的總數(shù)據(jù)量進(jìn)行對(duì)照評(píng)估，從而確定擴(kuò)容數(shù)據(jù)量與導(dǎo)入檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)量的次數(shù)，以從源頭上減少中間庫(kù)操作的工作量與復(fù)雜程度，縮短中間庫(kù)歸檔所需時(shí)間。

此外，通過OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對(duì)接進(jìn)行電子文件的歸檔時(shí)，同步對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的歸檔，使紙質(zhì)檔案與電子文件歸檔形成互為異質(zhì)備份。同時(shí)，在普通紙質(zhì)檔案歸檔時(shí)，一并對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描形成電子檔案，成為異質(zhì)備份。高校對(duì)本單位的檔案進(jìn)行備份，相應(yīng)地增加存儲(chǔ)系統(tǒng)，分校區(qū)進(jìn)行存儲(chǔ)備份，形成異地備份。

（四）其他優(yōu)化策略

技術(shù)層面優(yōu)化：OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對(duì)接后的系統(tǒng)面對(duì)單位各個(gè)部門，每個(gè)部門都可以登錄該系統(tǒng)，通過系統(tǒng)內(nèi)OCR 技術(shù)快速查詢本部門所需要的相關(guān)檔案資料，每個(gè)部門的權(quán)限不同，需要檔案管理人員對(duì)各部門賬號(hào)的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。非檔案部門人員的賬號(hào)只能進(jìn)行瀏覽、OCR 搜索、下載本部門已經(jīng)歸檔的檔案等功能，只有檔案部門人員的賬號(hào)才可以進(jìn)行檔案系統(tǒng)的資源管理、檔案的整理錄入、各部門賬號(hào)的權(quán)限設(shè)置以及設(shè)置各檔案是否可以共享等操作。每個(gè)部門設(shè)置對(duì)應(yīng)的權(quán)限，既能保證檔案系統(tǒng)的有效管理，又能保證檔案信息的安全性。

OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對(duì)接需要用到計(jì)算機(jī)技術(shù)、OCR 技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、掃描技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等專業(yè)性非常強(qiáng)的現(xiàn)代化信息技術(shù)。企事業(yè)單位檔案存量比較大，具有個(gè)性化的技術(shù)需求，必須與具有專業(yè)技術(shù)資質(zhì)的合作方進(jìn)行合作。選擇專業(yè)的技術(shù)對(duì)接公司時(shí)，應(yīng)詳盡地提出本單位OA 系統(tǒng)的使用現(xiàn)狀與檔案系統(tǒng)的相關(guān)需求，還應(yīng)考察合作方真實(shí)專業(yè)水平、相關(guān)經(jīng)驗(yàn)、近期完成的項(xiàng)目、資格證書、人員配備情況、資金運(yùn)營(yíng)情況、信譽(yù)情況，避免違約情況發(fā)生。只有在全面評(píng)估的基礎(chǔ)上，選擇專業(yè)水平高、信譽(yù)好、負(fù)責(zé)任的公司或企業(yè)作為合作方，才能共同完成OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的對(duì)接的工作。

管理層面優(yōu)化：在OA 系統(tǒng)中，各企事業(yè)單位部門不能用統(tǒng)一的賬號(hào)看到完整的收發(fā)文信息，很多電子文件直接由上級(jí)部門批轉(zhuǎn)給承辦部門負(fù)責(zé)人，只有用承辦部門負(fù)責(zé)人的賬號(hào)登錄系統(tǒng)，才能看到文件的收文處理單。發(fā)文則需要由擬稿人的賬號(hào)登錄后才有權(quán)限看到完整發(fā)文文件簽批頁(yè)。這種情況極易造成一個(gè)部門需要多個(gè)賬號(hào)核對(duì)歸檔條目，不僅使歸檔工作更加繁瑣，也容易因個(gè)別部門或個(gè)人核對(duì)信息時(shí)的工作失誤造成歸檔不全的問題。為解決這一問題，在OA 系統(tǒng)中實(shí)時(shí)上傳收發(fā)文電子文件的題目時(shí)，應(yīng)將題目及文件所在部門賬號(hào)信息以條目形式自動(dòng)上傳至檔案系統(tǒng)中。

為了在檔案數(shù)字信息庫(kù)中快速查找到重要信息，檔案部門人員要對(duì)檔案編撰目錄、摘要，軟件開發(fā)方在數(shù)據(jù)庫(kù)中建立檔案的目錄，做到只要在檔案數(shù)字庫(kù)中輸入關(guān)鍵詞就能快速檢索出相關(guān)檔案信息，以提高工作效率。

“大智物移云”層面優(yōu)化：“大智物移云”作為新的載體，使互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展邁入了新時(shí)代。企事業(yè)單位也將面臨新的轉(zhuǎn)型，從技術(shù)層面講，傳統(tǒng)的信息化技術(shù)將逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)楦呒夹g(shù)含量的智能終端技術(shù)，傳統(tǒng)的管理方式將升級(jí)為數(shù)字化集成平臺(tái)的管理方式。OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對(duì)接可以云端加密存儲(chǔ)，不僅能有效降低企事業(yè)單位設(shè)備的經(jīng)費(fèi)支出，減少因場(chǎng)地不足而影響企事業(yè)單位的存儲(chǔ)服務(wù)升級(jí)的問題，尤其有利于體量大、涉密的數(shù)字化資源的建設(shè)與發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

基于OA 系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對(duì)接的電子文件管理系統(tǒng)，有效實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享，十分有利于用戶數(shù)據(jù)查詢利用，［1］是檔案工作發(fā)展的重要方向，各單位需要高度重視此項(xiàng)工作。檔案主管部門必須在對(duì)接好的系統(tǒng)中擁有一定的權(quán)限，參與全程監(jiān)督電子文件的形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、歸檔工作。［2］