論新技術環(huán)境下我國檔案信息化標準建設

馬仁杰 李麗 顧偉

摘? 要：本文在梳理現(xiàn)有的檔案信息化標準后，發(fā)現(xiàn)檔案信息化標準建設存在基礎共性標準不夠完善、資源建設標準亟待更新、信息服務標準供給不足、信息安全標準防護有限四個問題，提出需完善基礎共性標準、更新資源建設標準、健全信息服務標準、構(gòu)建信息安全標準體系四點建議，以期為檔案信息化標準建設提供有益借鑒。

關鍵詞：新技術環(huán)境;檔案信息化;標準建設

Abstract： After sorting out the existing Archives informatization standards， this paper finds that there are four problems

in the construction of Archives informatization standards ：the basic common standards are not perfect， the resource

construction standards need to be updated， the supply of information service standards is insufficient， and the protection of information security standards is limited， and puts forward four suggestions to improve the basic common standards， update the resource construction standards， improve the information service standards， and build a system of information security standards. The four recommendations are intended to provide useful reference for the construction of Archives informatization standards.

Keywords：? New technology environment; Archives informatization; Standard construction

新修訂的檔案法新增“檔案信息化建設”一章，明確電子檔案的法律效力，并對電子檔案管理、檔案數(shù)字化以及推進電子檔案管理信息系統(tǒng)、檔案信息資源共享服務平臺建設等作出規(guī)定，從而為全面深入推進檔案信息化建設提供法律遵循。同時，檔案學界對新技術的引進、應用、影響等展開了熱烈討論，研究對象涵蓋主要的檔案業(yè)務工作。在此背景下，檔案機構(gòu)面臨數(shù)字轉(zhuǎn)型、“單軌制”管理、深度服務的挑戰(zhàn)，還有隨之而來的檔案信息安全防護挑戰(zhàn)。而檔案部門要應對這些挑戰(zhàn)，手段之一就是升級檔案信息化標準體系。

基于檔案信息化建設的技術環(huán)境已發(fā)生深刻變化與目前的檔案信息化標準并不能完全適應這種變化二者之間的矛盾，提出完善檔案信息化標準的建議，以助力檔案信息化轉(zhuǎn)型發(fā)展。

1 檔案信息化標準建設存在的問題

1.1.基礎共性標準不夠完善。電子檔案作為檔案數(shù)據(jù)化的對象之一，其管理是否規(guī)范直接影響到檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量高低。電子檔案的管理主要依托于電子檔案管理系統(tǒng)，通過對系統(tǒng)的設計、運維來確保電子檔案的四性。電子檔案管理標準在術語、元數(shù)據(jù)、保存格式、存儲介質(zhì)等方面的標準比較完善，而針對電子檔案管理系統(tǒng)的功能、架構(gòu)、測試與評估標準則較薄弱。當前僅有在2021年3月發(fā)布的《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》這一個標準，不僅發(fā)布時間晚，無法對實踐活動起到及時的指導作用，而且僅針對歸檔后的電子檔案進行管理，無法滿足檔案部門對電子文件實行前端控制和全程管理的要求以及其他檔案資源的管理需求，即缺少業(yè)務系統(tǒng)和其他信息系統(tǒng)的功能與架構(gòu)標準。

目前學界對于檔案數(shù)據(jù)化、檔案服務智慧化、檔案信息安全防護等應用的信息技術均有研究，且實踐部門已展開了有益嘗試。但檔案部門尚未結(jié)合這些理論和實踐成果制定各項技術的測試評估標準，指導和規(guī)范新興信息技術在檔案領域的應用。而且針對檔案數(shù)據(jù)化趨向的檔案數(shù)據(jù)管理基本術語規(guī)范尚缺乏。

1.2 資源建設標準亟待更新。當前，“技術環(huán)境變遷已經(jīng)顯著地影響到檔案對象本身，檔案對象空間正經(jīng)歷著從‘模擬態(tài)’‘數(shù)字態(tài)’到‘數(shù)據(jù)態(tài)’的嬗變?！盵1]這意味著在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息化標準需要及時更新，數(shù)據(jù)態(tài)系列標準亟待制定。而目前檔案信息化標準中的數(shù)據(jù)態(tài)標準體系尚未建立。通過梳理發(fā)現(xiàn)當前僅有四個標準是關于檔案數(shù)據(jù)的，且大都是檔案數(shù)據(jù)的存儲規(guī)范。而對于檔案數(shù)據(jù)化的技術要求，檔案數(shù)據(jù)的收集、歸檔、整合、鑒定、統(tǒng)計等卻缺乏標準規(guī)范?？梢哉f，由于缺乏系統(tǒng)的標準指導，檔案數(shù)據(jù)在形成、管理、保存、利用、銷毀的整個生命周期中都處于無序、混亂的狀態(tài)，而無法達到資源建設的目的。

1.3 信息服務標準供給不足。通過分析現(xiàn)有的檔案信息化標準可以明顯地發(fā)現(xiàn)檔案部門“重管輕用”的傾向，絕大部分的檔案信息化標準都是圍繞檔案信息資源的高效、科學、安全管理這個中心的，當前僅有一個標準屬于檔案服務標準，即《檔案移動服務平臺建設指南》（DA/T 73-2019）。在檔案信息服務平臺標準建設上，《指南》順應了移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，但未能充分融入智能技術，彰顯智慧服務;而“一站式”查檔平臺、檔案網(wǎng)站等其他服務平臺的標準建設處于空白。

1.4 信息安全標準防護有限。在大數(shù)據(jù)時代，開放檔案信息資源的呼聲愈來愈高的同時，檔案信息資源的全方位安全防護愈加困難。而當前并沒有形成體系化的檔案信息安全標準來抵御多源風險，檔案信息安全標準在檔案信息化標準體系中呈現(xiàn)數(shù)量少、分布零散的特點，主要集中在資源安全標準和系統(tǒng)運維標準，其中資源安全標準只能滿足模擬態(tài)和數(shù)字態(tài)檔案對象的保護，關于數(shù)據(jù)態(tài)檔案對象的安全標準尚未制定，因此難以全面保障檔案信息資源安全。

檔案數(shù)據(jù)化趨向促使海量，看似無關聯(lián)的檔案數(shù)據(jù)在計算機系統(tǒng)中迅猛生成和自由流通;檔案服務智慧化趨向致使檔案用戶信息采集、積累更為便捷和簡單。二者都充分借助了互聯(lián)網(wǎng)的力量，也加劇了檔案數(shù)據(jù)和用戶隱私泄露的風險。因此，檔案部門在使用檔案信息系統(tǒng)進行檔案信息資源的管理和利用時，必須有系統(tǒng)安全標準和網(wǎng)絡安全標準為其保駕護航。而這兩方面的標準是極為欠缺的，一方面無法有效指導檔案部門抵御黑客、病毒等外界安全風險;另一方面，無法及時檢測和預防系統(tǒng)內(nèi)部風險，系統(tǒng)和網(wǎng)絡運行安全難以保證。

2 推進檔案信息化標準建設的建議

2.1 完善基礎共性標準。鑒于檔案信息系統(tǒng)的功能、架構(gòu)標準不夠完善，標準起草單位需要認真考察實踐工作需求，做好調(diào)研，參照實踐應用中較為先進、穩(wěn)定的系統(tǒng)的架構(gòu)，以全面、整體的眼光考慮各類檔案信息系統(tǒng)的架構(gòu)和功能。除當前已制定的《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》，還需要制定《電子文件歸檔與移交系統(tǒng)通用功能要求》《檔案信息共享系統(tǒng)通用功能要求》《數(shù)字檔案館通用功能要求》等標準以及相應的架構(gòu)標準。

除了系統(tǒng)的測試評估標準需要制定外，新一代信息技術的測試與評估標準也亟待制定。檔案部門要堅持適度超前的理念，充分借鑒、吸收檔案理論界和實踐界的先進成果、經(jīng)驗，制定新技術的測試與評估標準，包括評估方法、評估指標等內(nèi)容。關于檔案數(shù)據(jù)管理基本術語規(guī)范的制定，同樣可吸收學界較為成熟的理論成果，尤其是要區(qū)分新舊概念體系，比如檔案數(shù)據(jù)與檔案信息、數(shù)字檔案，數(shù)字化與數(shù)據(jù)化等概念的厘清，從而保證實踐部門準確理解和推進檔案數(shù)據(jù)化進程。

2.2 更新資源建設標準。首先需要規(guī)范檔案數(shù)據(jù)化的技術要求，以統(tǒng)一檔案部門對元數(shù)據(jù)的描述與抽取，包括具體的操作流程、技術方法與指標等。

其次，針對檔案數(shù)據(jù)化過程中形成的檔案數(shù)據(jù)，“因其規(guī)范重點在于基于數(shù)據(jù)態(tài)文檔采取各類語義綜合手段。而現(xiàn)有檔案管理方法幾乎很少涉及語義。未來為了實現(xiàn)數(shù)據(jù)態(tài)文檔統(tǒng)一管理，必須著眼于語義層面的標準?！?[2]因此檔案部門要抓緊制定語義表達、語義關聯(lián)、語料庫和知識庫建設等方面的標準。

再次，由于檔案數(shù)據(jù)來源廣泛，導致檔案數(shù)據(jù)類型多樣、格式復雜，所以檔案部門還需加快制定檔案業(yè)務數(shù)據(jù)標準和檔案數(shù)據(jù)整合標準。同時，需著手制定檔案數(shù)據(jù)的鑒定、統(tǒng)計等標準。

最后，需要更新數(shù)字態(tài)檔案標準。“數(shù)據(jù)態(tài)背景下，數(shù)字態(tài)文檔管理標準規(guī)范建設不僅應該補充數(shù)字資源長期保存、四性檢測、數(shù)字文件鑒定等方面的內(nèi)容，還應該制定基于云、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等新技術環(huán)境下的數(shù)字態(tài)文檔管理標準?！?[3]而且檔案部門還應當加快制定新型電子檔案的管理標準，如《電子會計檔案管理規(guī)范》《電子病歷檔案管理規(guī)范》《科技電子檔案管理規(guī)范》，用于指導新型數(shù)字態(tài)檔案對象的管理實踐。

2.3 健全信息服務標準。一是要改進現(xiàn)有的也是僅有的檔案服務標準，即《檔案移動服務平臺建設指南》，可將人工智能、數(shù)據(jù)挖掘等技術融入標準，如在互動交流功能設置上，添加智能問答功能;添加個性化服務功能，后臺在遵守相關保密規(guī)定的情況下能夠自動收集用戶信息，捕捉并分析用戶行為軌跡，從而自動推送符合用戶需求的檔案資源;添加定制化服務功能，用戶選擇感興趣的檔案內(nèi)容類別，后臺識別后重點推送這方面的檔案知識產(chǎn)品。二是要結(jié)合檔案服務智慧化的內(nèi)涵、特點，建立檔案網(wǎng)站、檔案一站式查檔平臺等服務平臺的建設指南和智能化設備的技術規(guī)范，使檔案信息服務邁向智能化、知識化、便捷化的新臺階。三是要建立檔案信息服務評價標準?？煞謩e制定《檔案信息服務規(guī)范》和《檔案信息服務效果評價標準》。四是要建立檔案信息共享標準。檔案信息共享標準主要是規(guī)范館際、館室和部門之間的數(shù)據(jù)互通、流轉(zhuǎn)，為建立全國的檔案信息資源共享服務平臺提供規(guī)范化的信息資源。相應的標準包括數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)要求等標準。

2.4 構(gòu)建信息安全標準體系。當前的信息安全標準已包含資源安全標準和系統(tǒng)運維標準，但資源安全標準不夠全面。因此未來應完善資源安全標準，重點建設系統(tǒng)安全標準和網(wǎng)絡安全標準。資源安全標準需要增加檔案數(shù)據(jù)的相應標準，包括備份、轉(zhuǎn)換、遷移等標準。系統(tǒng)安全標準主要規(guī)定各類檔案信息系統(tǒng)在運行過程中的防護技術要求，以確保檔案信息系統(tǒng)安全，提高預防內(nèi)外部各種不利因素的能力。網(wǎng)絡安全標準主要規(guī)范局域網(wǎng)、政務網(wǎng)、因特網(wǎng)的防護技術要求，抵御黑客攻擊、病毒侵襲等風險，以保證檔案信息資源在網(wǎng)絡傳輸過程中始終真實、完整、安全、可靠。同時網(wǎng)絡安全標準需明確實施局域網(wǎng)、政務網(wǎng)與因特網(wǎng)三網(wǎng)隔離，以及局域網(wǎng)與因特網(wǎng)的物理隔離，并配備必要的防火墻、漏洞掃描、入侵檢測、安全審計等網(wǎng)絡安全設施。[4]

電子文件在進入檔案管理環(huán)節(jié)時卻需要按照規(guī)定形成其他載體形式，而這其中絕大部分的工作是由文件形成部門在歸檔前需要完成的任務，這對于業(yè)務部門而言變成了負擔，且因大量重復性文書工作的羈絆，造成業(yè)務工作效率降低。

其次，電子檔案備份增大檔案管理難度。電子檔案備份需要形成多套數(shù)據(jù)，并存儲于不同空間和介質(zhì)，數(shù)據(jù)的拷貝、檢測等工作極大地耗費檔案工作者的時間和精力，并在一定程度上形成無形的管理壓力，如多套數(shù)據(jù)的定期檢測、數(shù)據(jù)一致性的檢查與維護、數(shù)據(jù)存儲載體遷移等。

再者，電子檔案備份造成資源大量浪費。電子檔案的備份工作需要使用大量的紙張、存儲器、存放空間及配套環(huán)境，同一份檔案需要在多種介質(zhì)、多個空間下進行存儲，需要消耗數(shù)倍的資源。

參考文獻：

[1]錢毅.技術變遷環(huán)境下檔案對象管理空間演化初探[J].檔案學通訊，2018（02）：10-14.

[2][3]錢毅.基于三態(tài)視角重新審視檔案信息化建設[J].浙江檔案，2019（11）：18-21.

[4]朱斌善.新形勢下維護檔案傳統(tǒng)安全與非傳統(tǒng)安全策略研究[J].山東檔案，2019（06）：68-70.